新时期干部人事档案中的若干问题探究——以干部人事档案专项审核为例

贺未英

（韶关学院 人事处，广东 韶关 512005）

近年来，干部人事档案（又称为“干部档案”）造假问题被频频曝光，一些影响恶劣的典型案件被公开，如黑龙江省双城市招商局副局长孟德勇伪造虚假年龄、学历、干部身份、新疆维吾尔自治区人大常委会原副主任栗智档案造假、曾获“全国优秀县委书记”的四川省巴中市副市长张尚华伪造学历、重庆安全技术职业学院原院长杜晓阳改动年龄和履历等等。干部档案造假问题引起了中央的高度关注，2014 年中央巡视组对20 个省市区的巡视中发现有15 个存在干部档案造假问题［1］。十九届中央首轮巡视中也发现湖南、宁夏等地存在干部档案造假问题［2］。由此可见，干部档案造假问题极其严重。为从严管理干部，严厉整治档案造假问题，中共中央组织部于2014 年9月召开全国干部人事档案专项审核工作会议，下发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》；中共广东省委组织部分别于2014 年10 月和2020 年2 月下发了《全省干部人事档案专项审核工作方案》《全省干部人事档案专项审核全覆盖工作方案》的通知，全面推动干部档案专项审核工作进程。

一、干部档案专项审核工作的现实意义与时代价值

我国社会主义现代化建设进入新的历史时期，全面开展干部档案专项审核工作（以下简称“专项审核工作”），对于确保档案信息真实性、准确性和惟一性，对于全面依法治国、全面从严治党、全面从严管理干部、造就一支忠诚干净担当的高素质干部队伍具有重大的现实意义和时代价值。

（一）确保干部档案信息真实完整

干部档案是记载档案主体个人基本情况、学习工作经历的物质载体，是档案主体个人成长和发展过程的缩影，也是组织人事部门培养、考察、选拔干部的重要依据。分级分批、全覆盖的专项审核工作是党顺应新时代发展提出的明确要求，其核心要义是对干部档案进行全方位扫描，重点审核档案主体的“三龄两历一身份”信息，突出档案的真实性、完整性、关联性和逻辑性。只有信息准确、内容完整、手续完备的干部档案，才能更好地为组织部门选拔任用干部提供真实有效的参考价值。

（二）确保干部队伍从严管理监督

2018 年11 月实施的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）是全面贯彻落实习近平总书记新时期全面从严治党、从严管理干部重要精神的具体实践。为落实新时代党的组织路线、打造高素质干部队伍，必须坚持和加强党的全面领导、坚持全面从严治党和从严管理选拔任用干部，必须善于挖掘人才、发现人才、培养人才，必须做好干部档案这一服从服务于党的宏伟事业的基础性、时代性工程。专项审核工作是新时期干部档案管理工作的重要组成部分，组织人事部门在引进、选拔、任用干部时必须做到“凡进必审”“凡提必审”；干部管理权限发生变化时要把好“档案关”。因此，干部档案审核是新时代全面发挥干部档案资政作用、全面提升干部档案的权威性和公信力、服务中国特色社会主义伟大事业的需要。

（三）确保干部档案工作制度化、规范化、信息化建设

开展专项审核工作能促使各单位对标审核要求，查找工作不足、补齐工作短板、健全工作机制、规范工作流程、落实岗位职责、完善规章制度等，以实现档案管理工作制度化。专项审核工作也促进了档案材料的收集、整理、保管、利用等日常管理工作的规范化，使得干部档案工作有规可依、有规必依、避免随意性。高效率、高质量地完成干部档案专项审核工作、需要借助现代计算机信息网络技术。构建信息化系统，同时配备相应的软硬件设施。通过此促进了干部档案信息化建设，提高了干部档案管理的信息化水平，实现了信息资源共享和工作效能的提升。干部档案工作应当以制度建设为引领、以规范化建设为保障、以信息化建设为依托，挖掘干部档案中蕴藏的信息资源，为国家机构对干部的考察和培养管理提供大量的现实素材［3］。

二、干部档案存在的问题

“真实准确、全面规范、鲜活及时”是新时期干部档案鲜明的时代特征。然而，在当前的干部档案专项审核工作中依然存在档案材料不完善、信息涂改、信息不一致、内容错漏以及材料填写不规范等诸多问题。这既不符合新时代要求，也降低了干部档案的利用价值。

（一）档案材料不完善

因诸多原因，由于没有及时归档造成档案材料缺失，如20 世纪60、70 年代上山下乡知青的干部档案缺失《知识青年上山下乡登记表》；部分干部档案缺失国家实行大中专院校毕业生统一分配时的派遣材料；少数干部档案缺失早期干部任免考察或免职材料。有的因为工作人员档案意识薄弱，没有及时将散件材料移交归档，导致干部工作调动工资审批表、干部调动呈报表以及列编通知书等调入手续材料在干部档案中缺失。还有的因工作单位变动时，原单位形成的年度考核表、工资变动表、党员材料等档案散件未及时移交造成档案材料缺失；也有近些年荣获省市以上单位各类奖励的审批材料没有返回单位，故而获奖档案材料缺少。进入新时代，干部档案主管部门对档案工作提出了新要求，需要拓展档案材料收集归档的范围，其中学历学位证书复印件成了学籍材料归档必不可少的一部分，但目前部分干部档案依然缺少这类材料，需要补充完善。

