长三角地区民生档案一体化管理策略研究

张 蓉/安徽省合肥职业技术学院

1 长三角地区民生档案一体化管理可行性

1.1 党和政府的高度重视

早在2010年5月国家已正式批准长三角区城一体化发展纲要，2018年3月沪苏浙皖档案局领导共同签署，长三角民生档案“异地查档、便民服务”公约。同年5月习近平总书记对长三角一体化发展作出重要批示。6月沪苏浙皖主要领导召开长三角一体化发展座谈会，11月党中央将长三角一体化发展提升为国家战略。由此，长三角一体化高质量发展正式迎来发展契机，也为长三角地区民生档案一体化发展带来重大机遇。

1.2 利于民生信息共享，满足长三角地区民生需求

党的十八大以来沪苏浙皖地区各级档案部门创新档案服务模式，全方位满民生需求，“异地查档、跨馆服务”的创新模式在长三角地区取得了积极的社会效应，沪苏浙皖采取多种形式实现档案信息深度融合、整合民生档案信息，在信息收集、整理、归类、存储和利用等方面无缝对接，实现了长三角地区民生档案“异地查档，跨馆服务”信息共享的新模式，民生档案公共服务能力日趋完善，更好满足长三角地区民生需求，采用现代信息技术规范档案利用要求，为长三角地区民生档案“异地查档，跨馆服务”项目的全面实施奠定了扎实基础。

1.3 民生档案资源丰富

民生档案是人民群众工作、学习和生活的真实写照，涉及人民群众的切身利益，是维护人民群众各项权益的原始资料，内容涵盖生老病死各个阶段、各个方面的历史记录。长三角地区民生档案资源丰富、数量众多、分布广泛，据统计长三角地区民生档案占综合档案馆藏总量的1/3以上，包括民生生活的60多个门类，民生档案资源丰富[1]。

2 长三角地区民生档案一体化管理的必要性

2.1 民生档案一体化管理是时代发展的要求

得益于我国区域一体化高质量发展的国家战略，长三角地区起步早、基础好、程度高、条件优，但由于受区域协调的限制和机构体制的制约，面临着发展方位和路径的抉择。因以，长三角一体化高质量发展必须确定新方位、寻求新路径、建立新格局、完善新机制、创新新举措。可见，长三角地区民生档案一体化管理必需顺应时代发展的要求。

2.2 长三角地区民生档案一体化管理是共同开发馆藏资源、规范档案利用要求的重要途径

过去沪苏浙皖地区档案管理部门各自为政、不互通信息、不你来我往，档案信息资源无法及时共享。各地区各级档案管理部门提供的信息资料不及时、不全面、不规范，很难满足不同地区人民群众的需求。实行长三角地区民生档案一体化管理，共同开发馆藏资源、共同规范档案利用要求，实现民生信息的相互交流、互鉴经验、优势互补、合作共享。通过协调合作，统一信息管理平台，为长三角地区民生档案一体化管理提供充足的信息资源。

2.3 民生档案一体化管理，是提高信息利用率重要手段

信息化技术普及对民生档案管理观念、管理方式和档案人才培养等提出了更高要求，信息化和大数据也融入档案资源管理中，传统的档案管理模式无法适应数据化需求，民生档案一体化管理能够极大丰富档案的利用价值，把分布在长三角不同地区不同领域的民生档案借用数字化技术进行整合，实现一体化管理，提高档案信息的利用率，优化了档案收集、整理、归类、存储等手段，确保档案信息的充分利用，提升了档案管理效率和质量，为开展民生档案研究提供实践样本。

2.4 民生档案一体化管理是精简机构、提高工作效率的根本保证

长三角地区不同领域的档案管理部门各自独立，采用一体化管理后人民群众在长三角地区任一馆藏中能够查找自己的信息，既满足长三角地区人民群众对个人信息全方位、多层次的需求，又减少档案管理人员的工作量，从而可以精简机构人员。此外，采用一体化管理可提升档案管理人员的综合服务能力，具备一岗多能的工作实力。档案管理人员在担负档案管理工作的同时，可以从事档案理论研究。只有联合开展综合服务，充分利用民生档案信息资源，才能及时、准确、全面地为长三角地区人民群众提供信息服务。

