在企业档案管理实践中如何实施改革创新

文/刘希娟

在当今企业对内部管理进行创新的过程中，更多的是使用信息技术来提升档案管理的水平以及效率，为企业发展提供更加有效的内部资源，加大企业档案管理力度实属关键和重要的一环。本文主要对当前企业档案管理实践中如何改革创新进行思考与探讨，以期能够为相关企业以及档案管理人员提供有益的借鉴与参考

众所周知，档案管理是企业管理中的一个重要方面。如何实施改革创新，是企业档案管理实践中面对的一大重要课题。通过改革创新提升档案管理水平和服务功能，是对企业的加速发展与进步最有意义的战略举措。

一、企业加强档案管理的意义

企业在生产实践与经营管理中，真实具体反映企业的实际状况，更多的需要企业档案资料的支持，对于企业档案来讲不仅是一份简单的资料，其作为企业资源重要的组成部分，能够为企业未来的发展提供重要的依据。档案的良好性主要表现在人力资源细节信息记录完善，能够使得企业根据这些档案来对企业进行良好的管理，例如员工职位调动等，保证企业能够对相关人才进行合理地运用，从而使得企业在未来得到更好的发展。良好的档案管理还能够有效地增强企业相关知识以及技术的储备，使得企业的知识产权以及机密文件得到有效管理，为企业未来良好发展提供保障。良好的企业档案管理还能够使得企业在发展过程中逐渐增加风险抵抗能力，在有相关法律纠纷过程中能够有实际的证据，从而保证企业的合法权益。总的来讲，良好的档案管理能够使得企业得到更好的发展，获得更大的经济效益以及社会效益。

二、当前企业档案管理中存在的问题

当前，企业档案管理中存在的主要问题在于：

问题之一，企业档案管理观念亟待加强。时下，有部分企业领导通常会认为档案管理工作只是档案管理部门的事情，与己无关；企业在档案管理方面无法在短时间内看到档案管理能够为企业带来的经济效益，以至于企业在对相关资金安排的过程中，往往忽视对档案管理资金的投入。同时企业相关管理人员在档案管理观念不强，对档案管理工作的认识不足，如有人认为档案管理只是简单地收发整理文件资料；还有的人认为相关的文件以及资料自己进行保管使用更加地方便，而没有及时地把相关的文件上交给档案管理部门，从而对档案管理的安全性产生影响；除此之外，部分档案管理人员在具体工作过程中还是使用比较传统的方式，没有进行相应的创新，严重地阻碍了档案数字化信息化管理的实施。

问题之二，机构设置有欠合理。企业在对档案机构设置过程中需要根据企业状况进行合理地规划，部分人员在规划时只是简单地对人员配备以及相关工具、设备进行规划，而忽视了对档案管理工作监督以及指导方面的规划，没有对企业档案管理机构是否能够担任好档案管理职责，是否能够在第一时间为企业提供准确的数据进行核查。在一些企业中没有把企业档案管理工作纳入到企业管理总体规划当中，在一些企业中的档案管理部门也没有实际的考核权力，以至于相关的档案管理制度没有办法得到完善和落实，在此种状况下作为档案管理机构通常没有办法有效地进行档案管理工作，更谈不上做好相应的监督、检查以及指导等方面的工作。在企业档案管理工作中没有统一标准，没有统一的管理以及领导，档案机构设置不合理，使得企业档案管理工作没有办法得到有效的开展。

问题之三，管理技术手段滞后。随着信息技术的快速发展，很多企业尤其是一些大型的企业在研发设计、生产制造以及经营方面基本都在使用计算机辅助设计、计算机辅助工艺设计以办公自动化等相关软件。但是对于企业档案管理工作来讲，很多企业还在使用比较传统的方式，在档案管理过程中所使用的技术手段严重落后，阻碍了档案信息化以及数字化的发展，档案管理综合平台建设方面严重滞后，从而对企业中大量电子文件的接送产生了严重的影响，使得企业档案管理状况和企业其他工作状况产生了很大的距离，甚至于出现档案管理工作逐渐边缘化的现象。

