加强农业科研单位奖证档案管理实践探析

张丽萍/嘉兴市农业科学研究院

农业科研单位的档案主要包括文书档案、科研档案、会计档案、基建档案、实物档案等，其中以科研档案、实物档案为主体，这是区别于一般机关单位的主要特色。嘉兴市农业科学研究院（以下简称“嘉兴市农科院”）的实物档案主要为奖证档案，其奖证档案可分为科研证书类、科技成果奖励、荣誉三大类。本文从嘉兴市农科院奖证档案工作的实践角度，分析探讨如何做好奖证档案工作。

1 奖证档案的重要作用

1.1 真实记载和反映单位发展历史

奖证档案具有原始记录性、知识性、信息性、文化性等属性。奖证档案形成于农业科研单位的科研、管理及社会活动中，承载着丰富的时代气息和知识内涵，真实记录和反映了一定历史时期农业科研单位的科研水平和社会声誉，生动直观地展示了单位的发展和变迁。

嘉兴市农科院有60多年历史，根据档案资料，最早可追溯至1956年成立的嘉兴农业试验站，为顺应农业发展形势，院名、地址、隶属关系、研究领域几经变迁，现为嘉兴市政府直属的公益一类事业单位，研究领域包括水稻遗传与育种、经济作物、农业生态环境、农业生物技术等。嘉兴市农科院在科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成了大量的奖证档案。这些奖证档案有序地承载了院60多年发展历程，生动体现了“南繁精神”，为所有农科院人提供了丰富的精神食粮。

1.2 有效服务科研和管理，助力单位整体发展

奖证档案是农业科研单位利用需求最多的档案之一，不仅要满足科研工作的需求，而且要满足管理工作的需求。只有做好奖证档案工作，才能更好地发挥奖证档案的作用，为单位和职工个人发展创造价值。

建院以来，嘉兴市农科院获得了包括国家科学技术进步奖二等奖在内的各类科技成果奖250余项，审定品种200余个，技术推广效益显著。此外，嘉兴市农科院还取得了一批包括国家级在内的集体荣誉。这些奖状、证书都是农科院科研水平和社会声誉的有力证明，也是申报奖励、科研课题、创新团队、重点实验室（工程技术中心）等所需支撑材料重要组成部分。

1.3 丰富单位文化内涵，提高知名度和竞争力

档案是记录历史、传承文明的载体，借助档案可以了解过去、把握现在、预见未来。农业科研单位作为知识密集、人才密集的地方，先进的农业科技成果和优秀的农业科技人才集中在此，独特的工作环境孕育出了极富特色的农业科研文化，打上了时代与历史变迁的烙印，成为社会主义先进文化的重要组成部分。奖证档案直观地承载着单位文化内涵，更容易激起人们的丰富情感和广泛的联想。富有感染力的奖证档案文化产品在单位文化建设中发挥着重要的作用。

嘉兴市农科院赴海南省陵水县进行南繁水稻育种始于1965年。50多年来，经过几代人的努力科研实践，塑造了以“南繁精神”为集中体现的优良院风。2020年，嘉兴市农科院成功创建“全国文明单位”。在嘉兴市农科院展厅中，常年展示着丰富的奖证档案信息，激发全院人员工作干劲，也让外界深入了解农科院的文化底蕴。

2 奖证档案管理实践

2.1 完善相关制度，确保收集齐全与及时

嘉兴市农科院坚持不断丰富和完善奖证档案归档制度，严格落实奖证档案归档与职工绩效考核挂钩。这一系列措施，使得档案室在全院各部门的支持和配合下，最大限度地保证奖证档案收集的真实性、完整性和及时性。

工作实践中，采取了以下一些办法：一是无法取得原件的情况下，非原件也纳入归档范围。比如涉及多个单位的奖证，第一完成单位以外的其他参与单位没有取得奖证原件。二是短期内原件没到手、但已获取了原件的复印件或扫描件，及时将这类非原件归档，待拿到原件后再替换成原件入档。三是除了常规的集体性质奖证，对于私人性质的奖证，档案室也鼓励个人及时将复印件或扫描件归档，以更好地满足查档和利用需求。

2.2 从便于保管和利用出发，进行规范化整理

奖证档案的查档和利用需求多，档案室特别重视档案整理工作的及时性。在收到归档奖证的第一时间，就着手档案整理等工作，以便尽早提供查询利用。

第一步，分类、组合、排列。嘉兴市农科院奖证档案具有种类多样的特点，大致可分为科研证书（品种审定证书、专利证书、成果鉴定证书等）、科技成果奖励、荣誉（集体、个人）三大类。也可按其他途径分类，如按颁发单位，可分为国家级、省部级、市厅级、市级以下四大类；按载体类型，可分为纸质类（科研证书类、科技成果奖励、荣誉奖状）和非纸质类（奖牌、奖杯、锦旗等荣誉档案）两大类。工作实践中，首先遵循便于保管和利用这一原则，将归档的奖证档案按照载体类型分成纸质类和非纸质类，分别编制流水号。由于纸质类档案数量较多，先按年度顺序排列，年度内再按固定的类别顺序（科技成果奖励、科研证书类、荣誉类）排列，类别内按来源—时间顺序排列。非纸质类的奖证档案数较少，只简单以年度排列。

第二步，编号、编目。不同于文书档案的装订、盖章操作，由于奖证档案的特殊性和重要性，纸质奖证档案不作装订、盖章，采取平放，每张背面粘贴档号标签纸。非纸质奖证档案每件粘贴档号标签纸，按编号顺序摆放。接着编制目录，建立电子目录数据库。

