铁路企业合同签订履行风险防控体系建设

霍 娜

(山西大秦物流有限公司，山西 太原 030013)

合同风险管理是企业安全风险管理的重要组成部分，是企业法律风险管理的重点之一，是经营风险管理的重要环节。合同管理中，合同的签订履行是最基础、风险最集中的环节，因此围绕合同签订履行建立一套行之有效的风险防控体系是十分必要的。本文对企业合同签订履行风险防控体系做简要介绍，对当前铁路企业合同签订履行风险防控体系建设的重要性和存在的问题进行分析，并对铁路企业合同签订履行风险防控体系建设提出建议。

一、合同签订履行风险防控体系概念

合同管理风险防控体系，是指结合企业实际制定，实现对合同管理中的风险识别、分析、判断、防范，促进安全交易的制度标准规范体系。铁路企业作为重要的国有企业，合规管理、依法治企等理念已不断深入到铁路企业的基础管理中，建立以合同签订履行风险防控为重点的合同管理风险防控体系，对铁路企业防范经营风险、防止国有资产流失有重要作用。

合同管理的重心在合同的签订履行阶段，合同签订履行风险防控体系即是围绕合同签订履行这一核心建立的，实现对签订履行过程中风险识别、分析、判断、防范的制度体系，涵盖企业基础管理制度、考核制度、工作标准和岗位流程。所谓识别，是指在签订履行合同过程中将合同主体、合同文本、合同签订、合同履行中出现的风险点查找出来；分析，是指对合同签订履行过程中每项风险点的来源和可能造成的后果进行评价和预估，并依此预想可能造成的损失；判断，是指对该风险出现造成不良后果的概率做出判断；防范是指针对危害后果较大的或出现概率较大的风险点制定防范措施。铁路企业要重点通过上述四个环节建立合同签订履行风险防控体系，以规避经营风险。

二、铁路企业建设合同签订履行风险防控体系的重要性

(一)降低经营安全风险

以2015年12月4日发布的“重庆重铁物流有限公司诉巫山县龙翔商贸有限责任公司、合江县杉杉贸易有限公司买卖合同纠纷案”为例，巫山县龙翔商贸有限责任公司、合江县杉杉贸易有限公司实为同一人控制的公司，但在与重庆重铁物流公司签订合同时，巫山县龙翔商贸有限责任公司、合江县杉杉贸易有限公司故意隐瞒了这一真实情况，并且通过伪造货物运单、收货证明，虚开增值税发票等手段，虚构了本不存在的煤炭交易事实。所以，合同风险源于多方面，贯穿合同主体资格审查、合同签订、合同履行、合同管理各个环节，任何一点风险的爆发都会给企业造成损失，这种损失包括经济上的，也包括声誉上的。因此，建立涵盖合同签订时的主体资格审查到合同履行全过程的合同管理风险防控体系，参与合同签订履行的人员认真执行管理制度，掌握合作方商务信用情况变化，结合合同履行环境，及时调整合同履行方式或解除合同，避免发生违约引起诉讼纠纷，则可以大幅度降低经营风险发生的概率。

(二)保障企业合法利益

企业的经营活动要健康发展，强化法制、规范经营是一个永恒的主题，其中能否认真规范地签订、履行合同是一个至关重要的环节。特别是铁路企业，合作方类型复杂，合同文本种类繁多，部分业务流程较长，管理标准较严。在此背景下，合同履行签订风险防控对防止合同风险乃至铁路企业经营利益尤为重要。合同的签订履行是企业基础管理的重要组成部分，也是经营风险的主要来源，对外签订合同，和谁签、怎么签都需要合法依规防范风险。签订了一份内容齐备的合同并不代表万事大吉、风险全无，在合同的实际履行中，对方有可能出现不履行合同、不完全履行合同和其他违反合同条款等情况，因此铁路企业经营活动的开展首先就是要在签订、履行合同上坚持底线思维，尽可能重视并提高在合同签订和履行中的风险防范意识和风险识别能力，形成对签订履行过程中风险识别、分析、判断、防范的制度体系，保障企业合法利益，体现经营工作的价值所在。

三、铁路企业合同签订履行中存在的主要问题

(一)参与人员的法律意识和风险意识有待提高

当前，铁路企业合同承办人员、合同管理人员、合同审查人员、企业领导对合同签订履行风险认识程度参差不齐，一些人员对合同签订履行盲目乐观，主观认识有误区，轻信合同对方，对合同中存在的法律风险不重视，造成联签审查合同不认真甚至流于形式，忽视合同签订履行潜在风险，导致合同签订履行风险防控措施不能有效执行。

