关于新媒体参与下企业信息管理工作的几点思考

蔺 健

（中国铝业集团有限公司，北京 100082）

1 新媒体简述

新媒体，顾名思义就是新型的传媒方式，目前一个比较主流的定义是“新媒体是利用数字技术，通过计算机网络、无线通信网、卫星等渠道，以及电脑、手机、数字电视机等终端，向用户提供信息和服务的传播形态。从空间上来看，“新媒体”特指当下与“传统媒体”相对应的，以数字压缩和无线网络技术为支撑，利用其大容量、实时性和交互性，可以跨越地理界线最终得以实现全球化的媒体”[1]。

可以说，在技术、渠道和终端几个层面的不断发展中，新媒体是应运而生的，在通讯技术、互联网络以及智能电子产品的加持下，新媒体的运用可谓是一触即发，极大地改变了人们的沟通方式，简化了程序，拉近了距离。现如今，新媒体不仅在交流、娱乐、宣传等方面运用广泛，也渐渐地成为了一种常见的信息沟通管理方式。

我们应该意识到，新的沟通方式正在改变着人类的习惯，改变着世界，也极大地冲击着传统形式，面对这些，我们没有必要去刻意对比、抵制，对待新生事物，了解它、接纳它、利用好它才是正确的态度和做法。目前政府和企业都已将新媒体纳入正规的管理传播渠道，在政企单位的发展中，发挥了越来越大的作用。

2 从传统到新式的演变

说到企业信息传达的方式，我们比较固定的印象就是邮寄、电话等等，应说在10年前，这些方式还是主流，对于通知的传达较之今天来说是相对繁琐的。电话的沟通方式通常只是适合一些不是很正式、不需要进入正式流程的信息，通常是一些口头上的提前沟通，或是一些告知性的信息，通知者要悉数拨打所有相关人员的电话，而对于信息接收方来说而且没有正式的文件或文字痕迹，工作量大且效力不强。

至于邮寄的方式，在我的记忆中，当时举办全国性会议的时候，即便是在已经电话联系的前提下，通知都是打印出来手填信息，然后通过邮寄的方式寄给对方，有多少人参会就要书写并邮寄多少份，少则几十，多则上百，而邮寄的时效性和准确性都不是很理想，路途遥远的地方可能要一周才能收到，有时还会出现丢失的情况，工作效率大打折扣。

直到新媒体手段成熟之后，越来越多的企业甚至是国家机关将其认定为正式的信息沟通渠道，一些内容和记录还被赋予了法律效力，如可作为收入证明、出入境记录等。在这样的背景下，新媒体的优势更加显著，运用愈加广泛。

3 新媒体在沟通方面的优势

新媒体的范围很广，作为企业内部信息的传递和沟通来说，最常用的主要是办公自动化系统（Office Automation，简称OA）、电子邮件和社交软件，而在不断的发展和探索中，社交软件因它的易注册、功能全、不受限等优势逐渐占据了主导地位，放眼望去，微信工作群、QQ工作群比比皆是，显有大行其道之势。

3.1 化繁为简，提高工作效率

以上我们已经谈到，在传统的沟通方式下，无论是用什么方式，都避免不了“一对多”的信息发送模式，信息的发起者工作量较大，效率不高。而在新媒体的帮衬下，无论是OA、电子邮箱还是社交软件（群），信息的发起者只需要发送一次，就可以让每个相关者都接收到信息，不仅大大提高了工作效率。而且时效性亦飞速提升，无论接收者身在何处，只要有网络，有电子设备，就可以实时接收到信息。在新媒体面前，距离不再是障碍，它被无限拉近，身隔千里仍犹如面对面一般。这大大提高了信息流转的时效性，规避了因为相关人员出差或有事而耽误信息流转的情况。

3.2 快捷方便，可以实时反馈

沟通通常具备四大特征：互动性、媒介性、期待性和目的性，其中互动性、期待性和目的性都是基于信息双方的，互动性要求要有信息往来，不可“剃头挑子一头热”，期待性和目的性就表明发送者是有目的的，有一定的引导性，期待接收者能够认同自己以达到自己的目的。基于以上几点，我们可以看出新媒体的优势不仅仅在于可以将发送者的意愿即时发送给接收者，同时接收者也可以及时反馈信息给对方，如果不能一言达成共识，还可以详细进行询问和解释，大大缩短了办公进程，事半功倍。