（二）信息随意涂改

“出生日期”是干部基本信息中的重要元素。然而，由于干部档案主体缺乏档案意识，部分干部的早期档案材料如《入团志愿书》或中学学籍材料中出生日期存在随意涂改的现象。比如，有的干部档案存在年份涂改，有的存在月份涂改；也有的因少不更事，对出生日期不重视，填写《入团志愿书》“出生日期”时，个别干部填写的是入团申请时间，而后擅自涂改，这些材料都成为了终身的涂改档案。“入党时间”是另一个重要的干部个人基本信息。但是，由于工作人员疏忽，在《入党志愿书》中，存在“入党时间”或“转正时间”涂改情况。除此之外，还存在其他方面的涂改现象，如履历表中“学习经历”和“工作经历”的“起止时间”涂改，等等。

（三）档案信息记载不一致

“出生日期”不一致是干部档案中信息记载不一致的突出问题。有些干部档案出生日期多达四、五个；有的干部早期档案出生日期记载与后期材料的记载有一、二个月之差，但无“阴历”字样注明；有的干部填写有关身份证号码的材料时，身份证上的出生日期与其他档案材料中的出生日期不一致。“入党时间”是干部档案“三龄两历一身份”专项审核工作中的重点之一。然而，有的干部在填写“入党时间”时，预备党员时间和转正时间交叉使用；有的干部入党时间随意填写。“参加工作时间”是专项审核中的另一个重点。由于各种原因，部分干部档案中，这一重要信息也出现了不一致。此外，职务任免时间节点填写不一致是档案主体个人简历中较为突出的问题；家庭成员信息不完整或信息前后不一致的现象也时常出现。

（四）档案信息错漏

档案信息错漏是干部档案专项审核工作中存在较为普遍的问题，主要表现为以下几方面。一是很多干部对“全日制教育”与“在职教育”两个概念的理解存在偏差，把“在职教育”获取的学历学位理解成“全日制教育”的，甚至把培训经历理解成“学历教育”。二是部分干部在填写“文化程度”或“学历学位”信息时，直接填写尚未获得的学历学位，造成信息失真。三是档案材料形成部门工作人员的疏忽，个别干部档案材料中干部的出生日期、参加工作时间或性别填写错误。四是部分干部档案材料中信息遗漏现象严重，如早期干部任免表只填写了姓名、性别、拟任职务及任免意见，其余内容空白，有些任免表甚至缺少任免文件号。五是由于特殊原因，少数干部的重要学籍材料，如《毕业生登记表》中的大多内容没有填写。此外，有的干部在填写有关家庭成员信息材料时容易忽视或遗漏此类信息，造成信息错漏。

（五）填写不规范

干部档案材料填写不规范情况，突出表现在“简历”方面。例如，很多干部参加工作后的继续深造或培训经历格式填写不规范；部分干部在单位合并或更名的情况下没有随时间、单位名称变更填写简历；少数干部档案材料中简历使用时间倒序记载。同音字在少数干部档案中也存在填写不规范的问题，如干部档案中姓名经常出现同音字互换；在工资软件系统尚未开发使用年代，档案材料形成部门在工资材料中“姓名”使用同音字或形近字的情况。也时有发生档案材料填写不规范的第三种表现是部分干部档案材料中出现时间倒置问题，如年度考核表中“本人意见”填写时间早于“部门主管领导评语及等次意见”或“单位意见”时间；干部档案职称评审材料中评审单位意见时间早于“基层单位意见”时间及“单位意见”时间。此外，在早期的干部任免审批表中“审批机关意见”内容及章印置于“行政机关任免意见”栏的情况同样属于材料填写不规范。

三、新时期解决干部档案问题的对策

干部档案问题较多，可谓乱象丛生。基于此，新时期干部人事档案管理工作应以全国干部人事档案专项审核为契机，以《干部人事档案工作条例》为指引，以增强档案意识为根本，以干部档案管理日常事务为抓手，持续完善档案材料收集整理、规范材料填写、精准档案信息。

（一）增强全民档案意识

档案管理部门要抓住干部档案专项审核全覆盖工作时机，加大《干部人事档案管理条例》的宣传广度与深度，增强全民档案意识，普及档案法规，提升档案管理在全局工作中的重要性。首先要提高领导干部档案意识，只有领导干部真正把干部档案作为我们党的独特财富，作为党的重要而宝贵的执政资源，才会高度重视干部档案工作。其次要提高干部档案工作人员的档案意识。干部档案工作人员的责任意识、专业素养直接关系干部档案工作的好坏，因此，要不断增强相关从业人员档案意识，使其正确认识档案工作的意义与价值，不断增强档案工作的责任感和使命感。再次要提高档案材料形成部门的档案意识。干部档案是干部调资、晋级、调动的重要依据，各类干部档案材料形成部门，如组织、人事、审计、工资、考核等相关部门科室应在认真核对干部信息的基础上及时制作、移交干部档案材料，确保档案信息准确、材料完整。最后要提高档案主体的档案意识。干部档案是干部真实状态的反映，是维护自身合法权益的重要依据，档案主体要本着对自己负责的态度真实、规范地填写每份归档材料；对于在职学习、短期培训获取的档案材料应与材料形成单位沟通，要求对方及时转递。

