海外某火电项目电子档案单套制管理实践

张 慧，周 维，陈薇薇

(1.中国能源建设股份有限公司，北京 100022；2.中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司，四川 成都 610056)

0 引言

近年来，为加快提升电子档案管理水平，持续推进相关法规标准建设，我国积极开展多行业多领域的试点探索和研究，其中电子档案单套制是发展和探索的重点[1-3]。

法规标准建设方面，我国于2020年6月20日修订通过的新版《档案法》于2021年1月1日起正式施行，对电子档案的地位和作用作出明确规定，即电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

试点探索方面，国家档案局于2019年开展项目电子文件归档与电子档案管理试点工作。中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司(以下简称“西南院”)总承包的越南海阳2×600 MW燃煤电厂工程(以下简称“海阳项目”)列入国家档案局建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目(第二批)名单。西南院成立由总工程师及各相关部门组成的试点项目组，统一协调领导试点工作，依据试点计划有序开展并完成各项试点任务。本文系统总结试点工作的具体实践和经验启示。

1 海外项目电子档案管理内容

1.1 建设目标

越南海阳2×600 MW燃煤电厂工程项目是我国实施“一带一路”建设的背景下，中越两国在能源领域合作的典范。该项目位于越南海阳省，建设规模为两台60万kW亚临界燃煤机组，由西南院公司总承包。

项目电子文件归档与电子档案管理试点工作依托海阳项目开展，以实现海阳项目设计类电子文件和总承包范围内的管理类电子文件的“形成、流转、归档”和电子档案“移交、保管、利用”的全流程管理并向西南院的归档和移交为目标，以电子档案单套制管理为导向，探索电子文件的系统移交解决方案，加强技术、管理、环境的综合保障与服务，对符合条件的电子档案推行单套制管理。

1.2 项目电子文件全流程管理制度体系建设

研究境外建设项目电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系。结合项目管理业务系统实际，研究在建设项目电子文件归档和电子档案管理中涉及的存储格式、元数据、封装和备份等关键技术方案，提出保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的解决方案。

对海阳项目档案管理制度体系进行梳理，对标《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》(档发[2016]11号)等标准规范要求，找出海阳项目档案管理制度体系中电子文件归档和电子档案管理存在的缺失或薄弱环节。

根据制度梳理找出的问题，有针对性地开展海阳项目电子文件归档和电子档案管理制度体系的完善工作，突出项目建设相关单位和个人的责权和全程管理目标，并嵌入建设方捷硕海阳电力有限公司档案管理相关要求：1)完成《越南海阳项目电子文件归档与电子档案管理制度》，将总承包范围内可实现线上流转的电子文件归档范围嵌入制度。制度将项目档案的归档率、归档质量、归档时间等情况纳入项目档案管理考核体系和单位档案工作年度绩效评价体系。2)以《基于XML的电子文件封装规范》为指导，结合项目文件特点，形成《基于XML的总承包项目电子文件封装规范》。3)完成对越南海阳总承包项目的项目档案管理制度修编，强化电子档案管理内容。

1.3 项目电子文件全流程管理系统建设

依托海阳项目原有信息化基础，全面优化整合体系架构，建设满足项目电子文件全流程管理的信息系统，具体包括：

1)实现接口开发，依据试点项目建设方案，分阶段有序开发如下接口：基建管理信息系统(management information system，MIS)-项目档案管理系统、设计协同平台-项目档案管理系统、项目档案管理系统-公司数字档案馆。2)完成优化系统部署，对已有的基建MIS系统和项目档案管理系统进行优化并重新部署，实现项目电子文件的全生命周期管理。3)实现规范封装和四性检测，严格遵循档案行业标准DAT 48—2009《基于XML的电子文件封装规范》，执行《基于XML的总承包项目电子文件封装规范》，开发完成封装归档信息包。依据《总承包项目电子档案四性检测方案》开发完成四性检测工具，实现项目电子文件归档环节和长期保存环节的四性检测。

