汽车销售企业内部控制体系的建设

◎张杰

改革开放以来，随着经济发展和人们生活水平的提升，汽车已经成为许多家庭的标准配置。汽车产业的流程是进行汽车的生产，然后进行销售。行业渠道是从车辆生产企业到销售企业再到客户手中。销售企业作为产业链的中间环节，其地位不可替代，然而我们国家汽车销售行业还处于发展阶段，销售经验相对缺乏，对企业的管理较为粗放和随意，相对于市场管理需求较为滞后。通过内部控制体系的构建，汽车销售企业能够降低成本损耗，对自身组织结构进行优化，规避可能出现的风险问题。本文从汽车销售企业内控现状作为切入点，对企业的内控流程进行梳理，针对存在的问题提出建议。

一、汽车销售企业工作内容和内控意义

汽车销售企业不但要将汽车销售出去，还要为客户提供售后服务和各类衍生业务，其中最为主要的工作内容就是进行汽车的销售，而售后和衍生业务都是基础性的工作，汽车销售的数量决定了企业经营的效果，售后服务决定了企业的服务业务，是企业经营特点的外在呈现，而衍生业务主要包括分期贷款、车辆保险、配件销售等。

内部控制体系主要分为对环境的控制、对风险的评估、对活动的控制、信息与沟通和内部监督五个要素。其中，对环境的控制是进行内部控制的基础，对其他因素的运行有着重大的影响，对其他因素有着定调作用，包括组织架构建设、人力资源控制以及文化和社会职责等方面。风险评估主要是指对运行的风险进行评估，帮助管理层和员工制定风险防范的政策和程序，授权审批控制和资产保护控制等都属于风险评估管理。信息与沟通主要是指对内部的经营等各类信息进行准确快速有效的收集和传送，保证各级管理层和内外部之间的信息沟通，主要包括投诉举报制度、反舞弊制度和内外部信息获取渠道等。内部监督是指对内部控制系统进行有效的监测，对内部控制存在的漏洞和缺点进行及时的优化，保证内部控制目标的实现，内部审计和检查监督是其中的两个组成部分。对汽车销售企业来说，其意义主要表现在两个方面。一方面，内部控制体系能够保证汽车销售企业财务数据的准确性和真实性，为企业经营发展战略的制定提供数据支持。另一方面，汽车销售企业开展销售以及售后服务较为复杂，内部控制能够加强各个部门之间的沟通和交流，使他们在业务上更加有效地配合，不但能够提升企业财务管理的质量，还能促进企业整体竞争力的提升。另外，在当前环境下，汽车销售企业构建内部控制体系也表现出一定的迫切性：

第一，业务特征的要求。汽车作为越来越常见的出行工具，其受众群体规模不断扩大，市场行情较好，但汽车行业的竞争业越发激烈，汽车种类越发多样，车企间的竞争优势逐渐同质化，这也促使行业利润不断下滑，为此需要企业通过实施内部控制来降低成本和风险，促进企业实现稳定健康经营发展。

第二，客户群体的消费诉求。近年来，关于消费者投诉汽车公司质量、服务质量等的案例不断出现，给企业名誉、利益都带来了一定的冲击。而这其中的问题，部分是由于生产厂商带来的，部分则是由于销售人员故意隐瞒或夸大汽车性能，导致消费者实际感受不及预期，从而引发矛盾。作为汽车销售企业，应加强人才队伍建设，规范各项工作实操行为，不仅需要满足各项工作的开展需求，还需注重细节以防风险发生，在获客的同时，能够兼顾保护公司的名誉。

第三，行业监管力度日渐严谨。近年来，消费者权益保护力度越来越大，国家机构出台的相关行业文件，对汽车销售行业的行为规范提出了一定的要求，行业监管的加强也向企业内部控制工作提供了驱动力。按照相关要求，促使企业风险防控理念、内控体系建设工作进行不断创新、优化，根据市场发展趋势调整现行业务活动运行计划，采取动静结合的方式精准处理各项风险，从而进一步提升行业整体发展实力，推动汽车销售企业的经营发展。

二、汽车销售企业内部控制体系建设中存在的问题

（一）内部控制环境有待建设

内部控制环境是企业开展经营的主要旋律，企业文化对于内部控制环境的建设和制度落实的效率具有重要的影响。因为长期以来受到计划经济体制的影响，许多汽车销售企业领导没有将企业作为盈亏的主体，管理手段还停留在行政领导角色上。同时，汽车销售企业关注的重心都放在汽车销售数量和盈利上，过分重视业绩而忽略了内部控制制度的规范，使得企业内部控制环境有待完善。企业缺乏特色的企业文化，即便进行了内控制度的建设，也无法营造良好的执行氛围，所以企业制度、文化以及标准之间存在不匹配的现象，这也使得企业内控文化表象化。集团员工对于内部控制落实重视程度不足，在实际的工作推进过程中，并未将内部控制落到实处，内部控制制度落实不到位，仅为应对上级领导检查，导致内部控制机制并未发挥应有价值，内控制度形同虚设。加上企业内部人才激励措施尚且还不完善，缺乏健全的晋升机制，员工工作积极性尚待提升，在一定程度上阻碍汽车销售企业内部控制工作的落实。

