境外工程项目中外事管理工作探讨

范乐乐

（秦皇岛玻璃工业研究设计院有限公司 秦皇岛 066001）

0 引言

为响应国家“一带一路”倡议，国内企业将自身的技术优势、经验与模式优势转化为市场与合作优势，国内越来越多的企业借助我国政府在产业、投资、对外援助、国际合作和工程承包等方面的政策支持和信贷平台，积极“走出去”参与到国际经济合作与竞争中。国际化给国有企业带来机遇的同时，也带来了政治、法律、经济和安全等诸多风险，也对国有企业部署境外发展战略、提升经营模式、确定业务范围等方面提出了新的挑战，对国有企业传统的工程管理模式提出新要求。外事管理成为境外工程项目中必不可少的工作之一，是确保境外工程项目有效进行的关键影响因素。

1 境外工程项目中外事管理工作的主要内容

国有企业境外工程项目管理是一个系统工程，外事管理工作是其基本管理职能之一，其具备高度原则性、保密性、计划性。随着国际化程度的不断提高，外事管理工作也相应扩充和提高，目的是为国企更好地“走出去”做贡献。外事管理工作主要包括以下几方面：

（1）出国任务审批及团组手续办理

根据国企境外工程项目需求，选派管理人员或专业技术人员出国（境）进行技术交流考察、商务洽谈、工程承包和合同签订，出席各类会议或提供专业技术支持服务等，由外事专办员向外事主管部门提交出国（境）任务申请、审批表，待审批通过后办理相关出国（境）手续。

（2）因公出国（境）证照申报及管理

因公出国（境）证照主要针对出国从事技术服务等公务活动人员及访问学者。按照我国外交部规定及国有企业自身申报审批流程，由外事专办员统一向外事主管部门申报办理。因公出国（境）证照统一由指定负责部门，如外事部门或人力资源部门管理，按照外事规定进行证照的借出和归还。

（3）出访团组行前外事教育

出行前外事教育是境外工程项目外事管理工作不可或缺的重要环节。一是为了维护国家及国企的国际形象；二是为了保障国家、国企及出访团组的安全；三是为了确保境外工程项目安全顺利进行。出行前外事教育主要包括：督促出访团组学习国内外相关法律法规、外事纪律及对外技术服务保密守则，了解当地风俗习惯及宗教信仰，普及出国常识及境外突发事件应急处理方法，提供在境外寻求领事保护的渠道和方式，进行疾病风险控制预防等。

（4）涉外交往管理

涉外交往是增强国企与境外相关企业互动和合作的重要途径，是维护合作企业间良好关系的重要方法。境外工程项目的涉外交往主要包含邀请境外相关企业或合作企业的管理人员或专业技术人员等来华学习、考察、参观交流；国企管理人员或专业技术人员受邀赴境外企业考察交流、参加展览会等。主动参与境外项目联系、交流、推广和合作，积极宣传企业品牌，树立企业形象。涉外交往管理要严格按照国家保密守则及外事规定执行。

2 外事管理工作的作用和存在问题

（1）工程项目的不确定性

工程项目复杂多变，具有一定的不可预见性，各国的政治、经济、法律、文化环境差异较大，从而会产生诸多风险因素，外事管理工作在涉外风险方面起到了“防火墙”作用。一方面外事管理部门安全意识强，日常风险防范工作到位，为出访团组提供出行安全、常见疾病、紧急求救方式等信息，确保每个出访团组做好充分准备。另一方面外事管理部门制定相应突发事件应急预案，并设立突发事件应急领导小组，旨在做好境外突发事件处理工作，使人员生命和财产安全损失降到最低。

外事管理工作还具备纽带作用，将国家的外事政策、外交部规定、国际动态、各国驻华使领馆的最新要求等，第一时间传达给项目部门，避免违反国家规定和纪律，同时也避免影响境外项目的工程进度。对于境外项目中出现的外事问题或情况，能够及时反馈给外事管理部门，从而采取安全有效的解决措施。