（二）加强干部档案材料收集整理

档案材料缺失原因具有多样性，应根据不同情形分类施策，以加强档案材料的收集整理，做到应收尽收。档案材料的收集、整理、归档属于档案管理日常工作，是档案材料完整性的根本保证，同时也是做好新时期干部档案管理的前提条件。首先，干部档案管理部门要严格执行《干部人事档案材料收集规定》，健全档案材料收集归档机制；同时要督促档案材料形成部门及时移交归档材料，对于因历史原因确实无法收集或补交的材料，进行特殊情况特殊处理。其次，档案管理人员要与各部门建立良好的联络沟通机制，定期、不定期地主动联系档案材料形成部门，及时收集干部职务变动、继续教育、奖惩情况、工资变动等动态信息材料，特别要及时收集整理能反映干部个性化与时代特征的材料，如干部个人的创造发明、专利、科研成果、诚信情况、干部社会兼职及评价等，或是在城市发展、乡村振兴、脱贫攻坚、抗疫救灾等重大活动、重大事项中的突出表现以及优秀事迹等材料。

（三）促进档案材料填写规范化

干部档案填写不规范现象屡见不鲜，花样百出，有违档案材料的规范性原则。造成档案材料填写不规范的主要原因有：第一，档案主体对档案材料的重要性认识不足，认为材料信息填写规范与否对个人切身利益不会产生直接的重大影响；第二，认为有些档案材料会不断地反复形成，即使填写错误也无关紧要，以后可以随时更改；第三，档案材料制作人员缺乏工作责任心，或是对有关表格填写要求的理解出现偏差，造成材料填写不规范。因此，必须加强档案材料填写的宣导工作。一方面，档案主体要充分认识档案材料填写规范的必要性和重要性以及填写不规范或随意填写可能产生的不利影响或严重后果，从而引起对填写规范性的高度重视，树立自我负责意识和养成仔细严谨的良好习惯；另一方面，针对档案材料制作人员缺乏责任心导致填写不规范的问题，则应加强相关工作人员的职业道德教育，增强其工作责任感，同时还要压实责任，落实谁错谁负责的工作问责机制。

（四）精确档案信息，降低差错率

信息涂改、错漏、记载不一致是干部档案材料信息不精准的具体表现，背离了《条例》中的“真实准确”原则。导致这些现象的主要原因：一是档案主体意识淡薄，在材料形成过程中随心所欲、随意填写，比如20 世纪90 年代之前大多数干部档案材料的“出生日期”信息前后不一致，特别是出生于农村的干部其“出生日期”信息不一致问题尤为突出；二是受利益驱使，为便于入学、入伍或加入党团组织而有目的地涂改、错填相关信息；三是档案主体之外的档案材料形成人员工作责任心不强而出现信息填写错漏或不一致，如早期干部任免表中“三龄二历”的信息缺失或不精准现象；四是在档案材料形成过程中，档案主体或材料制作人员没有正确阅读、领会和把握材料填写要求与基本规范。为落实干部档案专项审核工作精神，实现档案信息精准化，降低差错率，提升档案价值：一要强化档案意识和档案价值普及教育，让相关人员真正认识到档案材料信息涂改、错漏和记载不一致的严重性；二要推广档案专业知识的普及教育，对档案材料中一些填写难度大、人员涉及面广、专业性强的内容，档案管理部门或相关专业人士可以通过举办宣讲会、培训班、专题会等不同形式，让档案主体或材料填写人员全面、准确地理解和把握填写要求，避免因理解偏差而导致填写差错；三要结合干部档案专项审核，全面开展纠错纠偏工作，在档案信息最终认定时，对于需要更改的信息档案主体必须提供原始佐证材料，因历史原因而无法提供原始材料的，则依据专项审核文件精神处理；四要建立倒查机制，针对出于特定目的而进行档案信息弄虚作假、徇私舞弊的行为要对相关责任人一查到底，终身追责，同时还要常态化抓好干部人事档案专项审核工作，对干部人事档案涂改造假等不正之风应制定操作性更强的惩治办法，确保档案信息真实可靠［4］。

四、结束语

各单位应当以此次干部档案专项审核全覆盖工作为契机，努力构建完备的从严管理干部档案制度体系，推进干部档案管理工作专业化、规范化、现代化建设进程，做到以审促改、以审促建，打造一支既具备档案专业知识又能运用计算机网络知识进行干部人事档案信息化管理的复合型干部档案从业人员队伍，全面提升干部档案综合管理水平，充分挖掘和发挥档案功能与价值，服务新时期社会主义现代化建设事业。