企业干部人事档案在人力资源管理中的作用

□ 福建厦门 蔡 群

我国已经进入社会经济快速发展时期，企业必须紧跟社会经济发展脚步。企业加强人力资源管理可以为企业注入发展活力，在复杂市场环境下，可以把企业发展得更好、更快、更强。因此，企业发展过程中需要重视人力资源管理的重要性，从而为企业快速发展奠定基础。而企业干部人事档案管理则是有效提升人力资源管理成效的重要内容，通过提升企业干部人事档案管理水平能够进一步提高企业人力资源管理质量，进而实现企业人力资源合理配置。

一、企业干部人事档案在人力资源管理中的作用

1.基于大数据支持下提升人力资源管理工作效率。在新世纪发展背景下，互联网时代已经来临，现代化技术在企业干部人事档案管理工作中的应用，不仅可以推动企业干部人事档案管理规范化建设进程，还有利于企业各项人事工作的顺利开展。与此同时，基于信息化特性下的企业干部人事档案规范化建设，不仅可以有效避免传统纸质档案管理存在的调取难、空间占用大、使用率低等问题，还能够提高企业干部人事档案管理安全性、简洁性、时效性。由此可见，在技术支持下企业干部人事档案服务人力资源管理具有较高可行性，能够提高企业人力资源管理工作效率。

企业干部人事档案信息化管理作为实现企业人力资源管理规范化建设的有效对策，是提高企业人力资源管理工作效率、质量的必然举措。首先，有助于缩短企业干部人事档案调取时间，提高档案利用率，进而对企业干部信息及时且全面的掌握。企业干部人事档案管理信息化建设，可以打破档案存储的空间壁垒，在有关部门或科室想要调取相关档案使用时，不再需要去档案库中依次找寻，而是通过电脑档案数据库及时调取出相关人事档案信息，从而便于提高档案使用价值，进而便于通过高效的企业干部人事档案管理提高企业人力资源管理工作成效。其次，有助于降低档案管理成本。在企业干部人事档案管理信息化建设前企业需要投入较高的成本进行档案储存与管理，为档案提供一定的储存空间，而随着企业干部人事档案数量越来越多，成本也在日益递增，并且占地面积也在逐渐增大。在实现基于信息化档案特性下的企业干部人事档案规范化建设后，则不再需要考虑人事档案储存空间问题，因为所有人事档案信息都会进入电脑数据库，储存在云端而不再占用企业现实空间面积，同时人工管理成本也可以大幅度降低，进而有效降低企业人力资源管理成本投入。

2.基于大数据支持下提供更全面的数据支撑。企业内部人员岗位晋升、薪酬调整等均需通过一系列考核实现，需要经过多次考核结果评估进行综合评定，由此可见，每一次、每一项考核结果都尤为重要，需要仔细保存，从而作为未来综合评定的重要依据，但考核结果在实际保留过程中，极易因各种因素发生丢失、脏污等问题。而企业干部人事档案信息数字化能够将各项考核结果记录在档，从而在后续综合评定中通过相关人事档案调取即可全方位了解人事信息，进而做出综合判断。企业干部人事档案信息数字化是企业通过计算机设备创建档案数据库，在数据库中进行企业干部人事档案信息分类，将不同时间、不同种类、不同保密级别的档案信息进行数字化转变，将转变完成后的档案信息在数据库中进行分类归档。数字化档案信息存储不仅有利于维护企业人事档案长久保存，还可以促使企业干部人事档案在网络技术支持下，进行实时分享与使用，从而提高档案利用率。基于此，大数据技术支持下的企业干部人事档案管理不仅可以提高人力资源管理效率，还能够在技术支持下进一步对档案信息进行充分分析整合，从而梳理档案中存在的要点信息，挖掘档案潜藏价值，提高档案利用率以及可以借助档案厘清各项人力资源管理工作开展思路，从而基于客观、全面角度为人力资源管理提供科学有效的建议。

3.基于大数据支持下实现企业人力资源合理调配。人力资源是企业能够健康可持续发展的重要力量，企业干部作为管理层则是保障企业良好的核心力量。通过上文所述可知现代化技术的迅猛发展为企业人力资源管理创新带来了有效支持，但目前仍有部分企业在人力资源管理中依然存在侧重经验管理的传统管理模式现象，在岗位晋升、薪酬调整等综合评定管理时出现人才综合能力与岗位需求不匹配现象，无法实现企业人力资源合理调配，从而在一定程度上容易出现人力资源浪费问题。大数据技术、云计算机技术、人工智能技术在企业干部人事档案管理中的应用能够将企业干部的培训成绩、业务能力、绩效考核等内容数据化，帮助人力资源管理者在现代化技术支持下对各项数据化信息进行分析，并根据分析结果掌握当前企业干部的工作情况与综合能力，进而提升人才与岗位的匹配精准度以留住先进人才。