三、企业档案管理实施改革创新的实践举措

针对上述问题的解决和企业的快速发展，经过思考与研究提出企业档案管理实施改革创新的实践举措如下：

举措之一，提高对档案管理的认知度。对于档案管理工作来讲没有办法很直接地为企业带来效益，所以很多企业在发展过程中往往会对档案管理工作不够重视，很多企业都认为不把相关的文件弄丢，在后期使用时能够找到就可以。同时也有相关的企业，认为档案管理工作在进行过程中需要在实际操作中进行总结，掌握档案管理的原则以及方式就行。通常状况下很少有相关人员会系统性地去学习有关档案管理工作的知识以及内容。但是，就具体档案工作来讲非常重要的是，在档案管理过程中不仅要具有专业性，同时参与档案管理的工作人员还需要对自身的职业素养进行提升，企业在招聘档案管理人员时需要做好资历以及学历方面的审核。当前，众多企业在档案管理水平方面普遍不高，要改变此种现象就要做到以下几点：

首先要加强相关人员对于档案价值方面的认知度，充分地了解档案对于一个企业的发展的重要性。

其次，要根据实际状况来分配企业档案管理资金，保证档案管理工作在进行过程中有充足的资金购买相关的设备、建设厂房以及聘请专业人员。

再次，要对档案的服务性有充足的认识，把档案安全以及档案利用等方面的工作内容进行良好的融合，使得档案建设能够进入一个良性的循环。

最后，要在档案管理工作中加大信息技术的使用，作为档案管理人员不仅要做好信息库的建设，还要根据实际状况做好相应的维护工作，使得档案管理工作内容能够得到顺利地进行。为了能够有效实现以上相关策略，需要提升企业领导对此工作的重视，根据企业的状况培养一批符合当前档案管理工作的工作人员，对工作过程中出现的任何问题进行有效的解决。

举措之二，加强档案信息化建设。档案信息化建设是为了优化档案管理方法，使用迅速发展的信息技术和互联网通信技术。例如，对存储在库房中的情况下，通常采用注册登记、分类的存储场所的记录。在有文件的调度和召回的情况下，管理者有必要仔细检查登记记录簿的记录，从存储库取得。引入信息化建设，档案的登记、档案的后勤保障和召回与使用工作，点击收藏的一键点击搜索可以实现被传送到电脑和互联网，大大提高了文件使用的快捷性与便利性。因此，满足新时代的发展需求，现有的备份管理信息重新利用，利用信息管理方法，归档管理信息平台，建立电子档案信息数据库，改善档案的资源的发掘与利用，为企业的健康可持续发展做出贡献。

举措之三，建立完善的档案管理制度。健全的档案管理系统，依靠的是通过健全的规章制度来实现，在档案管理的所有环节上有效地减少错误。严格的档案管理制度防范了档案室可能存在的风险，加强了档案管理的安全性、准确性和规范性。通过对企业档案管理工作特点的分析，采用有针对性、高效的管理制度，避免了档案信息的丢失和档案资料的谬误。档案管理工作要进行信息化改革，要运用健全的档案管理制度，规范每个工作人员的权限，确保档案信息和资料的安全。通过加强对企业内部人员的监督，普及《档案法》等相关法律法规，加强管理意识和安全保密意识，确保企业档案管理能够有序开展。

举措之四，提升档案管理人员的专业素质。为了更好地发挥档案管理者在档案管理中的重要作用，应注重提高档案管理人员的专业素质，加强档案管理人员的能力和专业素养。一方面，通过相关业务、知识和技能的培训，本部门员工可以积极参与，提高专业水平；还可以组织学习活动、学习倡导主题活动等，鼓励档案管理人员积极学习专业知识。培养自己的学习能力，从而在当前档案管理信息化态势中跟上时代的发展步伐，提高档案管理的功能与使用效果；另一方面，适当提高档案管理的人员门槛，只有当申请人的专业能力达到标准时，才允许从事档案管理工作；对于新入职员工，积极发挥老员工的作用，带动新员工学习档案管理方法，使新入职的档案管理人员尽快熟悉公司的档案管理流程，从而提高档案管理的整体水平和效率。档案管理人员的专业水平与电子档案管理的科学实施密不可分。企业档案管理涉及各类繁杂的内容，管理应用工作具有较强的专业要求，同时也要求有一定的实践管理经验。因此，每个档案管理人员都要积极学习专业知识和技能，满足档案管理的需要。

在当前状况下，企业要想在未来得到更好的发展需要做好档案管理的改革创新，充分认识档案管理工作的重要性，做好相关人员的培训，加大信息化建设力度，有效地提升档案管理工作的效率以及质量，为企业未来发展打下坚实的基础，有效地推动企业的经济效益和社会效益的提高，让档案的功能促进企业更好地服务于社会和民生。