(二)合同签订履行风险评估制度不完善

有些企业合同管理制度中缺乏合同签订履行风险评估制度，风险识别、研判、分析、卡控机制不健全，没有形成一体，不能有效对合同签订履行风险进行全面、客观地评估。

(三)合同签订履行风险管理权责不清

有些企业合同签订履行风险管理机制运行效率不高，存在各合同联签人之间信息交流不畅，参与合同管理的人员对自身在合同管理中的职权和责任不明的问题，容易导致签订履行过程中部分细节监管缺失。

四、铁路企业建设合同签订履行风险防控体系的建议

(一)铁路企业从业人员要建立法商思维

法商思维，即对法律的自觉信仰与敬畏。法商思维是一种积极作为的思维。它不仅要求从业人员从内心深处信仰敬畏法律，还要求我们自觉认知法律风险、遵循法律原则、管控法律风险。现在越来越多的企业、企业家开始关注合同风险，运用风险管理锁住企业利润逐渐变成一种共识，这种共识即体现了法商思维。从铁路改革趋势来看，铁路企业市场化运作程度逐步提高，这就要求铁路企业中从合同承办人员、审查人员到企业领导都必须提高法律意识，建立法商思维，认识到依法治企、依法经营的重要性，从根本上重视合同签订履行风险，按照自身职责把规范签订履行合同作为己任，进而将风险的识别与防控能力转变为自觉行为，才能按照合同签订履行风险防控体系认真执行各项制度，体系的标准才能落到实处。

(二)风险防控要覆盖合同签订履行全过程

1.按照风险点细化防控制度

铁路企业要以现有的合同管理制度为基础，搭建一套覆盖合同签订履行全过程的风险防控体系，确立合同签订、合同履行两大制度框架，全面客观地识别和分析每个环节存在的风险点，统筹制定风险防控措施，并根据措施要求建立完善的相关制度、流程。合同签订制度体系要涵盖对合同的前期审查(包括资质审查、签订文件及谈判资料审查、条款审查)、合同签订(包括用印、签字)两部分；合同履行制度体系要涵盖合同约定的权利义务履行情况、履行监管、合同纠纷应对等制度。

2.防控重点：前期审查和履行证据固定

(1)加强合同对方资质审查和合同文本审查。一是加强合同对方资质审查。围绕对方主体真实性、合法性进行调查，充分利用国家企业信用信息公示系统、法院执行网、裁判文书网，全方位了解对方经营状态；加强现场走访调查，全面了解合作方与相关联公司的股权关系、出资是否到位、股权或知识产权是否存在权利担保等；同时对对方专业资质严格审查，尤其是建设工程施工合同、知识产权等类型合同，在审查完资质后要出具意见，明确哪些资质缺失或失效、主体可能带来哪些风险(例如没有实缴注册资本的合同主体)。二是加强合同文本审查，每个合同联签审查人员根据自身专业的审查原则细化合同文本审查标准。例如法律事务管理员的审查原则是合同合法性、完备性、可执行性，那么就要把每个原则细化成若干条有可操作性的标准。例如把合法性细化为：合同目的合法、合同主体适格、没有虚假交易等掩藏行为、合同内容不违反法律法规且如实反映双方交易内容。在审查合同时，充分与合同承办人沟通，全面了解合同背景和合同目的，再对照审查标准审查，以此降低合同文本风险。

(2)建立合同履行档案，注意合同履行过程中的证据收集与固定。一是加强己方履行证据和对方违约证据的收集与固定，往来的函件、签认的记录、交收货或服务过程的记录、沟通协商的记录以及在履行过程中形成的各类资金往来凭证都要建立档案，妥善保管，尤其是出现对方提供的货物不合规、未按时付款、服务不达标等违约情形时，要及时拍照取样，纳入履行档案。一旦合同在日后出现纠纷，调取履行档案提供完备的证据。二是加强履行记录，合同承办人按照时间节点把合同履行义务拆解成表，分析每个时间节点要履行的义务和存在的风险，到固定的时间节点要记录履行情况，存在哪些风险，有没有应对措施等内容。

3.建立示范合同文本体系

目前，国铁集团制定了一系列标准(示范)文本，各基层企业应根据自身业务实际，圈定常用文本，并制定本单位的合同参考示范文本，然后在企业内部建立示范合同文本体系，将国铁集团和企业自身制定的合同示范文本纳入其中，按类别形成体系，每份示范文本要配套使用范围说明、重点条款说明、风险点提示和履行中应当注意的事项，形成体系管理。

