当前高校干部人事档案管理存在的问题及其改进措施

黄晓良

（长沙学院人事处，湖南 长沙410022）

干部人事档案工作是党和国家干部工作中的一个重要组成部分，是干部工作中必不可少的基础性工作，是为贯彻党的干部路线、方针和政策，落实从严治党、从严治吏、选贤举能、知人善任要求服务的。高校干部人事档案是干部成长环境中学习、工作的最原始记录，它为组织人事部门培养、教育、考核、选拔和正确使用干部提供了精准信息保障，是历史地、全面地、发展地考察、了解、评价和正确使用干部的重要依据［1］577-589。管好高校干部人事档案直接关系到干部工作的质量和效率，关系到党管干部原则的具体落实，对优化高校干部队伍建设、推动高校教育事业发展具有重要的现实意义和深远的历史意义。

一 高校干部人事档案的特点

高校担负着培养社会主义事业建设者和接班人的神圣使命，是各行各业人才聚集之所。高校干部人事档案管理既具有一般干部人事档案管理的特点，又具有自身的特性。

（一）真实性

真实性是干部人事档案的生命。这是因为：第一，收集的材料是经组织审核并加盖公章或由本人签字认可的原始凭证材料；第二，收集的材料是按干部人事档案收集的内容、范围及要求，经工作人员实事求是地认真鉴定、甄别才能归档的。

（二）完整性

完整性是指干部人事档案必须反映干部个人全貌。干部人事档案完整记述了一个人的学习、工作经历及在不同时期内的政治表现、工作业绩、工资福利等，它客观地、全面地反映了干部个人的基本情况，是一个有机的不可分割的整体。

（三）动态性

干部人事档案随着人才流动、组织调动、岗位异动而不断转递，有的随着干部调动转递到新的单位，有的随着干部职务的变动向上一级主管机关移交。“档随人调，人调档走”，干部人事档案的转递使其具有动态性。

（四）机密性

干部人事档案记载了干部各方面的情况，涉及干部个人成长环境、家庭成员、社会关系、政治历史审查、奖惩、身体状况等，有时也牵涉到特殊阶段中的重大历史事件及组织考察或旁证人员评价材料，它的绝大部分内容仅限于组织人事部门内部掌握，不能向外扩散或随便公开。中央组织部根据干部的职务层次不同，将干部人事档案分为绝密、机密、秘密三个密级。

（五）专业性

除了具有上述特点外，高校干部人事档案还有其鲜明的专业化个性特征，即其中教师所从事的教学内容与岗位所聘任的专业技术职务指向明确，这为高校选拔学术带头人存储了大量信息。

二 干部人事档案在高校组织人事工作中的效用

干部人事档案的效用主要是通过科学管理，实现信息准确、内容真实、材料齐全、使用方便，为高校干部考察任用、人事职能部门履职提供精准的信息保障，达到高效利用的目的。

（一）高校干部人事档案在干部任前审核中的作用

《干部人事档案工作条例》新增了档案审核内容，在干部提拔中突出全面从严要求，坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的原则，新设专章明确档案工作纪律和监督要求，细化责任分工，强化责任担当，使高校干部任前档案审核成为干部人事档案管理“新常态”和对干部档案的一次全面“体检”。高校干部流动性较强，其人事档案转递较为频繁。因此，高校干部任前档案审核尤为重要，其具体内容如下。

一审干部档案内容是否真实，包括档案内容有无涂改造假情况、材料是否符合政策法规、审批手续是否完备、前后记载的内容是否符合逻辑。

二审干部档案信息是否准确，重点审核干部“三龄、二历、一身份”。审“三龄”即审查“工龄”“年龄”“党龄”前后记载是否一致，审“二历”即审查“学历学位”“工作经历”材料是否真实、有无造假或缺失情况，“一身份”指对干部身份的认定。

三审干部档案材料是否齐全，包括干部履历、个人身份、考核考察、学历学位、职称评定、政治审查、参加党团组织、工资福利、奖励处分、干部任免等材料是否完整齐全、能否反映干部个人全貌。

