高校财务报销管理信息化建设研究——基于内部控制视角

谭媛元（西南大学财务部 重庆 400715）

一、引言

党的十九大以来，我国坚持把科技创新置于国家发展全局的核心位置，全面实施创新驱动发展战略，科学谋划科技创新工作，出台重大改革措施。2018年国务院出台了《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发［2018］25号），《关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（国办发［2018］127号），2019年教育部办公厅发布了《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（教财厅函［2019］8号）等文件，深入推进“放管服”改革，为科研经费“松绑”，为科研人员“减负”，持续释放创新活力。但目前，科研经费日常管理繁文缛节、报销繁、效率低等诸多问题仍存在，如何赋予科研机构和人员更大自主权，充分发挥科研经费助推科技创新效能，同时加强经费使用的合法性和合规性，防范科研经费使用风险成为了现实中面临的重大问题。

科研经费的使用、报销、支付反映了高校财务管理制度是否完善、经费支出流程是否便捷、内部控制体系是否健全。随着高校财务“放管服”改革的纵深推进，既要最大程度地赋予项目承担单位、科研机构和项目负责人更大的人财物自主权，又要避免科研经费支出出现违规问题，综合平衡科研经费管理赋权与内部控制相统一，才能提升科研经费绩效水平和使用效益。本文借鉴COSO内部控制理论框架，以教育部直属S高校为例，探讨在“放管服”改革背景下如何完善高校财务报销管理，以优化高校科研资金的使用效益，充分发挥科研资金对科技创新的助推作用。

二、基于内部控制五要素的高校财务报销信息化建设现状——以S高校为例

（一）控制环境。控制环境是指高校内部控制的总体环境，它明确了高校的纪律和架构，涉及所有活动的岗位人员与权责分配，是高校内部控制信息系统得以建立及内部控制有效执行的基础和保障。财务报销控制环境是对财务报销管理产生影响的各类因素的总称，主要包括岗位设置、责任分配、组织文化、财务报销信息系统建设等。

S高校自2016年全面推行投递式报销后，师生通过财务网上综合服务平台申请预约报销单，线下由相关经费负责人、经办人审签后，投递到自助投递机。自助投递机24小时营业，师生就近投递报销单，实现了“无限时、零排队、无等候”。师生投递报销单后，可以通过物流化查询系统随时查看报销单的进展情况。取单人员每天前往自助投递点将预约报销单取回，通过物流化分单系统将预约报销单分配至财务审核人员。自2019年1月1日开始执行新政府会计制度以来，S高校引入复翼核算系统，财务审核人员通过“系统自动生成凭证+人工审核”的方式平行记账，提高了核算的正确率。凭证经财务审核人员初审、复核后传递至出纳人员，出纳人员通过无现金支付系统，直接将款项打入收款人账户中。通过实施网上预约系统与复翼核算系统的半自动化财务报销，S高校财务“报销难”的问题基本得到解决，但是报销繁琐、报销效率低的现象依然存在，信息化在财务报销管理中还有很大的提升空间。

随着“放管服”改革的深入推进，S高校抽调财务部各科室青年骨干人员成立财务信息化建设专项小组，启动“一门式”财务平台建设。小组成员充分征求师生对系统的使用建议，优化操作界面，增加操作流程文档，以期为师生提供更优质的服务。“一门式”财务平台的建设涉及数据的互联互通、信息融合共享等众多模块，财务信息化建设任重而道远。

（二）风险评估。风险评估是通过识别高校业务活动中的潜在风险隐患，运用科学的方法进行合理分析，制定相应风险应对策略以实现内部控制目标的重要环节。S高校在2016年启动内部控制体系建设时，聘请第三方会计师事务所对高校开展经济业务流程梳理并进行风险评估，提出了相应的风险应对策略，基本建成一套覆盖学校核心经济活动的内部控制体系。由于经费投入的限制等原因，之后S高校未定期进行风险评估。在日常财务分析中，S高校利用复翼核算系统进行数据查询、筛选并进行人工分析，如通过往来账本查询模块定期对应收及暂付款项进行清理，通过账龄分析模块分析一定期间暂付款的经费来源、经济内容等，从而对暂付款进行催收，降低坏账风险。

