科技档案管理的实践途径

裴家艺

（兰州铁道设计院有限公司 甘肃兰州 730000）

企业的科技档案对于企业的发展有着重要的作用，同时也直接对未来的发展战略产生影响，企业科技档案管理工作的专业性，需要紧跟着科学技术本身的发展，然而当前中国的科技档案管理工作虽然已经取得了一定的进步，但在工作内容、手段、方法等方面还是存在一系列的问题需要解决，这些问题的出现阻碍了科技档案管理充分发挥自身应有的价值，对科技工作进展造成了一定的影响。因此，企业必须要加强科技档案管理创新，做好档案保密，促进档案作用的发挥，以下对企业科技档案管理当前存在的问题与创新策略进行具体分析。

1 企业科技档案管理意义与价值

企业档案形式与内容具有多样性，企业档案内容以企业各项生产活动与经营活动内容为主，档案形式包含文字、图表、视频等，此类内容多与企业发展具有相关性，作为历史资料的呈现，企业档案管理工作具有重要性与必要性，由此档案人员要就自身工作自觉性进行提升，从而强化对企业档案的管理。从企业发展的角度来讲，档案管理工作的开展十分必要，日常管理工作中，档案管理人员需要按照档案内容、档案时间等特征进行分类整理，以确保档案管理质量，为日后档案使用提供便利，从而提高档案利用率。

科技档案管理是利用科学技术实现的档案管理价值提升，涉及档案收集、整理、统计、利用等多项内容。科技档案能够反映科技活动的全过程，其档案管理精准性更高，档案信息质量会对后续科技档案管理工作造成影响。因此，在对科技档案资料进行整理的过程中，需要强化对科技档案质量与实用性的把握，核查档案编号并及时就档案内容的更新进行重视。从企业创新发展的角度来讲，企业在获得科技创新后，应及时在相关档案中进行记录，同时为后人提供参考，避免技术重复研究，以此提升科技档案管理的实用性。不同企业档案内容具有差异性，由此科技档案在企业中的应用具有一定的针对性特点。科技档案具有较强的科技性特点，与传统档案管理工作相比，科技档案管理更加具有专业性与技术性，在对科技档案进行管理的过程中，需要重视对档案归档目录、汇总数据等的管理，以此提高科技档案管理工作价值。

在企业的发展和建设中，科技档案管理的作用和意义是不可取代的，因此需要充分重视该工作的开展。首先，科技档案能够给企业的经营发展和技术创新带来信息支持，同时也能够促进企业的发展和科技进步，这对于未来的企业发展方向有着重要的作用，因此，必须要做好档案资料的管理。其次，科技档案的有效管理可以显著提高企业的信息化能力，并且能够促进科技成果转化，让企业能够在科技理论和创新实践中进行充分融合，促进科技资源的升值和转换。最后，科技档案管理可以显著提高企业的收益，能够显著提高企业的生产水平，促进自动化水平的提高，实现智能化的生产经营，节约劳动力成本，促进科技资源使用效率的提高，从而获得更好的效益［1］。总体来看，在企业中加强科技档案管理有着十分重要的意义，必须要充分重视。

2 企业科技档案管理的现状和存在的问题分析

企业科技档案管理工作是企业工作的一项重要组成部分，同时也是基层基础建设的重要内容之一。做好对企业档案的管理是每个企业都必须积极履行的重要职责。然而，在新时代发展下，大部分企业档案管理人员更换频繁，在对于科技档案的管理上存在着很多漏洞。

2.1 缺乏对档案的战略性管理认识

在当前，一些企业纷纷设置了科技档案管理体系，然而却没有将该工作放到企业的战略高度上。在企业内部中，科技档案管理活动难以全面地进行，并且不同的员工对于科技档案管理存在着不同的认识。首先，一些高层领导没有积极转变观念，并不重视科技档案管理工作，使得管理活动没有得到应有的协调，导致对于科技档案管理没有得到良好的管控。其次，多数的企业档案信息化程度不高，难以形成有效的管理系统［2］。