1.4 项目电子文件全流程管理实施

实现海阳项目设计类电子文件和总承包范围内的管理类电子文件的“形成、流转、归档”和电子档案“移交、保管、利用”的全流程管理。

1.4.1 设计类电子文件的形成、流转与归档

工程项目是生产流程的基本单元集合。一个项目从立项开始形成，在设计协同平台中产生该项目的项目门户，由项目经理配置项目成员，进行任务分解，确定项目的进度安排。在生产设计过程中，经过卷册任务书下达、提资、出图、成品校审等环节后，设计类电子文件完成形成及流转。

设计类电子文件提交出版的同时，设计协同平台按照DL/T 241—2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》等行业标准及建设单位要求收集设计类电子文件并归档至项目档案管理系统，从而实现设计类电子文件从产生、流转到归档的全过程控制。

1.4.2 总承包管理类电子文件的形成、流转与归档

总承包管理类电子文件的形成、流转与归档在基建MIS完成。基建MIS系统可实现制度管理、计划管理、设备物资管理、施工管理、工程综合管理、质量管理、安健环管理、基建财务等方面的管理。可生成各项总承包管理类电子文件，并按各类文件的管理要求进行流转，完成流转后的电子文件便可在人工干预下进行立卷，并按照DL/T 241—2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》等行业标准及业务单位要求归档至项目档案管理系统。

1.4.3 项目档案管理系统接收项目电子文件及四性检测

项目档案管理系统接收从设计协同平台归档的设计类电子文件和从基建MIS归档的总承包管理类电子文件，并对接收到的项目电子文件进行四性检测，以确保项目电子文件在归档环节的真实性、完整性、可用性和安全性。

1.4.4 项目电子档案移交、保管与利用

按照项目档案管理与项目建设同步的原则，根据工程进度定期将项目电子档案移交至数字档案馆，数字档案馆对接收到的项目电子档案进行四性检测，通过检测后对项目档案进行长期保存并提供利用。利用方式包括在线浏览和拷贝。

1.4.5 纸质档案数字化副本管理

总承包项目部将项目档案管理系统前库赋权各参建单位。参建单位在项目建设中通过项目档案管理系统前库对纸质项目文件及其数字化副本进行管理，整理完成后，由总承包项目部档案管理人员检查合格归档至项目档案管理系统档案库，该系统具备纸质项目文件的著录、登记、数字化副本挂接等功能，实现了纸质档案数字化副本管理。项目完结后，项目纸质文件数字化副本将与项目电子文件一并移交至数字档案馆。

2 海外项目电子档案管理的创新措施

根据海外项目的特殊性，为确保项目电子文件归档与管理的有效性，采取如下措施：

2.1 将项目组纳入海阳总承包项目档案管理机构

建立包括公司总工、档案部门、信息部门和总承包管理部门组成的试点工作项目组与总承包项目部经理共同负责的，涵盖总承包项目各部门及各参建单位的项目档案管理机构，确保项目组全程参与境外项目电子文件归档管理，将项目档案管理职责层层落实，使该项工作在组织上得到有力的保证。海阳项目档案管理机构如图1所示。

图1 海阳项目档案管理机构

2.2 搭建项目档案管理系统

因建设方捷硕海阳电力有限公司未搭建档案管理系统，造成现场项目档案管理无序，为解决此项问题，决定依托西南院公司项目档案管理优势，搭建海阳总承包项目档案管理系统，系统模块功能关系如图2所示。系统基于B/S架构，以行业标准DL/T 241—2012为主线，全面支持项目档案归档计划、收集整编、统计审核、档案利用等管理业务，为项目档案管理提供了规范、功能完整、智能高效的工作平台，能够满足海阳项目现场对项目电子文件归档管理的需要。

图2 项目档案系统模块功能关系图

同时为实现项目电子文件在线归档与管理，根据项目电子文件的实际流转路径，项目基建MIS和协同设计平台分别与项目数字档案馆系统建立接口，项目档案管理系统与公司数字档案馆建立接口，如图3所示，为项目电子文件归档与电子档案全流程管理奠定基础。

图3 系统件接口示意图

2.3 制定全流程管理关键问题解决方案

对项目电子文件跨系统的传递(归档、移交等)、项目电子档案的合法合规与“四性”保障等关键问题制定了解决方案。

为有效实现项目建设各参建单位项目电子文件的归档，除开发总包方相关系统间的接口外，提供离线归档方式方便各参建单位符合要求的项目电子文件的归档。同时依据建设单位指定的标准和要求开发了项目电子档案离线归档包导出工具，以实现项目电子档案向建设单位移交。在线+离线的项目电子文件/档案传递交流方式以其灵活性很好地适应了海外项目实际情况。

