提升军事职业教育学习档案规范化管理水平研究

王磊 何苗

（陆军炮兵防空兵学院 职业教育中心，安徽合肥 230031）

军事职业教育学习档案是军队人员在军事职业教育学习活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是军队人员特有的档案，也是个人终身学习档案的重要组成部分。如何规范管理军事职业教育学习档案，使其更好地发挥长远价值，是值得我们研究的问题。

1.军事职业教育学习档案的作用

1.1 为个人学习评价提供详实依据

军事职业教育主要依托信息网络平台开展在线学习，同时辅以图书阅读、课题研究、专业培训等其他线下学习，是终身持续性的学习过程。学习是一种获取知识、提升能力的手段，而最终获取了多少知识、提升了多少能力必须通过学习评价来衡量。学习评价几乎是开展任何学习项目都必备的一个关键环节，目的是检验学习者的学习成效，找出差距不足，为下一步的学习指明方向。在整个军事职业教育学习过程中学习者在注册账号、线上学习、线下培训、课题研究、考试考核等环节中会产生包括纸质、电子等各种形态的材料，这些材料既是对个人学习过程的真实反映，同时也构成了个人终身学习档案。档案的基本价值之一便是凭证价值，对学习过程中产生的各种有价值的材料进行全面收集和规范管理，可以为个人学习评价提供详实依据，助力于实现评价的客观公正。

1.2 为提升在线课程质量提供重要参考

军事职业教育学习档案中有很大一部分是军队人员在军综网平台选择学习在线课程的材料，包括选课情况、课后习题答题情况及考试成绩等信息，对这些大数据汇总分析，有助于提升在线课程质量。对选课情况进行分析，可以对比出哪些课程比较受欢迎，哪些课程受众较少，对于受众较少的课程，课程建设团队则要分析具体原因，比如是课程框架设置不够科学？亦或是课程内容不够与时俱进、不是学习者急需的等，据此考虑是否需要调整、更新内容，以改进课程质量；对课后习题及考试答题尤其是错题情况进行分析。例如，通过分析每一道题的错误率，从错误率较高的题目上可以判断学员学习中存在的问题和难点在哪一章节，从而掌握学员学习情况，对于普遍存在的难点，则要有针对性地调整课程内容重点，对难点多些讲述、辅导，同时适时更新、丰富题库，不断提升课程质量，永葆课程生命力。

1.3 为学分银行建设提供有力支撑

学分银行是一种模拟或借鉴银行的功能特点，将不同类型的学习成果以学分的形式进行认定、积累、转换，方便学生自由选择学习内容、学习时间、学习地点的管理模式，是目前军事职业教育学习研究探索的新方向。在学分银行中，学分和学习成果是一一对应的关系，学分的认定需要学习成果佐证；学分的积累过程就是学习成果的累积过程，学习成果的最终载体是终身学习档案，学分银行间接成为集中管理学分及学习档案的“档案馆”[1]。同样，军事职业教育学分银行建设也必须依托军事职业教育学习档案开展，虽然目前还在起步探索阶段，学习档案在建设学分银行的过程中作用还不明显，但学分银行建设和学习档案收集是一个不断积累的过程，随着军事职业教育学分银行建设的不断推进，没有学习档案的有力支撑，学分银行的公信力势必受到影响。

2.军事职业教育学习档案管理中存在的问题

2.1 档案材料保管意识薄弱

军事职业教育学习全面推开的时间不长，形成的学习档案在短时间内还不能显现出其价值，因此对学习档案的规范管理还没有引起重视，档案材料保管意识薄弱。主要表现在：（1）学习人员档案意识薄弱，提交档案不主动、不及时。军事职业教育学习要求参学人员要制订个人年度学习计划并填写个人学习档案卡，部分学习者只重视最终的学习评价结果，无视体现学习过程档案卡的重要性，主观上认为自己只要完成学习就可以，或是不按时填报学习计划，或是个人学习档案卡随意放置；个别人员还出现在学习档案卡上随意涂改、学习档案卡污损甚至丢失的情况。（2）学习管理员档案管理意识缺乏。军事职业教育学习通过各单位在军综网平台，以学习小组形式对本单位及下级单位成员实施树状管理，在开展学习的过程中，档案卡暂时由学习管理员负责管理。学习管理员的首要任务就是指导小组成员按照要求制订学习计划并及时填报。有的管理员催交学习档案卡不及时，对于未交的档案卡不管不问，任由其拖延时间；部分单位学习管理员发生变动时，学习档案卡的交接不及时，甚至一度处于无人管理的真空地带。