（2）外事工作管理复杂性

由于外事管理工作具有政治性和纪律性，在出国任务审批及团组手续办理方面控制节点较多、手续较为繁琐，且各国签证要求不同、变化较快，签证周期长短不一，使该项工作不可控因素增多。随着企业国际化业务的不断增多，出国任务审批及团组手续办理工作量也逐年递增，而境外工程项目又具有较强的不确定性和非计划性，紧急或特急的团组给外事管理工作带来很大压力，同时也容易影响境外项目的工程进度。由于外事管理部门与项目部门之间的交流较少，彼此缺乏沟通理解，部门之间缺乏沟通协调机制。

3 外事管理工作的优化措施

为适应新时期、新形势的要求，为企业境外工程项目顺利安全的实施，外事管理工作必须与时俱进、不断优化完善，从以下四个方面改进提升。

（1）提高业务能力

国企外事管理工作是国家外事管理工作的重要组成部分，外事无小事，外事管理人员要坚持外事原则，深入理解外事政策，把外事管理工作融入到企业发展的大局之中，切实服务于企业的发展。在日常工作中，外事管理人员要持续关注最新的国家外交动态、国际关系发展、各国驻华使领馆要求，不断学习相关法律、法规、政策制度，通过网络、书籍、媒体等渠道，了解各国风俗习惯、宗教信仰、人文环境，全方位多层次地提高自身业务能力，牢固树立“胸怀国家、心系企业”的“大外事”理念。

（2）加强对外宣传

外事管理部门要加强宣传外事政策、外事性质、外事流程，让企业员工深入了解外事管理工作并积极配合。境外工程项目是一个系统工程，是充分发挥职能作用的平台，外事管理人员要利用优势主动宣传自身，主动参与到境外工程项目中，了解境外项目的工作内容、进度及出访团组需求，主动为项目和专业技术人员服务。

外事管理部门可利用对外渠道，与外交部、各驻华使领馆、相关行业组织及国际、国内同行业合作伙伴建立长期联系、交流和合作关系，组织技术交流、合作活动、商务洽谈等，积极推广企业品牌，主动参与到企业的国外业务开拓工作中，为企业寻找和创造机会。

外事管理部门还可通过企业门户网站、公众号、期刊等媒介及时报道企业的对外交流，宣传国内外合作动态，展示企业良好形象。

（3）减少审批环节

对于出访团组办理手续繁琐、不可控性大、加急团组多等问题，企业应将外事管理工作与境外工程项目管理工作紧密结合，在国家政策、外事制度允许的范围内，适度简化审批及出访团组手续办理流程。对于要频繁出国（境）人员，可采取一次审批一年有效、一次办理多次往返等方法减少审批次数。企业应建立自上而下的健全审批制度，尽量确保出访团组手续按期、顺利、保质完成。

（4）优化管理平台

传统的外事管理信息平台，主要用于出国（境）任务审批、因公证照申报、证照管理和出国人员管理。随着企业国际化的发展，企业合作的国家越来越多，项目分布也越来越广，传统外事管理信息平台已无法满足企业需求，应利用互联网的便捷，优化外事管理信息平台，在基础的业务办理模块外，增加政策信息模块、跟踪服务模块和出访贴士模块。政策信息模块包含最新外事政策规定，国际动态，各国签证办理信息等，便于从宏观上了解政策规定和办理需求；跟踪服务模块用于跟踪出国（境）任务审批流程，证照和签证办理进度，便于外事管理人员掌握情况，及时和境外工程项目人员沟通协商；出访贴士模块包含各国风俗习惯、宗教信仰、法律法规、货币汇率及换算、安全事项、各驻外使领馆联系方式等，便于出访人员全面了解出访国情况，减少因文化差异等导致的矛盾或危险，遇到突发紧急事件能第一时间联系驻外使领馆，保障出访人员安全，同时也为国家及企业树立良好的国际形象。

4 结语

随着国有企业在国际上的工程项目越来越多，外事管理工作也要与时俱进，积极迎接企业国际化带来的挑战，主动参与到境外工程项目的管理、开拓和推广中，为企业的国际化提供服务。需要外事管理人员不断加强自身思想理论学习和业务能力，积极投身于外事管理工作中，企业的外事管理工作一定会在境外工程项目中发挥更大作用，为企业的发展做出贡献。