（三）控制活动。控制活动是指在风险评估的基础上深入业务流程和事项，采取必要控制措施对业务活动进行有效控制。控制活动贯穿于财务报销管理的所有环节，主要包括：不相容岗位分离控制、授权审批控制、归口管理、预算控制、会计控制、财产保护控制等。S高校具体控制措施如表1所示。

表1 S高校内部控制措施

（四）信息与沟通。信息与沟通是指通过收集、处理、分享财务相关信息，确保信息在高校各部门、校内与校外之间进行及时有效传递。内部之间的沟通包括：一是财务部与师生之间的沟通。财务部每年组织对新进教师进行财务报销培训，并不定期带领财务人员深入学院、科研团队听取意见，开展有针对性的财务业务培训。财务部通过财务部官网、微信公众号、财务综合服务平台、线上科研财务QQ群、一对一高层次人才服务机制《、财务指南》报销手册等及时传递财务报销信息。二是财务部与业务部门之间的沟通。财务报销从申报、审批、审核到支付，可能涉及设备处、图书馆、财务部等多个部门，但部门间的数据传递效率还不高，经办人常常为了完成一笔报销业务奔走于各个部门，导致财务报销的周期较长，影响了科研教学活动的开展。S高校内部与外部之间的沟通包括：通过财务平台电子发票查验系统、个人所得税APP实现与税务部门的沟通，通过无现金支付系统银企直连实现与银行数据的对接等。

（五）监督。监督作为高校内部控制自审自查的机制，是评价内部控制有效性、完整性、独立性的重要保障。健全的监督体系可以与风险评估、控制活动形成三位一体的闭环控制系统。S高校现在的监督主要以内部控制科室人员的内部监督为主，即内部控制人员进行日常稽核和专项稽核，通过分析复翼核算系统、无现金支付系统等数据，查阅财务账、翻阅财务凭证、依据政策文件及相关资料来发现财务报销管理中可能存在的问题，并追溯至相关的业务流程来加强内部控制。

三、从内部控制角度分析财务报销管理信息化建设中存在的问题

（一）内部控制信息化建设滞后，风险管控不力。虽然S高校内部控制建设在不断健全，但还缺少有力的信息系统的支撑，财务报销主要靠线下人工进行日常监控，不仅影响工作效率，也很难做到内部控制措施覆盖业务全流程，监控有遗漏，高校财务管理水平很难得到提升。虽然多数高校财务内部控制制度已形成雏形，但尚未建立常态化的风险评估机制，内部控制持续推进更新缺乏驱动力。在“放管服”改革背景下，S高校对财务制度及相关业务进行了全面梳理，构建了符合自身特点的“放管服”财务管理体系，但未进行或一年仅进行一次风险评估，没有适时开展风险评估，导致高校不能及时根据政策环境变化调整相关制度标准，相关的内部控制制度可能存在过时、管控跟不上发展的要求，更不能及时发现风险加以管控。

（二）信息与沟通机制不健全，财务报销效率低。财务报销是一项政策性、时间性非常强的工作，随着“放管服”改革的推进，财务报销制度不断修改完善，虽然S高校财务部会及时将新的财务制度、财务信息通过财务部官网、微信公众号、线上科研财务QQ群等推送，但师生忙于科研教学，可能无暇顾及每一次财务报销政策的变化，通常是报销哪类业务再去查看相关的报销规定。信息不对称，信息传导失效，造成师生对财务报销制度、业务办理流程不熟悉。在实际网上填报申请单时，面对繁杂的表单填写及对财务制度的不熟悉，致使财务报销很难一次性通过审核。加之业务部门与财务部门沟通不畅，相关部门各自为政，如：国有资产全生命周期管理系统、科研财务管理平台、学生收费管理等系统相互独立，没有实现数据的互通互联，造成师生在办理财务报销业务时常常因为手续不全而奔走于各个部门，报销周期长、效率低，影响了科研教学活动的开展。

