加强企业档案管理 促进企业快速发展

◎范恩风

引言：企业档案管理是企业管理的重要工作内容。论文分析了企业档案管理现状及存在问题，提出要成立企业档案领导小组，专抓专管档案管理，抓企业档案管理队伍建设，重视企业档案鉴定，利用好企业档案信息，注意企业档案管理规章制度的制定和实施。并进行了研究和论述。

一、加强企业档案管理的重要意义

在以习近平总书记为核心的党中央的坚强领导下，在党中央国务院一系列振兴东北老工业基地好政策的引导下，东北老工业基地稳中求进，精准发力，全面振兴，全方位振兴已到了爬坡过坎筑底起稳，向好发展的关键时期。经济的振兴和发展要求企业档案管理要用科学的理论和方法管理档案，为各级党政机关、社会团体、企事业单位及职工，开发利用，承担记载，传承、证明历史的重任。为我国经济发展，社会和谐、企业稳定服务。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司（简称本钢矿山实业公司）是本钢全资子公司，隶属于本溪钢铁（集团）建设有限责任公司（简称本钢建设公司），是本钢建设公司的核心层企业。主要经产经营范围是以矿山工程建设、拆除工程、冶炼工程、建筑材料销售、碎石工程、工程机械修理、设备租赁、货物运输等为主要业务的生产经营企业。为了适应本钢矿山建设发展的需要（本钢南芬露天铁矿是亚洲最大露天铁矿）。2013 年3 月13 日，本钢决定：由本溪钢铁（集团）路桥建设工程有限公司与本溪钢铁（集团）矿山工程建设公司的部分资产和相关人员组建本钢矿山实业公司，主要为本钢矿山建设服务。本钢矿山实业公司下辖本钢南芬作业区、本钢贾家堡作业区、本钢歪头山作业区、爆破作业区、设备维修作业区、维检作业区等6 个基层作业区，拥有施工机械设备净值24252.91 万元，年施工能力在3亿元人民币以上。

随着企业施工能力的不断增强和企业的发展，尽量减少由于档案管理粗放，而造成的资产、技术、科研、会计、施工生产等损失。全面加强企业档案科学化管理，对企业平稳、有序生产经营意义重大。笔者依据学习掌握的档案管理专业理论知识和长期从事企业档案管理的工作实践经验，撰写本文，拟对企业档案管理存在的主要问题进行分析、探讨，并提出加强和改进企业档案管理的对策措施，从而促进企业进入发展的快车道。

