档案馆电子档案管理的思路与策略

姚晶

（中共泰安市岱岳区委党史研究中心，山东 泰安 271000）

党史研究中心的档案中承载着一个国家的发展印记，记录下了最为真实的社会事件，不管对于自身单位而言，还是对其他机构与个人，档案管理工作的开展不容忽视。而处于信息化时代背景下的今天，纸质档案逐渐被电子档案所替代，纸质档案记录也逐渐被计算机录入所取代，在档案保存与查询上更具优势。但是，由于电子档案的应用与发展时间不是很长，所以在配套设施以及管理形式上有待完善。对此，档案馆中的电子档案管理人员，不但要提升自己的计算机素养，同时也要掌握电子档案管理中所存在的各类问题，进而从根本上提升电子档案管理的效率。

一、电子档案的基本要求

（一）完整性

电子档案和其他的档案、文件一致，只是在组织结构上有所差异。因为此方面的不同，也使得电子档案对发送、接收、组织等工作提出了不同的要求，最为关键的内容便是保障电子档案的完整性。为了达成这一目标，相关的工作人员就应具备较强的能力与素养，了解自身的岗位职责与岗位知识，从而合理、正确的完成电子档案归档、整合，防止档案信息的分崩离析。

（二）原始性

电子档案和传统的纸质档案存着一定的差异，电子档案的形成会将真实的书籍、手工录入信息转化成虚拟的电子文件，尤其是在电子档案传输、生产、存储、接收的过程中，其既属于原始的内容，又属于复制过的内容。若想提升电子档案管理质量，在录入相应的档案资料时，首先要确保电子文件的原始性[1]。

（三）安全性

电子档案中的内容、数据以及图像，其在网络传输的过程中很容易遭受到黑客的袭击，此种情况的发生会直接威胁着电子档案安全，出现档案损坏、档案丢失，甚至是档案被不法之人窃取的情况。对此，在电子档案管理工作中，需确保电子档案的安全性，在此基础上展开相应工作。

二、电子档案管理的优势

档案的记录形式比较丰富，其中涵盖了音像、文字、图表等，并且电子档案的载体为计算机，也就是电子档案可以存储在计算机、U 盘、光盘等介质当中，这和传统的档案管理工作进行比较，其作用优势十分明显，具体的优势内容如下：

（一）能够备份档案文件

在电子档案管理工作中，所有的档案是存储在计算机设备当中的，电子档案能够存储大量的信息数据，不仅能够将其存储到本地，同时也可以将档案存储到有关设备上，随时查看、调用。而传统的纸质档案管理，其会将档案固定在某一载体上，一旦被损坏，那么恢复起来十分困难，而电子档案管理中，为了防止档案损坏、档案丢失现象的发生，所以都会备份两份以上的档案，即使档案出现了问题，那么也可以应用提前备份好的电子档案。

（二）使用寿命长相对较长

在以往的纸质档案管理工作中，一般都会采用人工操作的方法，而电子档案与其相反。电子档案从资料采集、整理、加工直至后续的归档，其都是应用互联网进行收集，且记录的载体也是及计算机设备。通过计算机和互联网把所获得的音频、文本、图片、视频整合到一起，不仅在展示形式上较为丰富，同时也能够更直观的查看电子档案的内容。全新形式的电子档案，可以让档案馆在档案记录上更加完整，也延长了档案的使用寿命

[2]。

（三）管理效率更高

电子档案可以更加迅速的查询、调取有关资料，极大程度上增强了档案管理的效率。并且，档案管理这一工作还消耗大量的人力与物力，属于一个大规模工程，而采用电子档案的管理形式，全新的技术手段会削弱劳动的强度，并减少了档案整理的周期。此外，电子档案无论在资料修正，还是资料补充上都比较方便，大幅度减少以往编辑档案时间过长的情况。电子档案属于智能化的，在检索上也可以自动完成，通过主题词、同义词便能够进行拓展检索，达成多语言混合检索的效果。

三、档案馆电子档案管理所存在的问题

（一）档案管理技术有待提升

档案对于档案馆而言，其承载着许多的重要信息，对档案馆的发展以及整体运作都会造成一定的影响。在以往的档案管理工作中，所应用的档案绝大多数都是纸质档案，此方式在新时期逐步被淘汰，且无法适应档案管理的全新需求。另外，电子档案管理的本身便是保障档案的真实性以及完整性，若对其造成了影响，会严重影响着电子档案的完整性、真实性，如果在这方面出现问题，就会导致电子档案管理的可信度大幅度降低，致使后续的档案管理难度以及工作量越来越大[3]。

（二）档案长期保存存在难度

在保存电子档案时，保存的时间越长那么难度也就越高，所以在保存的过程中很容易遭受各种各样的威胁。并且，当下科技发展的速度十分快，而电子档案存储的发展速度却追赶不上时代发展的速度，所以导致档案长期保存存在问题。另外，电子档案所存储的数据比较多，这也使得计算机程序更改时任务更高、难度也更高，所以一些档案馆还在应用以往的电子档案存储系统，致使长期保存成为了难题。最后，电子档案的存储也遭受着外界因素以及人为因素的不良影响。

