公司数字化后勤服务系统研究

黄力遥 朱梦月 李仁铎

摘要：在企业管理过程中，信息化与数字化的管理方式取得了显著的管理成果，应用范围也不断扩张。基于此，本文就信息化与数字化管理在企业后勤系统中的应用展开简要分析，主要介绍了在后勤办公系统、供电监控与给水监控系统、综合服务热线管理系统中的相关应用。

关键词：信息化;数字化;办公信息系统

前言：

信息化和数字化在现代管理方式当中具有重要作用，在各个领域都有所应用，如工业生产中的设备管理与控制、金融管理中的微机化管理等。在企业运营过程当中，后勤是企业的保障，为企业的健康运营与发展提供诸多支持力量，因此，创新企业后勤系统的管理方式，将数字化与信息化应用其中，从而有效提升企业管理效率。一、在企业后勤办公系统中的应用企业后勤办公系统中应用信息化与数字化管理，主要是依托公司整体的办公信息系统。构建完备的后勤办公信息系统，能够为后勤管理各个部门之间的信息交流提供更加便捷、有效的平台，管理层向基层管理部门以邮件、文件等形式，通过平台发布系统，及时传递管理意见与工作思想，确保企业后勤各个部门的紧密联系，使文件传达更加高效。

建立完善的综合管理体系，并结构建信息发布平台，管理体系在构建过程中应以质量管理、环境管理、职业安全监控管理以及测量管理作为体系核心内容，并以此不断改进、完善体系。在后勤办公信息系统的运行过程中，会面临文件改版或更新等问题，为保障系统运行的流畅性，构建信息发布平台，将文件发布独立于管理体系。信息发布平台的构建，也在一定程度上提升了文件更新与执行的效率，维护了管理体系的时效性与可靠性。

工作流程与档案的规范化管理。在工作流程与档案管理部分，应用信息化和数字化管理，对提升后勤管理工作效率具有重要意义，尤其在大型企业当中，涉及到企业发展历程、企业历年产品相关文件、员工管理信息等多种档案类型，档案数量也较为庞大。在大型企业当中，企业各部分的工作相互独立，但也相互连接，通过信息化和数字化管理，利用信息发布平台，不但能将企业运作的各个环节进行紧密联系，还能实现企业档案的信息化、规范化管理，方便各个部门的相关查阅工作。在档案规范部分，可将其进行有效分类，简化查阅过程。

1.在企业后勤供电、给水监控系统中的应用

企业运作过程中的电能供应是企业能量消耗的重要部分，特别是生产类企业当中，各类生产设备、常备用电设施等，用电负荷极大，针对这一部分的管理，传统巡检及维护的管理方式，管理难度较大，管理效果也并不明显。为有效解决这一问题，一些大型企业引进了电力供应远程监控系统，具备遥测、遥控、遥信与遥调四项监控功能。

充分利用计算机网络技术与现代信息技术，对企业产品生产设备、正常用电设备运行等的高压变电站进行综合监控，实现集中管理;与此同时，利用原有网络监控系统，进行设备运行状态与安全防范等内容进行有效监控，达到实时监控、有效监控的管理要求，从而提升管理工作效率，降低后勤管理的人工成本，并在一定程度上加强了企业用电的安全性。通过供电监控系统，不仅能够实现企业内部的用电管理，同时还能对管理指标的

执行状况进行实时監控，并具备费用结算与数据统计分析等多项功能，从而为企业内部各个运作环节、各个部门的电量管理提供了必要条件。

应用信息化和数字化管理，构建给水监测系统，使后勤管理相关部门对企业内部用水状况随时监控。在检测系统当中，具有完备的智能化数据分析功能，该功能能够自动进行自来水漏失与用水异常情况进行分析与识别，促使管理人员能够对企业内部给水设施出现的跑、滴、漏、冒等现象，综合分析并决策。

2.在企业后勤综合服务热线管理系统中的应用

企业后勤对企业内部的各项物业服务项目负责，如电、气的供应与维修、绿化、保洁、设施维修、建筑维修等。服务范围广、服务内容较为繁杂，多种事务纠缠在一起，管理难度极大。因此，为及时发现各项管理职能的有效实现，建立综合服务热线管理系统，利用系统中的录音功能，对接听调度员的工作态度、处理方式进行录音监听，从而对其工作质量进行有效评价，及时提出整改意见;另外，利用管理系统对需要处理的事务进行登记记录，并跟踪处理结果，实现岗位责任、岗位权、利的一一对应，在规范工作流程的同时，也有效提升了主要责任人的主动服务意识。

例如，在进行电、气维修部分的管理过程当中，针对电、气报修服务，接到报修电话的同时，就应做好记录，明确报修时间。在维修服务结束之后，需要对此次维修任务进行有效分析，通过维修记录，对曾经的维修工作进行分析，了解上次维修时间与人员，分析故障原因，提出有效的日常维护意见，控制故障率。针对此次维修流程，对维修步骤、使用备件、维修结果以及报修人评价进行综合记录，若再次出现故障，方便维修人员了解故障信息。针对企业后勤管辖范围内的设施维修，通过维修记录进行维修人员评价，并将其作为员工技能考核的一部分，与薪资、奖金相关联，形成人与物的共同管理模式。由此能够提升后勤管理人员与工作人员的责任意识，结合岗位责任制，能够强化值班人员主管能动性，充分实现企业后勤管理系统的信息化与数字化管理价值。

结束语：

综上所述，信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用，对提升企业管理效益起到了重要作用。通过有效策略，使信息化和数字化管理完美融合到企业后勤系统当中，能够在时间与空间上全面简化管理流程，为企业的稳健发展提供更有效的精神与物质保障。因此，拓展信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用范围，能够进一步加快企业的发展进程。

参考文献：

[1]康勇，彭均力，卢锦华.信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用[C]//中国计量协会冶金分会2011年会.0.

[2]胡伟.企业物资和后勤系统信息化管理研究[J].电信技术，2019（S01）：4.