二、企业干部人事档案服务人力资源管理的对策分析

1.重视企业干部人事档案的收集与整理。要想提升企业干部人事档案在人力资源管理的作用，首先需要重视企业干部人事档案的收集整理，因为只有在完善的档案信息支持下，才能开展与制定科学有效的人力资源管理措施。在大数据时代下的人力资源管理可以有效规避传统人力资源管理中存在的缺陷，经过大量相关管理数据的收集和分析，可以及时优化完善企业干部档案数据信息，从而在人力资源管理过程中依据大数据分析人力资源综合能力表现，将人力资源的优势挖掘出来，促进事业单位更好发展。与此同时，收集与整理企业干部人事档案还是开展后续人力资源管理工作的基础条件。在此背景下，企业需要提高对企业干部人事档案收集与整理工作的重视程度，为相关人员开展企业干部人事档案收集与整理工作创建有利条件。具体要点为：首先，企业应为企业干部人事档案收集与整理工作提供足够的人力、物力、财力支持。因为该项工作具有突出的持续性特点，需要不间断开展该项工作，从而保证企业干部人事档案数据信息的全面性与有效性。持续开展此项工作，才能够保证企业干部人事档案收集与整理的各项工作能够有效落实并取得显著成效，进而切实提升企业干部人事档案在人力资源管理的作用。其次，人力资源部门虽然作为企业干部人事档案收集与整理工作的主要力量，在此期间为切实保障工作开展成效，仅依靠人力资源单一部门是无法实现的。因此，企业应要求其他部门与人力资源部门联动，共同配合从而高效完成该项工作，从而促使人力资源管理工作能够在企业干部人事档案管理作用下得以优化。

2.建立健全企业干部人事档案管理制度。任何一项工作地有序开展均需要一定的规章制度把控，从而保证各项工作有章可循、有度可依。基于此，企业要想有效推进企业干部人事档案服务人力资源管理工作，提升企业干部人事档案在人力资源管理中的作用，必须建立健全企业干部人事档案管理制度，为企业干部人事档案管理各项工作开展提供基本依据，以此有效提高企业干部人事档案管理工作效率与质量。具体要点为：首先，建立健全人事档案信息化管理制度。要求人力资源管理人员应进一步推进人力资源信息化管理工作规范化建设，全面完成纸质版档案向数字化档案转变。与此同时，规范档案内容录入、修改、新添等格式标准，从而为人力资源管理工作开展提供数字化档案信息支撑。其次，建立健全人事档案信息动态管理制度。企业干部人事档案数据是动态的，是经常发生变化的，因此要想保障人力资源管理工作质量以及各项工作的精准性，人力资源管理人员应及时对企业干部人事档案进行更新，确保档案的时效性、全面性、精准性。再其次，建立健全人事档案信息共享机制。在传统纸质版档案管理背景下，要想调取相关人员档案需要花费大量的时间与精力在档案室内进行翻找，而新时期基于现代化技术下的数字化档案可以在有关人员需要时及时为其调取出相关人员档案，极大程度缩短了档案调取时间，切实提高人力资源管理效率。在此背景下，企业基于人力资源管理需求应进一步深化人事档案信息共享机制，确保各部门之间能够实现档案共享。

3.组建高质量企业干部人事档案管理队伍。当前，档案管理信息化建设与规范化管理，是新时期档案管理工作的重要内容。随着现代化信息技术快速发展，档案管理工作变革发展迅速，在变革中档案管理人员起着至关重要作用。因此，组建与培养高素质的企业干部人事档案管理队伍是开展企业档案管理工作的一个关键因素，也是重中之重。基于此，企业应集中力量组建高质量企业干部人事档案管理队伍。在此要求下重点要做好以下几个方面：一是提高重视，优化工作环境，营造工作氛围，发挥人才优势。干部人事档案管理工作不仅仅是档案管理工作人员的工作内容，也是企业其他岗位人员的工作职责之一。因此，要想切实提高干部人事档案管理质量，从而为人力资源管理奠定夯实基础，企业全员要至上而下形成联动，从而在领导带动下，开展有效的宣传，进而营造良好的工作环境，促使全员树立档案意识。与此同时，还应构建良好的学习氛围并基于岗位需求，选拔素质过硬的管理人员加入档案管理队伍，从而切实提高档案管理工作效率与质量，并不断激发档案管理工作者的工作热情、学习热情，从而提高其综合素质，促使其能够全身心投入到档案管理工作中。二是开展多元化培训，通过请进来，走出去的方式，不断提高档案管理人员业务水平和工作技能，以此适应新时期企业档案管理工作要求。①针对新入职的档案管理人员，需要侧重其专业技能、理论知识、政治思想三个方面的考核，促使其能够尽快开展工作。②针对企业内部老员工，需要定期组织相关技能与业务能力培训，或者到档案管理专业公司进行观摩交流，以此不断提升其专业素养，确保其档案管理业务能力能够始终居于行业前沿，进而保证企业档案管理成效。③加强档案管理人员的计算机应用知识、数字化知识和现代管理技术知识的学习与培训，以此强化档案管理人员新技术应用能务，从而不断提高其综合工作实力。