3.3 简化流程，节约办公成本

抛开了繁琐的起草、打印、收文和流转过程，信息在网络上可以飞速传播，无论是开会中还是出差在外，都可以随时接收信息。从环保的角度讲，纸质文件打印的减少，节约了纸张等办公用品，也节省了邮寄费用，无纸化办公越来越受到大家的认可并得到了广泛的应用。在新冠肺炎疫情爆发时期，有很多单位都选择了通过新媒体来减少人员的流动和接触，从而在网络上进行隔空办公的方式，对于当时的情况来讲，这无疑是既可以把疫情传播的风险降到最低，又可以将工作效率提至最高的办法，进一步凸显出新媒体的优势和发展趋势。

3.4 还在日益发展的电子办公系统

现如今，在即时沟通、传送文件的基础上，又涌现出一批基于新媒体的新型的办公方式，比如可以多人同时填写的文档、接龙，可以多人参与的网络会议等。在人们生活节奏日益加快、全球化越来越强的今天，不受时间地点的限制进行办公已是大势所趋，低成本的办公方式带来的沟通红利正在为人们所津津乐道，也有越来越多的人加入了这一场“信息革命”，人们的沟通方式正发生着前所未有的改变。

4 需注意的问题

当然，任何新生事物都是双刃剑，新媒体为企业信息沟通在带来便捷高效的同时，也不免会有一些负效应，但这不应成为人们抗拒新方式的理由，我们需要去找到问题进而去解决它、规避它，把负效应降到最低，充分享受科技发展打造的信息高速通道。

4.1 做好文件留存工作

一些有信息价值的文件通过新媒体的流通之后还应进行下载保存，以便方便查找及备案。通常新媒体软件上的文件是有时效期的，一定时间后就无法打开，或者如果误删了对话，则文件也将随之消失，所以做好文件的留存工作十分重要，毕竟新媒体只是文件流通的手段，如果需要留存备案的还是要落实到白纸黑字之上。

4.2 加强保密文件的管理

新媒体带来的便捷让大家深谙于心，但是我们要知道，新媒体是依托于互联网络的，而互联网的属性已经是老生常谈了，所以对待网络我们时刻要保持清醒的头脑和应有的警惕性，如果有保密的文件或信息，决不能为了省事而从网络的渠道进行传播，一旦泄露将对企业甚至国家造成不可挽回的损失，而在网络上传播的个人也将受到法律的制裁，后果十分严重。现实中这样的案例还是很多的，有些就是无心之过，但是一旦信息被窃取无论什么理由都无法弥补了。所以在日常的工作中，无论是企业还是个人都应该加强保密教育学习，尤其是对机要员更要进行严格的培训和考核，确保信息的安全。

4.3 选择性使用，扬长避短

企业的文件有很多种类，函、通知、通报、密件、会议纪要等等，相关人员在选择流转方式的时候要考虑到文件的性质和受众范围，对于一些十分重要的或是需要签章的文件，可以选择OA系统，进行程序严密的文件流转。而一些通知类的文件则更适合通过社交软件达到快速、广泛、沟通即时的效果。多种形式各有各的优点和局限性，这需要我们按照自身的需求找到最适合自己的方式。

信息管理是公共事务管理的重要领地，是决策的基础，是政策实施的保障，是企业和员工之间沟通与协调的桥梁。当今世界正处于百年未有之大变局，全球形式波诡云谲，中国发展日新月异。如今中国经济正在高质量发展轨道上加速，中国的企业也在不断发展中，运用更加高效便捷的办公方式应该是当今企业发展的硬性需求，也是企业加强领导力的一种全新模式，效率是企业发展的基石，信息化是企业发展的生命线，如何延长生命线是每个企业都要研究的一道必答题，相信新媒体发展和不断更新能够为企业解开这道题提供一些线索和捷径。