精细化管理在医院档案管理中的应用分析

张东宁

（日照市人民医院 山东省日照市 276826）

社会医疗机构在不断的改革进步，医院服务水平得到更快速的提升，相应的管理配套措施也在不断的革新，在民营医院和公立医院的良性竞争下，对医院档案精细化管理的重要性被凸显出来，通过精细化的档案管理能有效的促进医院管理工作的完善，提高了医院档案的使用效率，是档案的功能作用达到最大化的利用，是直接促进医疗行业技术水平提升的重要途径，做好医院档案的精细化管理是医院稳步发展的坚实基础。

医院档案管理的重要性

医院档案的管理就是对医院日常工作过程中所产生的记录性单据和文件的管理，是医院有序开展工作的重要保障，档案管理环节工作的好坏直接影响到医院的运营情况，在日常的工作中占据重要地位，与医院的有序工作开展息息相关，更是关系到医务工作者的效率问题，也是对患者信息负责的有力依据。[1]医院要做好对档案的有效管理是医院能顺利开展工作的基础保证，关乎医院能够实现稳步健康发展的坚实步伐，档案管理的完善能直接影响各医疗行业的发展方向，借助对档案信息的整理和统计能够实现大数据的统计，这是推动行业发展的重要数据来源，通过对档案的综合整理能满足对不同类型病例的有效治疗方案的把握，极大效率的提高了医院医疗技术手段，最大力度的确保了医院医疗效率，档案就是数据的化身，是可靠的医学依据，能为医疗救治提供更为有效的数据参考；医院档案的内容涉及宽泛，认真做好档案的管理能有助于日常工作的顺利开展，对于人员调动和岗位空缺的情况下，档案就是很好的工作交接单；通过档案还能很大程度地减少医院的纠纷问题，档案是在争论和纠纷问题持久不消情况的有力证据，是医院与患者间的合法依据，是避免人事纠纷的重要文件证明；档案的合理管理可以实现医院资源共享的发展目标，使医院能更好的医治病人而努力；利用档案的有效管理可以把优秀的医学经验得到更广泛的应用和发扬，使之良好的医学方式得以保存和流传。把医院的档案管理发挥出其真正的价值，为医院的长远发展服务。

精细化管理的概念

精细化管理是一种文化，一种理念。它是社会日益发展下的对工作精准分工的产物，精细化的管理就是落实管理责任，把管理责任落实到每一个具体的人员身上，做到责任到人， 并以“谁主管，谁负责”的原则进行管理，将责任具体化，明确化，确保每一个管理人员都尽职尽责，把工作做细，做实，并及时的查验纠正和处理。[2]精细化管理是把企业引向成功的有效路径，其本质意义就在于它是一种对目标和方式进行分解、细化、落实的过程，能让企业的战略规划得到最切实的可行操作，企业要按照精细化管理的思路，找准每个环节的关键问题，逐层次的剖析解决，完善体系，把精细化管理的规范性和创新性不断结合统一，使企业朝着更优化的管理模式前进。精细化在企业日常工作体现的主要形式：标准化、细化、量化、流程化、模板化、协同化、实证化、严格化等，[3]企业的全面、协调可持续性发展，必然要求企业有强大的执行能力和运作能力，这些都需要依赖于精细化管理的强大支撑，是企业重要的核心运行工程。

医院档案管理现状

档案管理制度不详细。现阶段的医院档案管理机制并不完善，存在着明显的管理制度不详细的情况，无法满足实际工作的需求，且由于档案信息的内容范围宽广，也是造成现社会医院档案难以统一管理的困难，纸质版的档案管理是目前社会大多数医院档案的现状，纸质版档案管理的缺点众多，其本身的保管就很困难，加上制度的不完善，直接造成档案的损坏或遗失情况时有发生，是影响医院良性发展的主要绊脚石。

档案管理方法不统一。医院的各级分类部门本就众多，各部门的档案种类也是形色不一，不同部门的档案管理办法也不太一样，导致一个医院出现多种类的档案管理办法，这是一种极不专业的体现，使医院整体的档案利用率急速下降，限制了医院的快速发展。医院的档案分类主要包括：病例档案、行政档案、医疗技术档案、会计档案、声像实物档案、科研教学档案、设备档案等等，[4]不同档案的没有形成统一的管理模式，致使档案管理混乱，发挥不了档案应有的价值体现。

档案管理意识较薄弱。大多数的医院管理档案工作就只是一个制度性的工作流程，并没有真正重视起对档案管理的重要性，档案是一件事情结束后的凭据，意味着一件事情的暂时结束，但并不意味事情真的完结了，档案的意义远比就某件事情的结束来得更深重，档案可以归纳同类型病例的治愈概率，具有重大的医学教育意义，是研究医学诊治方案的重要依据。现阶段的医院从领导岗位到基层职员都是意识较薄弱，达不到档案的真正使用目的的体现。

