企业法务工作中的合同审查和风险防范分析

安徽省中安振兴投资有限公司 姚辛

公司法务部门的合同审查工作从法律角度来看，分为两个方面，一是对拟签订的合同内容进行检查与审核，通过发现其中存在的法律漏洞、缺陷、隐患等多方面的问题，来进行风险的把控与预防；二是对已签订合同的履行情况进行跟踪，适时关注风险变化，积极采取措施保证合同的全面履行，或是在出现履行困难时合理采取诉讼、仲裁等方式妥善处理合同纠纷。在当前市场经济的背景下，企业经营已不再局限于依法经营的最低要求，需要同时考虑合法性、合规性、合理性的三重标准，并将风险防控、内部控制的要求贯穿其中。这使得法务工作的重要性逐渐凸显，而合同内容关系着公司的合法权益，必须要增强对其的审视力度。

一、企业经营中合同管理风险的范围

（一）合同管理制度系统风险

在当前社会经济发展的背景下，公司内部管理的质量是直接影响企业核心竞争力的重要维度之一。合同作为企业内部管理中的关键部分，当下绝大部分公司都已经创建了相对全面、系统的制度体系，包括《合同管理办法》《法律审核论证制度》《法律纠纷管理机制》《外聘律师管理办法》等，但在现实工作中依旧存在一系列的问题，让制度规定与制度执行存在着一定的差距，看似是执行依据的制度，反而困住了经营发展的手脚，与公司实际严重脱节，更有甚者，与合法、合规、合理的要求背道而驰。发生该情况的主要原因，是论证方面的不充足。

（二）合同管理程序风险

俗话说，程序即看得见的正义。合同管理程序审核重在对合同管理的各环节、各步骤进行有效性评估，以期通过程序审核保证合同签订和履行的公平、公正、公开。合同管理程序审核狭义上包括企业内部的合同签约审批、合同变更审批、合同纠纷处理审批等。以上均可以通过企业信息化办公系统完成。而广义上的程序审核，还需将审核范畴延伸至合同建立的依据上来，例如采购合同签订前是否履行了相应的采购流程，重大合同是否履行了集体决策程序。由于程序性的错误发生概率较高，使其经常会发生在请示、决策等多个阶段中，成为后续审计监督、巡视整改的重点。

二、企业法务工作中合同审查与风险防范存在的主要问题

（一）法律专业团队不健全，复合型人才匮乏

正常情况下，公司想要能够成功组建法务管理体系，首先需打造高质量的企业法务人才团队，将人的因素放在第一位。随着企业主要负责人依法治企意识的不断强化，绝大部分的企业，尤其是国有企业，已经设立了专门的法务部门和专职法务岗，并推行总法律顾问制度，有效保障法务工作的平稳顺利开展，科学防范合同风险问题的发生。但也仍然存在少数企业在内部存在职能交叉、职责不清、多头管理的情况，合同管理由非法务的其他岗位人员，例如销售、业务人员等进行审核、签订、监督。以上提及的人员很可能对专业法律的认知程度较低，且出于不相容职务的考虑，有选择、有倾向地设置合同审查重点，未能够对合同之中的条款、协议内容进行逐一审查与核对，极容易增加公司所承担的风险。同时，虽然很多公司内部已设有法务岗位与专业人士，但是其中的工作人员专业素质并没有达到相应标准，从而使合同审视核查的工作不能够正确、有效落实[1]。即使已经拥有了一批专业素质高的法律人才，也会存在以下两个突出问题：一是法务人员与整体工作量的合理配比，这直接影响到审核质量的高低，企业需防止出现鞭打快牛的现象，继而导致审而不优、审而不精的后果。二是法务和业务的高度融合。如法务工作未能与业务紧密结合，未能了解合同签订的前因后果，那风险防控也仅仅停留在纸面。当下社会日益凸显的复合型人才匮乏问题，在合同管理方面愈加突出，亟待解决。

（二）合同文本缺乏规范性，示范文本普及度不高

根据《中华人民共和国民法典》第四百七十条规定，合同内容应包括当事人的姓名或者名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任和解决争议的方法。而法律所载的各类有名合同，更有其特殊的内容约定，作为合同成立的要件。但现实工作中，部分公司在与对方签订合同时，并未对其加大重视程度，使得内容细化程度不足，导致日后工作进展中纠纷不断产生。最为关键的是，一旦出现了情节较为严重的问题，公司很难使用合同之中的条款内容，保护自身的经济利益不受到侵犯。尤其是在示范文本的推广适用过程中，很多企业对此存在抵触情绪，在对示范文本的效率持保留态度的同时，也存在侥幸心理，期待能在示范文本之外争取更大的自由度。孰不知这样的灵活度同时也可能被合同相对方所用，成为合同履行中的障碍。为避免合同纠纷的产生，需在前期就重视合同文本的规范性，提前评估和预防合同风险，做到未雨绸缪。

（三）审查范围存在局限性，动态审查工作不足

公司内部的合同审查工作贯穿合同签订和履行的全过程，需要从商务谈判、合同报批等前期阶段，一直跟进、负责到合同履行完毕的终点。现阶段的合同审查范围存在一定的局限性，仍以合法性审查为主，以不违反法律、行政法规等强制性规定为前提。然而随着企业法务、风控、内控工作的一体化要求，审核合同的合规性、合理性也是重要的内控手段之一。合规的概念源于反腐败、反贪污，而如今“规”的范畴已延伸至党内法规、部门规章、规范性文件、行业规范、商业惯例、道德规范、企业规章制度、企业对外承诺等多方面[2]。尤其是企业内部的管理制度，作为承接内外部管理要求的载体，是合同审查的重要依据。其次关于合理性的审查，虽然类似投资收益率、担保物价值、产权转让价格等经济、财务等指标不属于法律审核的范畴，但面对价格奇高、让利较多、涉嫌利益输送等现象，也不应熟视无睹，需由合同经办人员做好解释说明，纳入风险提示，供公司决策参考。以上皆属于签订期间的事前合同管理，而合同的动态审查则重在事中管理。前期阶段协议方的信誉程度、资金实力、产品质量、验收结算标准等一系列重要信息均建立在当期的信息基础上予以约定，而合同履行过程中的各项内外部条件是否会对后期交货、产品和资金验收、结算等工作产生制约与阻碍，需采用动态化的形式，进行定期评估、分析、检查。只有做好了事前、事中合同管理，才能避免“事后之明”带来的后果和风险。

