财务战略管理下其他费用开支内部控制设计研究

赵凤红

（中化弘润石油化工有限公司，山东 潍坊261061）

其他费用是针对企业行政管理部门在日常生产生活中，为保障正常运转而产生的一类支出，假若忽视管理往往造成企业管理漏洞，出现营私舞弊，给企业带来损失，因此，有必要从制度建设出发，制定标准和流程，进行审批，事后监督和分析。

1.其他费用开支标准与流程设计

1.1 运输物流费

每年末由行政管理部牵头组织下一年度物流运输招标，财务部参加，原料药、制剂业务由各相关事业部销售客服部分别参与。招标结果经总经理审批后，由行政管理部根据招标情况与物流或运输公司签订年度货物物流、运输协议；各业务板块客服部负责与各子公司物管部核对日常运输量，并协调处理运输投诉。物流运输费用由各事业部客户服务部编制付款计划，事业部总经理审批后，财务部审核列支。各事业部物流运输费用每月统计回顾，并报送公司总经理。运输业务相关票据的真实性与合规性由客服部门负责审核。运输票据在财务入账前，财务部负责结合货物运输协议及运输清单审核运输价格的适用性。运输价格当年内不得随意调整，因政策发生较大变化可能引起较大经济利益损失时，承运公司可以提交书面申请，经行政管理部、财务部、客服部联合审核后，经相关事业部总经理批准，可调整某地的运输价格。

1.2 广告费

广告宣传费包括公司网页、报刊杂志、画册宣传，产品供求信息、人事招聘信息发布，国际、国内药品交易会展位费、搭台费、展位设计费，公司内刊、画册印刷费，稿酬，各类标牌、标识设计制作等费用。产品推广、展会类广告费用由相对应的销售部门归口管理，相关展位费、搭台费、展位设计费用由使用部门提出，事业部总经理审核，总经理批准。费用支付由经办人、事业部总经理签字后财务部审核列支或核销。其他广告、宣传费用由行政人事部门归口管理，广告制作费用每年底由行政人事部组织服务商报价、比价、议价，采购部参与，议价结果经子公司总经理批准，报公司行政人事部、财务部备案。费用支付由使用或归口管理部门提出，单次单笔在1万元（列为固定资产类的广告牌、指示牌等3万）以下的，由行政人事部审核，子公司总经理审批。单次单笔在1万元（列为固定资产类的广告牌、指示牌等3万）以上的，报股份公司行政管理部审核，公司总经理批准。

1.3 物业管理、绿化费用

行政管理部门为物业及绿化归口管理部门。物业管理、绿化费用主要包括公司物业的管理费、维护费，房屋租赁费、宿舍公共水电费，绿化工程、绿化养护费用等。因后勤保障或厂区绿化需租赁房屋及实施绿化工程的，由使用或管理部门提出，行政管理部审核，公司总经理批准。单项在3万元以下的由子公司行政人事部审核，子公司总经理批准，报公司行政管理部备案。单项在3万元以上的报股份公司行政管理部审核，公司总经理批准。

1.4 办公费用

办公费用主要包括各部门、车间使用的办公用家具、电脑、复印机、打印机、音像及投影设备、信息设备、空调等固定资产购置及维修费；文具、纸张、计算器、电话机、传真机、碎纸机、报刊杂志等低值易耗品购置费；生产（实验、质量）记录及其它表单印刷费；邮寄费、通讯费、软件使用服务费等。行政管理部门为办公费用归口管理部门。固定资产类办公用品购置及维修，由使用部门提出，3万元以下由公司行政人事部审核，子公司总经理批准。单次、单项超出以上限额的，报股份公司行政管理部审核，股份公司总经理批准。低值易耗品类办公用品，由行政人事部筹办，做好出入库台账。职能部门费用由经办人提出，单次单项低于2万元的，由行政人事部审核，公司总经理审批。单次单项超2万元的，报股份公司总经理审批。公司报刊订阅费、固定电话费由子公司总经理审批，报公司行政管理部备案。 各类软件购置及服务费用，由使用部门提出，行政人事部审核，1万元以下的，公司总经理审批。购买数据库费用一律由股份公司总经理审批。

1.5 员工福利费用

员工福利费用主要指非薪酬类员工餐厅运营费用、节假日实物发放费用、员工旅游费用等。行政管理部门为员工福利费用归口管理部门。员工餐厅固定资产类购置及维修费用由使用部门提出，3万元以下公司行政人事部审核，子公司总经理审批。日常食材采购由行政管理部门不定期组织供应商比价、议价，由餐厅指定专人验收入库，并做好出入库流水台账。费用支付由经办人提出，公司子公司行政人事部、财务部专管员审核，公司总经理审批。节假日实物福利发放及员工旅游，由公司行政人事部制定方案，经公司总经理审批后实施。费用支付由经办人提出，由公司行政人事部审核、公司总经理审批。

