中小企业会计档案管理工作中存在的问题与对策

阳慧

（北京双高志信人力资源有限公司，北京 100032）

随着社会经济环境的快速发展，我国的中小企业在繁荣的市场中脱颖而出，在创造企业价值的过程中也产生了各种各样的原始会计档案，这些会计档案也将为企业持续发展提供参考价值。会计档案的管理工作是财务会计部门工作的一项重要内容，国家对会计档案管理工作的要求也做出了明确规定，让各类企业意识到会计档案的重要性，而中小企业限于自身条件，对会计档案管理还只是停留在保存阶段，没有发挥其经济效益。因此有必要结合自身实践工作经验，对会计档案管理中存在的问题及对策进行探讨。

一、中小企业加强会计档案管理的重要性

（一）会计档案记录能够为管理层决策提供依据

会计档案中的会计凭证及会计账簿可以全面、连续、准确的记录企业发生的各项经济业务轨迹，根据记录的信息加工整理生成财务会计报告，给企业管理层提供当前的财务信息与历史财务信息进行对比，分析企业经营活动的变化规律，给企业的经营决策提供分析数据，为企业未来发展指明道路，也有利于社会监督部门（工商、税务、外部审计机构）检查企业是否遵守国家法律、法规、财务会计制度等提供证据。

（二）通过对会计档案的管理，可以加强企业财务人员的责任心

专业的会计人员应遵守国家法律、法规、财务会计制度和会计人员职业道德，根据财务会计制度进行账务处理，依法照章纳税，避免企业违法经营。而会计人员是否遵守国家法律、法规、财务会计制度的相关规定可以从以下两个方面的检查中发现：一是在日常的财务工作中检查；二是通过检查、复核历史财务会计档案资料。通过以上两条路径检查会计人员的工作是否尽职尽责，揭露隐藏的问题，对会计人员的违规行为进行责任追究，迫使会计人员在日常工作中随时保持责任心。

（三）可以为企业经济活动中发生的违约事件向仲裁机构提供重要证据

企业在正常的经营活动中与交易对方难免会发生不同程度的经济纠纷，当纠纷发生时双方不能协商解决，只能通过仲裁或法院判决时，企业就必须向相关机构提供必要的资料以证明自己的合法权益，会计档案资料就是维护正常权益的证据之一。

（四）会计档案是明确责任、分析判断事故原因的重要证据

一项经济活动从发生到完结是一系列的活动过程，会计档案记录了全部过程，经专业的会计人员收集、记录、加工整理成一套完整的会计档案。保存完整的会计档案信息，能对以前发生的各项经济事项提供精确的数据，事后对经济事项有任何问题都可以通过查找会计档案来加以综合分析，确定相关经济责任主体，对其进行追责提供佐证资料。同时，也给社会监督机构在监督检查过程中提供原始证据，为企业预测未来经济活动奠定基础。

二、会计档案管理的具体内容及表现形式

会计档案的内容繁多，具体内容有会计凭证、会计账簿、财务会计报告、纳税申报表、银行账户开立和变更等信息资料、银行流水、对账单、余额调节表、专用发票抵扣联以及与财务相关的合同等其他资料。具体来说，包括以下几个大类。

（一）会计凭证

会计凭证是企业记录经济业务发生、明确经济责任的最基础的会计档案，包括反映业务发生的原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。

（二）会计账簿

会计账簿是指由统一格式、相互关联的账页组成，以会计凭证为依据，进行全面、连续、系统的记录企业生产经营活动的各项业务，企业会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等其他辅助性簿等。

（三）财务会计报告

财务会计报告是指企业向财务报告使用者提供地反映企业某一特定日期的财务状况的资产负债表；某一会计期间的经营成果的利润表；反映现金流走向的现金流量表；对股东分配企业经营成果的所有者权益变动表；以及在报表中未能反映，但对财务报表使用者有辅助说明的报表附注等总结性文件。

（四）纳税申报表

纳税申报表是企业向国家税务局申报并缴纳其所处行业按规定应缴纳税种的会计资料，企业纳税申报表按企业类型分为一般纳税人和小规模纳税人，各自申报和保存的资料也不相同，本次探讨的会计资料均以一般纳税人企业为依据。

