新时代电子档案管理的现状与改善对策

蒋钰

【摘要】在普及无纸化办公与办公自动化的形势下，电子档案进入档案管理领域，并发挥积极的作用。它利用电脑和其他电子存储设备，进行文件材料的制作、保管、传递和开发利用，使档案管理工作出现了电子档案与传统的纸质档案同时并行、长期共存的发展新格局。

【关键词】电子档案;管理;地位

因此，作为档案管理人员就必须顺应时代潮流，正确认识电子档案在档案管理中的优势与特点以及其所处的地位和作用，并就如何加强电子档案的管理方式方法加以研究和探索，以期求得企业经营管理信息材料得到真实、完整、可靠、安全的保管和应用。

一、电子档案有别于纸质档案的优越性

在档案管理工作过程中，电子档案以其独有的时代特色和进步性，显

示出其与纸质档案不尽相同的优越性。

（一）在文件材料制作上的迅捷而高度的快速性。电子档案可以通过计算机、光盘和硬盘快速而准确的录制文件材料，快速的传送到需要的有关部门和有关人员，使需求者尽快实现开发利用和资源共享，以提高利用价值和服务领域的扩展。

（二）电子档案的材料信息资源，在多种不同的承载介质之间具有可分离性。其可以离开原有承载介质，在另外的承载介质上进行整体的或是部分的内容拷贝复制，互相录制使用，适时查阅传看，打破了场地环境和距离远近带来的限制，提高了异地调阅速度和开发利用的时效性。同时，也减缩了档案管理人员的劳动时长，提高了利用查阅的效率。

（三）在查漏补缺，修正改错上具有追踪性。在文件材料录制和异地传递后，发现其内容出现遗漏和错误问题以及传递途中出现明显失误时，可用传输媒介进行适时的有效的搜索追踪，进行查阅改正，及时堵漏修正，保证文件材料信息的完整性和准确性，提高了安全防范的有效性。四是，在节约劳动经费和劳动时间上具有明显的可行性，电子档案制作使用光盘、硬盘和其他电子设备作为存储介质，收纳文件材料资源的数量多、密度大、范围广，占用库房设备少，减少了纸张笔墨的消耗和库房设备的利用数量，节约了办公经费的开支，同时，由于电子设备的广泛使用，减轻了档案管理人员的以纸质作为承载介质的复杂、繁琐的操作，减缩了劳动时间的多余付出，达到节约的目的。电子档案给文件材料的制作和保管制造了良好条件，具有纸质档案难以所及的优越性。

二、电子档案管理工作的问题与优化策略

（一）电子档案管理工作的现有问题。1、存在遗漏、软件不兼容问题。电子档案在档案管理工作中虽然有其独特的优越性，但还是存在着诸多难以解决的实际性问题。电子档案在存储操作中，虽然可以利用有限的存储空间存储大量的档案文件资料，但常常出现各种各样的人为或非人为的干扰影响，带来文件材料被覆盖、缺损、遗漏的现象，甚至造成丢失和删除。

电子档案录制时，是由电子介质来承载的，在存储、保管和内容显示

上需要规范化的格式，但由于不同的电脑设施的各种差异性，出现难以相

互兼容的现象，致使存储的文件材料在不同的使用终端无法实现共享开发，弱化了文件材料的可续性利用。另外，由于主客观因素的影响，引发了文件材料被窃取、修改和銷毁，使电子档案中的文件材料资源造成不必要的损失，其安全性失去了有效的保证。所以，在尚未全面解决电子档案安全保管的前提下，纸质档案在其漫长的应用岁月中，仍有其举足轻重的地位，

纸质档案管理作为核心地位的性质在相当长的时间内无法被改变。

2、病毒、黑客入侵的危险时刻存在。电子档案的构建与应用将从业人员从繁琐、重复性的档案整理工作中解脱出来，而且也确实能够优化档案工作的管理效益。但是，既然是需要利用信息技术才能实现，也就承担着一定的网络威胁。比如，许多垃圾软件与不健康网站的存在有可能会威胁电子档案软件的安全性，无形中被病毒入侵，有可能会严重威胁电子档案的安全性，甚至于会将电子档案变成一堆难以复原的乱码，造成文件流失、被损坏。

