高校自行采购风险及防范措施研究

蔡玉结

广西财经学院 广西南宁 530000

随着我国经济的快速发展，国家对高校的教学科研经费的资金投入不断增加，高校的采购需求不断地增加。政府采购目录大量减少，公开招标的限额大幅提高，自行采购范围扩大，为高校的教学设备、科研仪器采购减少流转程序和缩短采购周期，提高了高校的采购效率，促进了学校的建设发展[1]。在实际的采购过程中由于自行采购的文件编制、报价文件的评审和验收具有一定的专业性，但是学校的二级申购部门并不是专业的专业采购人员，在实际的采购业务中会存在一定的问题和风险，如何进行合理的风险防范是高校实施自行采购工作的重点问题。

1 目前高校自行采购工作的范围和流程

目前高校自行组织采购的范围是政府采购目录以外且达不到分散采购限额标准的项目，如广西壮族自治区货物和服务类项目的限额是50万元，工程类项目是60万元。自行采购项目的基本流程首先是采购立项审批环节，本环节需要项目咨询和论证，确定需求参数和预算，并报部门领导和校领导审批。其次是采购内部审批，本环节是申购部门将立项材料报采购部门、财务部门和审计部门审批[2]。再次是采购文件编制及会签，发布采购公告，组织开标评审，公示采购结果。最后是签订合同、供货和履约验收等环节。每一个环节都是影响自行采购项目是否顺利进行的重要环节，严重的还会带来质疑和投诉，针对自行采购环节中的采购风险，需要提出合理的风险应对措施，为高校自行组织采购工作的顺利实施提供有利保障。

2 高校自行采购存在的风险

2.1 采购行为和方式不规范

根据政府采购法第三条规定采购行为要公开、公平、公正、。从公开方面来看，自行采购项目在发布采购公告的时候传播范围不广，一般仅在学校网页和部门主页发布，没有在浏览量大的政府采购平台公布，参与投标的单位不多，会有串标和围标的现象发生。公平方面来看，高校的申购部门的需求参数可能是是通过咨询某个供应商获得的，这些需求参数可能有隐藏指向性的供应商或某个品牌的产品，甚至有隐含的倾向性条款。从公正方面来看，部分高校自行采购项目的评委一般是二级申购部门的老师，对评审没有专业的培训，对评审条件把握不够准确，难以确保公正。

2.2 缺少充分的前期调研工作

高校自行采购项目的采购需求参数是高校二级部门提供的，二级申购部门需要对采购需求参数进行前期调研工作。但是往往会因为项目时间紧急或者经费到期等原因，没有足够的时间调研，对需求参数的前期调研工作做的不够充分，往往通过电话了解后提供需求参数文件，并没有对提供的参数仔细核验对比，造成供应商提供的产品或服务和实际的采购需求有很大的价格和质量差别，很难采购到满意的产品或服务[3]。还有可能提供的需求参数具有倾向性和排他性的特点，在实际采购中会容易导致流标或者引起供应商的质疑风险，对采购项目的采购进度造成不利影响，不能及时完成自行采购任务，不利于学校采购工作的顺利进行。

2.3 采购文件编制不规范

采购文件在评分标准的编制方面对权重设计的不够科学合理，不能够根据采购参数设计出能拉开距离的权重，进而筛选出好的服务商或者产品。有的高校为了节约资金，在评分标准的制定上对报价低的单位有很大的倾向性，会出现价低质次的情况，而供应商提供的服务和产品质量权重占比很低。有的采购文件中对供应商规模大小、注册资本、经营地作为打分项，甚至要求提供与采购项目无任何关系的获奖证书、质量认证证书等，对供应商区别对待，有引起质疑的风险。在采购文件中对采购需求和参数方面表述不清楚、不完整，模棱两可的地方，不利于采购评审工作的进行。

2.4 采购管理人员专业知识不足

自行采购项目一般是高校的二级管理部门执行，由于缺乏专业的采购知识，对采购业务不熟练。在采购文件的编制和采购流程方面会经常出现低级错误，甚至在项目没有经过立项审批通过的时候就已经发布采购公告或者已经采购完成，开始供货或施工，严重的违反采购管理办法，不利于学校采购工作的开展。此外，二级管理部门由于自行采购业务多，会把每一个项目分给几个没有采购业务经验的老师做，没有专门负责的采购人员，每一个人在采购中都要重新学习采购业务知识和采购流程，对人力资源造成严重的浪费行为，采购效率不高，难以顺利开展采购工作。

2.5 验收意识薄弱

验收工作是项目采购工作的重点环节，也是检验采购工作成效的重要环节。在实际的高校采购工作中往往“重采购，轻验收”，缺乏专业的验收人员，临时组成的验收小组对于参数复杂的项目无法全面验收，后期出现技术问题严重影响正常工作，临时的验收小组没有切实履行验收责任，仅流于形式走过场[4]。在供应商提供产品与采购参数不符合时，往往以产品升级为理由无法按采购参数供货，有的项目在验收不通过的时候，会以变更变更合同内容的形式通过采购验收。此外，验收方法单一，无法与采购内容相匹配，验收制度及保密制度有待完善。