（五）其他会计资料

其他会计资料是指与会计核算、会计监督紧密相连的，由财务部门负责办理的有关会计核算资料，包括银行流水、对账单、余额调节表、银行税务工商办理及变更资料、与财务相关的合同和审计报告、专用发票抵扣联及其他具有保存价值的会计资料。

三、中小企业会计档案管理工作中存在的问题

（一）中小企业管理层及财务人员对会计档案管理意识淡薄

中小企业的目的是追求利益最大化，管理者往往认为会计档案管理不能给企业带来经济利益，只会造成成本的增加，对会计档案的意识都停留在业务发生后将原始凭证作为记账依据，汇总形成财务报告，就完成了使命，对后期的文件整理、归档工作完全忽视。很多中小企业没有将会计档案管理纳入企业日常活动，造成文件随意堆放，会计档案资料不全，给企业后续发展道路埋下了隐患。

（二）企业对会计档案管理工作没有制度约束

中小企业由于其自身规模的制约以及管理者思想意识的不足，一般都没有根据国家对档案管理的要求制定一套与企业相适应的财务档案管理制度，更缺乏对现代电算化会计档案资料管理的相关规定和具体操作流程，造成企业在档案管理工作中没有明确的指导方向，对档案管理工作内容不明确，会计档案信息化管理更是一无所知，也没有专人进对档案进行整理和管理，现存会计档案存放地点环境不利于资料的长期存放，容易造成自然毁损。

（三）保存的会计档案资料不完整、不连续、不规范

中小企业的会计档案管理工作一般都由会计人员兼职，而会计人员也只对自己工作范围内的会计凭证、账簿、财务报告和纳税申报资料整理归档，对其他会计档案资料没有纳入会计档案范围内，对这些资料都是置之不理的。财务人员自行保管的会计档案封面或档案盒信息填写不完整，没有会计人员签章，会计报告和纳税申报资料没有按月打印归档，年度资料不齐全。

（四）对纳税申报表及会计报表等资料仅保存电子版，无纸质存档资料

由于会计人员日常基础工作比较繁重，且在现阶段的实际工作中绝大部分的会计工作都为电子化操作，故对有电子版的会计档案都不再整理留存纸质资料。特别是会计账簿、财务报告、纳税申报表等。会计账簿、财务报告都只保存在财务核算系统中，一旦系统崩盘所有历史资料都将无从查找，将给企业造成很大的麻烦。对于纳税申报资料大家都觉得反正国家税务局系统中随时可以查看，但企业不知道的是，如果企业注销后国家税务局的系统企业是进不去的。

（五）缺乏专业的会计档案管理人员

会计档案管理也是一项专业性较强的工作，鉴于中小企业管理层对会计档案管理意识不清，出于成本效益的考虑原则，在档案管理方面很少投入，所用档案保管人员多为综合管理部门人员兼职，他们都没有档案管理基本知识，在实践工作中没有方法和规章可指导，更不会运用科学合理的方法，造成企业会计档案归档不规范，与财务部门交接档案时只是照单点数，给企业未来发展带来隐患。会计工作电算化的普及促进着会计档案信息化管理工作的进程，会计档案信息化管理也是中小企业未来的发展趋势，急需中小企业培养专业化会计档案信息化管理人才。

四、中小企业会计档案管理工作存在问题的解决措施

（一）加强公司领导和财务人员对会计档案管理工作的认知

鉴于中小企业全体人员对会计档案管理缺乏认知，企业管理层应带头在企业内部宣传、普及会计档案管理工作的相关知识及在企业发展道路中的作用，使全体员工明白会计档案不只是记录经济业务活动的发生，列举会计档案在企业的发展中起到的作用。如：为企业日后活动数据分析，预测未来发展机遇，制定企业总体发展战略，总结经验提供参考依据等。通过这些举措使企业全体人员意识到档案管理工作的重要性，从而加强档案管理工作。

（二）制定会计档案管理办法，设立会计档案信息化管理操作规则

为了规范会计档案的管理工作，企业应根据财政部和国家档案管理局共同发布的《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》的有关规定，结合企业自身条件，建立一套完善的符合企业目前经营状况的会计档案管理制度和具体操作规则。

