大数据时代档案管理模式变化探究

摘要：随着经济社会的不断发展，信息化技术水平也在不断地进步，现阶段档案种类和技术也越来越多，传统的档案整理模式比较落后，无法满足社会发展的需求，因此在进行档案管理时应该更加采取更加科学化和专业化的管理制度。本文基于此，对大数据时代背景的影响下，我国档案管理模式的变化进行研究分析。

关键词：大数据时代;档案管理;模式变化

引言：信息技术水平的不断发展，我国也步入了大数据时代，人们日常生活、工作和学习都会受到大数据的影响，同时大数据也影响着世界的发展，而且工作模式也进行了创新和优化。在大数据的影响下，档案管理迎来了新的发展机会，但是也面临着全新的挑战，在进行档案管理的过程中如何有效地利用大数据的优势，是当前阶段的研究方向，而且也推进了我国档案管理的稳定发展。

一、大数据时代背景下档案管理的特点

（一）适应性

在大数据时代背景的影响下，档案管理的适应性较为突出，主要体现在以下几个方面：大数据与档案管理的特点相同，目前档案的种类和数量逐渐增加，但是单个档案馆的PB等级较少，我国目前人口基数较大，因此档案包含了个人的全部数据，比如说教育和就医等，所以电子档案数量逐渐增加;目前档案种类较多，不同行业和领域会建立不同的档案数据，除了传统的纸质档案，也出现了非结构化的档案数据，如视频、音频或链接等;不同种类的档案由于行业需求会出现档案交叉的情况，但依然保持真实可靠的特点，而且现在档案的利用率越来越高，其价制度也越来越高;为了跟随时代发展的步伐，档案管理设备更加先进，查询时也更方便，而且在收集方面更全面化[1]。

（二）共享性

大数据时代最大的特点就是实现资源共享，档案管理方面也同样如此，在大数据的影响下，不同的档案馆通过网络技术建立连接，实现了档案的共享。实现档案共享的前提是各档案馆之间共同建立档案资源，打破传统的档案管理模式，对于信息库进一步扩展，同时对于信息源的收集范围和档案之间紧密结合在一起，建立档案管理的完整体系制度，实现全面的资源共享。在建立数据源共享的过程中需要考虑到纸质档案的数据，同时也需要对不断产生的网络档案进行统计整理，主要是依靠大数据的云计算功能和语义分析技术等，进一步提升检索速度。

二、大数据时代档案管理模式变化分析

（一）档案管理环境的变化

随着科学技术的不断发展，迎来了大数据时代，由于档案管理的工作模式发生一定的变化，导致档案管理环境也发生了改变。其主要因素有两点，一个是受到档案管理全新政策的影响，我国现在的发展过程明确了大数据的发展优势和作用，并且为了适应大数据的发展政府部门也出台了相关的政策;另一个就是受到创新型档案管理技术的影响，当前档案管理更加的信息化和自动化，档案管理的发展也更加科学化和智能化，而随着大数据时代的到来，档案管理工作模式也在不断地创新和改善，特别是在信息技术方面，在不断的进步发展，使得档案管理更加精准化和全面化。当前阶段，大部分的企事业单位都依托大数据建立更适合自身发展的档案管理系统，并以此为工作基础，全面推进大数据时代的档案管理发展。

（二）档案管理主客体的变化

目前大数据时代在不断地进步优化，在档案管理的主客体也发生了一定的改变。在传统的档案管理工作之中，更重视档案文件的管理，而目前档案信息资源的管理是工作的重点内容。造成这种变化有以下两个原因：1.随着信息技术的发展，对于档案管理工作的方法提出了新的要求，传统的档案管理方式已经无法满足社会需求，在进行档案管理的过程中，档案管理是档案信息资源的主体;2.档案文件的模式发生巨大改变，更加数字化和信息化，纸质档案的数量逐渐减少，出现了大量的电子档案，也逐渐成为了档案管理的客体。

除此之外，企事业在进行档案管理的工作过程中，更加重视信息化管理方式和数字化技术的应用，而且在管理模式之中开始普及应用大数据思维模式和大数据理论方法，建立符合自身发展的数据中心，并且在档案管理方面普遍应用数据化管理方式[2]。数据化管理方式的主要特点是，档案资源更全面，各数据之间建立紧密联系，实现资源共享，管理空间逐渐扩大。

（三）档案收集方式的变化

在传统的档案管理工作之中，信息技術发展比较落后，导致储存方式和档案收集方式受到限制，造成历史档案无法全部归档保存，只能按照范围和保管期限进行归档，虽然这种方式将档案进行了区分，也保证了各档案之间的关联性，但是如今档案数量和种类不断地增加，而且受到大数据时代的影响，档案形成也发生了巨大的改变。传统的档案收集方法，已经不能满足当前社会发展的需求，在收集的过程中无法保证档案的完整性，并且在管理的过程中无法保证其科学性，这会造成信息资源不全面以及信息分类不科学的情况。因此在进行档案收集的过程中需要积极利用信息化技术，扩大档案收集范围，保证档案的完整性和全面性，并且利用电子档案对收集的信息资源进行科学化的统计和分类，比如说按照档案的种类、时间进行档案分类和排序，这样也更加便于档案查询。

（四）档案保管形式的变化

在传统的档案管理工作中，多数是以纸质的方式进行档案保存，电子档案（视频、音频等）的应用率比较低，而且电子档案一般保存在光盘之内，在进行查询时时间消耗较少。随着大数据时代的来临，档案管理种类发生了巨大的变化，在档案之中大多数是文本、视频、音频、图片、网络链接等，特别是网页、图片等半结构化或非结构化的形式越来越多，因此传统的光盘保存已经无法满足当前档案保管的需求。因此在现阶段的发展中，大多数工作人员会将异构数据进行相对的融合，以便更好地保存档案，而且也可以节约查询时间，降低档案保管的成本。

结语：综上所述，在大数据时代的影响下，在进行档案管理工作时，需要积极利用大数据技术，并且对于档案管理模式进行创新，改变档案保管方式，并且充分利用信息化技术进行信息资源的收集，企事业单位也需要构建符合自身的档案管理系统，完善档案管理模式，这样可以推动档案管理信息化的发展，提升工作质量和效率。

参考文献：

[1]黄钺. 大数据时代档案管理模式变化研究[J]. 管理学家， 2019（4）：2.

[2]蒋晓玮. 对大数据时代背景下档案管理模式变化的研究[J]. 卷宗， 2019， 009（004）：9.

作者简介：蔡月海，男，1976.01，盐城师范学院，从事工作：干部人事档案管理