高校新生档案归档及检查方式革新研究——以上海大学为例

王 伟

(上海大学档案馆，上海，200444)

我国高校学生档案工作的主管部门一般为学校档案馆、人事处、学生处、研究生院、就业办或各学院，无论由哪个部门主管，都涉及新生档案归档和检查工作。但是，传统的新生档案归档和检查工作以人工为主，存在费时费力、重复劳动多、效率不够高等不足。因此，本文以学校档案馆主管学生档案工作的情况为例，对新生档案归档和检查方式的革新进行探讨。

一、新生档案归档的革新

(一)新生档案归档的传统方式

档案馆新生档案归档和检查涵盖新生档案归档、新生档案检查和整理、新生档案补归三大阶段。传统归档方式几乎全为线下工作，很少有线上部分。

在新生档案归档和检查工作开始前需要进行新生档案的接收工作。新生档案的接收分为一级接收和二级接收两种方式：一级接收方式不经过学院，直接由档案馆接收；二级接收由学院先行接收新生档案，经过学院整理检查后再行归档。

以上海大学(以下简称我校)为例，其采用的是二级接收的方式。按照我校在2021年之前传统的工作方式，学院在向档案馆归档前需先完成新生档案的实体移交，在一式两份的纸质版归档登记表由档案馆和辅导员签字确认后双方各持一份，即完成归档流程。

归档登记表是非常重要的原始文件，其与其他归档材料一样，应遵循“标准统一，内容和名称规范”[1]的原则。我校各类归档登记表包括的内容如下。

本科新生材料归档登记表包括学号、姓名、新生入学登记表、身份证复印件、户口簿复印件、高中毕业生登记表、考生材料、团/党材料、奖惩材料、其他材料等内容。

硕士新生材料归档登记表包括学号、姓名、身份证复印件、户口簿复印件、研究生新生入学登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表、复试表、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单、入团志愿书、正式党员材料、其他材料等内容。

博士新生材料归档登记表包括学号、姓名、身份证复印件、户口簿复印件、博士研究生新生入学登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、复试表、硕博连读发文、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单、硕士新生材料、硕士成绩单、硕士毕业生登记表、硕士学位材料、入团志愿书、正式党员材料、其他材料等内容。

(二)新生档案归档的革新

对新生档案归档进行革新的关键在于，实现归档登记表电子版在系统中的上传和系统自动比对新生档案。无论是一级接收还是二级接收，都应该采用电子版归档登记表，并将其上传学生档案管理信息系统。实现这一目标的前提是学生档案管理信息系统具有归档功能。我校已于2020年1月建成学生档案接待登记系统，该系统已具备登记归档、利用、转档的能力，但仍需加强新生材料归档登记表的规范化和标准化建设，实现新生档案的自动在线比对，做到内容全面、无所遗漏。

学生档案管理信息系统的归档应兼有批量上传归档和搜索学号归档两种方式。批量上传归档是指系统能够依据库存数据对上传数据进行校验，如遇信息不匹配的情况应及时弹出提示。同时，系统应具有兼容性，能够读取各版本电子表格的内容并进行上传。搜索学号归档是指通过搜索学号，系统就能检索学号、姓名、学院、专业等信息，方便登记者核对信息。

在新生档案集中归档时，各学院由于归档数量大、工作时间紧，一般优先使用批量上传归档，对个别疑难杂症和遗漏的数据则使用搜索学号归档。在进行新生档案零星归档时，如不超过5卷适合使用搜索学号归档，5卷以上则适合使用批量上传归档。

二、新生档案检查和整理的革新

(一)新生档案检查和整理的传统方式

检查和整理新生档案是档案馆一年一度的常规工作，也是一项十分棘手的工作。这主要是因为高校学生档案专职工作人员的数量一般较少。例如，我校本科生和研究生新生档案数量接近10000份，但学生档案室仅有3名工作人员，新生档案检查工作往往到第二年的5月才能全部完成。此外，工作人员需要检查和整理档案袋中所有的材料，检查和整理的内容包括材料是否错塞、完整，还要进行袋内材料的排序和拆旧袋等善后工作，工作内容十分烦琐，效率不高。