二、企业档案管理的现状与存在的问题

一是对企业档案管理重视不够。据笔者所知，众多的企业对档案管理不重视。特别是企业的高管重生产经营，忽视企业档案管理，或闲时说档案管理重要，生产经营忙时就不要，不去过问企业档案管理，不去抓企业档案管理。二是企业档案管理的队伍建设问题。企业院校学习档案专业毕业生，在企业档案工作岗位上的人不多，没有形成专职和兼职档案人员队伍，档案管理人员队伍建设没有抓，没有人管。三是企业没有成立档案管理工作领导小组及档案兼职网络员。既使有的企业成立了档案管理工作领导小组，下设了办公室，或指定科室代管，并用红头文件下发，但只是流于形式，而实际上只是把文件装在办公桌里，锁在办公室柜里，不去定期组织召开企业档案管理分析、总结、布署工作会议。四是企业专职档案管理人员没有变上为下，深入基层，贴近实际，分析研究档案管理。顺应企业外部环境的变化，顺应企业发展存在的档案管理问题，指导机关科室和基层单位进行档案管理自查自检等工作。而是坐在办公室里，一杯茶，一支烟，一张报纸看一天，仅是等待机关各科室或基层单位档案资料的移交归档。特别是建筑施工企业，由于施工地点分散，施工人员、施工设备流动，更需要档案管理人员跟踪指导、督促、检查所属各单位档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的归档、档案的保管、档案的信息利用、档案秘密等级的掌握及保密等工作。五是企业档案管理人员综合素质低下。企业档案管理人员综合素质低下是一个共性问题。有的企业把年纪大、身体差的人员安排到企业档案管理岗位上。实际上档案管理是一项专业管理，既需有较强的档案管理专业理论知识和档案管理专业的实践经验与档案工作实际能力等业务素质。特别是当前，我国国内深化改革，国外扩大开放，档案管理与世界接轨已成定势，档案管理国际标准化已成趋向。又需要具有爱岗敬业、严以律已、遵纪守法、勤奋努力，共产党员条件的政治素质。六是企业档案管理亟待规范、标准化运作。企业档案管理是一项系统工程，具有长期性、复杂性。伴随着企业成立、生存和发展，要在企业外部环境的变化和企业内部占有条件的基础上，不断根据管理的动态变化，适时调整档案管理。但是，实施企业档案管理标准化仍然是企业档案管理的薄弱环节，亟待加强改进，补短板。七是企业档案信息尚缺少利用。实际上，企业档案信息的利用，是企业强化档案管理的重要组成部分。就建筑施工企业而言，追求质量、工期、安全、成本是企业追求的综合目标。工程建设施工技术的应用，工程施工工期、工程施工安全、工程施工成本、工程施工质量无一不与施工企业档案管理息息相关，紧密相连。已交付使用工程的开竣工报告、施工组织设计等存档资料为后继同类工程的施工技术、施工安全、施工质量、施工成本都有很强的借鉴和指导增效作用。特别是对本钢重点工程建设，总投资大都是几亿乃至几十亿元，已交付使用的矿山工程、冶炼工程等档案信息，对后续矿山工程、冶炼工程等工程建设施工的经验研究利用无疑对本钢重点工程上工程技术应用、上工程质量，保施工安全、保合同工期、降施工成本，意义重大。既使是不同类型的施工项目，已建成投入使用的利和弊，通过档案资料信息的利用分析，对在建工程也是有益、有利用价值的。八是企业缺少档案室（档案馆）突发事件防控预案。加强企业档案安全管理，抓好企业档案室（档案馆）突发事件的防控应急处置是档案管理的一项重要工作。可以试想如果职工的档案因发生火灾烧毁或被盗窃丢失，这将对职工是一个不小的打击，涉及到职工的工龄、提职、退休等切身利益。要切实抓好企业档案管理，做好档案室突发事件的救援预案。

三、强化企业档案精细化管理的方式方法

企业档案管理与企业生产经营紧密相连，发力抓好企业档案管理，提高企业档案管理水平，促进企业生产经营发展。

（一）抓住提升档案管理意识导向，推进企业档案管理

笔者通过对现代心理学的学习和掌握认为：现代心理学揭示了意识—需要—动机—行为四者之间的要素作用关系，即企业档案管理的意识高，就会产生加强企业档案管理的强烈欲望需要，强烈的强化企业档案管理的需求动机，导向了真抓实干的企业档案管理行为，这是起连锁反应的，这是客观规律。马克思主义哲学也论述了物质与意识的相互能动关系，这证明意识对行为的能动作用是客观的，是重要的。

本钢矿山实业公司抓企业档案管理，始于从抓提高企业员工档案管理意识入手，特别是对企业档案管理的专职和兼职人员，加强了企业档案管理在企业生产经营过程中的重要地位和重要作用教育。这个公司经理亲自主持召开企业提高档案意识会议，讲述企业的发展与企业档案管理的必要性和重要性的关系。公司的各个职能科室与基层单位代表在会议上介绍了重视档案管理的经验。特别是工程技术部门，介绍转变观念，要我强化档案管理转变为我要加强档案管理，注重了对工程技术档案信息的开发利用，实现了承建的本钢重点工程，质量高，施工进度加快，施工安全五为零，降本增效的目标。实践证明：要抓好企业档案管理，首先就要抓住提高企业员工的档案管理意识这个牛鼻子，才能实现事半功倍的效果。

