办公自动化环境下的医院档案管理探究

文/常达（滨州医学院附属医院）

医院档案管理是一项具有复杂性、长期性、系统性等鲜明特点的工作，同时医院档案管理内容涉及面较为广泛，包括医院自身经营发展等多个方面的信息资料内容。并且，档案中各种信息资料是医院优化经营决策、开展立项科研、配置人力资源结构、组织基础设施建设的主要参考凭据。由此可见，做好医院档案管理工作，可以深入挖掘档案信息资料的内在价值，对促进医院健康稳定发展具有显著的推动作用[1]。然而，受办公自动化环境的影响，医院档案管理模式发生了很大的变化，尤其是在档案管理载体、管理方式等方面，均产生了不同程度的变化。因此，推动医院档案管理工作信息化建设进程，需结合医院档案管理现状，明确问题，落实有效的解决措施。本文从医院档案管理工作效率及质量全面提升角度，围绕“办公自动化环境下医院档案管理”进行分析研究具有重要意义。

一、办公自动化的概念及特点

（一）概念

办公自动化，指运用互联网技术将办公流程与信息化技术有效结合，使信息数据实现自动化存储、发送、传输、接收的一种办公模式。办公自动化，可以改变原有的常规办公模式，提高行政办公的质量。应用在档案管理中，可以将手工归档方式转变为自动化归档方式，提升档案管理效率，确保医院档案管理的可靠性及安全性。从自动化办公流程分析，包括文档处理、通知、起草文件、撰写业务文本、查询部门文档、接收外部文档等流程；主张运用互联网技术、数字化技术方法，完成文档资料的存储、管理等工作，或使用复印机、传真机进行文档传递、复制。

（二）特点

先进性是办公自动化的一大典型特点，随着计算机技术、网络通信技术、数据库技术的快速发展，赋予了办公自动化全新的特点，即：多媒体化、智能化、集成化等[2]。其中，多媒体化特点，主要体现在办公自动化系统可以综合处理数字、文字、图像、声音、动画。智能化特点，主要体现在办公自动化系统可以智能处理各项业务工作，比如文字识别、文字校对等，进一步满足处理、理解文档内容的要求。集成化特点，主要体现在受网络商品、软硬件设施设备的影响，使系统与用户、办公系统之间能够有效集成，并形成开放式的集成系统。总之，办公自动化的特点鲜明，从提升医院档案管理工作效率及质量，要与办公自动化有效融合。

二、办公自动化背景下医院档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不够完善

医院档案管理制度不够完善问题产生的原因相对复杂，比如长期形成的传统的档案管理理念，对办公自动化的重视程度不足，使办公自动化管理机制难以得到及时建立及完善。部分医院尚未建立科学合理的档案管理制度，使医院档案管理工作难以得到制度体系有效支持。并且，办公自动化建设需要医院投入大量的人力、财力、物力资源，医院将大量的资金投入到医疗设备引进、医疗技术优化等方面，对办公自动化的资金投入较少，阻碍了医院办公自动化的发展进程，进一步影响了档案管理工作的成效[3]。此外，部分医院管理者对办公自动化缺乏认识，认为档案管理办公自动化的实现，即指的是运用互联网技术分类、整理、存储电子档案，使医院档案管理办公自动化目标难以得到有效实现。

（二）信息安全有待加强

信息安全问题对医院发展的影响较大，尤其是在医院档案管理工作当中，需充分重视档案资料的安全保密。一些医院的电子文档缺少指纹、签名、字迹等特殊标记，且缺少标准化的管理流程，使电子档案存储管理期间易受到多方面因素的影响，出现档案资料信息丢失、泄漏、篡改等问题[4]。通常情况下，医院档案管理工作涉及的内容相对广泛，包括患者资料、医疗技术数据、医疗科研信息数据等，如果出现资料泄露或数据丢失等问题，则易造成不良的行业影响，比如电子信息病例中包含患者个人图片、病历检查数据信息等，若泄露或丢失，则会使患者的个人隐私受到影响，难以提高患者就医的满意度，进而易引发医患纠纷问题。

（三）档案管理人员素质有待提高

传统模式下，医院档案管理普遍采用人工方式存储、处理、检索相关档案信息，从事档案管理工作的人员多为非专业人员，知识面相对狭窄，且学历较低，缺乏专业的档案管理理论知识，医疗档案管理现代化、信息化方面的知识较为匮乏。医院档案管理是一项专业性较强的工作，工作技能、理论知识储备不足，难以认识到档案管理数字化的必要性及重要性，难以医院档案管理自动化工作的新要求。