（三）档案管理标准缺乏

档案管理属于档案馆中的关键任务，且许多的单位为了这一工作也配备相应的人才与设备。但是，因为档案管理标准的缺失，致使此项工作不够严谨，让电子档案管理存在一些纰漏。此种现象也直接影响着电子档案在后续的维护工作，档案数据转移、整合时也会遭受影响。并且，档案管理标准的缺失，还无疑限制了电子档案管理水平的提升，甚至还会大大降低了工作效率。

（四）电子档案管理资金投入有限

电子档案管理的来袭，也让档案馆朝着信息化建设发展前行。电子档案管理需要相应的设备支持、技术支持以及人才支持，这也就需要管理资金的投入与引入。但是，部分档案馆由于资金有限，所以在设备与技术上，仍然使用最低版本，这也对管理效果造成了一定影响，同时也无法确保电子档案的安全性[4]。

四、档案馆电子档案管理的策略

（一）重视电子档案安全保管工作

在档案馆电子档案管理工作中，当完成了电子档案归档以后，应采用正确、有效的管理方式，确保档案资料的安全。首先，要灵活把控存储载体的质量。其次，改善、优化电子档案的保存环境，让计算机设备远离有害的磁场环境以及气体，并同时做好湿度与湿度的控制。此外，应定期展开计算机病情检测工作，确保互联网环境的洁净，让电子档案处于安全的状态中，特别是对一些加密电子档案的管控。最后，档案馆如果想要确保电子档案的可读性、完整性，应关注起电子档案的安全检查工作，当发生电子档案出现损坏时，即使是极小的问题，这时也要展开相应的维护工作，将受损档案进行修复、拷贝，防止安全问题的发生。

（二）创新电子档案管理制度

以往的电子档案管理制度，只是满足当时的环境条件以及需求，但是将其应用于新时期的电子档案管理工作中，并不能满足现代化的电子档案管理需求。对此，要创新、优化电子档案管理制度，按照管理的要求以及现状制定出可行的制度[5]。在管理制度制定时，不但要对电子档案管理所存在的问题进行综合考虑，同时也要获得不同因素对电子档案管理工作的影响，进而把网络安全管理、归档制度、备份制度整合到一起，为此项工作的实施与落实提供相应保障。虽然电子档案和纸质档案存着差异，但是也要根据有关流程以及规章制度完成工作，即使拷贝相应的电子档案，这时也要经过多重把关，负责人同意过后方可执行，让电子档案保护工作落实。此外，档案馆中的电子档案管理以及相应的保护工作，会涉及到许多细节内容，不仅有基础的信息储存以及保密，同时也涵盖了储存环境的调整。只有做好了上述内容，才能够从根源上保护好电子档案，发挥出其效能。

（三）培养高素质电子档案管理人才

电子档案管理应实现科学化以及规范化，这一目标的达成也离不开优秀人才的支持。所以，档案馆应强化人才培养的力度，为后续的档案管理工作的开展提前打下良好基础。档案馆不但要培训现有的档案管理人员，同时也要让他们掌握全新的电子档案管理知识，使其可以更为熟练的操作各类现代化设备，以免发生错误操作的现象。并且，档案馆还要引进一些优秀人才，特别是计算机水平较高且档案专业知识扎实的人员[6]。做好了这一工作，会弥补、解决电子档案管理中所出现的各类问题，呈现出电子档案、计算机设备的作用，最终显著提升电子档案管理的整体效果。

（四）积极转变观念强化资金投入

档案馆应达成人员的合理配置，让专人负责电子档案管理这一工作，并落实好电子档案标准归档，这样能够更好的查询电子档案资料。并且，为了更好的开展电子档案管理工作，档案馆还需向上级部门申请资金，让档案管理的设备配置更加齐全，如扫描仪、计算机的购入。另外，还要定期完成计算机管理软件的更新，并购入一些新型、高效的软件，从而让电子档案管理具有实质意义。最后，应达成电子档案管理网络化以及一体化水平，档案馆应配备好配套的应用软件，并组织人员进行软件操作的学习，最终寻找到最适合本单位应用的电子档案管理系统与体系[7]。

结束语：

综上所述，伴随着计算机设备的广泛应用，也让越来越多的档案馆朝着电子档案管理的趋势发展。电子档案的应用有利有弊，其在存储与应用上较为便捷，但是在应用时也存在着一定的风险，如病毒传播、黑客攻击等等，这些都会一定程度上损坏电子档案的完整性、安全性。因此，档案馆中的管理人员需重视起这一问题，增强自身电子档案管理的水准，在确保档案录入完整的基础上，完成对档案安全的管理与防护，进而让管理效率增长，维护档案馆的长久发展。