2.6 档案管理不规范

在高校自行采购的过程中，会有大量的自行采购相关文件和音频资料，采购文件的数量和种类较多，很多原始文件都是比较重要的，一旦丢失无法补回的。这对学校的建设来说不仅是重要的凭证，也是学校发展的重要参考资料。但是采购档案的归档整理工作却没有引起足够的重视和执行，部分高校缺少专门的采购档案整理人员负责采购文件的整理和保管工作，通常是高校各个二级部门自行采购人员自行整理和保管，导致采购资料管理不集中，资料不齐全和遗失严重，不利于采购资料查找和后续审计工作的进行，不利于学校长期采购工作的进行。

3 高校自行采购风险防范

3.1 规范采购行为

高校自行采购活动需要严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及本市财政厅的相关采购制度，并制定切实可行的操作流程和内部控制管理制度。高校自行采购活动需要把公开、公平、公正作为采购的基本准则，认真落实“阳光下的采购”。坚持公开透明原则，不能有所隐瞒，对于采购项目的商务条件、采购需求、投标人的资格条件、报价要求，以及评标办法、拟签订的合同文本，都需要在采购文件中做出明确的说明；坚持公平原则，在采购文件中技术参数和商务要求方面不能出现排他性和倾向性的条款，保证公平竞争；坚持公正原则，应当从省政府财政部门设立的评审专家库中随机抽取评审专家，对于采购技术复杂、专业性强的项目，随机抽取方式难以满足评审要求的，经主管部门单位同意，可以选定相应专业领域的评审专家，优先选择本单位外的评审专家。

3.2 加强前期调研工作

自行采购项目前期调研工作是决定采购是否顺利进行的重要工作，前期调研工作需要细致深入，有充足的调研时间，获取详细的资料，如对产品的使用效率、配置情况，售后服务等。向多个厂家咨询进行质量、性能、故障率、应用范围、价格和售后服务和技术支持情况进行对比，选取不同的样品进行考察。前期调研工作做的全面对后期的采购工作会提供强有力的帮助，避免流标和投诉的情况发生，有助于提升高校的采购质量和采购效率。

3.3 规范采购文件

采购文件的编制需要设计科学合理的评分标准，能够筛选出服务好的供应商和质量好的产品。不能将供应商的规模大小、注册资本多少、地域作为打分项，不能要求提供与采购项目无任何关系的获奖证书、质量认证证书等不合理要求，公平公正对待竞标供应商，采购文件不能倾向性和排他性条款，避免质疑和投诉的情况发生。积极响应政府采购政策，对小微企业在价格上给予一定比例扣除，支持中小企业发展和鼓励采购节能环保产品，认真执行相关政策。采购文件中的采购需求和参数方面需要表述清楚、完整，避免模棱两可的词语出现，保证采购评审工作的顺利进行。

3.4 提高采购管理人员专业知识

高校要组织构建一个采购业务能力强、工作作风硬的采购工作团队。首先要提高采购人员的业务水平。定期组织采购工作人员进行学习和讨论学校制定的采购管理办法、针对日常采购过程遇到的问题，加强交流学习，以及参加财政部门组织的相关培训，熟悉最新政策法规。其次是设置合理的采购岗位，明晰岗位的权限、职责以及责任主体，理清各方便流程、各个环节的工作标准和执行要求[5]。

最后是加强对招标采购人员的廉政教育。强调职业道德和个人道德，避免采购过程中滋生腐败，做到公平公正、不知规犯规、不知法犯法。

3.5 强化履约验收环节

验收环节是高校自行采购工作中重要的环节，自行采购部门及学校监管部门要对其足够重视。一是要明确履约验收的责任部门和责任人，建立专门的验收工作小组，对验收人员进行定期的专门培训，通过实际验收案例进行讲解，确保验收人员的专业程度。增强验收人员的法律意识，夯实履约验收业务技能，在此基础上建立一套可操作性强、完整的验收规范，以此来提高相关人员的履约验收能力。二是在验收的过程中严格执行“回避制度”，不允许投标单位的朋友、亲属参与设备的验收工作，并且要对验收保密制度进行补充完善，确保自行采购项目在验收环节中的合格度[6]。通过以上两种方式，提高相关人员的责任和履约验收业务技能，客观、公正地，给出验收合格或者不合格的验收结论，并以此作为自行采购财政付款的依据，真正把履约验收工作落到实处。

3.6 规范档案管理

自行采购项目的档案需要加强管理，高校要安排专门的档案管理人员对自行采购文件（如：会议纪要、项目立项、内部审批材料、采购预算与计划、批复文件、采购需求资料、投标文件、评审报告、采购情况报告、采购合同、验收证明、采购影像资料等）、进行归档整理并保存，并且在整理过程中可以利用电子信息技术，在实际的采购工作中将自行采购文件录人电子档保存，并且在电子信息设备中建立起完整的采购信息目录，有助于提升档案管理工作的有效性以及档案的使用效率，做到有据可依，有据可查。

4 结语

综上所诉，高校自行采购工作在目前高校的日常教学及未来发展中，在其中占有至关重要的地位，但是大多数高校在实际的自行采购工作中存在采购行为和方式不规范、缺少充分的前期调研工作、采购文件编制不规范、采购管理人员专业知识不足、验收意识薄弱、档案管理不规范的问题，不利于高校的长期健康发展。为加强高校自行采购工作效率，降低采购成本，节约财政资金，规范自行采购行为，促进党风廉政建设，高校应严格规范采购工作纪律和采购文件，加强前期调研工作，提高采购管理人员的专业知识和素质，强化验收意识和建立专业的验收小组，加强自行采购业务的档案管理工作，确保高校自行采购的公正、公平、公开，为高校的建设发展产生促进作用。