在项目电子档案合法合规与“四性”保障方面，采用电子签名、完整性校验码+区块链确保项目电子档案合法合规，采用规范封装归档信息包，将项目电子文件结构、背景及过程信息纳入元数据管理，开发“四性”检测工具实施四性检测。具体地说，针对已经采用了电子签名技术的系统形成和流转的项目设计文件，依据电子签名及完整的元数据确保其合法合规，针对未采用电子签名技术的系统生成的项目电子文件及纸质档案数字化副本，采用生成完整性校验码并上传区块链以备检测核查的方式，确保其合法合规。编制四性检测方案，依据方案开发四性检测工具，在归档等环节进行涵盖电子签名及完整性校验码检测在内的四性检测，有效保障项目电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

2.4 项目电子文件分类管理

尊重项目电子文件来源渠道、形成流转方式等特点，依据项目文件产生的地域及是否满足全流程线上管理等特点，依据合规高效的原则进行分类管理。

1)与属地国政府关于项目立项、用地、评估、建设许可等往来文件，均为线下行文，则采取原件与数字化副本线下线上分别管理；2)根据项目文件产生的地域分类，由于招投标工作在国内完成，因此采取国内完成招投标项目文件的收集、整理和向公司归档的工作；对于施工现场文件则采取在越南项目部本地开展收集、整理工作；3)根据是否满足全流程线上管理的分类，针对设计文件和总承包管理文件等可实现全流程线上管理的项目电子文件采用在线形成、流转、归档和移交，对于不能实现全流程线上管理的项目文件通过纸质文件数字化方式实现对项目文件数字化副本的在线管理。项目电子档案移交建设方捷硕海阳电力有限公司时采取全流程线上管理的项目电子档案和纸质项目档案数字化副本作为项目整体电子档案统一移交，共计移交项目电子档案3 888卷/65 062件，其中设计类、管理类项目档案实现电子化全流程管理，共计1 042卷/10 790件。

2.5 施、竣工图纸在线传递

设计系统平台和项目基建MIS系统建设完成并搭建接口，项目设计文件可实现全流程线上管理，节省工序和节约成本，满足全流程在线管理要求的施、竣工图纸等项目设计文件的在线传递，摒弃了传统的在国内打印成纸质图纸后再邮寄至境外项目部的方式。项目现场可根据需要在当地打印出图，极大提高文件传输效率的同时，降低设计文件传递成本。

3 海外项目电子档案管理的经验启示

3.1 注重工作组织

将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。针对项目电子文件归档和电子档案管理，建立专门管理机构，制定各项制度、规范、程序，并组织、指导工程管理部门和参建单位实施。同时在招标文件和合同/协议中设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任。

境外项目电子文件归档与管理涉及众多参建部门，人员构成较为复杂，要充分协调各级不同人力资源通力合作达成试点目标，需要自上而下开展试点任务部署及进度监控。

3.2 重视方法策略

海外项目电子档案管理是一项系统工程，协调好电子档案管理工作与项目建设整体目标的推进，协调好电子档案管理中各责任主体、各管理环节的工作都要求灵活务实的方法策略。

1)以管理需求为核心实时调整工作策略，建设项目档案工作根本目的是服务项目建设、服务生产经营，以管理创新为手段辅助企业降本增效。当试点工作尝试管理创新可能给建设项目带来不适应或不切实际的“阵痛”时，应及时调整工作策略，既要保证试点目标的顺利达成，又要保证试点工作对项目建设的正向作用。

2)尊重文件形成规律开展工作，由于境外项目涉及参建方多，形成文件途径及种类复杂，不能一刀切对所有项目文件均要求在线归档，有部分无法在线归档的只能采取数字化，如：单位工程验收申请表、商品混凝土供应商质量检查记录单等文件。故为保证数据库内电子档案的完整齐全，根据实际情况将工作重点聚焦于满足项目电子文件在线归档和电子档案管理要求的文件类别上。