（二）高校干部人事档案为干部考察提供精准信息保障

高校干部人事档案中年度考核、学历学位、政治历史审查、入党、奖励处分等材料真实反映了干部个人在德、能、勤、绩、廉各方面的表现情况，对干部个人的特点和不足都有准确定位。档案中的教师专业技术职称材料为组织部门选用专业人才在专业岗位履职提供了依据，“量体裁衣”体现了高校干部人事档案的权威性，有利于防止干部提拔任用后“人岗不相宜”情况的发生。通过查阅利用，高校组织部门能宏观把握干部队伍的知识结构、年龄结构、专业结构及干部个人性格特征，有利于为优化高校人力资源配置提供保障。

高校干部人事档案中也有一部分材料由个人书写，如干部履历、自传、年度考核个人总结、入党申请书等。这些内容集中体现了个人成长环境、兴趣爱好、专业特长等，反映了干部个人文化内涵、人文修养以及对待工作生活的态度，彰显了干部个人精神风貌。

（三）高校干部人事档案为人事职能部门提供原始凭证

高校干部人事档案是高校教职工工资晋级、职称评审、入党政审、办理退（离）休的原始凭证材料。其中工资异动需要的材料有参加工作时间、职称职务变动、工作单位各种聘用合同、社会养老保险记录凭证等；教师职称评审需要年度考核材料；入党政审需要家庭成员、社会关系材料。此外，依据干部人事档案，可出具教职工各种有关配偶、亲属关系、独生子女、住房、出国出境等方面的原始证明材料。高校干部人事档案中的一切原始凭证材料需经档案管理人员审核鉴定并确认准确无误后方可归档，这些材料能集中反映人事职能部门的业务水平和专业素质。

三 高校干部人事档案管理中存在的问题

《干部人事档案工作条例》出台后，高校干部人事档案的管理日益规范科学，发挥了不可替代的作用。但针对无缝衔接、高效利用的要求而言，目前依然存在管理意识不强、材料不完整、收集归档不及时、信息泄露、人为涂改甚至造假、信息技术和平台建设滞后等问题。

（一）档案管理意识不强，重视力度不够

部分高校存在档案管理意识不强、重视力度不够、重教学科研工作轻档案工作的倾向，没有把高校干部人事档案管理工作作为重要工作列为单位议事日程，忽视档案部门的基础建设、制度完善、管理人员的配备及档案设备的更新，片面认为档案工作就是抄抄写写、收收管管的事务性工作，没什么难度，只要不丢失、不泄密，能应付过去就行，这已无法适应现在高校人事档案数据信息化的现实需求。

（二）高校干部人事档案材料缺乏完整专一性

干部人事档案是一个人的经历和从事的社会实践活动所形成的全部文件材料为单位组合而成的，是干部个人历史和现实活动情况的真实记录，它要求材料规范、完整、专一。人事档案一般从中学阶段开始就有记载，如“入团志愿书”“初中、高中毕业生登记表”等，而现实中大部分高校干部人事档案材料是进入大学阶段后才有的，这导致档案材料形成的起点时间不统一。有的档案中记载的出生年月出现多个版本，姓名中同音异字随意更改，干部任免考察材料、学历学位材料、年度考核材料等缺失严重。有的人事档案材料在归档过程中，由于管理人员疏忽大意，出现误将“张×”的材料归档到“李×”的档案中的现象；也有不加甄别，同名异人混为一人归档的。这种材料不全、内容前后记载不一致、张冠李戴、彼此混淆的情形，破坏了档案的完整专一性。

（三）人事档案材料收集不及时，在转递过程中具有不稳定性

干部人事档案是随着干部的主管单位变动而变动的。随着社会的快速发展，高校人才流动速度也在不断加快，很多干部人事档案处在动态中。一方面，当事人要进行社会活动，人事档案材料随着个人社会实践活动的增加而不断丰富，需不断补充新的材料，以充实干部人事档案内容。当出现人事变动时，有时存在所形成的材料没有及时收集归档的情况。在收集过程中，缺乏多部门联动，导致档案材料不能及时转交、材料手续不完整、个别材料缺失，也有收集的个别材料中存在明显与履历不符、印章不清晰、无落款日期或签名等问题，给材料及时归档造成阻碍。另一方面，干部人事档案随着高校人才流动而不断进行转递，“人档同动、档随人走”。在转递过程中，本人携带档案等违规操作给档案带来了安全隐患，由此造成档案丢失、涂改、造假等违法现象的发生。