3 长三角地区民生档案一体化管理存在的问题

3.1 民生档案工作的内涵需进一步深化，外延有待拓展

民生档案如何更好服务长三角一体化高质量发展，关键在档案工作内涵有没有深化，特别在公共服务、社会和文化建设等领域应发挥积极的作用，亟需制定和完善相关工作规划、协同机制、标准规范等。此外，档案服务的外延有待拓展。目前，异地查档的门类主要集中在婚姻档案、知青档案、独生子女档案等利用率较高的民生档案上[2]。因此，应根据人民群众的需求，加强和提升档案基础业务建设，尽可能拓展跨区域、多层次的民生档案共享与利用平台，这也必将是异地利的发展趋势。

3.2 民生档案异地服务范围有待进一步扩展

当前，长三角地区民生档案“异地查档、跨馆服务”虽然产生一定的社会效益，但在全国范围内布点总量不多、覆盖面较窄且覆盖速度慢，离长三角一体化高质量发展的目标还有一定的差距。因此，加强沪苏浙皖地区档案部门横向联动、深度融合，民生档案异地服务范围才能进一步扩展。

3.3 长三角地区民生档案一体化管理的氛围有待进一步提升

长三角地区民生档案“异地查档、跨馆服务”工作取得了一定社会效益，但人民群众对档案服务的知晓度不高，特别是异地查档所占比例更低，亟需加大宣传力度、创新宣传形式、巩固宣传效果，扩大长三角地区民生档案一体化管理的氛围，进一步提升社会影响力。

3.4 信息化技术建设有待全面普及

首先，档案信息化管理体系不完善，是导致异地查档的速度和档案利用效率降低的根本；其次，随着人口的大量流动，很多民生档案信息不能及时更新和补充；再次，档案管理人员对信息化技术掌握不够全面，也没有很好接受信息化技能培训，对档案信息化管理系统不了解、操作不娴熟，也导致了异地查档的速度和效率降低。

4 长三角地区民生档案一体化管理策略

4.1 科学谋划长三角地区民生档案一体化管理蓝图

建立健全长三角地区民生档案一体化管理新蓝图，打破常规、勇立突破、敢于创新。集聚各地区的优势资源，建立共享平台，尤其在档案研究、信息化建设、人才培养等方面推进区域深度合作，规范异地查档服务工作流程[3]，建立统一的工作机制、合作规划、管理体系、组织模式和技术标准，合理安排民生档案查阅，为长三角地区人民群众提供全方位服务。

4.2 进一步完善民生档案一体化管理机制

构建长三角地区民生档案一体化管理长效机制，积极贯彻落实国家关于长三角一体化高质量发展的相关政策、法规，对标对表努力实现标本兼治，为长三角地区民生档案事业高质量发展夯实基础。强化制度建设，建立健全长三角地区民生档案利用体系，勇当服务人民群众的民生档案探索者、研究者和开拓者，努力探索全国民生档案利用体系建设新思路。

4.3 构建多元化民生档案信息资源查阅服务共享利用平台

实现长三角地区民生档案一体化管理的前提是构建多元化民生档案信息资源查阅服务共享利用平台。为探索长三角地区民生档案深度合作模式，各地档案部门优先将民生档案的数据信息采集、整理编目、系统管理等模块内容，进行信息化处理，整合长三角地区综合档案馆民生档案信息资源，努力构建多元化民生档案信息资源查阅服务共享利用平台。用户通过连接终端服务器，可以查询长三角地区民生档案信息，满足用人单位对民生档案的数据信息查询利用需求[4]。

4.4 不断优化民生档案数据库，提升民生服务质量

不断优化民生档案数据库对提升民生服务质量有重要意义，始终坚持服务民生为导向，及时调整档案收集范围、收集内容，强化对重点民生档案资源的整合以及异地查档风险防控，确保档案信息绝对安全和公民个人隐私保护，实现民生档案信息互通互享，进一步优化民生档案信息资源[5]。加强智慧档案管理，同时加大新技术的运用，不断提升档案工作现代化服务水平。

4.5 强化宣传力度，不断提升长三角地区民生档案一体化管理的社会影响力

加强与新闻媒体的合作，在各新闻媒体设立档案宣传教育专栏，加大档案公益宣传力度，展示“异地查档、跨馆服务”工作在长三角地区取得的成果；开展档案社区建设，加强与社区、档案协会合作，使档案宣传进社区，建立社区层面的公众参与机制，让档案走进家庭、走进每个人生活，从而形成档案文化的社会宣传氛围。加强各级档案宣传教育干部队伍建设，完善档案宣传设施建设，充分利用国际档案日和各级档案网站、微博、微信等新媒体广泛开展宣传，提升公众参与度和社会影响力，打造档案工作服务长三角一体化发展的特色品牌。