3.3 加强项目档案管理系统建设

项目信息管理系统和项目档案管理系统建设过程中除应满足GB/T 39784—2021《电子档案管理系统通用功能要求》、GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DAT 92—2022《电子档案单套管理一般要求》、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》(档发〔2016〕11号)、《企业数字档案馆(室)建设指南》(档办发〔2017〕2号)等标准和规范性文件要求外，还应注意以下几点。

1)聚焦项目电子档案单套管理需求，统筹考虑项目建设各信息系统，提前部署前端控制，统筹规划元数据、系统接口等技术规范，采用电子签名、数字摘要+区块链、时间戳等确保档案证据效力的技术，确保电子档案真实性、完整性、安全性和可用性，为电子档案单套管理奠定基础；2)着重完善项目档案管理系统的管理过程记录、日志追踪审计、自定义统计分析、自动化/半自动化数据备份、灵活多样反应迅捷的检索(跨库检索、全文检索、精炼检索等等)、灵活的赋权管理、方便的文件浏览等传统功能；3)注意系统在境外项目的语言适用性，满足双语或多语种需求，以方便不同语言用户的使用。

3.4 加强项目电子档案单套管理的安全管理体系

安全性是项目电子档案单套管理必须坚守的底线，从以下5个方面加强项目电子档案单套管理的安全管理体系。

1)开展系统安全管理，确保项目信息管理系统和项目档案管理系统建设满足对应的网络安全等级保护要求。在项目信息管理系统和项目档案管理系统中采取相应技术手段，确保项目电子文件、电子档案的安全、可靠。项目电子文件归档、电子档案移交等管理权转移过程进行认证签名。系统实施三员管理。

2)开展存储与备份管理，建立项目电子档案存储规划，为项目电子档案安全存储配置专用在线存储设备或虚拟云存储空间。项目电子档案存储设备(空间)运行在具有必要安全措施的局域网，以独立的方式存储项目电子档案，在不依赖特定管理系统前提下实现项目电子文件的自包含、自描述和自证明。

3)开展转换与迁移管理，制定、评估项目电子档案数据转换与迁移策略，确保转换与迁移后电子档案各组件、元数据、审计日志、配置信息之间关联关系，保持上述内容的完整性、可用性；转换与迁移过程自动采集新增的电子档案背景、结构元数据。

4)开展安全检测管理，在项目电子文件归档和电子档案长期保持环节对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。依据或参考DA/T 70—2018《文书类电子档案检测一般要求》，定期对项目档案管理系统、服务器、存储设备、网络设备及安全管理设备等软硬件有效性进行检测，确保项目电子档案保管环境无病毒感染或安全威胁。

5)开展审计跟踪管理，建立审计跟踪制度，对项目电子档案管理流程操作行为、运维操作行为实施审计跟踪。操作行为应包括但不限于行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员等。自动记录审计跟踪事件信息，并把有关审计信息按元数据方案要求同时作为项目电子档案的元数据加以管理；在项目电子档案的生命周期内持续维护审计跟踪日志。审计跟踪日志和重要操作日志保存时间不应低于项目电子档案保管期限，且应纳入备份恢复范围。

4 结语

海阳项目试点工作依据相关标准规范和建设单位要求，依托原有项目电子文件管理信息化基础，立足项目管理实际需求，围绕试点目标，开展制度体系建设、管理系统建设和部门项目电子文件全流程管理，极大地提高了项目电子文件归档与电子档案管理能力，实现了越南海阳2×600 MW燃煤电厂工程的设计类电子文件和总承包范围内的管理类电子文件的“形成、流转、归档”和电子档案“移交、保管、利用”的全流程管理目标，并对满足要求的部分项目电子档案实施单套管理。

由于海阳项目并未完全实现数字化管理，管理系统不能涵盖全部建设和管理活动，大量项目文件(如施工技术文件等)无法实现在线形成流转和归档，依然采取纸质档案+数字化副本的归档管理方式。后续的工作中将进一步提高海外建设项目管理数字化程度，实现更大范围的项目电子文件归档和管理，同时继续加强海外项目电子文件及电子档案全流程管理的合法合规和信息安全，保障海外项目电子档案“四性”。