（四）高校干部人事档案保密与信息泄露风险并存

人事档案具有较强的机密性，高校干部人事档案记载了干部个人成长生活环境、家庭背景、学习工作经历、学历学位、职称评定、政治审查、奖励处分、工资晋级等方面的情况，这些信息数据在组织部门考察任免干部、人事部门职称评定、工资晋升及办理退（离）休中发挥了不可替代的凭证作用。由于数据需求量大，在小范围内扩大了档案信息知情权，信息泄露风险是存在的。因此，干部人事档案在较长时期内是保密的，不能对外开放，仅限于内部一定范围内查阅利用，并有严格的查借阅制度和审批手续，以防失密。

（五）干部人事档案人为涂改甚至造假情形时有发生

干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，是选拔任用、管理监督干部的重要基础。干部档案真实是组织选人用人最基本的底线要求，但个别档案中涂改造假、虚构经历、伪造材料、记载矛盾等问题的出现，暴露出干部人事档案管理工作中存在的弊端和漏洞，为选人用人敲响警钟。因此，组织人事部门必须严把干部任前审核关，防止“问题干部”“改头换面”后被提拔和“带病上岗”。一旦发现涉嫌造假，要记录在案，未查清前不得提拔或重用，真实的干部档案材料是考察干部最主要的依据。

（六）高校干部人事档案管理的专业数据平台建设和信息技术使用严重滞后

智能化时代，对于数据信息的收集、使用，必须要有与之相应的数据平台及相关支撑技术。高校干部人事档案涉及每个单位教职工学习、工作以来晋级、奖惩等方方面面的海量信息，传统的档案管理方式和手段难以适应。但由于历史因素和建设难度，目前高校干部人事档案信息化管理还没有完全提上议事日程，更没有付诸实施。专业数据平台建设和信息技术使用严重滞后，极大地影响了高校干部人事档案管理工作效用的发挥。

四 新时代改进高校干部人事档案管理的措施

干部的任用关乎党的事业、国家的前途，高校干部人事档案有效管理是干部正确任用的重要前提。有必要进一步加强重视，从管理制度、管理平台和信息技术手段等方面，改进高校干部人事档案管理工作。

（一）加强组织领导，提高对高校干部人事档案管理重要性的认识

领导重视是做好高校干部人事档案管理工作的前提条件。通过加大宣传力度、普及档案政策法规知识、增强单位领导及各部门档案管理意识、明确各自在档案管理中的身份职责，将高校干部人事档案纳入日常管理工作范围，在高校师生中形成共识，提高干部档案的权威性。

（二）建立健全高校干部人事档案管理制度，强化规范管理

对高校干部人事档案的管理，必须实现制度化，要严把“三关”，实现“四化”，做到“一夫当关，万夫莫开”，从源头上杜绝干部人事档案弄虚作假行为。

第一，严把“入口关”，使收集、归档经常化。材料收集的基本要求是：真实、完整、规范、及时。“真实”是指档案材料由法定作者形成，文字清楚，所指对象明确，内容符合干部的客观实际［2］。“完整”就是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉情况的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人基本面貌。“规范”就是要保证档案材料收集工作质量，不能马马虎虎、毛毛糙糙，更不能敷衍了事。归档材料必须是属于同一立卷对象归档范围且办理完毕的正式材料，档案材料的大小和装订等也要大体一致。“及时”就是要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。应建立多部门联动机制，确保能够将成套、准确、手续完备的材料及时转交档案管理部门。档案管理人员要定期主动收集干部人事档案材料，并按上述要求认真核实档案材料内容，做到归档材料基本信息与档案历史信息记载一致，确保内容真实有效，把好材料入档第一关。