三是建立考核评价制度，落实监督管理工作情况。①建立有效的激励机制，以此进一步完善人员素质与岗位晋升体系，同时完善薪酬与考核机制，将薪酬与考核紧密相连，不仅可以调动工作者主观能动性，还能够通过提供晋升、进修、加薪等奖励方式，增加档案工作者的成就感和责任感，进而提高其专业素养，促使优秀档案管理人才脱颖而出。②加大落实档案管理队伍建设监督力度，集中力量清理消极怠工、无证上岗等现象，对不满足岗位需求者给予相应培训或调岗处理，以此满足与提高档案管理人员任职资格要求，进而打造出一支高素质的档案管理工作者，从而有效推动档案工作开展，确保各项工作能够及时落地。

4.做好企业干部人事档案安全管理工作。近几年人事档案信息泄露问题愈发尖锐，严重影响企业良好发展，并给企业形象造成严重损失。在此背景下企业要想保持良好的发展态势，有效避免信息泄露或被盗取，应深化人事档案信息安全保密管理工作，推进人事档案信息安全保密管理体系创新，从而切实强化企业人事档案信息安全保密水平，进而维护各方经济利益与保障企业稳定发展。

企业干部人事档案数据信息十分全面，包含工作人员的基本身份信息、家庭信息、工作情况、从业经验、业务水平甚至经济情况等。因此，一旦档案安全管理工作存在缺失导致信息泄露不仅会给工作人员生命财产安全带来严重威胁，同时还会降低企业信誉，给人力资源管理工作带来无法返回的影响。由此可见，加强干部人事档案安全管理工作尤为重要，具体要点如下。首先，企业应加强人事档案管理工作的基础设施建设，基于《全国档案系统信息化建设实施纲要》有关规定，结合企业干部人事档案管理现状，在人力资源管理规范化建设过程中投入更大的人力、物力、资金等资源支持，从而通过引进先进档案管理设备、打造专项人事档案管理机房、完善软硬件基础设施等措施，实现企业干部人事档案数字化。此外，在企业管理者层面，应提高相关管理者对人力资源管理规范化建设的重视程度，从而建立健全人事档案管理制度，形成自上而下有效管理机制，进而创建完备的企业干部人事档案管理体系，是做好企业干部人事档案安全管理工作的基础条件。其次，识别信息安全风险。在企业干部人事档案安全管理工作体系中优化与完善识别信息安全风险是创新重点，通过信息安全风险识别能够及时监测企业信息的安全情况，识别企业干部人事档案管理是否存在信息泄露风险，从而基于信息安全风险识别结果便于制定有针对性的其详细的信息安全保密管理体系。与此同时，信息安全风险识别体系的构建还能够找出当前企业干部人事档案保密系统中存在的漏洞以及潜存的安全隐患，并采取相应措施对其进行修补，从而有效保障人力资源信息的安全性、保密性、整体性。再其次，开展人事档案信息安全保密管理体系创新。对现有的人事档案信息安全保密技术进行优势提取，将数字签名技术、接入控制技术、跟踪审计技术、防火墙技术进行融合，从而发挥出原有人事档案信息安全保密技术的联合作用。其中数字签名技术的优点为可以利用公钥加密领域技术，鉴别数字信息，接入控制技术的优点为运用接入控制设备，控制用户对外部网络的访问，强化身份认证安全性，跟踪审计技术的优点为利用网络信息技术对用户访问进行追踪与监控，防火墙技术的优点为通过软件及硬件设备组合，在各个网络之间建立网络通信监控系统保护，阻挡外部网络入侵。

综上所述，企业干部人事档案在人力资源管理中的作用较为突出，基于大数据支持下的干部人事档案管理可以提升人力资源管理工作效率以及为人力资源管理工作提供更全面的数据支撑，同时还可以切实有效实现企业人力资源合理调配，进而有助于提高企业人力资源管理效率与质量，从而基于人力资源管理切实推动企业健康可持续发展。基于此，企业应通过深刻重视企业干部人事档案的收集与整理、建立健全企业干部人事档案管理制度、组建高质量企业干部人事档案管理队伍、做好企业干部人事档案安全管理工作、信息技术应用，加大人力资源投入力度等措施深化企业干部人事档案服务人力资源管理。