1.6 车辆费用

车辆费用主要包括公司生产经营及商务接待用车的购置费、维修费、保养费、运行费、保险费、燃油费、装潢清洁费等费用。各行政管理部门为车辆费用管理归口部门。车辆购置及置换由使用部门提出，报公司行政管理部审核报批，股份公司总经理批准。日常运行、保养费用由车队根据随车手册规定提出，行政人事部审批；维修及装潢等费用按《车辆管理内部控制实施细则》规定，由经办人提出，行政人事部审核，公司总经理审批。维修费用单次单项超2万元的，报股份公司行政管理部审核，股份公司总经理审批。

1.7 协会、学会会费及赞助费

公司加入各类学术、管理类协会、学会等团体的，以属地管理为原则。浙江区域内企业一般性协会、学会统一以公司总部名义入会，特殊行业管理有要求的可以子公司名义入会。加入各类协会、学会由对口部门提出，公司总经理审批。报股份公司行政管理部审核备案，股份公司总经理批准。各类赞助费用由对口部门提出，1万元以下的由公司总经理审批。

1.8 公共招待费用

公共招待费用主要包括以公司名义举办的宴请费用，公司行政人事部统一筹办的招待用酒、香烟、礼品等费用，景点门票、酒店挂账费用，招待用水果、茶叶、咖啡、零食、饮料等。费用开支由公司行政人事部提出，公司总经理批准，财务部审核列支或核销。各部门领用招待用品，由使用部门提出，部门负责人批准，行政人事部核准办理，建立出入库台账，每月交财务列入使用部门费用。

1.9 零星工程、备品备件费用

零星工程、备品备件费用按《投资与工程项目内部控制实施细则》相关规定执行。

1.10 其他费用

无相关票据，需支付的各种专家、顾问、评审、咨询费、业务佣金、公关等费用，由对口部门提出，分管领导审核，股份公司总经理批准后，由财务部列支。村企关系开支费用，由相关联络人根据协商情况提出，1万元以下的，公司行政人事部审核，由公司总经理审批。需由公司支付的员工工伤医疗费、陪护费、补偿费等费用由对口管理部门提出，在工伤保险规定范围内的职能部门由公司总经理审批；超出企业所在地工伤保险待遇规定的费用，报股份公司总经理批准。EHS类费用除招待费、差旅费、固定资产投资等以外，包括但不限于安全职业健康、环保三同时、体系论证、咨询、评估、维保、检测、体检，危废处置等费用，由对口管理部门填写EHS费用审核单，报公司EHS监管部审核通过后，公司总经理批准，财务部审核列支或核销。单次单项超10万元的，由股份公司总经理审批。质量注册类费用除招待费、差旅费、固定资产投资等以外，包括但不限于体系认证费、咨询费、检测费、注册费等费用由对口管理部门提出，公司总经理审批。单次单项超10万元的，股份公司质量监管或药政法规部审核，报股份公司总经理审批。各类预借款项由业务经办人提出，由公司总经理审批，审批人承担担保责任。

2.其他费用的审核与审批流程

2.1 各类费用的审核与审批责任

业务经办人对业务的真实性、费用凭证的合法性负责；审核人对业务费用的合理性、必要性负责；财务审核对业务票据的合规合法、费用标准负责。

2.2 费用报销时限

差旅费用报销须附出差审批单，报销时限为出差回公司后十个工作日内。员工参加本岗位内经批准的资格考试、上岗证考试、职称考试、证书年审、继续教育等发生的可报销费用单据应在十日内交财务挂账，报销时间为取得相应证书后一个月内。其余费用报销不得超过三个月。所有费用原则上不得跨年度报销。

2.3 预算内的费用审批

公司总经理发生的费用，由股份公司总经理审批。各部门人员发生的费用，由公司总经理审批。公司各职能部门人员个人费用单次或单笔超过5000元的，报股份公司总经理审批。

2.4 超预算费用

超预算费用，在追加预算前不予报销。职能部门对费用的过程控制应进行分析并作出说明，提出追加费用的申请，公司分管领导审核，股份公司总经理审批。

3.其他费用核算与分析报告

关于费用核算，财务部根据不同的经济业务，对各类费用进行分类与定义，确定会计处理口径与方法，统一会计核算标准。各类费用应当按部门进行归集与记录，以衡量部门费用控制绩效。公司行政人事部每年年底组织各相关部门对个人相关的费用开支标准进行评估，如需调整，提出调整意见和方案，经公司总经理审批后实施。财务部每年底对非个人相关的其他费用标准进行评估，在下一年度的预算标准编制中提出修改意见，交公司总经理审批后实施。费用分析与报告如下：财务部应按季度对各部门当期或累计所发生的费用情况进行汇总，反馈到各职能部门分管领导及总经理。财务部在费用预算控制过程发现的问题应尽快作出分析，提出改进建议，形成报告交总经理。各部门每季度对费用预算控制情况进行回顾与分析，针对费用控制的不足，及时调整与改进。

4.结语

其他费用支出直接影响到企业的经济效益，通过对其他费用的核算、控制有利于企业节约成本，本细则所述备案指职能部门、子公司各类方案报归口管理部门或分管领导知悉或审议的流程，该方案在10个工作日内未反馈的，视同同意并可执行。