2.3 做好保管和保护，确保档案安全

档案保管工作质量的高低，对提高档案实体安全有重大影响，在一定条件下甚至具有决定性的影响。嘉兴市农业科学研究院档案室利用现有条件，尽最大努力保管和保护好奖证档案实体。院档案室综合档案库房面积约60平方米，具备基本的温湿度控制和“八防”措施。档案装具采用分体五节式档案柜，在库房内排列整齐有序。档案室配备有空调、温湿度测量计、灭火器、装订机、复印机、信息化设备等档案保管设备。档案包装材料均为无酸材料，且采购符合进馆要求的档案盒和案卷封皮等。纸质奖证档案存放在档案库房，部分非纸质奖证由于体积较大另行存放。

20世纪七八十年代，曾因未严格收集保管奖证档案，个别纸质奖状被粘贴在墙，多年后取下，造成边缘残缺、纸张受潮发霉、字迹褪色等不同程度损毁。吸取历史经验教训，之后档案室格外重视实体原件的保管和保护，为每份奖证档案制作了复印件、扫描件、数码照片等副本，以供日常查询和利用，尽可能减少原件的使用。考虑到本单位的库房设施和技术有限，2018年主动向嘉兴市档案馆移交了建院以来保存的1978年至2008年省级以上奖证档案。

2.4 编制方便实用的检索工具，提高检索效率

除了直接使用嘉兴市市级机关档案管理集群应用系统的检索工具，在充分分析和掌握本单位查档利用需求的前提下，档案室编制了一系列方便实用的奖证档案检索目录和索引，建立奖证档案信息数据库。这些个性化、定制化的检索目录和数据库，大大提高了奖证档案的检索效率，优化了查全率和查准率数值范围。

如，在标准目录中没有完成人员、等级、证书号等项目，但在实际检索和利用中，这几项是很重要的参考项目。为此，在编制检索工具时，完善增加了这些项目。遇到部分奖证上没有写明具体人员时，通过查证相关文书、科研档案后，录入人员姓名。

2.5 奖证档案的数字化和开发利用实践

嘉兴市农业科学研究院档案室采用扫描仪或数码相机等数码设备，对每件奖证档案进行了数字化加工，建立了目录数据库和全文图像数据库，并在嘉兴市市级机关档案管理集群应用系统中进行了数据挂接。

档案信息资源的开发利用是档案工作的最终目的。奖证档案的利用率非常高，奖励、课题、创新团队、重点实验室（工程技术中心）等申报验收及日常管理工作中，都需要查询和利用。嘉兴市农科院档案室本着“服务、开放、法治、效益”的原则，通过各种方式和途径提供奖证档案信息，目的是最大限度地满足本单位的档案信息需求。目前，档案室通过四种途径提供奖证档案信息：一是提供奖证原件，前提是确有工作需要才提供查阅或借阅原件。二是提供奖证档案复制品，比如复印件、扫描件、数码照片等，其中数字化方式利用已成为主要途径。三是提供奖证档案信息加工品，例如参与编写了审定品种证书汇编、省级以上科技荣誉奖证汇编、获奖科技成果简介、重要选育品种简介、重要科技荣誉简介、科研年鉴、院志等多种参考资料，以满足日常利用需求。四是档案展览，院展厅常年展示着丰富的奖证档案信息，主要有育成品种展示、科技奖项展示、重要科技荣誉简介、集体荣誉墙等。这一系列的开发利用工作，特别是实现数字化管理后，大大提高了利用效率，提升了档案服务水平和广大利用者的满意度。

3 若干思考

一要加强组织领导、制度建设和硬件保障，夯实奖证档案工作基础。嘉兴市农科院党委高度重视奖证档案工作，成立了档案管理工作领导小组，建立健全了档案管理网络，制订了一系列切实可行的档案管理制度，以期切实增强档案工作的预见性、主动性、实效性。保障档案经费，不断完善综合档案库房硬件条件，配置了必要的现代化档案管理设备和档案整理用具。

二要扎实做好奖证档案基础业务各项工作。除了做好奖证档案收集、整理、鉴定、保管与保护、检索、统计等每个环节的基本工作，还要注意结合本单位的实际情况，才能不断提高档案管理水平。

三要推进奖证档案数字化改革，加强档案信息化建设。当今社会，网络信息技术飞速发展，档案工作也需紧跟数字时代步伐，充分运用信息技术提高档案利用效率，提升档案管理与档案服务水平。嘉兴市农科院按照数据库规范，对全部奖证档案完成数字化加工工作，建立档案电子目录库和全文数据库，保证数据质量，采用嘉兴市市级机关档案管理集群应用系统，实现了数字化管理。同时在嘉兴市档案馆重要档案登记备份与数据保全系统，定期在线登记备份，保证档案数据的安全。

四要注重服务创新，做好奖证档案的开发利用工作。做好奖证档案工作，目的是充分发挥奖证档案的价值和作用。要创新档案开发利用的方式和途径，开展多元化的档案利用服务，为单位中心工作服务，充分满足各方面档案信息利用的需求。要开发提供多种奖证档案信息加工品，如编写档案参考材料、参与年鉴、院志修编等。要积极开发奖证档案文化资源，不断充实院展厅内容，使院展厅更好地发挥档案文化基础阵地的作用。这样既盘活了档案资源，也提升了档案工作的影响力。