高校学籍档案管理工作的现状及改革探索

◇西安医学院 李 笃

学籍档案是高校档案系统中的重要组成部分，它以书面的形式客观系统的反映出了学生在校期间的学习生活，同时也为学生就业期间提供了真实有效的备查资料。本文分析了目前高校学籍档案管理工作的现状及存在的主要问题，并对未来的发展道路和改革方向提出了期望，为推动高校学籍档案管理工作规范化和信息化建设建言献策。

高校学生学籍档案主要包括了学生录取入校的时间方式、在校期间的思想政治表现以及各科考试成绩和科研成果[1]。企业在招聘时，除了考察学生的临场表现外，最看重的就是学生在校期间学籍档案。因此，提升高校学生学籍档案的管理工作近些年越来越得到相关部门的重视和关注。只有客观如实地反映学生的在校情况，优化档案管理的模式和方法，才能真正发挥学生学籍档案的作用。为了加强高校学籍档案管理工作，推进学籍档案规范化、科学化管理，我们将对目前高校学籍档案管理工作进行梳理和归纳，并对未来学籍档案管理工作的发展思路进行展望和探索。通过近些年的工作和调查，目前高校学生学籍档案的管理工作仍存在以下问题。

1 学生及工作人员对档案管理的认识淡薄

目前大部分高校在校生逐年增多，学生学籍档案管理的数量也是逐年加大，但是由于对档案管理的重要性认识不足，每年高校自身对于档案管理工作的投入不论是在经费上、还是在人员上都远远不足。高校学生大多数来自五湖四海，学制、成绩、科研每个人的情况都千差万别，面对如此错综复杂而又繁琐的工作，高校的档案管理人员必定会力不从心，从而忽视了档案管理工作的细致性和系统性。与此同时，在不少高校中，还有一部分管理人员将学生学籍档案管理工作认为是“闲差”，从思想上，就没有意识到档案管理工作的重要性和系统性，在工作中难免造成疏忽或遗漏，对学生的学习和就业产生一些负面影响。

当然，部分学生也存在类似的问题。现如今的高校学生有的忙于日常学习，有些忙于升学、科研，都忽视了个人学籍档案的上报和管理。从最初的原始档案的填写、到规范上交管理中间需要经过较多的手续和环节，因此在学生学籍档案的管理过程中非常容易出现纰漏。我们必须加强学生和管理人员的思想认识，提高对学生学籍管理的重视程度，这样才能保证学生档案的正确填写、上报和规范管理，从而逐步提升学生学籍档案管理的工作质量。

2 学生学籍档案管理缺乏信息化管理

近些年，信息化技术发展迅速，各行各业与信息化的融合也越来越密切，高校学生学籍档案管理对于信息化技术的融合也迫在眉睫。目前大部分高校的学生学籍档案管理工作仍然停留在传统的手工管理阶段，档案管理人员仍旧是通过人工将档案进行审核、分类、整理、归档及上报和调取，工作人员每天面对海量数据，疲于应付根本无法做到有效利用和管理，更无法满足高校日益扩大的生源规模和社会效益[2]。因此，引入信息化手段和方法，利用计算机和软件将繁杂而重复性强的工作转为清晰、系统的条理性工作，可以大大的增强档案管理人员的工作积极性和工作效率，从而真正发挥学生学籍档案的巨大潜力，让档案为学生服务，并开辟一条学生和企业之间相互了解和沟通的新途径，改变此前倒置的副作用局面，逐步形成一整套符合本校环境和实际现状的学生学籍档案信息化管理系统。

针对目前高校学籍档案管理工作中存在的问题，笔者认为应从以下几个方面进行相应的优化和提升。

2.1 强化学籍档案作用，优化档案管理规范

提升高校学生学籍档案管理现状的首要任务就是要给学生和管理人员强调学籍档案的重要作用，它是学生在校情况的真实记录和备查资料，一定要让学生认识到学籍档案的重要性和严肃性，确保学生档案资料录入填写的真实性和可靠性。其次必须改变档案管理人员的认识偏差，必须消除档案管理工作是一份清闲职位的错误思想，从根源上树立档案管理工作的崇高性和责任性。

与此同时，高校的领导管理层要对学生的学籍档案进行重点监督和指导，不断从顶层优化档案管理的思路和方法，不断投入人力和物力，要给档案管理工作配齐人手也要配足经费，要不断的加强档案管理人员的学习、培训，切实提高档案管理人员的工作能力和业务水平。加强学习和交流，从兄弟高校借鉴经验、取长补短，加强档案管理制度和法规的学习和考核，树立典型的工作标杆，对在工作中马虎滞后、漫不经心的人员一定要进行相应制度的处罚和教导。最终形成一套适合本校的学生学籍档案管理规范，只有从学校和学生两方面同时入手，才能推进学生学籍档案管理工作有效发展。

2.2 引入先进管理系统，加快学籍档案管理信息化建设

学籍档案管理的信息化建设是推动工作效率提升、优化管理环节的一项重要手段[3]。高校应首先组织专业的技术人员将现有的纸质档案进行电子化存档。在电子化存档的过程中一定要选派踏实认真的具有档案管理经验的专人进行，一方面要保证学生学籍档案的保密性，另一方面要确保在电子化存档过程中有条不紊，完整准确地将现有纸质档案进行电子化存档。目前，高校从事学生学籍档案管理工作的教师大部分年龄偏大，对计算机操作系统较为陌生，对信息化手段掌握不是非常熟练，因此要不断开展信息技术的培训和讲座，提高档案管理人员的信息化操作的业务水平，为科学系统的进行信息化建设提供人才保障。发挥学籍档案管理人员的丰富经验，力求通过培训和学习，使其成为一支能够熟练掌握学籍档案管理信息化系统的人才队伍，同时不断进行人才的引进，吸纳一批具有专业能力和经验的档案管理人员，鼓励在职人员进行进修和培训，确保学籍档案管理工作的信息化建设有效推进。

综上所述，高校学生学籍档案管理工作是一项系统性的工作，需要各大高校在充分认识其重要性的基础上，逐步加强档案管理工作人员的责任意识，明确岗位职责，不断通过有效手段提高业务水平，并逐步引入信息化手段和方法，将学生学籍档案管理工作做实做细，促进高校学生学籍档案管理工作迈上新台阶。