而且，随着电子档案体系的逐步完善，各个单位都在积极构建电子档案管理平台，便于办公人员共同使用这些电子文献。但是，在不法分子的入侵与威胁下，他们会雇佣一些具有高超技术的黑客盗取电子档案资料，直接导致资源被泄露。显然，这一问题的后果是非常严峻的，甚至于会在一定程度上威胁国家安全与社会稳定。因此，要想真正优化电子档案的管理质量，我们就必须要尝试构建完善的防火墙，时刻防治病毒、黑客的入侵。

3、从业人员信息素养水平低下。实施电子档案工作改革需要从在职人员入手，他们要率先改变传统的纸质档案管理行为，学习先进的电子档案工作方式，而且还要掌握良好的信息修复、病毒查杀与系统防护等多种技术。但是，从我国档案管理工作现状来看，大多数从业人员虽然会学习简单的电子档案管理方法，能够掌握个人权限下所必要的操作技术，但是却并不具备自主修补系统漏洞、防控病毒入侵等高超的专业技术。一旦出现系统崩溃、网络问题，那么从业人员便只能袖手旁观，等待外聘专业人员的“救援”。这就直接影响了电子档案工作的现实效益，甚至有可能会造成

资源流失、信息泄露等严重问题。

而且，关于电子档案系统的应用要求从业人员掌握有效的实践性技能，但是现实却告诉我们，许多年长的从业人员并不能很好地使用这种新的工作方式，需要花费很多精力对在职人员进行信息素养专业培训，而这也在一定程度上减缓了档案管理信息化、智能化的改革进程。

针对这些现实问题，我们又该如何改善并优化电子档案工作模式，主

动适应新挑战呢？下面，本文将对此进行现实分析，探索改善电子档案管

理工作的可行方法：

（二）电子档案管理工作的改善策略。1、建立一套科学合理的制度。电子档案因其自身的可复制性以及删改无痕性等特点，使其在整个档案管理的生命周期中，应采取更加有效的保护制度和安全措施。譬如，建立一套完善的电子档案制作规程，明确电子档案的制作审批、制作程序、制作范围、检查审核的相关制度，实行规范化管理;建立材料信息的调阅、更改、传递、记录制度，实现有序管理;建立录制、调整、上传、更改的全过程负责制和调阅审批负责制;建立防范材料信息遗漏、丢失、损坏外泄责任制，以实现电子档案的完整无损;建立全程管理检查监督责任制，保证材料信息资源的真实性和可靠性，保证电子档案管理工作优质、高效、有序的进行。

2、拓展档案线上交流服务功能。档案信息资源的检索、查阅以及利用服务是档案管理工作的核心内容。档案管理工作一方面要做好基础工作，另一方面，要更多的向提高资源服务水平和满足个性化用户需求方向倾斜。如依托档案系统大数据资源共享平台实现的查阅、检索以满足用户需求的个性化服务;依托线上借阅平台实行异地和远程查阅检索档案关键信息，打破纸质档案条件下一份档案信息，只能在特定的时段里供一个人查阅的现象，实现同个时间段的多人查阅与利用。在扩大利用范围的同时，节省了利用成本;搭建“微博”“论坛”式平台，畅通档案管理者与请求用户的沟通渠道。通过线上沟通、平台交流、用户评论、“发帖”等新型模式，实现了双方的无障碍沟通，方便档案管理人员改善管理办法、提升服务水平，使其成为一种新型的服务。

3、实行电子档案的统一集中管理。鉴于电子档案的灵活性高和可操控性强的特点，在档案管理工作中，应强调保证电子档案的规范化，应根据实际特点进行集中统一的组织管理。诸如：电子档案应根据自身文件格式进行分类存储，该归类的归类，该排列时间的排列时间，强调顺序性和规范性，杜绝混乱分类的无序管理;对于存在字段错漏、多字少行的文件材料不可随意处理，必须在经主管领导查阅审批后实施处理，避免影响后续的档案管理和利用。档案管理部门实施电子档案集中统一管理，不但可以从信息收集到归档，从借阅到利用，从存储到保护，依照规定程序执行，有效防控非专业人员同档案的直接接触，造成不必要的失误、损坏和丢失，还有利于与其他电子资料载体的有机联系，以取得专业开发利用的最大化效益。

