新时代高校档案管理工作存在的深层次问题及破解路径探究

张博宇

作为以记录、承载高校招生、学籍、管理、就业以及各类相关工作中形成的以文字、图片等资料为中心内容和职责的高校档案管理工作，是高校历史发展进程的见证者，也是档案工作的重要组成部分。随着社会的不断发展，档案管理工作日益得到国家的重视，原有档案体系的弊端也逐步体现，深化档案管理体系改革成为了必然。《“十四五”全国档案事业发展规划》系统总结了国家档案事业发展的历史经验，针对档案事业的发展现状，提出了纲领性的指导性意见，为新时代推进档案治理体系与治理能力现代化提供了理论支撑。

一、新时代高校档案管理工作中存在的深层次问题

高校档案管理工作作为档案事业的重要组成部分，与档案事业息息相通，也应与档案事业发展同向同行。然而，在当前高校档案管理工作中，仍有以下几类突出问题制约档案治理现代化的发展：

1.依法治档观念淡薄，对档案工作重视程度不足。新修订的档案法已经实施，这是推进国家治理体系和治理能力现代化对档案工作提出的必然要求。档案管理是高校行政工作的重要组成部分，也是回溯历史、总结经验的重要手段。虽然依法治档提了多年，但长期以来，高校档案工作存在着依法治档观念淡薄，档案管理重要性认识不足，部分高校较多关注教学科研等相关工作，往往忽视了档案管理工作，导致基础设施和经费不足，难以满足新时代要求，不能促进档案工作高质量发展。档案管理工作信息化程度不高、信息滞后和档案管理工作人员思想固化，习惯于只用传统工作方法和以往经验考虑问题，没有跟上大数据时代高速发展的步伐，削弱了新时代档案工作的科学性。诸多方面的问题，究其原因，根本上是高校以及档案管理人员对档案工作重要性认识不足。

2.档案工作体制机制不完善，缺少保障体系。很多高校档案工作的制度体系、考核体系、激励机制建设不完善。一方面，档案管理制度不够完善。当前高校档案管理工作中，普遍存在着制度笼统、单一、落后等情况，制度缺失成为档案管理的一大顽疾。此外，在高校治理体系中，承担档案管理主责的为档案管理部门，而其他负有职责内档案管理职能的部门、二级学院对于档案的管理相对粗放，没有尽到应有的职责，导致各类档案材料处于分割状态，无法形成集群效应，削弱了档案管理效能的发挥。另一方面，部分高校档案管理人员严重不足、能力有限，很多没有系统学过计算机或信息技术专业知识，又缺少必要的专业技术培训，对档案信息技术和数字化、智能化设备不熟悉、不掌握，再加上没有竞争机制和交流体制，以致难以推动档案管理现代化建设快速发展。

3.档案数字化、智能化建设相对滞后。近年来，高校数字化建设逐步推广、深入，大部分高校在数字化校园建设方面投入巨资，办公自动化、网络化水平大大提升。与之形成鲜明对比的是，目前各高校档案数字化建设水平依然较低，档案资源整合工作力度不足，档案管理仍停留于信息存储、录入层面。同时，存在“信息孤岛”现象，各系统对接困难，难以实现电子档案的全面收集和归档。在进行档案管理信息系统规划时，没有充分考虑到本单位档案资源库的现状和技术可行性，制定出的管理系统不实用。这些都与档案治理體系建设要求格格不入，科学化、规范化、快捷化的档案管理机制仍然亟待建立。

二、推进新时代高校档案管理工作发展的对策

推进档案治理体系和治理能力现代化既是档案工作发展的目标，也是高校信息化发展的必要要求。针对上述高校档案工作中存在的问题，当从以下几方面加以改进，逐步推进档案管理工作的现代化：

1.强化依法治档重视度，加大财政资金支持度。紧紧围绕档案工作“三个走向”，认真贯彻实施新修订的档案法，真正把法律的权威和刚性树立起来。各高校要适应推进依法治档新要求，进一步强化档案意识，掌握档案法律知识，把掌握和运用档案法作为履行职责推动工作的必备素质和能力，进一步完善与新档案法实施相适应的工作机制，加快实现新时代高校档案工作治理体系和治理能力现代化。要提高认识，加大投入，将档案管理作为行政管理工作的重要部分并提供经费支持，用以改善档案管理基础条件，提高档案信息化建设水平，推动档案管理工作更好地服务于学校发展和师生需求。

2.强化档案干部队伍建设，推进档案管理理念更新。“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责，管好用好高校档案资源，离不开专业档案管理队伍建设和人才培养。要坚持把党的政治建设摆在首位，加强高校档案部门自身建设，深化党史学习教育，做到学史明理、学史增信、学史崇德、学史力行，增强做好档案工作的神圣感、使命感。要强化培训管理，不定期组织档案人员参加档案管理、计算机操作、信息化建设等专业教育培训，多学一点，深学一层，以保障档案管理建设水平与人员素质的同步提升。要完善档案工作的考核激励体制机制，定期对档案管理人员进行业务与综合素质考核，着力建设一支高素质专业化的高校档案干部人才队伍，为推动新时代高校档案事业创新发展提供坚强组织保证。

3.加强存量档案数字化，助推增量档案电子化。新修订的档案法增加了“档案信息化建设”专章，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，旨在推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。大数据时代背景下高校档案工作也急需解决数字档案网上采集、海量存储、在线利用等关键问题。各高校应结合自身发展情况，适应新时代档案服务高校发展的新期待，守正创新，着力解决档案硬件设施和信息化建设明显滞后等问题，做好各种传统载体档案数字化，加快高校档案数字转型和智能升级，稳步推进数字档案开放、开发、利用。通过加密技术和防火墙建设保障数字化档案数据安全性，建立完善的档案数字化平台，将电子文件进行归档和存储，优化高效便捷的服务方式，开展电子档案检索利用，不断满足人们日益增长的对高校档案文化的迫切需求。

4.强化区域合作互联互动，促进档案管理智能化发展。传统的高校档案工作方法和思维方式面对新的机遇和挑战，正在逐步向提高信息化程度和网络依存度靠近。为高效利用档案信息资源，满足高校及师生需求，应当适应新一代信息技术广泛应用的新趋势，推进高校档案工作理念方法和模式创新，发挥统筹协调效能，运用区域互联的方式构建灵活、方便、大容量的数字档案智慧平台，建立区域性数字档案数据中心，形成完整准确的信息化档案资源。通过精细化体系对档案工作节点与流程进行精准设计，运用区块链实现区域性高校档案数据信息资源的集中共享和跨校查档，拓展高校档案信息服务方式，提升档案信息利用整体效能，促进高校档案深度开发和广泛利用，为师生和社会提供全方位、全天候的网上利用和相互查阅服务，实现高校档案管理方式和档案价值的全面提升。

参考文献：

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作者单位：河北医科大学临床学院