第二，严把“质量关”，实现审核清理标准化。应制作本校干部人事档案接收流程图，从接收档案材料或档案转入开始，就要逐份审核材料。要从四个方面入手，确保质量。一是无错装他人档案材料的情况；二是无装入假证明、假学历等材料情况；三是无涂改情况；四是档案材料中填写的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间和工作经历等信息前后记载不一致的，应当进行核对并给出相应的说明。接收新调入干部档案时，应指导新进教职工如实填写履历、自传，并根据其学习工作经历审核档案材料，以“三龄”“二历”“一身份”为重点，对缺失材料进行追补认定，对涂改失真材料必须到原单位调查走访核实。应去伪存真、去粗取精，剔除无意义的多余材料，力求达到档案材料“完整、真实、精炼、实用”的要求，优化和提升档案质量。

第三，使分类、编目、整理规范化。干部档案材料经审核符合归档要求后，档案管理工作人员就要开始整理工作，整理工作的基本要求是“严格鉴别、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐”。整理工作包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤。第一步为鉴别。鉴别是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围和符合归档要求。第二步为分类。按照《干部人事档案工作条例》的规定，干部人事档案材料根据其内容特征分为十大类。第三步为排序。排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。第四步为编目。分类、排序完成后档案就已经形成了一个体系，编目就是把这种体系体现出来。卷内目录置于一卷之首，是档案内容的纲目和查阅的索引。第五步为技术加工。为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对纸质料或字迹不符合归档要求的进行技术加工。第六步为装订成册。

第四，严把“利用关”，使查阅、借阅、转递制度化。坚持“五不查阅”，即无查阅介绍信不准查阅、非正式党员不准查阅、本人不准查阅、未经批准不准查阅、牵涉到亲属不准查阅；坚持“四不借出”，即未经部门负责人批准不准借出、非特殊需要不借出、手续不全不借出、亲属档案不借出；坚持“三不转递”，即个人带档不转递、没有调档函不转递、接收单位不明不转递［3］。档案的转递应严格按照干部档案转递制度执行，杜绝丢失、擅自涂改、抽取、伪造、泄密等现象的发生。对于如何避免干部人事档案失真现象的发生，可以利用台账记录，即档案从生成之日起至转递过程的每个阶段都有记载在档。明确了干部档案管理的责任主体，才能有效防止干部档案材料造假。

（三）提升高校干部人事档案管理人才的专业化水平

应加强高校干部人事档案管理人才队伍建设，不断提高管理人员素质。档案管理人员要有较强的专业知识和业务技能，具备高度的责任心和职业道德修养，忠于职守，甘于奉献，当好干部档案“守门员”。档案管理人员要积极参加全方位、多层次的档案业务知识培训，不断提高管理档案的专业水平，与时俱进，建立教职工档案信息平台，不断完善更新干部人事档案管理信息系统数据，使干部人事档案材料内容的利用实现向信息资源共建共享转变，实现纸质人事档案与计算机信息数据并存，在注重安全保密原则的同时，取长补短，各取所需。

（四）建设高校干部人事档案管理大数据平台，提高使用效率

大数据正在引领各领域和各行业的变革与转型。2015年10月，中共十八届五中全会正式提出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”。各高校应顺势而为，从全局长远角度出发，高度重视信息化建设的迫切性，把高校干部人事档案管理大数据平台建设提到议事日程并付诸实施，实现干部人事档案由传统纸质数据向电子数据转化，推进大数据时代干部档案管理事业转型升级。要科学组织针对干部人事档案管理人员的信息技术培训，确保档案信息录入全面准确，使用方便快捷。同时，要科学设置保密权限，在方便使用的前提下，确保各类信息不泄露。

五 结语

为强化高校干部人事档案管理，必须从材料的及时收集鉴定、归档、档案转递各个环节严格把关，建立健全高校干部档案管理规章制度，从源头上杜绝虚假材料、无效材料和不规范材料入档。应加强干部档案管理队伍建设，从单位中选拔政治过硬、作风优良、甘于寂寞、吃苦耐劳、具有高度责任心和专业素质的中共党员从事干部人事档案工作，这是做好干部档案管理工作的基础。应确保干部人事档案的真实、准确、完整、规范，“凡提必审”“凡进必审” “凡转必审”是维护干部人事档案在选人用人中严肃性和公信力的有力保障［4］。应优化干部人事档案管理，实现组织人事部门干部人事档案信息资源安全共享，加快建设高校干部人事档案大数据平台，提高人事档案利用效率，不断推动干部档案管理工作规范化、制度化、信息化进程。