（二）企业内部控制制度不完善，内部控制活动不规范

企业销售企业因为发展需求和销售产品的特殊性质，所属门店分布在不同的区域，企业进行内部控制体系的构建、落实、管理和完善相对更加复杂和困难，许多汽车销售企业处于业务高速发展的阶段，将工作中心都放在门店设置和销售数量上，企业内部管理较为随意和松散。缺乏规范完善的内部控制制度对经营活动进行约束，使得企业内部组织结构设置不够合理，存在责任和权力划分不清的问题。同时，企业由于下属门店分布较为分散，许多企业未能构建风险预警体系，无法及时识别企业存在的风险，造成风险波及范围增大。当前市场竞争日趋激烈，市场环境复杂多变，企业不制定完善的风险应急预案，容易造成巨大的经济损失。

（三）内部审计监督环节薄弱

在许多汽车销售企业当中，缺乏对内部控制审计监督工作的重视，这严重影响了内部控制流程的优化。汽车销售企业经济价值的获取主要是通过汽车修理、贷款、保险。整车销售的获利主要是车辆企业的返利，不同汽车生产企业所采用的政策存在差别，返利的多少也存在差异，这对企业内部审计带来了困难。在奖惩体系的构建中，企业对销售、贷款部门制定激励措施，而其他部门都领取固定工作，造成同一级别员工的工资存在很大差距，影响了企业的和谐发展，也对审计工作的开展造成了负面影响。

（四）员工素质有待提高

在经济发展的推动下汽车销售企业迎来了高速发展实际，汽车销售企业为了加快扩张步伐，门店数量持续增加，对员工的需求也在提升，紧急招聘和引进销售人员、财务人员和管理人员，使得其综合水平无法保证。销售顾问的招聘流程较为简单，对学历和专业知识的要求也参差不齐，许多企业对销售人员缺乏有效的培训，使得员工对汽车知识和销售技能缺乏掌握，专业水平欠缺。一些财务工作人员的整体水平跟企业的内部控制管理需求存在差距，缺乏财务、税务和法律等各方面的知识储备和专业素养。

（五）信息沟通不畅

全面、有效的信息支撑是保证内部控制监督作用发挥的基础，也是企业评价内部控制有效性的重要依据。但是目前，汽车销售企业内部信息的交流多是纵向沟通，部门间多数不会互相交流，企业内部还存在不小的信息孤岛问题。而且虽然近年来汽车销售企业也在推进财务信息化建设，但业财融合程度仍然较低，ERP 系统、业务系统等之间还不能实现数据的实时交互。因而，现阶段的汽车销售企业在内部控制体系建设中，何难实时掌握内部控制运行情况，无法全面了解业务活动的开展详细，阻碍了内部控制职能作用的发挥以及内部控制体系的完善进程。

三、汽车销售企业内部控制体系建设优化策略

（一）加强内部控制意识，提高执行力

首先，企业要转变自身的观念，从思想上加强对内部控制重要性和必要性的认识，管理层要主导进行内部控制有关制度的制定并积极的落实，明确企业内控的目标和规范，要在企业内进行内控的宣贯，保证企业所有员工共同参与，通过定期进行培训，使企业工作人员充分了解内控理论，深刻理解企业的管理制度和理念，在内部控制落实中更加专业和主动。同时，由领导带头积极宣贯企业文化。企业内控文化建设作为一项系统性工程，是企业核心竞争力的关键所在，汽车销售企业在实际的工作推进过程中，应当及内部控制理念贯穿至企业文化建设之中，推动监督常态化，在企业内部自上而下为内部控制全面落实营造良好的氛围，推动员工自愿接受与主动落实内部控制建设。为此汽车销售企业应当根据当前市场经济环境，制定符合自身发展需求的中长期发展战略目标，以完善的内部控制制度，助力发展战略目标的充分实现。管理层树立良好榜样，引导员工积极参与到内部控制建设之中，借助企业文化约束功能，推动内部控制体系的建立健全。通过有效的内部控制管理体系，对企业的经营管理进行规范，实现风险问题的规避，促进企业经济效益的提升。另外，企业要对自身绩效考核体系进行完善，管理人员要对内部控制落实的效果负责，部门业务跟内控效果之间进行对接，保证内部控制制度的有效落实。

