从被动服务到主动开发

管先海 李兴利

摘  要：本文以档案开发与服务为研究对象，征集省内多个高校和档案馆的工作经验，以专题的形式进行集中讨论。主要从档案主动开发的含义、政策支持、开发措施等多个角度展开讨论。指出档案主动开发要重点把握政治性和文化性，凸显档案工作者的责任和担当。

关键词：档案事业发展规划;档案利用五定律;档案信息资源开发;红色馆藏;被动服务;主动开发

Abstract： In this paper， the Archives development and service as the research object， collecting the work experience of many universities and Archives in the province， in the form of thematic discussion. This paper mainly discusses the meaning， policy support and development measures of active archive development. It points out that the active development of Archives should focus on political and cultural nature and highlight the responsibility and responsibility of Archivists.

Keywords： Archives development plan; Archives use five laws; Development of archive information resources; Red collection; Passive service; Take the initiative to develop

李兴利（焦作市档案馆）：中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案作为重要信息资源和独特历史文化遗产，价值日益凸显;人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长。面对机遇和挑战，本期沙龙，请各位同行结合本地本部门实际，谈谈在研究档案、加大档案资源开发力度、出成果出精品方面的经验和做法。

刘东斌（濮阳市档案馆）：早在1960年就有研究者提出了档案利用工作主动服务的问题，档案馆也做了大量的努力工作，采取了很多方法和措施，然而，几十年过去了效果并不明显，档案被动利用的现实并没有改变多少。关于被动服务与主动服务问题，应当辩证地来看。从本质上说档案是“保存备查”的文件，或者说是“以备查考利用”的文件，总之是用来记忆备忘的。这就决定其要被动地接受利用，反映到档案馆就是被动服务。当然，也不能因此就完全否定主动服务，尤其是主动开发，但是，也不能夸大主动服务的作用而忽略被动服务的本质。应当认识到档案馆有主动开发的空间，但是有限的。问题的关键是如何在有限的空间里最大限度地发挥主动开发的作用，尽量减少乃至避免“仓促上阵”“临时抱佛脚”的现象。这就要求档案馆把准备工作做到平时，才能把主动开发工作做扎实，发挥主动开发的最大作用。

梁艳丽（新乡市档案馆）：被动服务和主动开发，都是档案部门利用档案资源开展服务工作的方式。刘东斌在《档案馆利用五定律》中提出并论证了国家综合档案馆开展被动服务中档案利用的五个定律：用少律、时效律、地域律、专指律、一次律。这些定律总结了国家综合档案馆被动服务档案利用的特点，对客观认识档案利用、合理配置人力资源、科学应对被动查档具有很强的理论意义和现实指导意义。首先需要档案部门有强烈的担当精神，不满足于做好被动服务，不把视线集中在查阅利用上。其次需要档案部门有敏锐的政治判断力，结合党中央的工作部署，找准档案工作切入点，早安排、早部署。最后需要档案部门有合作精神，发挥自身优势，借力有关部门专长，强强联合，把档案主动开发工作做优做强。

孙大东（郑州大学信息管理学院）：从被动服务转向主动开发可从以下几方面考虑。第一，完善档案资源体系，主动收集与党和国家以及人民群众关系密切的档案资源，如重大突发事件档案、民生档案等。第二，识别开发特色馆藏，形成特色档案资源目录，开发一系列档案文创产品，充分发挥档案价值。第三，加大宣传推广力度，主动利用流媒体平台宣传馆藏档案资源。第四，推动馆藏资源合作研究，深挖馆藏资源价值，尤其是档案资源所蕴含的人文属性和经济价值。

程媛媛（焦作市档案馆）：被动服务和主动开发的差异就是人的主观能动性。做好新时代档案信息资源的开发利用，就必须要求档案工作者积极发挥主观能动性，把“要我干”，变成“我要干”“我能干”。结合基层工作的一些经验，我感到做好档案信息资源开发的关键环节有三个方面。一是要胸怀大局，做好系统规划。档案工作的收集保管、开放开发、提供利用、编研出版、宣传展览、共享利用等各个环节、各个方面都从政治上进行考量。二是要不断提升档案“存凭”“留史”“资政”“育人”的服务品质，不断优化档案工作供给侧结构性改革，减少无效和低端供给，加大优质和精准供给，进而实施档案服务的联盟化、规模化和品牌化。三是在档案信息资源开发中引入项目管理机制，通过项目管理的方式方法确保规划实施、确保项目落地。

李宗富（郑州大学信息管理学院）：我认为档案馆从被动服务到主动开发转变的关键有四个：一是明确要主动为谁服务及其目标，服务对象要明确、服务目标要具体、服务任务要清晰，紧紧围绕主要服务对象的核心任务和重大关切进行开发研究，以提高主动服务的针对性和效率。二是要清楚主动提供哪些服务项目、产品或内容，进而明确需要重点开发的资源和方向，通过目标导向、任务导向使主動开发服务有具体的切入点和落脚点。三是要建立健全开发研究团队，并切实提高开发研究人员的水平和能力，确保有人开发、有能力开发，进而及时有效地把用户急需的馆藏资源价值和作用充分挖掘发挥出来。四是及时做好主动开发服务的督促评估考核工作，形成人人有项目、项目有目标、目标有考核的运维机制，确保主动开发服务目标和任务如期实现。