2.2 档案管理制度不够健全

目前，上级文件中只规定了军事职业教育实行学习档案管理制度，并没有出台相关的具体规章和制度，在学习档案的实际管理中仍然存在很多问题。首先是“谁来管”，在学习的不同阶段都会产生学习档案，不同阶段的学习档案应该由谁来管理，没有明确；档案管理员的具体工作职责不明晰；学习档案管理涉及参学单位、教育训练部门和职业教育中心，不同单位之间存在着工作交叉，如何对这些部门的学习档案管理工作进行统一，没有明确规定。其次是“如何管”，一是缺乏档案资料保管场所的条件要求，档案应该在哪里保管，是归属教学档案由教育训练部门集中管理还是由职业教育中心统一管理不明确。二是缺乏归档条件要求，学习档案涉及线上的课程学习、线下的图书学习、专业培训、课题研究等过程中产生的各类结业证书和阶段性研究成果等，对这些材料的归档范围、归档时间、归档方式及保管时间等没有具体要求。三是“谁监管”，档案管理是各个单位自行把控，没有有效监督机制，对档案管理的质量没有评估，容易出现档案管理的各个环节把关不严的情况，弱化了档案的服务效应。前文中提到的人员提交档案拖延、管理员催交档案不及时等现象也是缺乏有效监管而出现问题的最好证明。

2.3 档案管理的信息化程度滞后

军事职业教育学习档案是个新生事物，目前其构成主要是纸质版的个人学习档案卡，采用的还是传统的、比较落后的手工管理模式，既没有先进的信息化设备，也缺乏相匹配的管理系统，档案管理的信息化程度几乎为零，资源共享更是无从谈起。军事职业教育学习贯穿参学人员的职业生涯，随着学习的不断推进，学习的内容更为丰富，学习的范围更广，学习方式也更加灵活，相伴而生的档案种类和数量也会逐年增多，信息量的增大使得学习档案管理的工作量也逐步加大，单纯依靠手工管理的弊端会越来越凸显，产生诸如工作效率低、不方便信息查询和资源共享及人员反复接触档案材料，加速档案实体的磨损和老化等问题。

2.4 档案的利用率较低

档案利用是指档案工作者开发档案资源，传输档案信息，满足利用者需求的行为过程[2]。对档案科学高效管理的最终目的是服务于档案利用，这也是档案的重要价值之一。“重藏轻用”一直以来都是困扰档案管理工作的难题，在军事职业教育学习档案管理中表现的更为突出。军事职业教育学习档案在归档后，除了在教育监察及个人考核时显现出其凭证价值外，大部分时间都是“躺在”档案柜中，其潜在的信息价值远远未被发掘，档案的利用率较低。

3.军事职业教育学习档案规范化管理的对策

3.1 强化档案在个人学习评价中的作用

对档案的重视，很大程度上取决于人们的档案意识。档案意识是指人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识，通常会受到档案认知、档案利用和档案价值的影响。当人们对档案认知有局限，档案利用少，未发现档案价值时，自然就难以形成较强的档案意识，对档案管理的重要性也就无法产生共鸣。档案只有涉及人员切身利益时才会被关注，因而要提高对学习档案管理的重视，必须强化学习档案在个人学习评价中的作用，凸显学习档案的价值。（1）加强日常提醒。军事职业教育学习是贯穿全年、循序渐进的过程，学习管理员要履行好管理员的职责，定期提醒小组成员整理、保存好学习相关佐证材料，为个人学习评价做好准备。（2）严格个人学习评价。在开展个人学习综合评价时，必须明文规定学习人员必须按时按要求提交、归档完整的年度学习计划及相应的成果证明材料，必须同时满足上述两个要求，否则不予成果认定。通过制度约束将档案意识渗透到人员军事职业教育学习的全程，在潜移默化中增强人员档案意识，提升对档案管理的重视程度。

