强化F公司人事档案管理的有效对策

陈倩

新时期，在我国社会主义市场经济快速发展的背景下，重视人才方面的储备及管理，已成为企业提高自身市场竞争力的有效方式。对此，人力资源管理作为招聘人才、储备人才和管理人才的重要途径，其中的人事档案管理环节具有关键性作用，能够在增强企业自身市场竞争力方面起到一定的影响性。正因如此，企业需重视人事档案管理工作。鉴于此，本文以F公司为研究对象，通过分析F公司在人事档案管理方面存在的问题来阐述如何强化人事档案管理的相关措施，旨在进一步提升人事档案管理水平的同时，加强人事档案的服务功能。

一、人事档案管理的重要性

企业人事档案管理是指企业的人事部门对所有员工的档案进行整理、组织、存放、管理和使用的全过程。人事档案记录和反映个人的主要经历、政治面貌、工作实绩等内容，包括履历、自传、鉴定考察、学历及专业技术职务、党团、表彰及处分材料、工资待遇及职务任免等十类材料。

人事档案管理对于企业来说非常重要，它不仅是企业招聘和开发人力资源的依据，也是企业进行人才选拔、任用、考核的依据。对于员工个人来说，人事档案是个人信息的权威证明，发挥重要的凭证作用，可为员工提供年龄凭证、学历凭证、职称凭证、薪资及职务凭证等。随着中组部在全国安排部署干部人事档案专项审核工作，对人事档案管理工作的重视程度日益凸显，诸多企业对如何优化档案管理工作也提上了研究日程。人事档案管理基本流程如图所示。

二、F公司人事档案管理存在的问题

F公司为国有建筑企业，成立时间长，员工众多，达上千人。在人事档案管理方面，其存在的工作难点主要体现在员工涉及多个方面、资料流通时间历时长、信息较繁杂等，加之具体资料填写的整理方式与填写方式存在着较大不同，因此这在耐心度与细心度上对相关管理人员要求更高。

1.重视度不够，在认识上存在一定程度的不足。公司部分员工对人事档案重要性认识不足，认为这项工作只是档案管理部门的事情，在档案中缺少相应材料时，部分员工存在轻视或嫌麻烦心理，不愿意配合人力资源部进行材料补充，或者虽然配合进行了相关材料补充，但是配合度不高，这导致在档案材料补充工作过程中受到了一定阻碍，进而影响了F公司人事档案管理工作的整体性与流畅性。部分领导认为档案管理是一项事务性的保管工作，不属于公司核心工作，在一定程度上忽视了此项工作。

2.管理不完善，历史遗留问题比较多。由于形成人事档案材料的部门对档案工作管理不善、认识不足等原因，不能够及时收集和归档材料，导致部分档案材料缺失。例如：见习期转正定级材料、学历材料、专业技术职务评审表、入党申请书、入党转正申请书、劳动合同书、任职文件等，很多员工的档案中都存在缺失或不完备情况。再加上时间较长，部分员工的原单位已经不存在或原管理档案人员已转岗，导致相关材料收集困难，更加剧了F公司人事档案管理工作的难度。

3.立卷不规范，档案质量不够高。①档案材料分类不准确。在整理F公司人事档案的过程中，发现部分人事档案材料分类错误，如专业技术职务的考核表放在了第四类，本应该放在第三类里。党员材料中的政审材料放在了第六类，而应归入第五类等。人事档案分类错误，会给档案的查找、利用带来麻烦。②档案材料的内容填写不一致。出生日期、参加工作时间、学历、入党时间等记载多样，个别员工的档案存在年龄越填越小，参加工作时间越填越早现象。③档案材料格式不规范。由组织形成的材料缺少形成时间、组织盖章或领导签字，部分复印件材料未盖人事部印章，《干部任免审批表》中填写的工作经历没有相应的任职文件作为依据等，这些问题都会直接影响到档案质量。

4.技术落后，运行效率不高。F公司人事档案数量逐年增加，公司档案管理人员均为兼职，工作强度高，但档案管理还处于传统的手工操作阶段，费时费力，效率低，未使用人事档案信息化管理系统，与新形势下整个社会的发展进步、现代化、科学化、信息化管理水平不相匹配。