2.2 缺乏完善的档案管理体系

在一定程度来讲，管理制度也直接影响着科技档案管理活动的效果。很多企业虽然形成了科技档案管理的体系，但是因管理制度不够完善，缺乏健全的制度体系，导致企业的档案管理活动依然是无序开展的状态。一些企业仅仅依照国家需求，设置了相应的内部科技档案管理体系，但没有针对科技档案管理工作形成既定的监督机制，制度没有得到很好的落实，导致制度的存在成为一种形式上的表现。另外，缺乏完善的档案数据共享体系，这就使得科技档案在管理中漏洞百出。

2.3 没有全面贯彻科技档案数据的源头管理

在企业的运行中，常常出现很多的科技档案数据信息，并且数据的相关性并不强。在这种情况下，如果可以使用源头数据的管理方式，就能够在数据生成之后进行有效的归类和管理，显著提高档案的规范性。然而，根据当前我国企业发展的实际来看，该模式并没有得到全面的贯彻，大部分科技档案数据都没有进行源头溯源，这就导致以后的档案管理过程中存在很多问题。

2.4 档案管理者的综合素质有待提高

科技档案管理是一项较为专业的活动，必须要综合能力强的专业人才来实现。然而在当前的企业发展中，常常缺乏专业的科技档案管理者，对于科技档案没有做到有效性的管理，并且其人员综合素质也急需不断提高，从而对企业中的科技档案管理进行支持。在未来的发展中，企业也需要高度重视科技档案管理工作，不断就档案管理人员素养进行培养，以强化其在科技档案管理中的工作质量，从而提升科技档案管理服务水平［3］。

3 创新企业科技档案管理的有效策略分析

时代发展背景下，我国档案管理工作得以创新，我国档案事业面临着全新的发展机遇。全面建设社会主义现代化国家新征程的“十四五”时期，我国企业要顺应科技档案管理新理念，不断就档案管理工作理念进行创新，以带领企业改革发展。

3.1 落实企业的战略发展理念

在企业的发展中，科技档案管理必须要和企业的未来发展及经营活动结合起来，这样才能够充分发挥其价值。科技档案能够给企业的生产经营和科技创新带来发展的技术支撑，并且需要全面的、综合的资源管理体系。企业需要在未来的发展中，充分重视科技档案管理的作用，并将其纳入到企业的战略规划发展中，不断提高管理者对科技档案管理工作的认识。在具体的实践中，可以在高层领导议事中，充分结合科技档案管理工作，并且提高其高度，加强规章制度的建设和完善，促进不同部门的有效协调，从而能够让部门中对科技档案管理产生正确的认识，不断提高科技信息服务水平。

3.2 不断优化科技档案管理体系

科技档案管理是企业中比较特殊又十分重要的活动，企业必须要给予充分的重视，并且构建完善的档案管理体系。

首先，要不断完善科研档案管理制度，制度是提升档案管理质量的基础。受当下各类因素的影响，科研档案管理工作制度无法满足实际档案管理需求。“十四五”期间，企业需要就科研档案管理制度不断进行完善，以满足《科学技术研究档案管理规定》要求，落实相关配套制度。在完善科研档案管理制度的过程中，需要强化企业财政对科技档案管理工作的支撑，以不断为科技档案协同管理政策与制度的出台进行引导，以不断完善科技档案管理工作体系，以此为前提，科技档案管理能够提升管理质量。另外，企业也要就自身管理机制进行完善与优化，采用严格的制度体系，对档案管理人员进行严格要求，全面控制档案的收集、积累、保管和使用的过程，构建完善的控制体系。

其次，要加强科研档案监督检查，企业要做好科技档案管理工作的有效监督，设置完善的监督管理质量控制体系，不断提高管理的效率和水平，确保全面高效管理工作的实现。科研档案检查工作要以科研档案管理实际情况为前提，对科研档案检查工作进行完善，以确保科研档案管理工作的全面性与科学性。在检查科研档案实体管理的工作中，工作人员需要加强对科研档案管理制度建设等工作内容的重视，以强化科研档案管理体系质量的验收［4］。

最后，企业要在内部做好档案信息的共享，实现有效的流转，档案信息共享需要以档案内容的信息化与数据化为前提。由此，企业可构建数据信息与科研档案协同管理的工作机制，以试点的方式进行运行，以就此类协同管理工作机制进行分析，由此通过工作机制的优化与完善，明确数据与科研档案协同管理工作的落实，以实现企业各单位、各地区之间对科研数据的利用与资源共享，同步促进档案信息使用效率的提高。在该过程中，企业也需要积极采用多元化方式，如应用信息化办公模式，提升企业办公自动化水平，从而不断增强科技档案管理工作水平与服务效率。

