后疫情时期高校图书馆科技查新面临的问题及对策

张 翠

(河南大学 图书馆，河南 开封 475004)

面对突如其来的新型冠状病毒肺炎疫情(以下简称“疫情”)，在党中央的高度重视和领导下，全国各行各业均采取强有力的措施，我国很快遏制住了疫情。疫情初期，为了有效避免因人群聚集可能带来的传染风险，全国高校均采取“开学不返校、停课不停教、停课不停学”的原则，各高校图书馆采取闭馆措施，但是由于企事业单位和科研人员仍有科技查新的需求，疫情防控期间，很多高校查新站采取网络办理科技服务的工作模式为科研人员提供服务，即查新站的各项工作均通过网上办理，查新人员以在家办公为主，实现“不见面”“零接触”办公模式。从目前疫情的发展情况来看，虽然国内的疫情得以控制，但国际疫情仍非常严重，高校防控压力仍然很大，对于科技查新工作来说，与委托人采取非接触的工作模式可能成为常态，因此，面对疫情防控进入常态化阶段的新形势，高校图书馆科技查新站也面临新的问题与挑战，其中高校图书馆科技查新站如何在疫情防控常态化阶段提高科技查新的工作效率与质量，推动科技查新工作全面发展，将成为后疫情时期科技查新工作站面临的主要问题。

1 高校图书馆科技查新站的现状

高校图书馆科技查新站作为学校教辅机构，不仅要承担学校内的任务，还面向校外其他高校、政府机构、工矿企业、科研院所等开展科技查新与情报咨询服务。在“双一流”大学建设、高校知识产权信息服务中心建设和新时代背景下，科技查新机构也在不断转变工作思路，拓展服务范围，深化服务内容，探索信息服务新方式。目前，很多高校图书馆查新站不仅开展科技查新服务，还开展查收查引、学科服务、知识产权信息服务等深层次、个性化的信息分析服务工作，更好地体现出图书馆查新站的全方位服务水平，为学科建设提供数据参考，为学校的“双一流”与高水平建设提供有效助力。但是随着查新站业务不断拓展，导致查新站业务量大，人员不足，查新员普遍压力大。疫情的发生，导致这种现象更加突出。且全国高校图书馆科技查新工作存在着明显的区域、校际差异，疫情期间，很多高校图书馆仅针对校内用户提供服务，不再承接校外查新业务，且高校图书馆查新站在寒暑假期间基本不开展查新业务。另外，随着中国特色公益服务体系的不断建设，全国部分公益一类查新机构的科技查新收费陆续被叫停，如本来接受较大量查新任务的科学技术信息研究所，查新积极性不高，其查新量也随之下降，这也导致一些企事业单位办理查新业务比较难的景象[1]。而一些高校查新站由于宣传不到位，不为校外企事业单位所知，业务量较少。如何解决这种供需矛盾，是目前高校图书馆查新站面临的棘手问题。

2 后疫情时期高校图书馆科技查新面临的主要问题

2.1 沟通不便，工作效率低

后疫情时期全国大部分高校采取封闭管理，外来人员基本不允许进校园，针对校外用户科技查新工作主要采取非接触方式开展，实行线上服务和网上办公，与查新委托人尽量采取不见面的方式进行沟通，但这也导致了查新员与委托人沟通不充分，影响查新报告的效率和质量，对国内外查新的影响尤为突出。而要保证查新质量，同用户有效沟通最为关键。可以说没有一个查新站能配齐各专业的查新员，也没有一个查新人员能掌握各个专业方面的知识。且随着科技创新的快速发展，各种新的名词、新的原理层出不穷，而查新员必须在对这些新名词、新原理进行消化吸收之后才能制定合理的查新策略，才能保证查新结论的客观性，所以与查新委托人的沟通是完成查新报告的重要环节。疫情发生前，查新工作一般要求委托人必须到现场沟通，这样可以更好地理解查新课题，遇到问题及时解决，对于查新报告的质量和效率都有保证。而后疫情时期查新员只能通过电话、QQ和微信等工具与委托人联系。查新委托人有时并不是具体项目负责人，对查新项目具体内容并不十分了解，提供的关键词不准确，很难确定查新点，增加了查新工作的难度。若电话沟通时间较长时，有的客户会比较烦躁，配合度不高。尤其工法查新时，涉及的内容一般比较抽象，但是委托人很多时候在工地，双方沟通比较困难。而国内外查新主要涉及国外文献的挑选，若委托人不到现场，就算是具有专业背景的查新员短时间内在保证查准率和查全率的前提下，挑选出密切相关文献都很困难。