（二）完善内控制度，强化内控活动

首先，在企业收入业务控制方面，企业需加大合规管理力度，健全合规管理制度，对银行卡、支付宝、微信等多渠道收入管理的合规性进行梳理，完善关键岗位职责、流程等的合规控制，防止违规收费、违法转账汇款等行为的发生，保证企业收入的安全。其次，针对项目资金的使用控制，汽车销售企业应深入分析和把握各类销售业务资金使用的要求，明确使用范围、使用期限、保障期限，开展过程控制，确保财务资金的使用符合规定，并不断提高资金使用效率。再次，在物资的采购方面，应从采购申请、订单审核、复核审批、实际采购以及最后验收管理全环节进行控制，根据相关工作流程，从岗位设置、制度细化等角度来科学指引采购工作的开展，避免过度采购、盲目采购，保证零部件、设备、固定资产等采购的合理性，规避采购中的腐败、舞弊行为，并对采购后的各类物资的使用、维修以及处置等各环节工作进行规范，提高企业资产使用效率，减少不必要的投入和损耗。最后，在合同控制方面，要做好合同归口管理。汽车销售企业需对各项合同项目进行可行性、效益性以及必要性分析，分析合同实施的可能性，兼顾社会效益和经济效益，评估合同带给企业的具体效益，并分析是否有必要签订合同，既要防止无效合同、亏损合同，也要在合同中保证企业的利益。对于合同的签订、变更、履约、归档等各环节，都应充分监督，防控合同风险。

另外，实践中，汽车销售企业要依据经营活动进行组织结构的设计和调整，对各个部门和岗位人员的权利和责任进行明确，依据岗位进行责任手册的编制。企业要依据企业经营运行状况对组织结构和岗位进行调整，完善薪酬工资体系的设计，对岗位价值进行评估，从而为员工执业提供方向，保证他们工作积极性的提升。企业要依据年度工作计划，进行月度目标计划的制定，并对落实进行管理和监督；发货部门要对发货凭证进行检查，对销售合同进行核实并负责有关手续的办理；财务部门负责进行财务计划的编制，对经营过程进行核算和综合的管理，并对销售部门的货款催收进行监督。企业要重视授权审核与批准制度的构建，依据工作权限进行权利的授予，严格把握赊销权限的批准，对权利界限进行划分，并严格控制合同的签订。作为内部控制的重要内容，风险评估是汽车销售企业健康发展的基础。企业应该当加强员工对风险的管理能力，将风险控制渗透到企业经营的各个环节当中，而不是仅仅在管理层覆盖；企业可以定期组织员工开展风险分析会议，依据企业实际状况，对容易出现风险的关键节点展开分析，保证所有员工都能树立风险意识，主动对风险进行管理。在开展风险评估过程中，要加强对市场环境和内部管理的关注，结合企业的特点，对研发风险、政策变化风险、产品专利风险等进行全面控制。

（三）完善内部审计监督环节

针对内部控制体系建设来说，内部审计监督是非常重要的环节，审计的结果对内部控制制度的落实具有直接的影响，所以，企业要完善内部控制监督，保证内部控制效用地发挥。企业要建立科学有效的内部控制审计监督体系，在企业内部设立专门的内控监督审计部门，配备专业的内审人员，对岗位职责进行明确，保证内部审计部门的独立性和权威性，并充分利用外部审计手段实现对内部控制落实情况的监督。企业在进行内部控制评价和监督时，要对存在的问题进行及时地发现，制定科学合理的措施进行解决，保证内部控制效用的发挥，促进企业内控管理水平的提高。依据汽车销售企业的特点，要从车款收取、车辆出库等环节进行穿行测试。假如发生预收账款的情况，需要对车辆和交付时间进行核实，避免违规操作。

（四）提高企业员工的专业水平和职业素养

企业内部控制体系的构建和落实，是关乎企业生存发展的重要事情，也与每个部门和员工的切身利益存在关联。制度的楼市需要每个员工的积极配合与参与，因此，员工的专业水平和职业素养对企业的发展和内部控制制度的落实具有决定作用。首先，每个员工需要具有岗位职责所需的专业能力，所以企业在进行招聘时需要对员工的学历和专业水平进行限制，在入职后，要依据岗位需求进行专业技能的培训，使他们快速胜任岗位职责，督促他们提高自身能力。其次，员工的职业素养和个人品质对于内部控制的落实存在直接影响，企业文化和环境对于品质塑造非常重要。企业要针对工作态度、业绩、效率等进行绩效考核体系的构建，通过奖惩措施提高他们工作的积极性，使他们树立全局观念和意识，积极配合内部控制制度的落实，推动企业健康稳定发展。

（五）加强信息沟通，推进信息化建设

一方面，汽车销售企业需加大部门间的沟通写作，促进部门的沟通交流。企业可以组建部门研讨会，培养各部门人员风险意识，促使其主动和上下关联部门的交流。如有必要，可以借助绩效管理，通过设立相应的考核指标，来增加部门人员的重视。另一方面，汽车销售企业也需加大信息化投入，及时革新系统软件，搭建共享平台，实现各环节数据的实时共享，为内部控制体系的完善提供良好的数据支持。另外，随企业管理信息化发展，企业也需同步完善内部控制模块，优化内控流程，使得其能适应信息化应用下企业进行扁平化管理的需求。

四、总结语

综上所述，内部控制是汽车销售企业实现管理水平提升的重要方法，可以对企业的经营过程进行全面的监督和指导，通过完善内控制度，开展内部审计，构建财务风险管理体系、提高企业财务人员素质、将内部控制落实到企业日常工作流程当中，可以促进企业管理水平的提升，为企业经济效益的增加提供保障。