4.防范人员风险，设置岗位流程图和关键风险点

(1)建立合同管理责任制度，把参与合同管理的人员作为一个团队，纳入管理制度，划清责任，加强上级领导的管控和下级部门的执行，加强各部门之间的配合，实现各部门、上下级互相防控机制，实现合同签订履行风险合力防控。

(2)设置岗位流程图，列入合同签订履行风险防控体系。每个参与合同签订履行的人员都设立自己的合同管理岗位流程图，结合自身工作专业，从本角色出发，识别风险点，制定防控措施，在合同管理中对照执行。例如在合同履行中，财务部门制定按照合同约定履行付款义务，那么在识别研判风险点的过程中，就要分别制定先付款后开发票、先开发票后付款两种不同情形下的卡控措施，在履行合同过程中，严格按照制定的措施执行。

(3)加强员工培训，确保全员对制度体系有所了解，尤其对于易发的风险和防控措施加强普及。例如合同对方发来要求对账、要求签认债权、要求确定货物质量等函件时，员工应如何应对处理等，要使员工明确接收的后果，加强请示、研究、答复和拒绝接收等程序方面的培训。

(三)研判新动向，建立动态风险库

1.关注外部环境与合同对方的变化

在合同履行过程中要随时关注市场环境、法律法规和相关政策的变化，及时研判新出现的风险，并制定有效的防控措施。同时，要时刻关注合同对方的经营状况，制定应急预案制度，定期在国家企业信用信息公示系统和裁判文书网查看经营状况和涉诉情况，一旦出现歇业、吊销、查封等行政处罚、违法经营或重大诉讼纠纷，及时与合同对方协商要求提供担保或解除合同。

2.关注内部业务调整

根据铁路企业，特别是法人资格企业的业务变化建立动态风险库，随着合同签订履行进程把新发生的主体变化风险、文本风险、违约风险纳入库中，合同履行完毕后，对履行情况进行评价，看履行与约定是否存在偏差，并将此偏差给经营带来风险的评价也纳入风险库，避免同类合同再次发生。

(四)建立风险应急预案和风险评级制度

1.建立风险应急预案

根据能够合理预见、未来可能发生的合同履行风险，依据发生的概率和后果，设想履行过程中可能出现的对方资信和履行能力的变化，评估此项风险可能造成的最大损失，建立相应的应急预案，明确在风险发生后(例如因我方违约引起合同诉讼)的报告时限、报告程序、承办责任人和具体应对措施，制定完整的预案流程。应急预案制度中还应明确规定风险事件发生后相关人员的职责、汇报路径、处理措施及各项措施的执行顺序，包括事件处理报告、经验总结及改进建议。

2.建立风险评级制度

对合同签订履行风险预估评级，并根据不同的风险等级制定体现轻重缓急层次的对策，尤其是对大宗物资买卖、建设工程施工、投资、担保等金额较大、履行周期较长或资金流通风险较大的合同，要根据合同签订履行风险发生的情形和造成的损害后果，细化合同签订履行风险等级：一是重大级风险，可能导致企业发生较大财产损失，社会声誉受到严重影响，企业受到行政处罚甚至承担刑事责任或承担与企业全年利润额相当金额的民事赔偿，在很大程度上影响企业的市场地位、正常经营和人员稳定。二是一般级风险，可能导致企业发生财产损失，社会声誉受到影响，企业自身因此承担一定的民事赔偿，遭受一定的经济损失，对企业的市场占有有一定影响，但不影响企业的正常生产和人员稳定。三是轻微级风险，即可能造成企业发生少量经济损失，承担少量民事赔偿，遭受较轻的经济损失。要投入50%～60%精力放在重大级风险防控上，30%～40%的精力放在一般级风险防控。对重大级风险，要实行逐级上报程序，细化防控措施和应急预案，明确责任人，按照履行节点评估风险发生概率和后果，设定一个预警值，例如对方迟延付款超过多少天即视为重大级风险，一旦超过预警值直接启动应急预案。同时针对此类风险，对合同的违约责任的条款要分层设计，细化违约情形，并加强履行监管；对一般级风险重点要加强合同履行监管，定期对风险评价；对轻微级风险，可以暂缓处置，关注发展情况。

(五)完善考核激励与责任追究制度

建立完善与签订履行合同风险防控体系配套的考核激励制度，对照岗位流程和工作标准，制定评价标准和考核激励标准，定期对企业签订履行合同风险管理进行评价，对及时防控合同签订履行风险的人员进行奖励，对完全达不到体系标准要求的人员落实考核，造成后果的要按照职责划分和处分规则追究责任人的责任，确保体系中的各项制度得到有效落实。