（二）抓好企业档案管理人员队伍建设，着力提高企业档案管理人员素质

要抓好企业档案管理，就要建立一支高素质，相对稳定的企业档案管理人员队伍。企业的一切生产经营活动都要靠人去组织、去参与、去干，企业的档案管理靠人。马克思主义哲学也揭示了人是生产力三大要素中最关键、最重要的要素。企业只有抓好对人的管理，才能使企业里的人抓好对企业里事的管理。竭力抓好对企业里人的管理，促进企业档案管理人员队伍建设，形成企业档案管理专管成线，群管成网。要尽量把那些院校档案管理专业毕业的人才，安排到企业档案管理岗位上，用所学之长。对那些在企业档案管理岗位，但缺乏档案管理理论知识的人员，企业一方面要创造条件，让这些人员利用半脱产和业余时间参加本钢举办的档案管理培训班学习，或与院校联办进行档案管理理论学习。另一方面，企业档案管理人员要自身努力，依据企业档案管理经验，自学档案管理理论知识。本钢矿山实业公司档案管理人员是通过竞争，竞聘上岗。要把那些掌握运用档案管理理论知识好的，热爱档案管理工作，档案管理业绩突出，政治可靠，爱岗敬业，遵纪守法的人员选聘到企业档案管理工作岗位上来。应当说明的是：随着我国对内企业深化改革，对外开放的大门越开越大，管理创新的加快，技术创新的加速，参与世界和国内两大经济循环，这需要企业档案管理人员要与时俱进，一方面要努力学习档案专业管理知识，实现知识更新。另一方面要学习国外发达国家的档案管理知识，学无止境，提高企业档案管理水平。

（三）重视企业档案鉴定，提高企业档案归档质量

笔者在长期从事企业档案管理工作中深刻地体会到：企业的档案管理人员要认真学习《档案法》，掌握档案鉴定的内容，档案鉴定的原则以及档案价值的依据和标准，这是事关重要的。企业档案人员在处理企业各部门、各基层单位在立卷归档时，一定要高度重视档案的鉴定，要按照《档案工作规范》等档案法规和行业标准与档案的鉴定要求及本钢有关文件材料归档与不归档范围要求，精准确定。本钢矿山实业公司明确规定，为保证归档材料有利用价值，去粗取精的筛选，对上级机关下发的普发性文件材料中，不需本单位办理的文件材料；任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；仅供工作参考的抄件等。本单位的文件材料中、重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的文件材料；不需办理的一般性人民来信、电话记录；机关内部互相抄送的文件材料；本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映；抄报或越级抄报的文件材料。对上述文件材料档案鉴定后不进行归档。对经过档案鉴定后归档案文件材料归档范围是：本单位所属机构和派出机构（包括境外机构）应报本单位的文件材料；本单位引进项目、外购设备等带来的文件材料；本单位投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料；本单位参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料；本单位执行、办理的外来文件材料。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片、实物等各种载体形式。

（四）制定文件材料归档管理职责与职责考核

为了规范企业文件材料归档工作，使之文书、科研、基建、设备、会计、职工、合同等类归档文件和音像、照片、电子、荣誉实物等载体文件档案。企业应制定档案归档管理职责与归档职责考核。本钢矿山实业公司为抓好文件材料的归档，制定《本钢矿山实业公司档案归档管理职责与归档职责考核》，确定了企业分管档案工作的分管领导，分管部门是文件材料归档的第一责任人和责任部门。其主要职责是组织贯彻落实国家和本钢有关文件归档工作制度，组织建立健全本单位文件归档管理网络和规章制度，将文件归档工作纳入各专业工作的核决权限流程及专项工作计划，为文件归档工作提供组织、制度保证。组织将文件形成、积累和归档要求纳入各职能部门、业务机构、项目经理部及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。组织对文件归档工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成文件资料损失的相关人员给予处分。公司档案室履行本钢及基层单位文件材料归档工作的归口管理职责，其主要职责：组织制定和实施各类文件材料归档范围、保管期限、归档办法等制度、标准。对本单位各职能部门、业务机构、项目经理部的文件材料收集、整理和归档工作进行指导，组织技改、基建、设备、科研、产品等项目文件材料的归档验收和目标考核。组织接收和集中管理本单位的各类归档文件材料，做好管理和利用服务。归档时间的确定要求。文书类纸质文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。产品项目、科研课题项目、基建技改项目、合同项目文件材料，在其项目签定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段归档或单项归档。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。企业领导和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。职工人事材料应在材料完备手续后15 日内，向档案管理部门移交归档。办公自动化（OA）系统、ERP 系统已办结电子文件的逻辑归档，按本钢档案信息系统的运行要求定期进行。对有永久长期保管价值的电子文件实行电子、纸质双套制归档，由其形成单位的文书人员办结后实时打印纸质备份，归档时间与文书类纸质文件材料一致。音像、照片、光盘、底图、荣誉实物等特殊载体文件材料应在工作结束后及时归档。文件材料归档要求是：整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合《本钢档案整理著录细则》的要求。归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件材料一式一份，基建技改项目施工文件、竣工图纸归档一式两份；电子文件光盘归档一式三份，一套封存，一套供查考利用，一套移交本钢档案馆安全备份。文件材料归档移交时，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