（三）财务审核人员知识结构单一，财务信息处理能力不高。财务审核人员每天面对大量的原始凭证及附件资料，需要在相对较短的时间内审核其真实性、合法性、合规性、完整性，并根据经济业务性质、经费项目编制正确的记账凭证，长期机械重复的财务审核工作，受思维定势局限、创新能力不足，造成知识结构单一，如果不能进行有效监督，财务报销工作难免会出差错。同时，财务报销岗位的职责决定了财务审核人员每天忙于基础核算工作，忽视了更为重要的财务分析管理工作，欠缺对大量数据和信息进行分析、鉴别、处理的能力，不能很好地使用财务信息化工具进行科学管理，发挥财务的管理职能。

四、完善高校财务报销管理信息化建设的途径

（一）创新财务稽核方式，实现业务全流程监控。财务稽核工作是内部控制的重要内容，是加强财务管控的有效途径。随着高校“放管服”改革的纵深推进，纳入高校内部控制体系的财务稽核范畴已不再局限于对会计凭证、账簿和会计报表的稽核，而是延伸到高校内部控制的单位层面和业务层面，是对经济业务的全流程监督。因此，要加强财务稽核智能化建设，提高监督效率，杜绝财务审核及人工稽核缺陷。财务稽核智能化建设着眼于经济活动实时监控、动态监督和风险预警，通过对财务业务数据进行核对、校验、分析，达到有效识别风险、提高监督管理效率的目的。财务稽核智能化建设总体框架如图1所示。

图1 财务稽核智能化建设框架图

1.数据中心：建立基于财务数据、校内各部门数据、外部数据为基础的大数据中心，强化数据协同，实现数据共享。通过建立大数据中心，为财务核算分析、预决算分析提供有力支持，为风险评估、财务稽核提供全面准确的数据源，为管理层决策提供更为科学的依据。

2.策略中心：建立稽核模型库，定义相关稽核范围、方法及规则，实现财务稽核智能化管理。在“放管服”新政策背景下，要及时关注业务流程中可能出现的风险点，建立对应稽核模型内嵌于系统中，如建立差旅模型、频繁交易模型、发票模型、财务科目模型等。差旅模型通过对接教务系统数据，匹配出差人员信息，判断是否存在上课期间出差、出差时间重叠等虚假事项；发票模型通过外接税务数据，智能验证发票真实性，如发票金额、供应商名称、发票明细等，通过发票信息库自动甄别是否存在连号发票报销。频繁交易模型通过对经费负责人一定期间内向同一收款人支付的频率和金额进行大数据统计，智能判断是否存在疑似拆分支付规避合同签订、规避招投标等行为。财务科目模型按照政府会计制度要求，通过对科目性质、资金来源、收支类型等科目检查，对借贷平衡、国库平衡等凭证正确性检查来自动鉴别账务处理是否正确。通过稽核规则模型，挖掘数据信息之间的勾稽关系及经济事项之间的关联关系，从而实现风险管理自动化。

3.控制中心：通过智能财务稽核系统控制中心实现事前预警、事中控制、事后监督，针对各种数据，形成互通预警机制，在监控数据分析展示平台上显示，实现监管网络化、全流程化，从而推动内部控制机制的完善。

（二）构建业财融合的一门式智能财务报销系统，提高财务报销效率。基于业财融合的一门式智能财务报销系统是集第三方服务模块、业务模块、基础信息模块为一体，通过业务数据与财务数据的互联互通搭建云平台，通过信息云平台协同完成智能报销、财务核算与资金支付及会计凭证云存储。一门式智能财务报销系统通过信息化实现业务管理和财务管理一体化，师生可以线上解决财务报销的所有问题，实现采购、入库、财务入账等服务事项跨系统联动办理、跨部门协同处理，从而提高财务报销效率。一门式智能财务报销系统建设框架如下页图2所示。