2.2 查新集中，查新量大

查新课题全年各月分布不均，呈现扎堆集中申报，查新员将面临短时间完成大量任务的局面。以河南省为例，每年3月～5月，河南省教育厅科技成果登记、河南省科技厅成果登记、河南省医学科技攻关计划项目申报、河南省中医药科学研究专项课题申报、工法申报等都需要科技查新报告、查新报告的委托时间比较集中，而项目立项、成果登记、项目报奖等申报有一定的时间限制，有些科研管理部门通知的时间比较晚，很多委托人根本不了解科技查新，以为查新报告当天就能出来，不停地催促查新员加急做出来。且随着情报研究院等机构公益化后，其接收的查新业务也大量减少，但是查新需求仍在，这导致很多查新委托人无处办理查新业务，出现找人托关系做科技查新报告现象，这使得查新员本来任务就很多的情况下，又要加班加点地完成报告，而面对各种领域的查新，由于查新员自身专业的限制，对于某些领域的经验比较少，导致查新员心力交瘁，工作压力大。如何在查新高峰期，保质保量地完成任务，是后疫情时期高校图书馆科技查新面临的一大问题。

2.3 宣传不到位

很多查新委托人对科技查新认识不足，不够重视，都是在项目申请或报奖时，才知道要提交一份查新报告，但对于哪些机构能出具查新报告、查新报告需要多久、提交的查新申请需要怎么填写等问题并不清楚。一些委托人甚至以为自己就可以查新，只需要查新部门盖章即可。虽然查新机构网站上都有对查新委托流程、委托书填写指导、查新时长等详细说明，但很多委托人并不仔细阅读。在受理查新委托时经常遇到委托书填写不规范，客户当天想要报告等情况。另外，高校图书馆查新站在开展科技查新的同时，一般还受理查收查引及论文查重业务，一些委托人并不能分清三者的区别，把查收及查重误发到科技查新系统，这也一定程度上增加了查新员的工作量。另外，一些高校查新站缺少对外进行查新宣传，每年的查新量较少。

2.4 激励机制不完善

查新工作对查新员的专业性和创造性要求较高，查新员需要查阅大量文献来完成查新报告，一般一项国内查新至少需要3～5个工作日，国内外查新至少需要10个工作日。与高校图书馆其他工作相比，查新工作任务量大、工作烦琐、风险大，特别遇到难度较大查新和高峰期时加班加点完成查新任务成为常态，持续紧张的脑力劳动，导致很大比例的查新员压力比较大，表现出明显的职业倦怠。疫情及寒暑假时期，虽然高校图书馆处于放假状态，但是仍会有查新报告及查收查引等工作需要查新员加班完成，而很多高校图书馆查新机构对查新员并未有任何激励措施，一些查新站虽然有激励机制，但是其执行却形式化，在采取激励机制时，往往缺乏奖金、福利等比较直接的激励，更没有涉及查新员未来的收益、评先评优、职称评定等，因此让查新员产生认同感的难度较大，这也致使查新员工作热情不高，对查新工作消极应付，工作责任心下降等。

3 提升高校图书馆科技查新工作质量的策略

3.1 推行网络办理科技服务工作模式，加强与项目负责人沟通

后疫情时期高校图书馆科技查新业务以非接触方式正常开展，查新委托人可通过网上提交科技查新委托，查新负责人通过电话与项目负责人沟通明确查新点，对符合受理要求的查新委托按顺序编号、分配任务、进行查新，对不符合要求的委托合同，请用户重新填写，然后按照学科、专业分配给相应的查新员，再由查新员与项目负责人进行详细沟通，完成的查新报告以邮寄的方式发送至委托人。其中，最为重要的是查新员与项目负责人直接进行沟通，有利于查新员尽快掌握项目关键信息，可以通过电话、微信、QQ在线等方式，建立与用户畅通的沟通机制，通过建立查新机构App、网络服务平台，查新员和委托人使用同一平台，实现双方同时在线交流、有问题及时沟通解决。在沟通过程中要虚心向委托人请教，坦诚自己在这方面知识的欠缺，注意营造良好的交流环境和谈话氛围，耐心地聆听委托人对课题的介绍，对于不愿介绍课题或保密课题内容的委托人要注意宣传查新工作的性质，消除他们的顾虑。在沟通查新项目时可以让有条件登录数据库的委托人与查新员同时登录数据库检索，在选择文献时虽然双方不能见面，但看到的文献是一样的，这样可以提高查全率和查准率，提高查新的工作效率。国内外查新是后疫情时期的一个工作难点，查新员要通过国际联机Dialog数据库进行国外文献检索，在与项目负责人沟通时可以通过截屏、共享屏幕等方式与其一起制定检索词、检索式及密切相关文献的选择。

