大数据视野下档案管理思维方式创新分析

刘方元

摘要：随着我国信息技术的蓬勃发展，大数据技术已在诸多领域实现了深入的应用，其推动了档案管理形式、手段和理念的转变，提升其服务水平和管理质量，相关工作人员需给予大数据技术以高度重视，并积极转变和更新思维方式，在档案管理中不断发展和完善大数据技术，实现我国档案管理的可持续发展。

关键词：大数据;档案管理;思维方式

一、大数据技术对档案管理的作用

首先，体现档案价值，随着档案馆积极推进信息化以及数字化建设，电子档案数量持续增加，利用大数据技术对档案潜存价值进行分析和利用，可以为社会和用户提供优质服务;其次，实现档案共享，在大数据背景下，档案资源公开程度和共享程度不断提升，不仅可以为使用者提供查阅便捷，还能够提升档案利用效率;最后，优化服务能力，档案具有较强的借鉴和参考价值，通过利用和挖掘档案资源，能够为社会稳定和经济建设提供服务。

二、大数据档案管理思维方式创新措施

（一）积极转变管理思维方式

1.网络思维。该思维是在信息技术的基础上产生的，具有发散性、整体性、动态性等特征。在档案管理中树立网络思维，充分发挥大数据技术功能，可为社会和用户提供更多优质的服务，例如，数据挖掘、数据分析技术，可针对存储的数据进行整理和分析，与分析结果相结合为用户提供所需信息。这将要求管理部门灵活利用大数据技术，对档案资源进行研究和分析，挖掘其中蕴含的深层价值，为档案服务提供更大助力。在大数据背景下，档案服务的宽度和广度得以延伸，为了满足人们的多样化需求，为其提供更加智慧化的服务，管理者思维应积极朝着网络化转变，将更加真实、有效的信息呈现给用户，满足用户的个性化需求;2.共享思维。大数据的主要特征之一便是资源共享，在档案管理中，管理者应积极树立共享思维，对地区信息资源进行整合，使其成为一个有机整体，促进各个档案室间的相互合作，使数据库能够得到不断地丰富和完善。目前，信息资源种类众多，建立共享档案数据库能够有效满足各个档案部门的资源需求，提高服务能力，改变以往档案资源独立、分散的状态，变分散为联合，提高档案资源开放度，以此来提高服务质量、促进社会发展;3.技术性思维。该思维由西方现代化中衍生而来，通过对外部自然的控制，达到提高效率的目标，从而获得最佳物质利益。在大数据背景下，管理者应积极树立技术性管理，加强档案室与新技术间的联合，根据标准统一存储，借助数据分析技术对档案资源进行分析，从中提取有价值的信息，并以恰当的方式将结果展示给用户。档案部门还应注重大数据技术的引入，依靠新技术提高信息化、技术化水平，做到双向理想控制，不但可以对档案资源进行控制，还可掌控用户的需求，例如，在档案资源挖掘時，要想创新自身服务体系，则需要进行数据分析。随着用户需求的日渐多元，应从深度、广度等多个方面进行，挖掘潜在的资源并进行处理，使该项工作成为档案室的主要工作之一，使档案工作做到与时俱进。

（二）创新档案管理制度

在大数据背景下，应积极转变档案管理思维，在数字资源生命周期基础上建立健全管理制度，才能够为数字档案馆建设打下坚实的资源共享基础。为了打破“信息孤岛”现象，促进各类档案资源之间的互联互通，应坚持“互联、开发、共享原则”，从档案资源创建、组织、服务到储存有机串联起来，形成一个高效可行的数据标准规范体系。同时，还应与各个环节特征相结合，制定出与之相对应的操作规范，使各个环节均可实现数据化、信息化转变，加深大数据与档案管理间的联系。规范体系的建立可坚持“开发、参与、互联”等方式，促进工作模式的顺利转型和创新，使服务能力得到显著提升。

（三）构建智慧档案云平台

在大数据背景下，只有引入先进的管理技术才能使档案管理做到与时俱进。在提高管理技术时，可通过构建智慧档案云平台的方式来实现，该平台主要分为四个层次：第一，底层。作为该平台的基础设施层，主要功能在于整合物理资源，该层属于虚拟的资源池，可为智慧档案馆提供信息存储、传输服务以及网络和数据资源;第二，平台层。该层用户无需对底层基础设施进行管理和控制，但可对核心应用程序进行控制和部署;第三，应用层。该层能够提供综合业务服务，主要包括档案查询、数字资源利用、档案政务服务、电子档案身份查询等相关服务;第四，终端用户层，该层可提供端到端的流程服务，且流程较为灵活，可与用户实际需求相结合进行跟踪、修改和执行。在智慧云平台中，顶层设计十分关键，只有做好顶层设计，才可使云平台真正为用户提供更多高效便捷的档案信息服务。

（四）信息化建设与服务水平提升

现如今，档案管理部门对信息化建设的重视程度逐渐提升，在大数据背景下，缩短与发达国家间的距离，使其更加规范化、智慧化发展，离不开信息化建设。企业应将该项工作纳入到整体规划之中，提高电子档案与文件的管理力度，特别是对于数据资源的利用，更应借助智慧云平台来实现管理。对于纸质档案来说，管理部门应对其进行电子化备份，借助网络可随时查阅，在保障质量的基础上促进数字化查询服务开展。例如，设置身份认证模式，使档案传输更加安全，避免资料泄露等造成不必要损失，使服务质量得到显著提升。具体来讲，在大数据背景下，企业纸质档案的载体应进行转变，通过构建数据库的方式使全部文件均得到合理的归档和保存。与纸质档案相比，电子档案更加清楚明了，可通图像直接将其转变为有用信息。简单来说，档案资源从纸质化向电子化的转变，可使数据分析更加深入。大数据的主要特征体现在数据处理工具的众多方面，在日常工作中，档案管理者也应具备信息化服务思维，以此思维指导工作，使档案信息的内在价值得到深入挖掘。

（五）创新企业档案管理服务模式

在我国档案发展“十三五”规划中要求，档案工作应树立“创新、绿色、共享”的发展理念，企业档案管理应以该理念为指导思想，提高服务意识，改变以往以保管为主的工作模式，转变为以开放共享为主的服务模式。在实际工作中，在强化企业纸质档案管理的过程中，应不断提高档案管理数字化层次，通过加强宣传推广等方式，对优秀的企业档案文化进行传播，有助于增强企业档案影响力，使档案资源的作用和优势得到充分发挥，促进企业的健康长远发展。此外，组织结构决定功能，以往档案管理制度采用自上而下的管理模式，忽视档案信息在各个部门中的沟通共享。在新时期背景下，应积极借助大数据技术构建智慧档案平台，创建扁平化的企业组织结构，要求档案部门与企业中的建设部门、产品销售部门、员工管理等多个环节紧密结合，通过创新服务模式，促进档案资源的交流共享。档案管理者个人素质对管理效果具有一定影响，企业应定期开展培训教育活动，使管理者掌握更多档案管理知识和技能，提高计算机操作水平，深刻而清楚地认识到档案管理对企业发展的重要性，树立责任意识，在日常工作中做好自身的本职工作，提高档案管理效率。

结语

综上所述，大数据时代的到来为企业档案管理带来了发展机遇，在日常管理中，档案工作者应积极转变思维方式，树立网络思维、共享思维、服务思维，在新思维的引导下拓展发展空间，提高档案管理的整体效率和水平。

参考文献

[1]乔丽。基于大数据视野下档案管理思维方式的转变初探[J].当代教育实践与教学研究，2018（05）：23-24.

[2]杜淑霞。大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].才智，2018（15）：205.