行政沟通在医院行政管理中的价值刍议

陈碧华

医院工作具有繁重、纷杂特征，在开展行政管理工作时难度较大，而行政沟通属此项工作的核心组成，具有促进医院各级部分信息有效交互、顺畅传播的作用[1]。为增强医院行政管理水平，达到优质、系统、高效化标准，医院各级部门需提升对行政沟通重要性的认识，并主动掌握相关技巧，以在消除沟通障碍、误解的同时，将信息高效、快速传递，进而保障医院整体运营效率[2]。故综合而言，在医院行政管理中提高对行政沟通的重视力度，意义十分重大，文章就此展开探讨，现汇总如下。

1 行政沟通概念、运行主体

1.1 行政沟通概念及实施意义

就沟通来讲，属人际间保持交互状态的一种自然活动，承担着对不同个体思想、信息进行传播的作用。其除是人类保持正常生活运行的基础，也是处于社会庞大的架构中不同群体、组织等加强交流、达成共鸣、提升效率的有效途径。而对于行政沟通的概念来讲，一般指针对行政信息展开的系列沟通事宜，为不同行政沟通主体经多元化的传递渠道，对各种行政信息，如资源、情报、情感等进行反馈、编码、理解的过程，其实施的目的，在于促进行政机关及相关工作人员与内外部单位及相关个人间建立有效合作，为行政决策的科学性、透明性提供保障[3]。

1.2 负责对行政沟通工作运行的主体

总结沟通主体的概念，为在进行此项工作期间，相关信息的发出、传递、内化及适度反馈者，此主体类型较为特殊，与其他沟通形式的主体类型存在明显差异。分析原因，因在行政沟通中，一方或多方必须为行政组织结构或相关工作人员。此主体通常可划分为狭义、广义2种。从狭义层面，主要为行政体机构、相关部门与工作人员；而在广义层面上，除上述对象外，也含社会群体与相关个人。

2 医院行政管理中重视加强行政沟通管理必要性

对于各级医院而言，内部结构表现为繁琐且复杂状，不同部门间缺乏有效的沟通交流平台，在传达医疗重要政策，或者是下达行政新型改革命令时，若未向各部门做好相关信息的及时传递工作，则会影响到政策的顺利执行，进而影响到医院的整体运营水平，最终造成综合效益下降的局面。若对医院行政沟通工作事宜进行有效强化，会在医院内部各部门间建立良好的互动环境，营造积极的协同并进的氛围，进而为医院整体效率的提升提供保障，确保各项工作有序、顺利运行，从根本上增强医疗服务水平，保障医院有序、良性发展[4-5]。

3 医院行政管理工作保持有效行政沟通常遇障碍

3.1 信息完整性不足

在各级医院所展开的行政沟通事宜中，所谓信息丢失，为上下级或不同部门间在进行沟通时，受多因素干扰，造成的与沟通有关的信息传递丧失完整性的情况，可明显增加执行错误风险[6]。且所传递的沟通信息不完整，也会对上下级或不同部门间的良好关系形成干扰，如因信息丢失，可造成沟通偏差，易造成上级领会错误，在工作中，未发挥有效的领导、把控牵头的作用，而作为下级以及相关协作部门，自认为是依据领导，或是相关牵头部门所负责传达的指示来开展工作，故会有委屈感产生，如此易增加上下级，以及不同部门之间误解、矛盾。虽在面对此类问题时，不少医院为规避信息丢失，采取的是将行政沟通内容通过资料形式进行传递，但此种现象，易造成下级仅凭文字材料，无法有效领会上级思路，也易使工作出现问题。

3.2 信息及时性不足

各级医院在进行行政沟通时，上下级、不同部门间极易出现信息传递及时性不足的现象，与多因素相关。信息传递的不及时，可引发诸多问题，如在医院日常工作期间，若下级发现存在需要解决的重大问题，而向上级进行汇报，但若信息未及时传达，可影响问题的有效解决，严重者，甚至引发医患纠纷。再如，若上级就相关工作任务向下级传达，若信息传递不及时，可影响到下级理解任务思想的的精准性，或做出错误性的决策。故若信息传递出现不及时问题，易对医院正常运营构成阻碍，部分工作需各级部门协同完成，若负责牵头的部门与相关协作部门未展开及时沟通，可对工作效率产生不利影响[7-8]。

3.3 信息传递单一固封

现阶段，在我国领域，大部分医院所采取的行政沟通手段，多表现为单一和固封的情况，高效性和创新性不足。在医院日常管理工作中，若上级计划就指示向下级传达，可对相关工作进行安排，通常经传统的组织召开会议来实施。而不管何种会议主题，均需做前期繁琐的准备工作，会引发时间、资源上的程度不等的浪费，进而严重影响到工作效率的提升[9]。虽在应对此类问题时，一些医院将传统会议也调整为资料下发形式，但如上述，下级会有领会上级思想困难的情况，故就医院来讲，在行政沟通工作方式选择上，也有改变需要。

