综合改革下高校二级单位（学院）机关管理服务体系的研究

解丛君 丛珊

（上海交通大学，上海 200240）

1.研究背景和理论基础

“党的十八大”以来，改革进入到攻坚期和深水区，需要综合改革并用制度依法保证改革的成果。2014年12月30日上海交通大学综合改革方案获得批准，2015年进入全面实施阶段。“十二五”期间，各个二级单位（学院）（以下简称二级学院）的学术水平和地位得到明显提高，在学科和师资队伍建设、科学研究、人才培养、社会服务等方面都取得了显著的成绩。作为学院管理服务体系的核心，机关管理服务团队发挥着至关重要的作用，其体系的建设和提高势在必行[1]。

1.1 二级单位（学院）的功能定位

二级单位（学院）是20世纪80年代以来我国高校为适应办学规模不断扩大，进一步加强学科建设，提高管理效率和资源配置，在学校与系科之间设置的一个层级。时至今日，学院制已成为越来越多的大学选择的模式。从目前我国高校的学院制模式看，大多是由内部学科调整而组建的学院，但也有由高校与政府相关职能部门或企业共建的学院，还有少数是由国内高校与国外高校或企业共建或联合举办的学院。系级升格（将一个学科门类的系升格）和以学科群组成学院（一个或多个一级学科的系、所组合）为基本的两种学院建制方式。实行学院制的学校，在校内管理体制改革中，一般实行校一院两级管理的体制，学院作为权力运行的主体，集教学、科研和行政权力于一体，全面负责管理和协调内部各项事务[2]。

1.2 二级学院机关管理的重要地位

二级学院机关是学院的重要组成部分，它是学院党委、行政及教学研究服务单位的中心枢纽，更是联系学院广大教职员工的重要桥梁，承载着推动学校各项方针、政策以及改革的有效贯彻和落实的重要地位。新的历史时期，高校在各类竞争中稳步发展的首要任务就是加强高校二级学院的建设，而其机关管理体系建设的重要性不容忽视[3]。

二级学院机关的职能和党政机关的职能有所区别，机关作风的好坏能直接影响到学院办学质量，还直接关系到学院办学目标的实现，更能影响学院重大决策的部署、落实和实施。新形势下，我们以高校综合改革和推进“一门式服务体系”为契机，抓住二级学院机关工作的实际与特点，狠抓机关管理工作，不断探讨工作中的新思路新方法。当前我校正迈上了发展的新征程，越来越多的新问题也在不断出现，这就需要加强二级学院机关管理服务，营造机关浓厚的服务氛围。总而言之，目前二级学院机关从权力型机关过渡到管理服务体系型机关刻不容缓，势在必行。

2.现状分析

为客观的反映目前我校二级学院机关管理服务体系的现状，全面了解综合改革下我校二级学院机关管理服务体系的实际状况，更好地把握机关管理服务的发展和提升方向，我们以一线教职工为研究对象，共计发放调查问卷132份，回收117份，具体分析结果如下：

2.1 调研对象基本情况分析

参加调研对象的年龄主要集中在31～40岁（占比60.18%），职称以副高级和中级为主（占比24.78%和35.40%），师资类型以专任教师为主（占比63.72%），高校工作时间以1～3年和3～6年为主（占比22.12%和24.78%）。

2.2 机关管理服务体系的思考

（1）综合改革方案的认知分析。只有11%的老师对综合改革非常了解，41%的教师对综合改革方案不太了解，表明目前我校综合改革的概念宣传还有所欠缺。

（2）对目前学院机关服务的满意程度。超过一半的受访对象对目前我校学院机关服务的现状不太满意，有接近三分之一的受访对象比较满意当前机关服务状况。说明我校的管理服务改革已经具有一定的良好基础，未来的管理服务体系的建立和提升具有很好的条件。

（3）机关服务中存在的主要问题。管理效率低下、机构过多、服务意识淡薄是受访老师们比较普遍提出的问题。目前我校二级学院管理服务基本不具备成为体系的管理系统。管理部门之间的沟通不密切，办事流程没有打通，造成很多资源的浪费和重复。

