大数据时代档案信息化的建设策略探讨

杨玉斌

曲阜市粮油购销储运中心 山东 曲阜 273100

大数据时代，运用各种各样的技术深入挖掘档案信息资源、整合分析档案信息资料，加强电子档案管理，对于推进档案信息建设具有积极意义。在档案管理工作上，应用大数据技术创新档案管理模式，优化档案信息收集、档案整理及档案存储保管等环节，能够规范档案管理的工作流程，提高档案管理的工作效率。

1 大数据的基本简述

大数据又称巨量资料，是指涵盖的数据资料量规模巨大，无法与人工或者是软件工具进行撷取、管理、处理以及整理。随着科学技术与互联网的发展，加速了大数据时代的到来，各行各业每天都在产生数量巨大的数据碎片，一般数量计量难以完整地统计规模及数量如此大的数据信息。进入大数据时代，数据采集不再是技术的问题，而是获取使用的问题[1]。

大数据具备数据量大、数据种类多等特点，要求数据信息应具备较强的时效性，数据信息必须存在一定的价值。与认同数据信息统一有所不同，大数据无需用用人脑来推算、估测后者是运用单台计算机进行数据处理。大数据收集统计采用分布式计算架构依托云计算技术构建分布式数据库，在此基础上，进行云存储。在档案信息化建设上，应用大数据技术进行档案信息资料收集、整理、归纳等具有重要意义。

2 大数据时代档案信息化建设的意义

大数据时代，加强档案信息化建设符合时代发展要求，随着大数据及时的广泛应用，数据处理与信息交换达到了前所未有的高度，这种情况下，以人工数据统计存储为主的传统档案管理模式的弊端逐一显现。新时期，档案数量急剧增加，每个档案管理人员身上都肩负着非常大的工作负担，面对数量庞大的档案信息资料以繁重的工作压力，档案管理人员在档案数据统计、信息管理及存储上难免会出现失误。一旦出现档案信息记录不准确、信息资料丢失等情况，就会影响档案信息资源的使用。基于此，必须加强档案信息化建设，应用大数据技术提高档案管理工作效率与质量，有效避免工作失误。从传统的档案管理工作模式中，不难看出档案管理人员的工作效率并不高，在档案信息统计、档案管理及档案资料归档存储的每一环节上都需要花费大量的时间以及投入大量的人力，在此过程中还可能出现失误。为了规范档案管理工作，必须依托于大数据技术，推进档案信息化建设，通过档案信息的集中管理，提升档案信息查询效率与管理效率[2]。

3 大数据时代档案信息化的建设策略

（1）制定信息化发展策略。大数据时代，加强档案信息化建设，需要制定信息化发展策略。首先，根据档案管理工作要求，建立信息化档案管理模式，规范档案管理流程，面对海量的档案信息，档案管理人员需要进行全面深入的分析，在此基础上，制定有效的信息化发展策略，以保证档案信息管理工作的科学性与可靠性。其次，优化整合档案信息资源，制定健全的档案信息管理制度，将档案管理工作与信息技术加以有机结合，建立电子档案，加强档案信息的集中化管理。各单位需要根据自身档案信息管理需求，加强档案信息整合，进行具有针对性的加工与编制，对于相对零散的档案信息加以有效处理，保证档案信息资源的有序性。借助信息技术优势，优化档案信息查询与使用，提升档案信息的整合度，为档案管理人员提供方便。最后，在档案信息化建设中，有效衔接单位业务信息系统、办公系统以及档案信息化系统，以提升档案信息收集、整理归纳与使用效率。

（2）强化档案管理的信息化建设。强化档案管理的信息化建设，需要结合大数据技术要求，以此协调配置档案信息系统的软硬件基础。科学应用大数据技术完善档案信息系统功能，有效提升档案信息收集、数据整理、信息资料存储及使用等效率。基于档案信息化建设要求及系统使用需求，合理匹配软件与硬件设施，以方便软件移植使用，并且提升信息系统的兼容性，从而实现档案信息共享。除此之外，在档案信息管理信息化建设中，相关档案管理人员需要合理使用存储技术，定期备份及存储单位的档案数据信息，加强档案信息管理的保密性，发挥信息化功能，从而完善档案管理信息系统。

（3）加强档案管理信息化队伍建设。档案信息化是一项专业性较强的技术性工作，事业单位档案信息化的专业人才掌握档案管理专业知识的同时，还要掌握计算机应用技术。加强对档案管理信息工作人员计算机应用信息技术和电子档案管理信息培训迫在眉睫。培训内容包括：计算机信息应用技术、电子（声像）文件档案整理归档、档案目录数据库建设、OA数据办公系统等知识。学习后应用到实际工作中，建立单位电子档案数据库，用活档案信息共享服务平台，提升档案管理工作效率，从而有效推进信息化档案管理建设。

（4）构建档案大数据安全体系。在档案信管理信息化建设中，档案管理人员必须充分重视档案信息安全保护工作，积极构建档案大数据安全体系，以避免档案信息泄露。加强档案大数据安全体系建设，需要根据档案信息管理要求，构建严密的档案信息安全防护系统，以保证档案信息的安全性。比如应用大数据加密技术设定档案信息系统安全权限，对于档案信息查询及档案信息使用进行限定约束，完善档案信息系统的识别与退出机制，以提升档案信息安全保护的有效性。此外，积极完善档案信息共享及时，对与各类档案信息进行分级管理，在此基础上，对于档案管理信息系统的安全性进行持续的跟踪，做好安全评估，以免发生档案信息泄露的情况，有效加强档案信息安全保护。

4 结束语

综上所述，大数据时代，面对的海量的数据信息，必须加快档案管理信息化建设，以提升档案管理工作效率与质量。与此同时，优化档案管理信息化建设需要制定信息化发展策略，完善信息系统功能，强化档案管理，构建档案大数据安全体系，以保证档案信息的有效性与安全性。