三、企业法务工作中合同审查和风险防范优化措施

（一）提升法务人员专业素养，强化法务管理意识

想要在签订合同的过程中，有效地避免风险、强化对内容条款审视核查的力度，公司内部必须组建起综合能力强悍、素质水平过硬、专业技能、经验丰富的法务人才团队。总的来说，公司想要拥有制度健全、人员专业的法务岗位，便需要将内部的业务内容进行合理分配，以此来强化对相关人员管理与控制。公司可以利用校园招聘、社会招聘、人才引进等多种形式，挑选使用适宜的专业人员，通过科学的筛选，最后留下法务专业出身，并且具备适宜的工作经验、工作能力的人士。不仅如此，还需要加强对法务岗位人员专业培育与栽培，通过定时、定期开展内部的专业技能指导与训练活动，或进入专业机构内部进行深造、邀请专家进入到企业内部为员工传授相应知识，以此来不断地优化员工自身具备素质能力与业务水平，为公司合同审查工作的有效化打下良好的基础。在合同管理期间，更应充分借助法务、财务等第三方专业机构的力量，多角度、多维度地审查合同条款，保障公司合法权益。

（二）把握合同文本审查的要点，贯彻与落实文本要求

在对公司内部签订的合同进行审查时，必须要掌握以下几点关键要点：

1.审查合同主体

合同主体是否拥有民事主体资格，是否取得相应的授权，将直接影响合同的效力。为此，要对其进行细致的审视核查。《中华人民共和国民法典》所载的民事主体包括自然人、法人和非法人组织。而就法人而言，法律上有营利法人、非营利法人和特别法人之分。对于农村集体经济组织法人、城镇农村的合作经济组织法人等新设的特别法人，在细致核查其是否有拥有合法合规的有效证照的同时，更要对其可以签订合同的范围、内容进行分析和预判。如遇分支机构、授权代表签订合同，需检查其身份真伪、授权手续是否齐备，将上述材料备查核验。合同主体审查中，还应广泛借助企业信用信息公示系统、中国裁判文书网、信用中国等外部信息查询方式，对合同主体的资信水平、抵押状况、涉诉情况进行尽职调查。

2.审查合同主要条款

在面对内容涉及到合同名称、标的物、履行方式、生效方法等方面的合法性问题时，需要对其进行细致的审查。合同之中的细化内容，应要尽可能地做到完善、详细、清晰、明确，剔除其中表达含义模糊不定，或是容易引起双方纠纷的词语或句子。不仅如此，还要细致地审核合同的格式，有条件的应尽量适用国家推行的示范文本，通过通用条款保障基本权益，通过专项条款详述特殊约定，让每个合同均是“量身定做”。

3.审查违约责任

在对合同进行审视核查时，需要针对其当前起草的条款内容，进行严格且仔细地核对，寻找其中是否存在双方权利义务不对等的责任内容，或是增加己方承担责任的条款，一旦发现便需要让对方及时更改，防止大型风险的发生[3]。

4.审查争议解决方式

合同签订后将进入到双方履行责任义务的阶段，一旦双方因利益问题发生冲突，争端解决方式与管辖法院便成为了关注的重点内容。仲裁与诉讼的方式各有优点和不足，管辖法院的远近也将决定诉讼成本的高低，因此，需要在合同文件之中加以重点标注，仔细标清解决问题的具体方法，并约定好相关的地点信息。

（三）把握合同程序性要件，避免出现程序瑕疵

除了以上合同实质性内容的审核，程序性要件的合法合规性审查也是当下内部控制管理的重点之一。程序性审核包括党组织前置研究讨论情况、“三重一大”决策流程、合同签约审批流程、合同用印流程、合同备案流程、合同付款流程等。结合企业合同管理制度规定，需重点对决策流程、审批层级、会签范围、用印规范、阶段性付款等方面进行把关，杜绝产生程序瑕疵。

（四）加强合同履行中的动态审查，及时防范化解风险

为了能够保障合同内容的顺利实施，公司应定期组织法务、财务等专业人员对合同履行过程中的各个条款进行审视核查，涉及阶段性付款、竣工验收、交付使用等重要节点的，需严格执行合同约定的标准和要求，避免出现超进度付款、缺少验收、交付手续不全等情况，通过严格的审查工作开展，良好地把握合同进度情况，并掌控实时信息的发展情景，合理分析可能产生的风险，并提前做好应对措施，从而保障企业自身的合法权益不受到侵害，并在此基础上提升创造的经济效益。

四、结束语

从以上文章中可以看出，企业法务工作中的合同管理已不再仅仅是合同文本的审核，而关系到合法性、合规性、合理性及程序性构成要件的全方位审查。为避免风险与纠纷发生，需要加强公司法务部门岗位、专业人员的管理与聘用工作力度，同时结合实际延伸合同审查的深度和广度，弥补合同范本规范使用、合同履行动态管理、合同审批程序把关等方面的不足之处，以此进一步规范合同管理工作，维护公司合法权益，提升自身创收利益。