3.当前二级学院机关管理存在的主要问题分析

改革开放以来，高校在数量上不断递增，同时学生人数在扩招的情况下也在不断增加，这使得我国的高等教育事业飞速发展，但同时，也带来了巨大的挑战和压力。学校的教师队伍不足，各项教学、科研的基本设施相对匮乏，使得管理难度不断加大。在这种情况下，二高校级单位一线的管理人员迫切需要高效地工作，更好地服务教学、科研，共同搞好人才培养。

在当前高校二级学院机关中，党委办公室、科研事务办公室、教学事务办公室分管学院的人事、科研和教务行政管理事务。在这种体制架构下，人事、科研、教学管理之间属于平行管理，缺乏有效的联接机制。机关管理中存在管理职能模糊、人员素质有待提升、工作流程复杂、服务平台缺失等问题。

3.1 管理职能模糊

管理职能一般是根据管理过程的内在逻辑，划分为几个相对独立的部分。划分管理职能，管理者在实践中有助于实现管理活动的专业化，使管理人员更容易从事管理工作。目前学校二级机关管理部门日常事务办理中，管理部门之间分工有些地方不是很清晰，出现了职能叠加和职能空缺等情况。造成这种情况的最根本原因是管理职能不明确，缺乏一套系统科学明晰的管理体系[4-5]。

3.2 管理人员素质有待提升

二级学院管理人员整体素质直接影响二级单位的一线管理水平和质量。当前高校二级学院机关管理人员比较普遍的存在管理理念落后、国际化视野和外语水平不高，信息化管理水平不高、团队意识淡漠等问题。管理理念落后，工作中新办法不能及时践诺，实际工作中按部就班的情况屡屡出现；还表现在服务意识淡漠，缺乏积极主动为教师、学生、基层服务的责任心，缺乏为学校事业发展服务的热情和激情。

国际化视野和外语水平不高，就无法从原有的框架中解放出来，不能很好地接收国际化管理的新理念。信息化管理水平不高，就无法充分发挥多媒体工具，造成效率低下，信息传导途径不畅等问题。团队意识的缺乏造成工作中需要系统解决的问题难以得到重视和解决，也无法根据团队分层次合作的理念来进行科学的分工协作，造成工作的分割和断层。

3.3 管理工作流程复杂

当前二级学院的机关管理工作缺乏标准流程，造成工作效率低，业务处理周期长，容易产生业务流程混乱，增加了人为因素造成的错误的可能性。高校机关“一门式服务”管理理念的提出，可以很好的疏通管理流程并使其标准化，有利于更好地提高管理水平[6]。

3.4 管理服务平台缺失

学校现有管理平台是一个部门一个系统，各部门各自为战在整个校园门户网也仅仅是系统集合。由于缺乏部门之间的交流，往往会造成信息重复、信息遗漏等问题。管理平台建设方向不明确，造成现有平台建设不规范、不完善、不科学等现象。比如现有的管理平台出现了用户界面不一致，进入多个系统需要重新输入密码等，给一线教师造成了很多不便。

4.小结和思考

高校二级学院机关管理服务工作是高校管理工作的重要组成部分，建立起一套符合综合改革发展需求的、行之有效的管理服务体系，能使原本散乱、笼统的工作合理地形成较为完整的工作体系，规范管理工作流程，严格管理服务程序，达到管理服务质量目标化、规范化，有效提升高校二级学院机关管理服务的质量和水平[7]。

高校二级学院机关管理服务作为促进学院科研教学事业健康发展的重要保障，正逐渐向高素质化、高效化、信息化、服务型的模式发展。建设二级学院机关管理服务体系是一项长期的系统工程，不但要提升管理服务观念，转变管理服务方式，提升管理服务效率，提高管理服务质量，创新管理服务平台，改革管理服务举措，加强管理监督机制，强化管理服务效果，更需要充分发挥学院机关党支部的一线战斗堡垒作用和党员的先锋模范带头作用。只有这样，才能将高校二级学院机关管理服务逐步建设成为教学科研和广大教职员工服务的管理体系[8]。