图2 基于业财融合的一站式智能财务报销系统

1.智能报销。（1）申请报销单。票据报销业务（如：差旅费、材料费、办公费等）由经办人通过拍照识别上传、PDF电子发票导入、人工输入或集中采购平台自动转入票据，智能报销系统通过对票据的智能识别、票据认证、智能分类等服务进行智能填报生成报销单，无需手动填写网上预约报销单。酬金发放业务分每月固定发放的酬金（如：工资、奖学金、助学金）和非固定发放的酬金业务（如：酬金、劳务费）。每月固定发放的酬金通过工薪系统、教务系统等自动转入生成酬金发放报销单，无需填写网上预约报销单；非固定发放薪酬、暂借款、校内转账、退保证金以及其他特殊报销才需网上填写预约报销单。（2）智能审核。智能审核是利用稽核系统代替人工初审，完成各项信息的基本逻辑判断，并结合系统设置的财务相关报销规则，对报销单据信息的真实性、合规性进行差错预警，提醒经办人及审批人注意。例如，通过智能识别票据，将发票抬头、内容、金额等信息转化为财务数据，通过发票模型智能甄别发票的真实性，通过对历史报销数据的筛查判断是否存在重复报销，并形成电子附件作为凭证归档资料，不需再附上纸质发票，真正实现高效节能的无纸化报销。对在系统中已通过审核的单据，自动推送至下一环节网上审批。（3）网上审批。按照经费支出分级审批制度系统将预约报销单自动推送至各级审批人进行网上审签。审批人在系统中可查看原始报销凭证及相关电子资料，对于审核不通过的单据，审批人可退回上一审批人或经办人，对于审核通过的单据，审批人推送至财务部。

2.财务核算与支付。财务核算需按照政府会计制度的要求，在系统中确定会计核算科目和财务会计与预算会计的对应关系。按照预先设定的核算规则自动生成会计凭证，并通过财务科目模型检查其核算的正确性。检查无误的会计凭证经财务人员点击确认后，通过“银校直联”无现金支付系统，将款项直接支付给收款方。

3.会计凭证云存储。通过建立会计凭证云存储库，将电子会计凭证及资料制成电子档案保存，并实现实时索引。同时由财务人员打印纸质会计凭证移交会计档案室保存。

（三）加强内部控制信息化与业务财务系统建设的融合，提高风险管控能力。内部控制信息化系统是集数据分析、风险识别、智能预警等功能为一体，把各项规章制度、岗位职责、业务流程等内嵌在信息系统中，实现对业务和事项的自动控制，变“人控”为“机控”。高校应借助“放管服”改革的契机，对预算管理、收支管理、资产管理、采购管理、工程项目管理、合同管理六大业务流程进行重新梳理，将内部控制体系管控措施嵌入各类业务及财务报销信息系统，将分散的各版块信息系统统一集成，通过嵌入风险定义规则、集成的内部控制判断条件等对经费支出及经济业务进行内部控制角度的合规性审核，确保自动识别、发出预警并及时终止不符合内部控制规定的支出及超权限、越程序、缺材料等行为，有效减少人为主观因素，做到应放尽放、应管尽管，促使各项经济活动和管理决策可控制、可追溯。通过加强内部控制系统与财务报销系统的融合，实现互联网环境下财务核算、分析、控制、决策和监督等现代化财务管理模式；通过加强稽核系统与财务报销系统的融合，实现对财务报销进行实时监控，从而提高高校财务管理的安全性、高效性；通过完善内部控制系统与其他业务系统的共享机制或信息传递机制，推动业务系统的持续优化，从而提高高校财务管理风险管控能力。如完善内部控制系统与科研项目管理系统相联，适时或定期开展对科研经费业务流程的风险评估，对风险点自动预警，适时跟踪管控，充分发挥内部控制监督的管理职能。