无法满足档案使用率的需求。因为对档案的管理模式不专业，漏洞诸多，致使医院档案的利用率得不到很好的保证，是导致医院医疗技术手段得不到发展的重要问题。对医院档案的有效管理其主要目的之一就是实现对档案使用率的需求，档案的有效使用能快速提高行业的医疗技术水平，档案就是更好转变医疗技术的切实保证，无法做到对档案的良好管理，自然就无法满足对档案使用率的需求，因而限制了医院医疗技术的飞跃性发展。

精细化管理在医院档案管理中的具体应用

建立档案精细化管理体系。社会经济突飞猛涨，医疗体制也在不断的革新中，市场对医院的医疗服务要求愈来愈高，在医院的良性竞争下，建立精细化的档案管理就显得尤为重要，它能更好的保证企业在竞争的行列中占据领先地位。[4]切实的保障了医院的整体管理水平，建立科学的、完善的精细化管理体系，是医院不断发展壮大的主要技术革新手段，把各类型档案的进行详细的分类管理，运用更为科学化的管理方式，实现对档案的最大力度的整理和利用，精细化管理体系是把复杂繁琐的流程进行简化，用清晰的制度规定把工作明细化，实现更为高效的管理效果，通过明晰精细化管理里的各项管理制度，详细精准的对档案进行分门别类的管理，做到档案的规范化、精细化、不断创新出对档案管理的个性化，不断升华出一套更为适应医院健康发展的档案管理体系。

明确档案精细化标准。档案的精细化管理也是一种管理模式，是不断优化的管理形式的具体体现，做好档案精细化管理首先应明确档案精细化的标准，通过对工作流程的标准化，把各环节工作进行合理的分类，做到每一个小环节的准确完整，尽可能详细的把各工作细则整理出来，达到每项工作的可量化，进而实现更为有效的管理模式。[5]一切事务的标准化是顺利完成的有效保证，把医院的档案管理用精细化标准拟定出来，严格按照标准流程进行分类收集、整理和归档，才能有效保障医院的工作效益的有序进行，标准化是工作的基础，档案管理的标准化是把各岗位的工作职责具体化，对工作范围、权责、权限、和对象及工作质量的本文规定，严格落实实际的工作情况，对医院的标准化领域进行协调的统一管理：基础标准、产品标准、质量标准、方法标准、卫生标准等等，实现医院档案管理的统一标准化。

完善档案精细化整理。档案的管理过程中，整理环节是为档案后期的分类归纳存档做好坚定基础，其步骤的方法要做到精细化整理，在对档案进行分类时，尽可能的分的越细致越好，精细化的目的就是把各个事项做到详尽，做到完美。用思维导图的方式把各档案分门别类的延伸至各子项目，以便后期的对档案的有效利用打下基础；对档案的有序编号也是整理中需特别注意的问题，例如各大类之间用不同的首发字母表示，大类档案下的子项目又要分开标注，没有对应的标注那么整理就失去了真正的利用价值；进行总目录的拟定，就类似于提纲的拟定，让人一目了然的明白此系列档案的大体内容和范围，最后进行归档的储存和入库，对档案的储存用排架式的方式最为方便合理，为后期的查阅提供有效的技术支持；切记不可在整理的过程中出现重复的编号和遗漏的档案等问题，用科学合理的精细化档案管理办法促使医院的进一步发展。

确保档案精细化保管。对医院档案的精细化保管要求：每一卷档案和档案编号务必一一对应、准确无误，保障日常档案的调阅查询工作的准确高效，并确认保管的安全性。[6]要狠抓相关规范性文件的贯彻落实，做到对档案的齐全完整，不缺不漏，不断的推进档案建设的规范化和安全化，进一步加强对档案的利用率，通过完善档案管理的安全体系和利用体系，把医院档案管理的目的达到最有经济价值的呈现；做好档案的保密工作，明晰严格的档案借阅制度，建立专用的档案室，专用的档案资料电脑，专用的档案数据U盘，专用的保密方式等；专业性的对档案的利用效益进行开发，争取把档案的作用效果利益最大化，为医院带来更为实际的技术性创新和发展。

整体而言，医院的各方面服务要顺应时代发展的步伐不断实现科学化、现代化的管理模式，对医院档案的精细化管理是发展的必然趋势，利用精细化的管理方式可使医院在对档案的规范整理和应用价值上得到最充分的发挥，完善好了对档案的各项精细化管理制度的明确，能有效的保障医院档案工作的顺利开展，为医院的长久可持续发展做出贡献。