媒体机构档案工作数字化改革研究

程宇超/浙江广电集团

2003年5月，时任浙江省委书记习近平同志在视察原浙江省档案局（馆）时作出了档案工作“走向依法治理、走向开放、走向现代化”的重要指示，并强调：“要提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作。要在实施‘数字浙江’，推进电子政务的过程中，把档案工作纳入其规划，统筹考虑。” 2021年，浙江省启动数字化改革，它是新发展阶段浙江全面实施数字中国、网络强国战略和加快数字浙江建设的具体行动，是撬动各领域、各方面改革的总抓手。随着数字化进程加快，全面落实好档案工作“三个走向”总要求，加快实现以信息化为核心的档案管理现代化，更好服务我省数字化改革和党政机关整体智治，核心任务就是要加快推进档案工作数字化转型。

近年来，从中央到地方的各级媒体机构纷纷运用新技术对以传统媒体为主导的传播体系进行改革和创新，加速推动媒体融合向纵深发展。在媒体深度融合和数字化改革的新背景下，如何推进媒体机构档案工作的数字化改革，以档案工作数字化改革为抓手推进媒体机构档案治理现代化，并赋能媒体深度融合成为重要议题。本文以浙江广电集团为例，研究媒体机构档案工作数字化改革现状、主要问题及未来应对措施，为媒体机构档案工作数字化改革提供参考。

1 媒体机构及其档案工作数字化改革现状

1.1 媒体机构数字化改革情况

浙江广电集团（以下简称集团）直属于浙江省委省政府，是以新闻宣传为主体，兼营相关产业的综合媒体集团。为贯彻落实省委省政府数字化改革总体部署，按照《浙江省数字化改革总体方案》和《浙江省宣传文化智融工程建设总体方案》要求，深化实施“媒体数字化迭代行动”，强化数智集成和融合创新，推动集团生产方式、服务机制、管理体系、治理模式的全方位、系统性重塑，实现从“事”向“制”“治”“智”的转变。具体来说就是，运用数字化手段，按照系统分析V字模型持续迭代，采用由“数字底座、数据仓库、数字驾驶舱、九大模块、核心业务事件组、N个应用场景、门户”等组成的七层框架，深化业务协同和数据共享，布局全媒体各领域应用场景，打造集团整体智治综合应用，实现治理能力和治理水平的整体跃迁，从而进一步推进媒体深度融合发展，加快集团全媒体传播体系和传播能力现代化建设。

1.2 档案工作数字化改革情况

档案工作是一项基础性工作，集团档案类型主要分为文书档案、人事档案、会计档案、业务类档案等。集团综合档案室设在集团办公室，负责收集、整理、保管集团文书档案、历史照片档案、实物档案等类型的档案资料并提供档案利用服务，负责指导、监督下属单位档案工作。除此之外，在集团人事管理部、计划财务部、广播影视资源中心设立集团档案分室，分别负责管理集团人事档案、会计档案和广播影视专业档案。综合档案室已于2021年被评为省级规范化数字档案室，已完成存量档案90%以上数字化，目前正在进一步完善全部存量档案的数字化目标任务，为档案数字化转型奠定资源基础。广播影视资源中心的中心媒资系统，是集团内容资料存储、管理及再利用的基础平台，对集团下属广播频率和电视频道所有视音频资料按照“统一归档、集中管理、资源共享、合理流通”工作要求，进行收集、编目、存储、发布、检索和下载管理，内容资源通过集团内部媒资网呈现，实现广播、电视、文稿等全媒体资源“一站式”检索、浏览和下载。

随着集团数字化改革工作的推进，档案工作数字化转型也随之启动。文书档案以现有综合档案管理系统为基础，与新办公自动化平台对接，是办公自动化项目（二期）的重点内容之一，届时将实现集团办公业务在线办理、数据共享、实时更新、权限设置等功能，档案管理工作将前置于业务开始之初，跟踪文件接收、批转、办理、结果反馈等文件全生命周期，自动采集主要业务流程、关键环节的数据与最终形成的文件资料一并接入档案管理系统平台，由专职档案人员进行价值判断和鉴定保管期限，并分类编目存档。业务类档案对应的是集团主责主业，是建设的重点难点，主要包括新闻脚本等文字书稿类定稿，各广播电视频道和新媒体客户端产生的音视频资料、照片，各类专题片、纪录片拍摄素材等。综合智治平台建成后，集团全媒体、全业务、全渠道、全终端、全用户将“一网打尽”，构筑“横向到边、纵向到底”的数据仓库，也就是综合智治平台的数据资源体系。所有业务信息资源采集后在数据仓库作为有价值的信息资源保存下来。通过权限设置，构建内容共享、渠道共享、技术共享、数据共享的综合信息资源库。人事和会计档案分别纳入人事和会计管理系统平台。整体档案工作按照“统筹规划、分步实施”工作思路推进，以打造一体化、全程化、协同化、共享化档案信息资源体系。

2 媒体机构档案工作数字化改革中存在的主要问题

2.1 政策及制度标准不够健全

制度建设和标准化建设是档案工作数字化改革的保障和关键。从内部看，集团制定了《档案管理制度》和《电子档案管理办法》，涉及数字化内容包括电子文件归档和管理制度、电子档案查询利用制度、网络和信息设备管理制度，安全保密制度等，但只对电子文件档案相关内容做出规定，而数字化其他方面内容目前没有涉及。从外部看，浙江省档案局印发的相关文件中没有针对媒体机构档案工作的内容，省档案局关于全省档案工作的数字化部署中，对媒体机构档案工作数字化的关注也相对比较少，因而对媒体机构档案数字化改革指导的针对性不强；此外，国家广播电视总局和全国的省级广电行业也没有关于系统内档案，尤其是没有针对特种载体档案的数字化改革出台相关政策及制度标准。因此可以说，媒体机构档案管理方面的政策制度，相较于档案管理的其他综合性政策和制度来说，非常缺乏，其数字化改革的政策及制度标准更是一块空白，工作推进中缺乏制度标准来指引和规范。

