对做好综合档案馆业务建设工作的思考和建议

■ 吴志虹

2021年，省档案局印发了《云南省95 个县国家综合档案馆业务建设评价办法》和《云南省95 个县国家综合档案馆业务建设评价标准》（以下简称《标准》），启动了对95 个县国家综合档案馆自2018年以来的业务建设情况的评价工作。《标准》紧扣国家档案局、省档案局发布的业务规范和要求设置评价内容，坚持以业务标准为导向；全面覆盖业务环节，档案征集、接收、保管、利用、统计、鉴定、利用等均有涉及分值；突出了基础业务评价，档案征收、保管、利用、信息化4 大一级指标分值达80 分之多，凸显出基础业务在评价中的份量；力求评价计分指向精准，按量计分，量化评判，凸显计分的稳定性、可操作性、公平性，应当说《标准》基于我省县级国家综合档案馆的实际情况，没有提出脱离实际的过高评价指标，量化值是适中的。

从已经评价完毕的91 个县国家综合档案馆的总体情况看，得80 分以上的寥寥无几，多数得分为低分，《标准》的4 个一级指标分值，单项没有得满分的档案馆，11 个二级指标分值，除档案馆库项之外，单项得满分的档案馆屈指可数。基础设施项中，丢分集中在缺失控温控湿设备、消毒杀虫设备和防盗护栏，存在个别馆的办公区域被外单位占用的情况。经费人员项中，丢分集中在部分馆还没有建立保障业务经费的长效机制，承担科研项目方面几乎是空白，发表业务论文很少。基础业务项中，丢分集中在依法接收档案数量不够，缺立档单位的划控意见，档案征集数量少，档案整理不规范，未开展新进馆档案消毒工作，到期档案开放鉴定工作滞后，查档审批手续缺失，无展览。信息化建设项中，丢分集中在扫描数量不够，设备管理不严格，存在安全隐患，照片声像档案的数字化率低。这些情况表明，我省的县级国家综合档案馆的业务还有“软泥层”，基础还需要不断夯实。通过本轮业务建设评价，各个县档案馆应当正视不足和短板，以省档案局即将向各县档案馆反馈的问题清单为整改方向，以问题为导向，动真格、出实招，扎扎实实地完善整改，只有这样，才能真正收到推动业务、强基固本的目的。如果面对不足采取充耳不闻、无动于衷的态度，对短板视而不见、漫不经心，只停留在纸上谈兵，那么就失去了评价的实际意义。

通过业务评价，有一个问题值得同行们思考和探讨，这个问题也是笔者这几年一直在琢磨的一件事：就是能不能把全省各级综合档案馆的工作表单和台账的格式内容统一起来，使之固化、模板化。随着思考的深入，笔者越来越觉得做这件事很有现实意义，很有必要去做。

为什么要固化工作表单台账的格式内容？我认为主要有4 个方面的原由：第一、工作表单和台账不仅是档案馆管理业务工作的工具，也是一种管理手段和制度设计。目前，各州（市）市（县、区）综合档案馆业务工作中使用的表单格式可谓五花八门，让人眼花缭乱，它们基本是各个档案馆的“发明创造”。且不说这些工作表单的格式横七竖八、字体页面繁杂，仅就表单的内容栏目设计上看，其突出的问题是很多表单内容简单，没有详细、完整、准确地记录和反映档案馆开展业务工作的情况，设计上缺乏科学合理性。笔者到很多档案馆，常常会因为得不到需要的统计数据、看不到该有的工作痕迹材料而较难按照工作标准评判档案馆的业务工作水平。这种状况，给各级档案主管部门进行业务检查和督导造成了诸多困扰。因此，有必要制定一套格式内容固定的表单台账通用于各级综合档案馆。第二、从档案安全管理的角度看，很多档案馆因为工作表单台账种类稀少，内容简单，缺失应有的记录要素，出现馆藏档案数量统计不准、馆藏家底不清、工作责任不明、追责困难等诸多管理层面上的安全隐患。比如，有的档案馆接收了档案而没有登记入账，查阅档案而没有登记审批，档案出库没有记录等等，这些情况的存在，如果不从工作表单台账的种类和内容格式上改进完善，很有可能会因为管理环节上有漏洞而出现档案安全事故。第三、我们常说档案业务工作是一项专业性较强的工作，就是因为其业务规范多、标准细，每一个业务环节都有相应的工作标准和要求作支撑，这些标准规范是检查、衡量、评判业务工作数量质量的标尺。近期，在国家档案局印发的通知中提出各级档案部门要进一步增强重点领域标准供给，尽快构建起引领高质量发展的档案标准体系，认真抓好档案制度规范建设工程。因此，我们应加大这方面工作的力度。梳理后，笔者认为规范统一全省各级综合档案馆的工作表单台账方面我们还有较大工作空间，有必要把这个弱项补上。与各档案馆的工作交流中，大家曾多次建议把工作表单台账的格式内容进行模板化、格式化、标准化，这样更有利于档案馆规范地开展业务，这也是各级档案主管部门的职责所在，是完善档案治理体系、提升档案治理能力的路径之一，标准化能更好地体现行业工作的严肃性、规范性。第四、机构改革后各级综合档案馆进了一大批新人，他们刚刚接触档案馆的业务工作，是业务上的新兵新手，各级档案主管部门应当把统一表单台账的格式内容作为业务指导督查的一个切入点，规范和引导这批新人的业务工作行为，打牢打好业务工作基础，锤炼出这支新队伍严谨、细致、专业的业务素养。

接下来的问题是：综合档案馆应具有哪几种工作表单和台账？格式及内容应当是哪些？

笔者结合几个主要的业务环节作了梳理，认为除国家档案局已经发布通用的表单外，以下所列的几种基本的表单和台账，包括其格式及内容应当格式化、模板化。

一、档案接收征集类工作表单台账。接收征集环节中主要应有：1.年度接收（征集）进馆档案明细表；2.年度接收（征集）进馆档案交接文据。

二、档案管理保护类工作表单台账。保管保护环节中主要应有：1.新进馆档案除虫灭菌记录单；2.库房温湿度数值观测记录单；3.库房保洁记录单；4.库藏档案存放索引表；5.人员出入库记录单；6.库房安全检查记录单；7.清点库藏档案记录单；8.抢救修复档案记录单。

三、档案利用类工作表单台账。开发利用环节中主要应有：1.查阅档案登记表；2.调卷单；3.利用档案效果登记表；4.开放档案鉴定登记表；5.开放档案明细表。

四、档案数字化类工作表单台账。数字化环节中的表单及格式在《纸质档案数字化规范》（DAT31- - 2017）、《录音录像档案数字化规范》（DAT62- - 2017）、《档案服务外包工作规范》（DAT68- - 2017）等标准中均有涉及，如纸质档案数字化前处理工作单、纸质档案扫描工作单、纸质档案数字化验收登记表、纸质档案数字化成果移交清单、承包方员工备案表等，基本能满足数字化环节的管理需要。

五、综合统计类工作表单台账。综合统计环节中主要应当具有：1.馆藏文书档案统计明细表；2.馆藏资料统计明细表；3.馆藏照片档案统计明细表；4.馆藏录音录像档案统计明细表；5.馆藏实物档案统计明细表；6.馆藏印章档案统计明细表；7.馆藏专业档案统计明细表；8.馆藏数字化档案统计明细表；9.销毁档案明细表；10.档案馆库房设施设备明细表。

至于上述罗列的表单格式内容究竟如何设计，笔者建议组成工作小组进行调研，吸纳各方意见做法，不断修改完善，使之尽可能科学合理，最终提升成为一个地区通用的业务标准规范。