4、加强电子档案存储条件与环境的改进。电子档案进入档案管理工作领域后，遇到了档案管理装备设施和环境的不适应。由于电子档案的存储介质是以光盘、磁带和硬盘为主要设备，其信息材料虽储存量大，但其占用存储空间却较小，一方面能够减轻库房压力、节约成本，另一方面也对存储条件提出了更高的需求。因此，针对电子档案的存储介质，应寻求更加科学严谨的管理办法。诸如：库房、卷柜的防磁、防火和防爆设备条件需要改善;库房环境和卫生条件要改进，做到库房卫生环境整洁、橱柜摆放有序、电源完好、防火用具齐全，定期查验整改;制定防磁、防火和防爆制度，建设良好的改进调整条件，确保管理工作正常有序的进行。

5、致力提升档案從业人员的整体素质。纸质档案管理工作模式由来已

久，已经根深蒂固。电子档案的进入给档案管理人员带来很多的不适应，觉得业务复杂、无从下手，操作起来存在着诸多不便。因此，为档案管理

人员提供尽可能多的培训机会，就显得极其必要。首先，提高专业技能，致使尽快掌握电子管理的新技术，熟悉新设备，掌握必要的专业技术和专业技能，以适应电子档案管理工作的需要。其次，采用多种专业人才引进措施，吸纳一批专业型的，有计算机电脑软件和精通数字通讯技术的，经过专业教育的人才，充实到档案管理工作队伍中来，以期实现档案管理队伍的更新换代。当然，针对电子档案改革特点，我们要与一些信息技术专业培训机构达成合作协议，派遣档案管理从业人员到专业机构学习电子档案系统开发、维护、使用操作等关键性技术，以便让从业人员更好地适应

档案管理信息化的改革环境，使其更好地实现职业发展。

6、实行纸质档案与电子档案的双套同管工作模式。纸质档案的突出特点在于它较强的安全性和稳定性。作为原始内容的原生载体，可以提供直接查阅和识别档案中的文件材料，及时发现文件材料存在的不良制作和失误，及时消除文件材料的隐患和弊端，发挥把关、保底的作用，使文件材料无法进行更改，杜绝各种造成信息泄露、删除、窃取和销毁的风险，保护了文件材料的原始性和时效性。因此，在尚未健全电子档案管理机制时，我们要尝试实行纸质档案与电子档案的双套同管工作模式，根据各自独有的特点，实行文件材料专柜保管和分别利用，建立必要的联系通道。对于具有永久或长期保管价值的文件材料，应收集其原始纸质文件或将业务部门提供的原始电子档案利用输出设备转为纸质档案，纳入库房管理，作为长期（或永久）的常规保存的档案进行保管，以传统的纸质档案形式保护其权益性和第一手性质，以备长期利用。近年来，油田档案致力于开发档案“单套制”管理的全新保管模式，以非权益性文件为基点的电子文件存档单轨制，可以进一步减轻库存压力和劳动时限，此办法的难点在于权益性与非权益性的界定，但待其进行了科学的划分后，其推广和沿用将成为“单套”“双套”并行的新的发展趋势，此方法的实现依旧是值得期待的。除此之外，扩大纸质档案的信息共享开发的渠道，针对纸质档案存在的延长和延缓材料信息交流的问题，可以借助电子档案的优势，全力扩大纸质档案的开发利用渠道。通过组织调研、用户回访及利用统计等方法筛选出较为常用且已经实行开放的纸质档案，转化为电子档案，进行开放性的网络共享，满足信息请求用户的档案资源共享的需求。实施电子档案与纸质档案的集中统一管理，不仅能有效的发挥各自的优势，而且也能适时规避

各自弱点，为档案管理创造新诠释。

三、结语

在档案管理深入发展中，纸质档案与电子档案分别在其不同的时代背景下闪耀着熠熠光芒。在互相交映的形势下，二者完全可以做到扬长避短、共同发展，长期并存。纵观全局，电子档案同纸质档案相互缺少兼容性，如于简单共存状态。因此，强化部门协调，细化配套管理是重中之重，需强化力

度，实施攻关克难，为档案信息化、网络化和规范化的发展创造良好条件。

【参考文献】

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