3.3 构建源头管理的模式

科技档案管理作为未来企业档案管理的主要形式，从科技档案管理工作来讲，要实施源头管理方式，不断保证规范性的工作建设。首先，在企业内部，需要通过制度明确好档案工作流程，确保企业不同部门都能够配合档案管理工作的开展，完成科技档案的按序归档，确保每个部门都能够有完善的科技档案信息，并且构建整体的科技档案信息数据体系。其次，要在科技档案文件管理中，加强分级管理，尤其是实现前端的信息控制。采集信息要做好分类，然后按照数据分类把各个级别信息都划入到对应的体系内。最后，科技档案管理者要做好生产部门及科研部门的交流和沟通，并且让部分科研人员加入到档案管理工作中，从而能够实现高效的归档和管理工作。总体来讲，要充分使用源头管理的模式，加强科技档案的创新，鼓励企业中其他科研人员所在部门积极参与，并且加强信息的源头管理，与企业的项目成果结合起来，实现动态化的科技档案信息管理工作，以保证管理的高效性和灵活性，提高档案管理的实效性［5］。

3.4 构建高素质的档案管理队伍

在当前的科技档案管理中，和普通档案管理存在着显著的差距，企业必须要不断提高档案管理者的综合能力和素质，来进一步提高科技档案管理的效率和水平。科技档案管理工作对相关工作人员的专业性有着很高的要求，如果没有专业的技术和管理能力，很难真正地体现出档案管理的意义和价值。在当前的企业招聘工作中，招聘人员要切实提高对科技档案管理人员的招聘要求，为科技档案工作做好优秀人才的补给，带来新鲜血液，从而从整体上提高科技档案管理的专业性。另外，在企业中也必须要加强科技档案管理人才队伍的建设，并且在内部定期组织开展一系列的培训活动，不断提高科技档案管理人员的综合素质能力。同时，企业也必须要让科技档案管理者能够充分了解科技内容，从而促进档案管理的有效开展。因为科技档案信息十分重要，不能出现任何程度的泄露问题，因此，企业需要不断提高档案管理者的保密意识，同时加强专项培养，确保相关档案的信息安全。

3.5 不断加强科研档案的深度开发工作

对于企业科研档案的管理工作来讲，企业要不断创新科研档案的利用与服务机制，从而探索出向科研人员提供定向服务的档案信息利用机制，实现科研档案服务的一对一对接。在此过程中，科研人员档案信息利用需求能够得到及时的关注，档案管理人员能够及时、高效地向科研人员提供档案信息。建立档案人员定向服务重大科研项目机制，重大科研项目过程中，档案管理人员可跟随科研人员进行工作流动，以此进一步提升科研档案信息需求服务的针对性。通过部门合作等方式，强化档案信息的完整性，以深化科研档案的深度开发，为各类科研服务需求提供更加全面、准确的档案服务［6］。

为加强科研档案的深度开发，档案开发人员需要秉持科学家精神，不断就相关科研档案进行深度探索，以逐步加强科研档案诚信。当下科研诚信是我国科研领域的关键内容，科研档案是对科研过程与科研成果全过程的记录，其能够为科研诚信提供支撑。同时，科研档案作为科研活动的有效记录，科研诚信体系运行中，在出现科研诚信事件时，科研档案能够作为有效证据，还原整个科研过程，以便快速帮助科研人员解决问题，对促进我国科研诚信的建设具有重要价值。

4 结语

综上所述，在当前我国的企业中，科技档案管理有着十分重要的意义和价值。企业要切实提高对科技档案管理工作的重视程度，将其纳入到企业的战略管理工作中，和科技档案自身的特殊性结合起来，构建完善的档案管理体系；同时，企业还需要采用源头管理模式，促进档案管理的不断规范化发展。此外，企业需要加强档案管理人员的队伍建设，不断提高他们的档案管理技能，促进企业管理工作的平稳开展，不断加强科研档案的深度开发工作，创新科研档案利用服务机制，更好地为我国科研档案工作助力。