3.4 信息传递出现失真现象

所谓信息失真，为行政部门在对信息进行汇总、整理、存放、传递期间，受主客观因素所产生的影响，而与原意背离的现象。信息失真也有多样化的表现，如信息不对称、信息虚假等。自信息流层面展开分析，失真形式主要包括：其一，自上而下失真：即下属接收指令后，未原封转发每句话，而是有自身理解加入，再做传达，故易增加遗漏风险，进而，引发失真。另外，若所传达的内容，影响到下级的利益，出现自我保护，下级可选择性修改或截取，在逐层传递过程中，可引发失真及衰减问题。其二，自下而上失真。通常为下级汇报信息时，做了选择性筛选，进而造成沟通失真。在自下而上展开传递期间，信息被反复加工、重新汇总，部分有用信息即出现表述偏差。其三，平行失真。医院在开展日常工作时，需跨部门进行合作、交流，为避免信息失真，在对信息沟通问题处理，即需掌握不同部门工作进展。因各部门间缺乏行政力量制约，会造成一些信息封锁或延迟[10]。

4 医院行政管理中重视提升行政沟通水平对策及价值

4.1 建全行政沟通规章制度，推动医院持续发展

为保障行政沟通开展效果，需重视制度建立健全的重要性，制度是提升行政沟通水平的根本。故若避免行政沟通存在不完整的问题，需持续完善行政管理制度。行政管理制度健全，传递形成干扰。此外，不同主体间为相互监督关系，进而为医院工作合理、公平开展打下坚实基础，利于科学、高效解决医疗事故引发的问题。

4.2 公开、透明，保障信息时效性

为对行政管理相关工作内容进行优化时，作为各级医院，需重视在内部就专用网站予以建立，及时对医院新政策、动态更新，加强对各项日常经营活动进行有效监督，使行政管理具公开性、透明性，进而促使医院从业人员所掌握的理论知识迅猛提升，技能水平逐步提高，达到医院行政管理系统化、一体化的目标。对于行政沟通而言，沟通为其精髓，沟通是一项在人际间建立信任和联系的有力保障，为生活的重要元素，工作中沟通也是重要主体[11]。故若寄希望使行政沟通水平得以提升，需对与沟通技巧相关的知识进行掌握，上下级、不同部门间展开行政沟通工作时，需善于对所掌握的沟通技巧进行运用，如作为上级，在就任务向下级传达时，需具同理心、耐心、爱心，下级依从性更为理想，也利于任务的执行。而下级也需对领导所提出的任务要求认真执行，除可得到领导支持和认可外，保障了信息时效性，通过部门与部门间、个体与个体间有效的沟通，信息可被高效传达，为工作顺利开展打下了坚实基础。

4.3 构建多元传递方式，增强医院整体管理水平

医院经对先进科学技术引进，也持续创新了信息传递的具体方式。如目前互联网渐趋普及，采取网络展开信息传递工作引起充分重视。为了对时代发展适应，就医院内部而言，持续对完善的信息交流网络构建，发挥了促进信息共享、有效交流的目的。基于此，采用网络信息形式，对行政沟通的内容进行传递，除了保证信息传递的速度外，还有助于传递的质量。如：各级医院依据某项主题，在召开例行会议时，为满足不同科室参加会议人员在时间方面的要求，可采用语音视频等软件应用，此类型的软件，除将传统会议在空间、时间上的限制克服外，还使信息下达得更为有效、真实，在第一时间，工作人员即可对相关的新政策以及新命令了解，进而，也使不同科室间行政沟通工作得以优化和强化，从根本上，促使医院行政管理质量增强，最终使患者获益[12]。

4.4 加强协作、避免信息失真

首先，需重视增强成员间的合作意识。因在对信息进行传递期间，若出现失真问题，可对医院及个人造成损失，需以团队利益为出发点，对团队成员进行引导，使其重视沟通合作重要性，教会成员对信息语境、含义反复确认，正确对所传递内容分析、理解。另外，也需重视民主精神的彰显，对每位成员提升尊重力度，认真倾听不同成员声音。其次，合理对信息技术进行运用。目前，信息技术取得飞跃进步，医院各级行政组织持续对电子政务系统引入。电子政务系统也具有了不同管理功能模块，如信息发布平台、微信公众号平台等，管理工作通常以信息化样式出现，进而也增强了行政人员掌握、运用科技的水平[13]。另外，对信息资源进行合理运用，标准化进行信息发布，可防范行政人员采用口头沟通的方式引发的信息不全面、简化等失真问题，经对内容进行规范传达，还为信息一致性提供了保障，进而使政府公信力得以迅猛增强。再次，重视行政人员自身沟通能力的提升。作为一名行政人员，其具有高超的沟通能力和技巧，为真实对行政信息传递提供了保障，选择何种方法展开沟通工作，由行政人员自身语言素养和知识结构等决定。故需依据岗位特征，对相关工作人员展开个体化的与沟通能力提升相关的培训，可不断增强沟通水平。又次，重视对信息沟通反馈制进行建立。既往所采用的沟通形式，由上级领导就指令向下属传递，在发出指令后，领导自身工作即认为结束，较少关心工作开展的细节。下属在接收命令后，若在医疗工作中发生不良事件，也依据自身能力予以解决，若缺乏解决能力，通常也被动等待问询，而较少主动汇报。近年来，随着信息技术的引入，可通过构建微信工作群，对信息进行实时传递，为各环节信息有效沟通和传递提供保障，也利于领导可将问题及时发现并解决，防范沟通引发的信息失真。对于所建工作群而言，氛围需民主和谐，在探讨某项工作时，需做好协商工作，以高效协同、经验互补。

综上所述，因医院内部有着较复杂的结构，日常工作易有诸多变化，故需加强各级部门有效沟通。此外，为确保沟通信息真实、完整传递，医院各级部门需重视加大对行政沟通强化的力度，确保行政沟通优质、高效。