高校维修改造项目工程档案管理存在的问题及优化措施

徐超

摘要：高校在发展的过程中，校园设施的维修改造必不可少，其中在维修改造项目的管理过程中，档案管理又是关键组成部分。完整的档案可以清晰准确地记录项目的进程，可以为后续的改扩建工作提供重要的依据。在此背景下，本文对先进维修改造项目档案管理存在的问题进行剖析并提出相應的对策，旨在促进高校档案管理工作的科学性。

关键词：维修改造;档案;信息化;制度

高校维修改造项目工程档案的整理范围从工程前期规划立项到完成竣工验收、交付使用整个过程的多种原始资料记录、文件，具体包括项目的立项申请及批复文件、设计方案及设计图、勘察设计资料、施工质量造价进度资料、竣工资料及招投标资料、各类合同文件[1]。由于工程档案涉及的内容多、期限长，这给档案整理的完善程度带来一定的难度与挑战。利用现代化档案信息管理手段，对档案进行高质量的归档与管理。做到纸质与电子相结合，为后续项目的检修、新建及时提供真实有效的原始资料，进而提升高校基建管理的效率与水平。

一、维修改造项目档案管理特点

1、复杂性

高校维修改造项目档案管理复杂性主要体现在内部与外部两个方面，其中外部复杂性体现在改造工程从开工到竣工，涉及到校方、设计、施工、代建、监理、审计等多方主体，且各个单位的档案管理人员素质参差不一，给规范化整理档案带来难度[2]。工程项目通常周期较长，过程中会产生大量的档案资料。内部复杂性体现在高校改造项目校内牵涉部门较多，项目的审批与流转中也会形成诸多文字资料，也要归入项目档案中。

2、专业性

工程项目的管理需要较强的专业性，档案管理同样需要具备一定的专业性。改造工程涉及土建、装饰、给排水、强电、弱电、暖通等各个专业，则档案也需要分门别类进行整理。如土建档案包含地质情况、各类检测报告、过程检查检验资料及相关验收材料。项目从开始到结束，涉及到的全过程资料，这要求档案管理人员具备相应的专业知识，对施工过程较为熟悉，保证档案不出现混乱。

二、维修改造项目档案管理现状问题

1、思想认识不足

工程档案的管理是工程建设的重要一部分，是工程完整性的重要体现，也是隐蔽工程是否合格、工程质量是否合格、施工实际情况的重要依据。但是实际情况中，工程建设受到多方主体尤其是业主单位的重视，却对档案管理忽视，也就造成了主抓施工安全、工期、造价质量几项目标，而轻视过程资料管理。完全没有认识到档案管理的重要性，严重影响到工程建设的完整性，为以后的档案查阅存在较大的隐患[3]。

2、制度不够完善

许多高校现在存在对维修改造项目重视不够，存在误区。传统的认为维修改造项目技术难度低、重要程度差，而对项目的档案就更为忽视。现在许多高校存在未配备专职基建档案管理人员状况，多数由兼职人员整理，基建项目从前期管理到施工管理到决算资料较为复杂，这类人员往往缺乏相关专业知识，这就严重影响了档案整理的质量。

3、信息化管理程度弱

工程项目档案查阅频率较高，需要面对各方审计监督、信息核对等内容，查阅范围也较广。纸质版的材料一般整理后集中分类装订归进档案室，由于材料多、年限久远，查找起来耗时繁琐，很难及时查询到所需材料[4]。比如，某高校接受纪委监督，针对某幢楼的建设情况进行了解，牵涉到其中重大变更的决策程序资料，由于大楼建成年份长，经历人员也变动，耗时很久才找到材料。

三、维修改造项目档案管理优化对策

1、强化档案管理重要性意识

首先，应该树立起档案管理重要性的意识，从顶层开始重视，各个环节加强管理，逐层逐步抓落实。学校领导应该转变现有观念，加大力度重视档案管理工作，领导的重视可以在一定程度上带动工作人员的工作积极性，进而可以为档案管理工作的效率提高[5]。其次，应该加强对档案管理工作的宣传教育，可以聘请校外工程领域档案管理人员到校进行关于工程档案相关问题的专题讲座，加强工程档案管理人员的思想重视意识，形成从上到下都重视档案管理工作。

2、完善科学的档案管理制度

现在每年高校用于维修改造的项目投资数额较多，且随着校区使用年限增长，带来的问题越来越多。第一，维修改造项目不同于新建项目，因此各个高校要根据本校的实际情况来建立相应的工程档案管理办法。在制定相关制度的时候，要严格结合现今国家对于工程档案规范化管理的相关要求，以做到与标准相统一[6]。第二，严格要求维修改造项目进度与档案的整理工作同步。在实施过程中要及时要求各参建相关单位整理上交所需材料，避免时间久远，资料难以搜集影响工程档案的完整性。第三，明确相关责任人，针对维修改造项目所涉及的单位，要求其指定专人负责档案整理工作。

3、建立信息化档案管理模式

现在随着信息化时代的不断进步，信息化所带来的便利性优势充分体现。维修改造项目档案管理如果实现信息化的管理，那么检索使用的效率将会大大提高。高校可构建本校的档案管理信息化平台，其中针对维修改造项目的特点，建立统一的平台，校方作为管理方，改造项目管理的几方单位可通过专用账号登录平台进行电子资料的上传，最终形成完整的电子版档案。这样不仅可以提高了档案的保存年限，还给使用带来极大的便利性，也保证了档案的真实性和完整性。

综上所述，通过分析高校维修改造项目档案管理的特点，剖析现阶段针对档案管理存在的思想认识不足，制度不够完善，信息化落后等问题，提出具体解决的措施。以此为起点，在学校的各方努力下，不断提高维修项目档案管理的水平，进而为学校的基础设施发展作有力支撑。

参考文献：

[1]赵文伟.基建档案管理中的常见问题及对策分析[J].城建档案，2021（07）：93-94.

[2]李润斌，柳贝贝.高校基建修缮项目问题与对策[J].福建建材，2021（03）：103-104.

[3]李晓秋，沈慧.高校对标《建设项目档案管理规范》的合理性与策略分析[J].安徽工业大学学报（社会科学版），2019，36（06）：105-107.

[4]赵宇.高校基建修缮工程管理问题及解决方案探讨[J].中国设备工程，2019（15）：218-219.

[5]吴秋宁.高校基建修缮工程管理存在的问题及解决方案[J].高校后勤研究，2019（01）：38-41.