关于提高纸质档案美观度的思考

董敏

档案整理既是一门科学，也是一门艺术。一盒盒整理漂亮美观的档案，常常给人以赏心悦目的视觉享受。然而，现实中人们经常见到的档案，却并不都尽人意。笔者在到有关部门指导时，发现一些影响档案美观的问题，概括起来主要有：整理纸质文件材料拆除原书钉时损伤了档案;装订不整齐;归档章盖不正、印章欠清晰;填写归档章里的内容字迹潦草，不好辨认，甚至存在诸多纠错改动;档案盒正面和脊背内容为手写，欠正规;虽为印刷字体，但文字和数字不整齐。这些问题如不及时纠正，将会为今后档案进馆带来诸多麻烦，影响馆藏档案的整体美观度。为解决上述问题，笔者认为可采取以下措施，较好地改善纸质档案的整体美观度。

一、对需要归档的文件材料，立档单位宜在文件材料形成过程中直接规范化装订，以提高档案美观度

所謂档案美观度，是指档案完美的程度。提高档案美观度，主要是指在档案形成的过程中，包括去除原有易锈蚀氧化的金属或塑料装订物、盖归档章、填写档号、档案盒封面及侧脊盖印等各个环节工序精细规范，并尽量减少对档案的二次损伤。

立档单位在对归档的文件材料进行装订前，首先应检查文件材料的字迹清晰度，并对字迹模糊的页予以更换。装订有两种选材：第一种是线装订。较厚的文件材料，宜采取“三孔一线”装订;较薄的，可采取直角装订[1]。第二种是不锈钢钉装订。采用此法，必须选取优质不锈钢钉装订。这种装订最快捷省事，当然，对于保管期限10年的，一般金属材质装订即可。

在文件材料形成过程中，对需要归档的文件材料直接进行规范化装订，至少有两点好处：一是归档文件材料的原始形态得到了保护，避免了因拆除不符合要求的金属或塑料装订物对档案造成二次损伤;二是可减少去除不符合要求的装订物这道工序，减少工作量，从而提高整档效率。当然，对于比较厚的文件材料，可选用左侧三点一线装订。

在文件材料形成过程中进行规范化装订，只能局限于立档单位自身形成的文件材料。对于外来文件材料，在整档时仍然需要拆除原有易锈蚀氧化的金属或塑料装订物，损伤档案之情形仍不可避免。要从根本上避免这种情况发生，尚需采取更加强有力的措施，即通过国务院以行政法规或国家档案局以部门规章的形式，对文件材料装订进行规范化约束，全面推行国家机关、事业单位在文件材料形成过程中采用优质不锈钢钉装订之规定，这样可从根本上解决整档的二次损伤问题，并大大提高工作效率。

二、篆刻更加实用的归档章，减少手工书写内容，提高工作效率

归档章一般包含全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限、页数六部分内容。归档章大小一般为长45毫米，宽16毫米[1]，归档章格式有三种可供选择，分别展示如下：

第一种，为通用归档章。归档单位刻制一枚归档章即可，6空内容需全部手写，格式如下：

第二种，为选填式归档章。即全宗号、保管期限为固定刻制，其余内容为手工填写。此归档章填写内容相对简化，但归档单位需制永久、30年、10年归档章各一枚，格式如下：

第三种，为代码式选填归档章。即保管期限用代码表示，永久代码为Y，30年代码为D30，10年代码为D10。全宗号不变。格式如下：

第一种归档章为通用型，6空内容需要全部手写，比较麻烦;第二种、第三种归档章为选填型，每个章2空为固定刻制，4空为手写，可以减少三分之一的工作量。立档单位宜选择篆刻第二种或第三种归档章较为便捷省事，而且能提高工作效率。

三、定购专属档案盒，减少手工盖印数量，提高档案美观度

档案盒是档案的颜面，档案盒正面和脊背填写的内容洁净美观，能从视觉上提高档案的整体美观度。档案盒正面是立档单位名称，有的单位用毛笔书写，有的用粗水笔书写，也有的刻制盖印，效果皆不美观。若档案盒脊背上的内容较多，无论是手写还是刻制盖印，都难以达到理想效果。手写显得不正规，盖印又存在盖不正、字体色泽不匀，有边缘等问题。为减少档案盒手写和盖印数量，档案数量较多的立档单位，可在档案盒生产厂家集中定购适合本单位的专用档案盒，档案盒上印刷立档单位名称、全宗号、保管期限（永久、30年）、盒号等固定内容。由于减少了手工操作量，这样既美观又省事，还能大大改善档案的整体美观度，提高整档效率。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案行业标准[DA/T 22-2015].北京：国家档案局2015-10-25

作者单位：山东省海阳市档案馆