职业院校资产管理业务内部控制的探索——基于内部质量保证体系建设条件

赵群 杨继芳 张丹 吴欢欢

（新疆石河子职业技术学院，新疆 石河子 832000）

2013年12 月教育部下发的《关于做好<行政事业单位内部控制规范（试行）>实施工作的通知》（财教函【2013】142 号），明确提出教育系统要加快内部控制制度建设【1】；资产管理工作作为质量保证体系中资源建设系统和支持服务系统的重要方面，其对于学院硬件设施建设和教学质量保证具有重大意义。

资产管理不仅是衡量高校办学规模的显性标准，更是决定高等教育发展水平的重要物质基础【2】。如何应对固定资产核算和管理的各项困难，应对职业院校固定资产内部控制体系建设的需求，需要建设完善的资产管理体系，梳理资产管理的各项业务的内部控制，这是职业学院办学事业发展的硬件保证和基础条件，是学院作为独立法人落实办学自主权的有效保障【3】。

一、职业院校固定资产管理业务内部控制存在的问题

(一)制度不完善,内部控制制度不健全，存在不合理的管理体制

1.资产管理制度不完善、执行不严格

职业院校固定资产管理各项制度不完善，普遍存在填报的资产管理数据平台多，内容庞杂，而不同平台物资目录代码不统一，存在查找困难、分类混乱等问题，影响工作效率，急需规范资产管理制度和业务流程，有效的梳理各数据平台。同时部门之间缺少沟通协调，固定资产未登记清楚、明确，没有张贴资产管理标签，固定资产之间进行调配，变更随意，从而出现找不到领用人，导致固定资产随意存放、存在损坏、被盗、丢失等现象。

2.资产管理工作不重视，资产配置效率低

在资产管理工作中发现多数教职工以及各资产管理员对资产管理工作认识不到位，不重视，缺少责任心，对资产管理相关政策不了解，对学院资产管理内控管理方面存在着严重的缺陷；有为了科研教学目的，可以追逐新产品新设备，在经费允许的情况下申请采购新设备，从而出现较多的未达到使用年限的设备被放置，无人使用直至报废年限的情形；因此出现资产浪费、资产整体的配置和使用效率不高，无法从真正意义实现上对资产进行有效调拨配置，提高资产利用率。

(二)界定困难，概念模糊，存在不合理的政策措施

1.对固定资产的界定困难

一是什么条件满足固定资产登记范围，概念模糊，没有清晰的判断,多数人(包括各级领导在内)对固定资产、实物资产、教学仪器设备等概念是不清晰的，需要长期的经验判断和理解，造成固定资产管理困难【4】。二是软件及网络产品的分类和处理划分不清，大多判定为无形资产，但是该如何对它进行固定资产管理还是一个值得研究的课题。

2.各种评估对固定资产管理只有量的要求,没有质的控制

目前,国家和上级主管部门对高校的评估很多,但对固定资产的管理评估指标不多,如何通过大量的数据显现出固定资产管理水平，以及结合内控反映出学院的综合管理水平，还未有体现，大多只有数量的要求,对固定资产的使用效率也没有具体的可操作的考核指标【5】。

（三）资产管理业务混乱无序,缺少规范性

1.资产处置不规范

资产处置未能遵循流程，存在处置不当的情况，在资产处置方面，没有严格地按照资产处置的流程，不到使用年限就要求报废处置，不按照处置流程上报申请报告，甚至有一些认为可以随意地丢弃，无需报批，不熟悉资产处置流程，从而也会留下处置手续不合理、不规范的遗留问题。

2.缺少资产清查工作

职业学院现对有的固定资产情况需要认真清理、盘查，资产清查的目的是了解单位拥有资产的状况，包含资产的数量与金额资产的占用情况、资产损坏情况及资产的利用率等。按规定，行政事业单位对已明确自身资产，每年需进行资产清查，应主动将资产清查设为每年的固定工作。

二、基于内部质量保证体系建设条件下进行职业院校资产管理业务内部控制的探索

（一）加强制度建设，优化内控流程，树立服务意识，加强资产管理

建立健全资产管理制度，明确相应岗位职责和权限，确保资产安全；落实资产清查制度，固定资产每年应全面清查一次，确保固定资产账实相符，及时掌握资产使用状况，对账实不符的要查明原因及时处理；科学设置资产使用绩效评价体系，逐步建立资产有偿使用机制【6】。规范学院资产管理机构、资产管理职责、资产审批权限、资产审批流程、资产配置、资产使用、资产处置、产权登记纠纷等。在资产清单及资产信息管理与报告，资产管理责任和监督等事项时，学院资产管理能够有章可循。

（二）深入调研，分析资产管理业务关键风险点，促进资产管理内部控制工作

对各分院、部门针对资产管理工作进行调研，对存在的问题和各分院、部门进行交流沟通，提出完善学院资产管理的基本思路，为学院资产管理内部控制提供依据，从而加强全院资产管理工作。

（三）树立服务意识，建立资产管理信息平台，加强信息沟通，实行动态管理制度

职业院校可以引进先进的资产管理信息系统,梳理各分院、部门资产基础数据信息，结合学院资产情况进行细化和规范管理，实行动态管理制度,建立定期分析,促进学校建立健全自我约束机制,强化内部管理,完善内部控制【7】。促进资产管理业务工作走向规范，提高工作效率；便于内部沟通和外部沟通，告知全体师生员工在内部控制中所承担的角色和职责责任并建立异常信息通报渠道，使学院上下或跨部门的信息得到充分传达外部，对外界意见及时处理与跟踪【8】。

（四）实施“8 字型”质量改进螺旋运行机制

资产管理内部控制设计在实施过程会存在问题和困难，需要“8 字型”质量改进螺旋运行机制的保障；“8 字型”质量改进螺旋式是质量保证体系的基本单元，资产管理内部控制设计在实施过程可以通过资产管理信息平台上预警改进，自我诊断发现异常，及时改进，借助信息平台及时采集并存储动态的过程数据，形成数据中心，及时对资产管理的设计进行修整，实现螺旋上升，提升资产管理水平。

在不断改进的过程中，常做常新、学习、创新动力取之不尽、用之不竭、促进资产管理目标导向和问题导向统一于工作全程。由此开展的自我诊断将是常态的调整，改进将是及时的持续创新，将变为学院资产管理业务工作其利益相关方的必然要求和自身需要。