（五）充分发挥企业档案信息利用，为企业生产经营助力

企业档案管理是企业管理的重要组成部分，会计档案管理是财务管理的重要组成部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分。档案作为一种原始凭证、文件资料等蕴藏着大量原始信息，档案管理的重心已逐步从重保管好企业档案转变向档案信息的开发利用方向上发展。笔者认为：充分发挥企业档案信息化利用要注意两个问题。一是为方便企业内部和外部各部门各单位的档案信息的利用，企业档案管理人员要作好企业档案整理著录。本钢矿山实业公司依据《档案著录规则》（DA/T18-1999）规定要求，实现科学的档案整理著录。这也是企业档案管理标准化的要求，也极大的方便了企业档案信息的利用，为企业生产经营的发展助力。另一方面，企业档案信息的利用一定要加强管理，要在《本钢档案秘密等级及利用规定》的控制下，根据档案秘密等级，按规定手续和审批程序及相关要求办理。

（六）建立企业档案规章制度，形成档案管理受控体系，规范企业档案管理行为

本钢矿山实业公司在长期的档案管理工作实践中，极为重视企业档案管理制度的建立，并十分注意构建形成档案管理规章制度体系。从成立“企业档案工作领导小组及档案兼职网络员”、制定“企业机关科室及基层单位文件材料归档实施办法”、“企业重点工程归档制度”，到“企业档案整理著录工作实施细则”、“企业档案秘密等级规定”、“企业档案利用制度”、“企业档案复印制度”、“企业档案室管理规定”，再到“企业档案室突发事件应急救援预案”等全覆盖企业档案管理的规章制度，形成了制度体系，使企业档案管理在体系受控之中。在建设企业档案管理规章制度体系过程中，一是要锚定抓规章制度执行落实，压实责任，落实落地；二是依据马克思主义静止相对，运动是绝对规律和管理是动态与施工企业施工地点分散，设备、人员流动性大的特点。一方面保持企业档案管理控制体系相对稳定；另一方面，适时进行企业档案规章制度删减，填充调整，宗旨是为了更加科学，严细企业档案管理。

四、结语

在建设数字企业，以互联网、物联网、大数据、人工智能、5G 等新技术为代表的大背景下，分析企业档案管理现状及存在问题，采取对策措施加强企业档案管理，这是摆在所有企业面前的重要课题和热点话题。企业要从抓提高档案管理意识入手，竭力提高企业档案管理人员的综合素质。把握档案鉴定，挖掘利用企业档案信息，为企业生产经营服务，建设企业档案规章制度体系，用规章制度来约束和规范企业档案管理行为，这些对加强和改进企业档案管理都是非常必要的和重要的，除此之外，笔者始终认为：要加强企业档案室档案的保护和管理，要强化突发事件应急预防控制，要精心筹划，企业档案管理的数字化和网络。要重视档案科学的应用理论研究和实际应用，只有这样企业档案管理水平才能得到提升。