(二)新生档案检查和整理的革新

1.树立结合信息技术从实际出发的观念

一方面，档案馆要区分“烦琐”和“精细化管理”，不能在检查档案时仅以细致程度为标准，认为只有核实过每一张纸才算完成了检查和整理工作。这种主张看似追求极致，实际上却忽视了档案馆利用现代信息管理技术辅助归档工作的作用，也脱离了档案馆人手严重不足的实际情况。因此，档案馆要转变观念，从实际出发，基于信息技术实现新生档案检查和整理工作的革新。

另一方面，档案馆要给予学院足够的信任，适当放权。事实上，新生档案检查和整理工作相对机械，对专业能力的要求不高，因此，各学院可以发动学生进行新生档案的检查工作。“院系有丰富的学生资源， 可以辅助完成新生档案的收集、核验等工作，避免了全校新生档案收集的重担压在一两个人事档案工作人员身上。”[2]因此，档案馆可以将部分工作下放至学院，减轻本就不多的工作人员的工作压力。

2.由全面检查法改为重点抽查法

事实上，新生档案错塞的概率非常低，缺材料的情况相对常见。因此，新生档案检查工作应将焦点集中在缺材料这一问题上。也就是说，新生档案检查并不一定需要全部检查，而应重点抽查，抽查的数量可以根据归档质量灵活调整，即归档质量高的学院可以少抽查甚至不抽查，归档质量差的学院多抽查甚至全部检查。

重点抽查的工作方式能较好地适应档案馆人手不足的现状，适应学院对新生档案已整理检查的现状，在不降低档案馆检查质量的基础上，档案馆工作人员应腾出更多时间和精力投入学生档案的改革和发展事业。

3.提前进行新生档案整理工作

为理顺新生档案整理流程，解决档案馆在新生档案整理上碰到的困难，档案馆应明确要求学院在归档前就做好新生档案的整理工作。档案馆应梳理好新生档案整理的方法和标准，如要求拆旧袋、无归档意义的旧袋可以舍弃不用归档、对各项归档材料编好序号排序放置等。需要注意的是，新生档案整理工作特别要提防“袋中有袋”的现象。[3]档案馆应该提前将整理的方法和标准告知辅导员，在学院层面对学生进行提前培训，提高学院的新生档案整理工作质量，从而节省档案馆的新生档案整理工作压力。

三、新生档案补归工作方式的革新

(一)新生档案补归的传统方式

传统的新生档案补归工作方式为档案馆工作人员使用Excel表格记录问题，主要为需要补归的材料，在新生档案检查结束后，以信息、电子邮件、电话等方式全部反馈给辅导员。辅导员按照档案馆记录的问题，通知新生自行补齐材料，之后交由辅导员送至档案馆归档。虽然与前两项工作相比，新生档案补归工作的流程看似简单了不少，但其因为以下两个原因，依然存在效率低下的问题。

1.持续时间长，工作缓慢

在传统模式下，新生档案检查工作结束后，辅导员和新生就已经明确需要补充的材料。但是，由于缺少外部尤其是档案馆的监督压力，辅导员和新生往往不重视这一问题，一般在检查工作结束后数月才能基本完成补归工作。可见，虽然补归工作的流程相比其他工作要简单，但其消耗在拖延上的时间非常长，工作进程比较缓慢。

2.沟通不畅，信息共享不全面

传统新生档案补归工作方式沟通不畅是指其一般由档案馆联系辅导员，再由辅导员联系学生，所有的沟通都是单向的通知和命令，很容易出现沟通不畅的问题。同时，档案馆直接对接辅导员，辅导员直接对接学生，档案馆与学生很少直接交流。因此，在补归工作的流程中，档案馆是发起者，学生是实施者，辅导员则扮演着上传下达的角色，这种方式十分依赖辅导员，而辅导员需要承担的综合事务较多，也不直接对档案工作负责，这就很容易出现工作拖延和传达不到位的现象。