三、F公司人事档案管理的改进对策

1.加强相关知识学习，提高全员认识。认识是行动的先导，需提高全员对人事档案的认识。首先，要转变决策层和管理层的思想观念，使其更新对人事档案管理工作的认识，提高对人事档案工作的重视程度，将档案工作作为公司的重要事项予以关注，才能提高档案管理工作的权威性，确保相关工作顺利进行。其次，需加强档案管理人员的业务能力和责任感，可通过外派学习、继续教育、专项培训等方式，拓展和更新档案管理人员的相关知识体系，提高其档案管理能力和水平。再其次，要加强对公司普通员工人事档案相关知识的培训，通过定期举行培训会、各部门工作会议等方式，让全体员工认识到人事档案工作的重要性，提高对个人档案材料的更新和维护意识，进而提高其配合度，确保档案材料能够随时更新，维护人事档案材料的真实性、准确性和完整性。

2.关注过程管理，提升管理质量。①从档案来源方面做好审核把关工作，要严格审核递交过来的人事档案资料，应在遵循“原单位最大化地提供原有材料”的基础上，尽可能地降低历史遗留问题的出现频率。不仅如此，为了确保人事档案内容与实际情况一致，需仔细核实材料的完备性，如出现偏差，则要记录尚未完善或不一致的相关信息，并及时向档案当事人反馈其资料中的缺漏信息，由当事人到相应的部门办理补充材料并重新递交给档案部门。②在日常工作中做好动态信息的更新，随着员工自身的发展，人事档案信息需要不断完善和实时更新，以防止因时间流逝而造成的资料丢失和不完整。举例来说，当某员工已更新了学历学位、技术职称、技能证书等信息时，管理人员要周期性地动态化手机相关信息，并经过鉴别、整理后，添加到人事档案中。动态化信息管理的优势之一在于保证人事工作信息的对称性，从而更好地保证在领导层进行人才任用时能够使其所需信息可以更具时效性。

3.细化完善制度，规范材料归档。制度是保障，为了使公司档案工作有章可循，完善和落实制度也是提高F公司人事档案管理水平的重要工作之一。F公司需要进一步完善现有的人事档案管理制度。具体需采取的措施有：①细化制度内容，将现有的人事档案管理制度作为管理工作开展的总纲，再根据上级部门制定的制度文件，对内容较为粗略的章节分别建立管理制度。例如，制定详细的檔案材料归档制度，进一步规范档案材料的内容与格式、档案办理手续、档案管理的流程等，注意各类档案管理中必要的审核点，归档完成后要注重排序编号、整理目录、装订整齐，并对缺少材料的档案以过渡期的方式进行保存，杜绝档案不齐全就进行归档的现象。②新建并逐步完善与人事档案管理有关的配套制度。例如，建立人事档案监督制度，对人事档案管理工作进行定期检查和跟踪监督，及时发现管理工作中存在的漏洞或者不规范的问题，并提出改正建议。

4.强化管理创新，提高利用效率。采用传统的人工方式管理人事档案存在诸多弊端，如耗时长、效率低等，同时也不易于档案的查找、更新和维护。F公司人事档案管理应逐步从手工完成向充分运用现代化科技手段过渡，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各环节的计算机化：①F公司应引入信息化人事档案管理系统，利用档案扫描、图像处理等技术，将实体档案转化数字图像或文本，形成数字档案。通过系统对实体档案进行数字化采集，上传或录入数字档案，并按规定进行分类归档。同时，实行实体档案和数字档案同步动态管理，及时更新干部的奖惩情况、职务变动等动态信息。②建立档案材料电子借阅、归还流程，从申请、审批、查（借）阅到归还，实现流程化。另外，借出的文件也可以通过归还提醒功能进行及时追溯。③在满足档案管理工作相关要求基础上，可通过适当地进行权限设置这一方式来实现对各分工人员的具体化职责权限分配，与此同时该设置必须具有特定性，若没有授权，则不可实行对应操作，以更好地避免发生伪造信息或私自修改信息的现象。

四、结语

综上所述，对于人力资源管理来书，人事档案管理不仅具有重要性，且通常都有一定的复杂性。现阶段，我国社会正处于快速发展时期，而对于企业人事档案管理来说，仍存在很多需要优化的问题。以本文的F公司为例不难看出，还有很多需要被重视的人事档案管理问题。对此，无论是F公司还是其他企业，都要强化自身在人事档案管理方面的意识，并全程加强关于档案管理的措施，以进一步提高我国人事档案管理工作的规范化与专业化水平，从而保证人力资源工作顺利推进和公司健康稳定发展。

（作者单位：中铁十六局集团城市建设发展有限公司）