3.2 建立科学完善的档案管理制度

任何工作都需要规范的制度作为支撑，军事职业教育学习档案管理是一个系统性、长期性的工作，也必须通过相关制度指导各项工作有序规范开展。科学完善的档案管理制度应该在符合单位自身实际情况的基础上制定，尽可能完整的涵盖学习档案的实体管理、信息管理等方面的工作程序和实施细则。（1）明确职能分工，理顺关系，解决“谁来管”的问题。学习档案从形成到移交涉及很多单位，必须明文规定学习档案在不同管理阶段相关部门和管理人员的关系及职责，防止出现某一环节学习档案无人管理的情况。（2）建立一套完整的学习档案管理流程和标准，解决“如何管”的问题。收集、整理、保管、利用等环节是所有档案管理通用的工作流程，但档案类型不一样，具体的工作要求和方法也不一样。因而需要建立符合学习档案管理实际的工作标准，对每个工作环节的实施细则做出具体的规定，以保证档案管理的质量。（3）建立学习档案管理监督考核制度，解决“谁监管”的问题。监督考核是改进工作作风、提高工作质量、完成工作目标的有效手段。以制度的形式明确监督考核的对象、考核内容、考核方式和奖惩标准，不定期开展学习档案管理的检查与抽查工作，对于那些责任不履行、责任不落实、责任执行不到位的行为进行相应的追责[3]，以此提升学习档案管理工作的质量。

3.3 提升档案管理信息化水平

先进的信息管理系统是提高档案科学化管理水平的一个必要手段，随着军事职业教育参学人数的不断增多，产生的档案信息越来越复杂，面对海量复杂档案信息的管理，传统手工管理的方式已经不能满足现实需要。因此，构建先进的学习档案管理信息化体系是解决当前学习档案管理工作中存在问题的必由之路。一般来说，可以从以下3个层面采取措施提升档案管理信息化水平：（1）加强基础建设。根据本单位学习档案管理的实际引入进计算机、快速扫描仪等信息化设备，对已有的纸质档案进行数字化加工。同时，引入相匹配的软件管理系统，做好管理模块的设定，实现对档案信息的录入、检索、统计、分析等功能，为档案管理信息化奠定基础。（2）做好系统维护。定期对学习档案管理系统进行更新和维护，既要提升系统的安全性，也要提升平台数据处理速度，推动档案管理者利用信息化系统更好、更安全地开展学习档案管理工作。（3）实现资源共享。构建军事职业教育学习档案管理信息库，将学院所有人员的学习档案存放在信息库中，对数据进行加密保护，设定管理人员访问权限，并通过信息安全认证、信息传输加密等方式[4]，在保证信息安全的前提下方便数据资源共享。

3.4 加强档案信息的利用

档案利用是整个档案管理工作的最终环节，是档案工作的最终目的，也是档案信息资源潜在价值得以实现的过程。加强档案信息的利用要做好以下几点：（1）强化服务理念。档案的利用功能在很大程度上依赖于档案工作者的履职尽责来实现，因此对档案工作者来说，必须强化服务至上的理念，提升学习档案在各个管理环节尤其是著录方面的工作质量，变被动为主动，为利用工作打下良好的基础。（2）加大学习档案信息资源的开发力度。档案的利用率主要取决于对档案信息资源挖掘的深度和广度，学习档案主要是反映人员学习情况的数据，对这些大数据汇总分析，可以看出人员的选课趋势、考核情况、存在问题和矛盾困难等，间接为在线课程建设团队在完善课程内容、提升课程质量等方面发挥辅助决策的作用。档案工作者必须准确把握用户需求的发展趋势，开阔视野和思路，不断优化档案信息资源开发，切实提升档案提供利用服务水平[5]。

军事职业教育学习档案管理工作是一项细致又复杂的工作，要想提升学习档案管理的质量和效率，必须要提升该项工作的重视程度，制定健全的管理制度，并且还要加强信息化建设，深度开发档案信息资源，充分发挥档案的作用，才能够推动学习档案管理走向更加规范的方向。