三、办公自动化背景下医院档案管理的措施分析

（一）重视档案管理自动化工作的开展

医院要认识到做好档案管理工作的必要性及重要性，加大对档案管理工作的重视程度，持续扩大信息化建设的投入力度，正确看待档案信息化管理与医院现代化建设之间的关系，以办公自动化为基础，全方位审视档案管理工作，改进原有档案管理工作流程，形成科学、规范的档案信息化管理格局。要重视档案信息化建设工作的开展，引导医院管理人员树立创新意识，引进科学的办公自动化技术，使医院档案管理工作朝着信息化、数字化方向转变，充分发挥现代化技术的助力作用，促进医院档案管理自动化工作水平的提高。

（二）构建完善的档案管理自动化工作机制

在办公自动化背景下，要提高医院档案管理工作质量，需要完善的档案管理机制的支持。具体而言，需秉持现代化发展理念，以自动化系统架构为基础，将医院档案管理设置为等级高的系统模块，保证该系统可以满足当下医院档案管理工作的要求。要建立完善的档案管理制度，规范档案管理人员的工作行为，使档案管理人员能够正确、规范使用档案管理系统或软件[5]。此外，构建公平、公正的岗位责任制及绩效考核机制，调动档案管理人员工作的积极性及责任意识，进一步促进医院档案管理工作水平的提高。

（三）增加档案管理自动化建设资金的投入

一方面，需重视医院档案信息化管理系统硬件方面的资金投入，做好相关设备设施的采购、优化工作，确保系统能够处于正常、稳定运行状态，满足档案管理工作的基本诉要求，进一步提高档案管理工作的效率及质量。另一方面，要定期维护、更新档案管理系统设备，并及时开展有针对性的检查维修工作，消除影响设备运转稳定性、安全性的因素，并根据实际需要适当扩大档案管理系统软件的资金投入，确保购买、使用的软件与档案管理实际工作情况相符[6]。此外，在要个性化设计档案管理软件，重视档案管理人员及技术人员的诉求反馈，通过对档案管理系统的优化设计，打造办公自动化新格局。

（四）创新档案管理管理安全自动化模式

将医院档案管理与办公自动化有效结合，需搭建完善的信息安全机制，即以医院档案管理的实际情况为基础，进一步搭建完善的档案信息化管理安全机制。具体而言，需灵活运用安全技术，通过权限设定、使用防毒软件、传输协议加密处理等方法，形成多元化、多层次的信息安全管理网络，确保医院档案管理工作处于稳定、安全的环境当中。还需做好档案管理人员安全宣教工作，侧重增强档案管理人员的安全管理意识，使档案管理人员能够正确辨识日常工作期间的一些不安全行为，通过自我反思、经验总结，确保日常档案管理操作行为的规范性及安全性。此外，积极引进科学的档案管理系统监测技术，充分发挥防火墙技术、安全密钥技术、潜在风险自动识别技术的优势，及时反馈档案管理系统运行中潜在的安全问题，使医院档案管理工作的质量及安全性得到双重保障。

四、结语

综上所述，基于办公自动化背景下的医院档案管理工作至关重要。从现状来看，医院档案管理办公自动化工作存在一些较为明显的问题。为了解决相关问题，需重视医院档案管理办公自动化工作的开展，构建完善的管理机制，增加建设资金投入，并创新档案管理模式等，以此使办公自动化与医院档案管理工作有机融合，进一步为医院档案管理工作效率及质量的全面提升奠定坚实的基础。

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办公自动化（Office Auto mation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性。

办公自动化（office Auto mation，OA）是在设备、通信逐步实现自动化的基础上，通过管理信息系统（Management Information System，MIS）的发展而兴起的一门综合性技术。它是将计算机网络与现代化办公相结合的一种新型办公方式，它不仅可以实现办公事务的自动化处理，而且可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率，为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。在办公自动化管理领域，如果说硬件技术是其环境保障，则软件技术就是办公自动化各项功能得以顺利实现的灵魂所在。自20世纪70年代，从单机处理开始，例如，采用微型机处理文字，进而完成文件归档、记录指示、电话自动记录等任务。20世纪80年代后进入办公自动化的快速发展期，在办公室中普遍采用计算机作为高一级的管理工具，如信息检索、辅助决策等，出现办公设备和计算机、通信等互连构成的计算机网络系统，利用网络集成技术，人对办公信息的处理能力出现质的飞跃，办公自动化成为智能建筑的一个主要标志。目前，办公自动化系统成为包括计算机、通信、声像识别、数值计算及管理等多种技术的一个综合系统。计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学被视为办公自动化的四项支撑，工作站和局域网络成了办公自动化的两大支柱。