首先，要明确会计档案的具体内容，分类归档、按年装订成册的会计档案可以由会计人员保管一年，一年期限届满后在纪委或其他监察部门的监督下及时将会计档案移交至公司综合档案管理部门。

其次，对已交接的会计档案需要调阅的，都应该制定调阅流程，说明调阅原因，明确规定调阅手续及审批权限，企业外部人员调阅会计档案需提供其身份证明后经公司领导审批后方可调阅，会计档案原则上不能外借，特殊原因必须外借的应严格执行审批手续，外借人员应妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入档案的安全完整，并在规定的时间内归还。

再次，随着会计电算化的全面普及，会计档案纸质保存已过渡到信息化管理，中小企业应根据其自身条件，建立相应的计算机网络和数据化系统，配备计算机、复印机、扫描仪、服务器等先进的硬件设施，配备电算化专业人才，对会计电算化信息及时备份，确保电算化会计档案信息的安全。

最后，对会计档案的管理人员必须明确指定，出纳人员不得兼管会计档案管理工作，保管人员应遵守保密制度，不得擅自出借和随意透露档案内容，更不得擅自涂改有关档案，并对其管理权限和责任具体要求，以确保企业会计档案工作能够有序进行。

（三）完善会计档案内容，规范档案管理工作具体事项

中小企业应根据会计档案管理办法的相关规定收集真实、合法的会计档案资料，进行分类归集，对电子报销凭证要同时收集纸质和电子凭证，同时对已报销的凭证单独建立台账，避免出现一张凭证多次报销的情况。会计凭证按照编号顺序按月装订成册，封面上填写公司名称、年度、月份、起止号码、会计主管和装订（经办）人签章等内容。在年度账务处理完毕后应及时编制财务会计报告，并打印会计账簿归档；装订成册的财务报告封面上应填写公司名称、报告名称、所属年月以及计划财务部负责人、会计主管和装订（经办）人签章等内容。在月度、季度、半年度账务处理完毕后，及时编制财务会计报告并按要求归档。

按规定在电子税务局系统申报的各类申报资料也应在每期申报成功后打印纸质资料装订成册。对其他会计资料也应按年月，分类单独装订成册，为企业保存全面、连续、系统的财务会计档案资料。

（四）对电子会计档案及时备份并打印纸质资料存档

会计电算化已全面普及，会计人员也从繁琐的手工账务处理中解脱，只需简单地将基础数据录入电算化系统中，再由系统输出最终结果。会计人员应及时对最终结果完成纸质资料的整理装订。对所有整理归档的会计档案按年、按档案内容分类建立一套完整的会计档案台账，以备随时查看。

（五）加强会计档案管理人员的专业知识培训，提高其素质

在经济飞速发展的过程中，企业会计档案管理人员不仅要提高档案管理的专业知识，还需培养与时俱进的会计档案信息化管理人才。企业应为会计档案管理人员定期提供学习专业知识和提高职业道德素养的机会，增强保密意识，对在档案管理过程中获悉的商业秘密守口如瓶；关注会计档案存放环境的安全性，对档案存放的地点、文件柜等都要做到防火、防潮、防盗，安装灾害发生时的提前预报系统；提高档案管理的业务能力，给企业的档案管理工作营造一个良性的运行环境。对于通过培训还不能胜任工作要求的人员应及时更换，为企业组建一支高效的档案管理团队，为企业档案信息化建设服务。

五、结束语

随着社会信息化的发展，会计电算化的普及，会计档案也在向电子化信息转型，现阶段会计档案向电子化转型的相关成本和有关技术都不是中小企业能够匹配得起的，大多数在会计档案电子化过程中的大型企业也还在摸索阶段，也会存在纸质和电子档案同时保存，在现代会计电算化的发展下，会计档案信息化将会取代大部分纸质会计档案，中小企业应加快信息化会计档案管理体系的建设，制定会计档案信息化管理操作手册，培养专业的管理人员，提升数字化设备的操作能力。为加强会计档案信息化管理工作，要随时了解科技进步对会计档案信息化管理工作带来的便利，从而加强会计档案管理工作。