3.2 建立高峰期机制

后疫情时期查新高峰期现象更加突出，因此建立高峰期机制非常必要。①要充分发挥政府的宏观引导作用。每年的项目申报、成果登记时间及要求基本相同，申报查新单位应根据以往时间提前与科研管理部门进行协调沟通，尽可能提前发布申报项目、奖励通知，给科研单位预留一些时间准备，如果在规定时间不能出具查新报告，科技主管部门也应该尽可能宽限时间。另外，政府机构可以直接委托具有查新资质的下属机构进行查新，如河南省科技厅每年都有大量的项目需要科技查新，可以委托其直属机构河南省科学技术信息研究所或地市级科技局进行查新，以缓解高校科技查新站高峰期的压力。②查新机构应与科研管理部门多沟通，把查新的动态情况及时反映，在与委托人沟通时也要科普查新高峰期相关政策，提醒委托单位下次提早做准备。另外，查新机构应该建立查新员内外部联动的人才培养机制[2]，注重专业人才的引进，培养一批具有不同专业背景的兼职查新员作为储备力量来应对查新高峰期。后疫情时期由于疫情防控的常态化，入馆学生减少，图书馆的其他部门如期刊部、阅览部等工作量大幅减少，图书馆领导可以把调离到图书馆其他部门工作的查新员、审核员及参加过科技查新培训的人员组织起来成立科技查新跨部门小组应对查新高峰期，保证查新的顺利进行。③加强区域协作，共建区域性查新中心，积极构建协同创新模式[3～5]，实现信息资源、查新人员、查新业务的协同，坚持资源共享、优势互补的原则，减少高峰时期用户的等待时间，可彼此分流高峰，确保查新人力资源的合理和高效运转，实现高校图书馆科技查新效果的最大化。在超出查新站的工作承受能力时，可通过区域协同合作迅速分解任务，推送不符合本单位专业分布的项目和超负荷的项目到协同单位，保证按时保质完成查新任务。另外，由于近几年教育部不再审批查新站，部分高校图书馆虽然没有获得查新站资质，但具有丰富数据库资源及参加过教育部资格培训的查新员，可以与具有资质的查新机构协同合作开展科技查新工作。④建立科技查新服务平台，加大智库的建设力度，加快资源共享，实现查新工作的自动化和智能化，减轻查新人员的工作负荷和重复劳动，提高查新工作效率[6]。

3.3 加大宣传力度，提高查新意识

高校很多用户、企事业单位的科研人员对科技信息查新工作业务认识不足，科技查新站应加大宣传，引导校内外各高校用户了解科技查新及其重要作用。可以通过校园网主页、图书馆网站及建立查新QQ群、微信群、公众号等，推送一些科技查新科普知识及查新高峰期预警等，方便用户咨询、及时了解查新站动态。另外，后疫情时期可以通过在线云教育对科研人员及科研管理部门举行以科技查新为主题的讲座，嵌入式地开展查新服务工作，还应鼓励查新人员教课和开展查新科研项目，有针对性地深入到教学科研中，主动加强与科研处、教务处的联系，提升科技查新服务的意识和质量。

3.4 建立查新激励机制

高校图书馆查新站应建立满足查新员个体需求的激励机制，尽最大可能给查新人员创造良好的工作环境，努力解决查新员现实生活中的具体问题，充分调动查新员的积极性，促使科技查新服务水平达到一个更高的层次。①建立绩效考评机制，对于超出基本工作量及加急查新报告数量的，给予查新员奖励。②图书馆评先评优及职称评定给予相对倾斜，提高查新员幸福感和荣誉感。③打破坐班制，容许查新员对其工作地点和工作时间有更多的自主权等。④图书馆应尽量为查新员指定职业规划和创造提升机会，包括业务培训、外出交流、福利待遇、职位等的提升。

4 结束语

高校图书馆科技查新服务作为一项为科技研究事业提供依据的工作，为科研立项、新技术引进、科技奖励、成果鉴定、专利申请等提供有力的保证。随着疫情防控常态化，科技查新工作面临新的挑战，对科技查新工作存在的问题进行剖析并提出了具体的应对策略，这将对提高科技查新报告质量和效率，更好地为科研院所、大专院校、企事业等单位提供科技查新咨询和报告等技术服务，促进科技创新及经济的发展具有重要意义。