中学档案管理工作问题与工作效率提升方式探讨

刘雪芳

(佛山市第三中学 广东佛山 528000)

在社会迅速发展的今天，教育事业也有了突飞猛进的变化。教育事业不仅是教师的日常教学工作，还有支撑教学的一些教辅工作。全新的教育改革之后，许多教辅工作无法与新课标的教学改革相匹配。拿中学档案管理工作来说，对学校的发展起关键作用，但在平日的工作中，学校往往将教学质量和学生的升学率作为改革重点，而忽视了档案管理这类教辅工作。对此，学校应加强对档案管理工作的重视，并就如何提升管理工作效率进行探讨，进而促进教育改革。

一、中学档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作人员专业能力不足

在社会进步发展的过程中，学校为了与时俱进，不断地进行规模扩张，学生数量增加之后就需要一些专业的档案管理人员来处理档案。但现阶段中学档案的管理工作人员专业能力都明显不足，且无法将百分百的精力投入到工作中，导致档案管理工作出现一系列问题，如果不能解决这些基础问题，会严重影响学校未来的发展。当然，主要原因是中学对档案管理的疏忽，导致一些专业的工作人员离岗，人才流失也是导致目前档案管理工作效率低下的原因之一。

（二）档案管理方式存在弊端

随着社会的科技化，各行各业都逐渐向自动化方向发展，因此，在当下的新形势下，可以利用信息技术让档案管理工作逐渐实现自动化，进而有效提升档案管理工作的效率，虽说利用信息互联网技术能为中学管理工作带来方便，但这一管理方式还存在一定的弊端，由于互联网中会存在安全隐患，而档案资料是在电脑上储存，如果受到外界的病毒攻击，很有可能会篡改某些档案，这是一个很严重的问题。

（三）学校对档案管理工作不够重视

分析当下中学档案管理工作现状发现，多数管理人员的日常工作就是对档案进行一些简单的整理和储存，并没有与之相匹配的后续完善工作。众所周知，如果档案管理的流程不完善，那么管理这项工作也将毫无意义，久而久之，会导致档案管理工作越来越不受重视[1]。随着新课标的改革，档案管理也要进行适当的改变，但当下对档案管理的工作不够重视，直接导致管理人员缺乏工作积极性，不能及时地对档案进行整理归类，这也是档案管理工作效率低下的原因。想要从根本上改变档案管理工作现状，需要基于时代发展的基础，创新管理方式，进而解决各种问题。

（四）档案管理模式与时代脱节

现在，很多中学中的档案管理工作依然选择传统的管理模式进行，没有对模式进行创新改革，无法利用网络化设备和科学的管理模式，因此，经常会导致一些重要文件丢失，无法正常开展教育工作。这种传统的档案管理模式已经严重与时代脱节，很难满足当下社会的发展情况，导致教育事业的发展极其缓慢。

二、中学档案管理工作效率的提升方式

（一）提升管理工作人员的专业水平

学校想要提升档案管理工作效率，首先要对档案管理的工作人员进行专业能力培养。学校可以引进一些高水平、高效率的专业人才，对中学的工作人员进行培训，进而提升档案管理人员的工作能力，提升工作效率。例如，学校可以设立专门的档案管理工作培训班，邀请一些经验丰富、能力出众的档案管理方面专家来校进行课程培训，并对当下的新形势、新背景进行讲解分析。培训的主要内容可以从实际工作中遇到的问题出发，宣导档案管理工作所需要的具备的基本要求，帮助档案管理人员更好地提升专业知识能力。经过这样严格系统的培训，能让中学档案管理人员进一步了解档案管理的工作内容，有效提升工作效率。此外，中学也可以通过高频度的宣传，提升工作人员的能力，并组织档案管理团队进行定期沟通交流，对工作中遇到的问题进行分析，进而提升档案管理工作的效率。

（二）采用信息化技术对档案进行管理

随着社会技术的飞速发展，信息化时代已经融入我们的日常生活，档案信息化也已成为当下的流行趋势。中学档案管理工作是学校创新改革的基础，因此，要紧跟时代潮流，采用信息化技术对档案进行管理。信息化档案管理有很多优势，能让工作人员摆脱传统的纸质档案，通过计算机进行采集与操作，将一些实体资料转变成线上档案，不仅能在整理上提供便捷，还方便查找浏览[2]。例如，近日一些中学在相关部门的组织下，将档案管理工作全部转变为电子档案，对存储的档案资料进行收集、整理，并引进操作便捷的档案数字化专业机器，对档案进行装订和录入，大大提升了档案管理工作的工作效率。通过互联网的形式进行档案管理，可以以最快的时间寻找所需要的档案，也是目前比较实用的档案管理工作方式。

（三）完善新时代背景下的档案管理制度

每个学校的制度不同，所以在档案管理上也会有所差异，学校应根据自身的实际情况，并结合新时代背景下的创新模式，制定出科学合理的档案管理制度。比如，学校可以采取绩效的评比方式，调动工作人员的积极性，并采用相应的激励策略进行绩效考核，以此提升档案管理效率。不仅如此，学校还要完善管理工作制度，要求工作人员在完成工作任务之后，将整理好的档案资料第一时间上交到档案管理部门。学校还可以建立监管制度，对档案管理人员进行监督，对于一些违反纪律的行为进行严格处理，确保档案管理工作有序进行，这是提升效率的关键步骤。另外，学校还要在资金方面进行投入，保证工作不会因为资金短缺而受到限制。这种环环相扣的档案管理制度，是新时代背景下让档案管理工作正常运行的基本条件。

（四）完善档案管理系统

为了保证管理工作效率有效提升，学校应单独配置一个利于储存的教室，并保证教室环境的干燥。当然，除了环境方面，还需要制定出详细的管理系统流程，对不同类型的档案进行分类管理，并保存到线上系统[3]。比如，对于一些重要性的档案，需要明确标注上注册和接收文件的时间，并记录上文件访问的细则，防止文件丢失。如果因工作需要将文件取出，则要明确标注取出的目的和返回的日期，避免出现资料流失的状况。

三、结束语

总而言之，随着时代的进步，中学档案不仅记录着学校不同时期的成长历程，还能够反映出中学的雄厚师资力量及规模创新，这都能为以后的发展奠定基础。由此来看，高效的档案管理工作能促进学校的发展，因此，学校必须重视档案管理工作，并对档案管理工作中出现的问题提出改进方式，确保工作效率的提升。另外，中学档案管理工作还要与时代接轨，在当下的现实环境中进行创新改革，提升工作人员的专业水平，为中学档案管理提供可实施性建议和策略，进而促进中学在新时代社会环境中的高效发展。