传统新生档案补归工作方式信息共享不全面是指学生对自己需要补交的档案信息认知是不全面的。事实上，作为补充档案材料的直接承担者，学生只能通过辅导员了解需要补充的材料的信息，而对自己的新生档案归档记录和目录，包括材料的来源、内容、用途等几乎没有了解的渠道。这就会导致整个新生档案补归工作可能出现需求和行动脱节的情况。

(二)新生档案补归的革新

1.在线展示新生档案归档记录和归档细目

学生对自己的新生档案归档记录和归档细目应有足够的知情权，以此提醒学生对自己档案完整性的重视。为此，档案馆要建立合适的平台展示新生档案归档记录和细目，还要用恰当的形式指导学生查询信息的方式。对学生归档信息的展示宜细不宜粗，让学生有全面了解自己档案的渠道。

我校将新生档案归档记录和归档细目展示在学生档案管理信息系统的学生档案查询功能里，每名新生都可以使用自己的学号或身份证号加姓名登录系统在线查询。查询结果页面显示的归档详情包括新生材料归档、毕业生材料归档、学籍发文等，均具体到归档细目。我校的学生档案查询须知还会提示学生，新生档案的齐全完整具有非常重要的作用，如档案材料不全可能会影响学生以后的就业、政审、档案转递、转正定级、职称职务晋升、社会保险、退休等。[4]

2.在线展示新生档案自动比对结果

在新生档案归档时，辅导员上传电子版归档登记表、档案馆工作人员确认接收后，系统需要即刻比对新生材料，及时判定材料是否齐全，并将结果上传学生档案管理信息系统。之后，辅导员在指导学生在一定期限之前自主查询，以此引起学生的重视，同时给予补归工作足够的提前量。

我校学生档案管理信息系统的新生档案比对包括以下材料；本科新生档案比对包括高中毕业生登记表、新生入学登记表；硕士新生档案比对包括研究生新生入学登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表、复试表、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单；博士新生档案比对包括博士研究生新生入学登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、复试表、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单、硕士成绩单、硕士毕业生登记表。

3.提前提醒辅导员和学生的时间点

档案馆对新生档案检查采取重点抽查的方式，极大地提高了检查工作效率，能更早发现需要补充材料的新生，并提前通知辅导员督促新生自主查询自己的档案情况。在这一过程中，辅导员要指导学生利用好档案查询功能附带的学生档案查询须知，以便学生更好地理解查询结果和下一步的行动。

通过在线公布新生档案归档记录和细目，档案馆和学生实现了直接对接。在新生档案检查工作中，学生也实现了由被督促者的角色向监督者角色的转变，可以随时查询档案的归档进展。同时，学生还实现了向档案工作参与者角色的转变，在档案查询须知的提示下，对自己作为新生档案缺材料补归直接承担人的角色有了更清晰的认知，提升了完成补归任务的责任感。这也体现了以人为本的管理理念，突出了学生的主体地位。[5]

档案馆要根据系统对新生档案自动比对的结果，扮演好督促者的角色，不断提醒辅导员和学生尽快完成补归工作。由于档案馆和学生产生了直接的互动，学生在档案完整性的知识上得到了强化教育，有了自觉承担补归任务的责任心，对完成补归任务有据可循，不仅有利于提高补归任务的完成质量，还能减轻辅导员的指导负担，实现了档案馆、辅导员、学生的共赢。

四、结语

总之，传统的档案馆新生档案归档及检查方式在档案行业信息化建设如火如荼的当下急需革新。为顺利推进革新，高校档案馆应切实地做到以下六个转变。第一，转变思想观念，由烦琐的人工主义转变为结合信息技术从实际出发的理念。第二，转变归档方式，由几乎全部线下的归档转变为线下、线上相得益彰的归档。第三，转变检查方式，由烦琐的全面检查转变为重点抽查。第四，转变整理方式，由以档案馆为主转变为以学院为主。第五，转变新生档案归档结果的查看方式，由辅导员告知转变为在档案馆网站在线查询。第六，转变学生在新生档案检查中的角色，由被督促、被催促者转变为监督者、参与者。