2.2 档案人员结构相对单一

目前专职档案管理人员均为传统档案管理专业背景，缺乏档案数字化相关关键技术。而档案数字化改变了传统档案管理及利用方式，媒体档案数字化改革不是本单位档案工作人员能够独立完成的。从实际来看，由档案人员对负责数字化改革的技术部门提出具体要求，技术人员具体实施数字化过程，但是技术人员对档案管理流程、业务内容不甚了解，导致档案管理人员和技术人员不能够流畅地进行业务对接，在布局档案数字化过程中相对比较被动。同时，档案人员对采编播流程也存在业务盲区，对广播电视主业内容生产、业务流程不熟悉，导致无法准确鉴定业务类档案信息价值及确定保管期限。以上不足在人力资源方面限制了档案工作数字化进程。

2.3 软硬件设施设备相对不足

在既往档案管理中，在配备设施设备时，一般以满足现阶段需要和适当超前为原则，所配置软硬件已基本达到存量档案数字化需求。但是在办公自动化平台和档案管理系统的对接中，遇到技术壁垒，增量电子文件还是以手动下载、上传的方式保存归档，两个业务系统的接口适配存在缺陷。业务类档案中，广播电视频道以及新媒体客户端每天产生的海量音视频资料，具有及时性、交互性、碎片化、专业性等特点，如何及时抓取、准确判断、自动分类、整理归档问题成为难题。

3 推进媒体机构档案工作数字化改革的应对措施

3.1 转变传统观念和争取政策支持是前提

档案人员要乘着数字化改革东风，努力争取领导对档案工作改革的支持。一方面，要让领导认识到档案工作是一项基础性、服务性工作，破除以往档案工作边缘化的思想，深刻认识到影像资料是金库和宝藏资源，认识到管理好档案信息资源，为广播电视生产、产业经营活动提供利用服务，反哺主业，为集团产生无形的经济效益，从而在投入上支持，保证必要的人力、财力和物力资源，确保基础设施建设、软硬件配备等建设基本条件的实现。另一方面，要改变档案管理人员的传统思维，树立档案信息资源观念，秉持“数智立新”理念，运用数字化技术、数字化思维、数字化认知，以“破旧立新”的改革创新思维推进档案数字化转型升级。同时，还要呼吁广电系统内部制定档案工作尤其是特种载体档案数字化改革配套政策和相关标准，使改革有章可循、有据可依。

3.2 做好科学规划和用好先进技术是关键

媒体机构档案工作数字化转型建立在整体综合智治平台基础上，是流程重塑、系统再造过程，这是一项系统化的宏大工程，要科学规划、全盘考虑、统一部署。要坚持全程管理和前端控制的理念，从档案事后管理向过程管理转变，形成覆盖媒体融合全过程的档案管理机制；编制改革任务清单、量化目标、集中攻坚、分步推进。此外，媒体机构档案类型多，尤其影像资料档案体量大、类别多、时效性强，需要采用先进技术加以管理和提供利用，统一标准规范。尤其在省级融媒体中心垂直兼容各市县区融媒体中心的背景下，融媒体云平台建设要充分考虑档案管理需求，通过云端采集、5G传输等智能先进手段，将实时产生的数据及时自动采集，通过5G传输在云端保存，还可考虑运用AI识别、进行自动归类、分类存储，各类信息资源可通过权限设置达到共享共用，形成档案一体闭环管理。

3.3 完善人员结构和加强教育培训是支撑

档案工作数字化改革是一项系统工程，要求多部门跨业务协同和高效综合集成，以集团专职档案管理人员为主体，以技术部门力量和下属各部门档案员队伍为支撑，以新闻采编播队伍为补充，形成多元化档案人员配备模式，可在新闻中心、新媒体客户端营运部门、技术等部门设立兼职档案管理人员。适时成立档案数字化改革推进组，以分管领导为组长，专职档案管理人员、相关技术人员、主要业务部门相关人员为成员，协调推进和组织实施各项档案数字化改革任务。同时要对各类档案人员进行定期培训，对专职档案人员应加强信息技术、媒体业务等专业知识与技能培训；对技术人员和业务人员加强档案管理方面基本知识普及，培养符合档案数字化改革需求的复合型档案管理人才。

3.4 强化档案应用和优化档案服务是根本

媒体机构的档案工作数字化转型不是孤立的，必须在数字化改革和媒体融合大框架中谋划推进。这就要求我们主动对接，做好融入和服务两篇文章。要围绕重点领域的数字化改革，加快对接媒体融合的重大项目、重大平台，全面实现电子归档，用数据记录、固化重点领域改革成果。要围绕服务“完善全媒体传播体系”“打造视听旗舰平台”“构筑融媒技术高地”“驻全省11市记者站建设”等重点任务，加快实现媒资数字化归档，探索档案数据规范、有序流转。要整合档案资源和业务数据，应用人工智能、大数据挖掘和分析等技术辅助档案查询利用，着力拓展智慧档案应用场景，实现档案管理智能化，不断提升服务效能。