郭东升（临清市档案馆）：临清市档案馆这些年积极挖掘红色馆藏，为本市魏湾镇打造红色文化旅游乡镇，为“原中共清平县委纪念馆”策划布局，并成为办展资料的主体提供者。市广播电视中心拍摄电视文献片《临清红色记忆》，市档案馆为其提供资料，审核脚本，受到社会好评。市档案馆还尝试自编自演节目把它推上抖音。主动服务，就是我们档案馆人让档案资料活起来，走出档案馆，让社会共享。

余厚洪（浙江丽水学院）：变被动服务到主动开发，这是责任意识的彰显。主动出击，其内在能量得以有效激发。每一个档案馆都有丰富馆藏，其中不乏精品。建党百年，各地主动开发，推出了不少文化精品，可喜可贺。要想让“偏安一隅”的档案不再“养在深闺人未识”，要让档案得到更大范围的“知晓度”，唯有加强编研，当然，需要注意地方特色，用独具特色的档案信息来吸引人眼球。

黄琥（中原油田分公司档案管理中心）：档案要从被动服务变为主动开发，我认为可以从以下四点抓起。一是没有围墙的数字档案馆要建起来。档案要主动开发，就要逐步摆脱以提供纸质档案为主的服务模式，加大资金投入力度，努力改善软硬件设施，推进馆藏档案信息化程度，打造一座没有围墙的档案馆，让老百姓查档少跑路，甚至不跑路。二是智能化检索系统要用起来。为什么百度、360的用户那么多，因为使用简单快捷。反观档案系统，各企业、各地市基本都有开发在用的检索系统，但除专业档案人员外，使用者少之又少，除档案的保密性和权限等方面的限制外，最大的原因在于系统不够智能。三是编研成果要丰富起来。減少简单、初级的数据累积和资料排列式编研成果，提高加工整理水平，针对不同需求的利用者群体，编制差异化、个性化的档案成果或产品。结合正在开展的党史学习教育，中央档案馆联合不同部门制作《红色档案——走进中央档案馆》《红色百宝奋斗百年》等专题片，编辑出版《100个档案故事讲述党的历史》，通过让档案发言，发挥了红色档案的教育功能。福建省档案局、档案馆在“福建共青团”“福建档案”微信公众号连载“百年福建党史”，并联合相关部门摄制微视频，在唱响主旋律、传播正能量方面发挥积极作用。四是专业人才队伍要建起来。档案信息资源开发团队应是档案系统中最为强悍和高素质的队伍，包含信息管理、文学创作、志鉴编纂等各个方面的人才。专业人员要具有档案价值挖掘和有针对性的开发能力，让信息可以分类定制，像“今日头条”“淘宝”等人人在用的APP一样，只要打开，就能根据兴趣和爱好推送相关信息，变主动服务为自动服务。

颜伊磊（上海市普陀区档案馆）：我认为档案馆从被动服务到主动开发转变，可以从以下三方面考虑：一是把握政治定位、踏准重要节点。今年为庆祝中国共产党成立100周年，我们精心筹划“红色热土、光辉历程——普陀区庆祝中国共产党成立100周年主题展”，与区委党史部门联合编著《火红地标》，依托SMG平台制作《赤色沪西》短纪录片，系列红色档案编研成果社会反响强烈，成为全区广大党员干部群众开展党史学习教育的重要媒介和素材。二是善用创新手段、打造品牌效应。我们有两大“名片式”档案文化宣传品牌，一个是上海普陀档案微信公众号，新开辟的“党史百年·普陀记忆”“初心之旅”专题栏目，全系列22篇文稿均通过审核登录学习强国上海学习平台。另一个是“专家带你云看展”网络互动直播，邀请专家在线讲解展品背后的红色故事，每次活动都能吸引上千人次收看。三是拓展资源领域、激发文化活力。普陀区档案馆的艺术特展厅，展示普陀著名书画家胡振郎先生捐赠的50幅书画作品，这些书画可以成为情感纽带，密切档案事业与社会各界特别是文化名人的联系，吸引更多名家、名品在展厅展示。

吴雁平（开封市档案馆）：关于此话题，谈两点看法：第一，谈一谈服务的被动性。服务是满足他人需要。所以，服务工作是具有被动属性的工作。档案行业，属服务业，自然具有被动性。这是社会分工所致，我们要做的是学会被动服务。所谓学会被动服务，就是要知己知彼，提高业务能力，当群众有需要时，在最短时间内，准确地为群众提供所需要的服务。知己就是熟悉馆藏，熟悉全宗、熟悉机构沿革、熟悉库房，熟悉目录、熟悉检索工具、熟悉安全规定、熟悉报请程序、熟悉借阅规程……就像20世纪六七十年代商业上的“一口清”“一抓准”。第二，说一说服务与开发。开发是以利用为目的的获取资源行为，具有明显的主动性。在服务与开发之间或存在某种关系，但不一定是直接的因果关系。服务工作中的某些环节的主动属性不会改变整个工作的被动属性。服务的被动属性不会因为具体服务项目、服务人员、服务过程中的某些主动行为而改变。主动开发档案资源并不能改变档案行业的被动属性。做事要在边界内，超出边界的事不要做，做了也是劳而无功。这样说并不是反对主动开发，只是强调档案开发不仅要主动，更要有效。什么是有效开发？不妨从完善增补各级各类档案馆的档案馆指南、全宗指南入手，并将其汇总、上网、公开，为查档者事先做功课提供便利。最后强调一句，“学会被动服务，有效主动开发”是档案工作应有的工作思路之一。

注：本文系根据“档案专题沙龙微信群”中的跟帖发言整理，观点仅供有兴趣者作进一步研究参考。

（作者单位：管先海，濮阳市档案馆;李兴利，焦作市档案馆;其他作者，略  来稿日期：2021-07-26）