新时期如何做好国有企业档案工作的若干思考

■ 钱晓阳

引言

国有企业在我国的国民经济体系当中占据重要的地位，是社会发展过程当中重要的组成部分。国有企业档案是企业经营管理活动的真实记录，可以真实的再现企业各发展阶段的历史面貌。在新时期，国有企业管理者要破除对档案管理工作固有的观念，解放思想，打破传统的档案工作管理模式，对档案管理进行全面的分析和研究，掌握其中存在的问题，结合国有企业的特性，创新管理理念，不断推进档案机构改革，积极服务中心大局，优化档案资源结构，改善基础设施建设，促进档案管理升级，这样才能为国有企业的全面发展创造更好的经济效益和社会效益。

一、新时期档案工作存在的问题

（一）档案工作重要性认识不足

在我国国有企业发展中，随着企业的改革转型，很多国有企业都把管理重心放在了企业的经济发展上，把提高企业的经济效益作为经营企业的核心，而忽略了对国有企业内部的管理，尤其是在档案管理方面。档案工作相对于国有企业前沿业务工作而言，变成了幕后服务型工作，最容易被忽视，得不到应有的重视，主要表现在以下几方面：一是企业领导、干部职工对档案工作缺乏认识，档案工作在企业的各项管理工作中的地位较低，工作开展难度大。二是企业对档案工作人、财、物投入不足，很多企业都没有设专职档案管理人员岗位，甚至没有档案管理的部门。档案工作经费投入不足，基础设施没有保障，库房容量小、条件差，有的甚至没有库房。三是从事档案管理的专、兼职工作人员普遍专业性不足，且人员变化频繁，不利于档案工作的开展，甚至还存在工作交接不规范的情况。四是由于档案管理质量差导致档案利用效率低，文件材料收集的不完整、分类的不合理、保管期限划分的不准确，导致了查阅难度大，利用率低。

（二）档案管理工作体制不完善

基于部分国有企业管理者对档案工作的不够重视的原因，档案职能职责有的被放在后勤管理中，虽然暂时解决了人员、资金的问题，但是对国有企业档案工作的长远发展和档案部门履行指导、监督和检查职能是非常不利的。例如有些国有企业的档案工作被弱化，除了没有专职档案工作人员外，“档案”字样在处室名称和部门人员架构中都很难看到，档案工作的职能职责得不到有效的体现。还有一些业务职能部门的档案仍然没有、甚至不愿意移交到档案主管部门统一管理，档案主管部门也无法参与监督管理，这显然是违反档案法规定的。

档案管理相关制度的不完善也是导致工作体制不完善的一个重要原因。要知道不管是在任何管理或工作中，完善的制度建设都是规范工作管理、提高工作效率的重要准则。而相关管理制度的缺失，很容易导致一些重要档案在日常工作中由于经手部门人员的疏忽而造成缺失，甚至是遗失。

（三）档案管理手段落后

在信息化、智能化高速发展的时代，很多数据都通过网络连接起来，大大提高了数据的完整性和准确性。而部分国有企业由于对档案工作存在价值的忽略，对档案管理融入现代信息技术管理的意识还有所欠缺，使档案管理依然采取传统的人力保管、室存保管方式，查找依然靠人工翻阅调取。大大减低了档案作为一种重要信息资源的使用效率和效果。有部分国有企业，虽然早年就开始使用档案管理软件，但所使用的管理软件现在来看都过于老旧，且安全性低，存在数据外泄的风险。因此，不断更新档案管理技术、转变档案管理模式是优化国有企业档案管理工作的重要途径。

二、新时期做好国有企业档案工作的有效措施

（一）坚持档案工作的正确政治方向

要坚持以习近平新时代中国特色社会主义新思想为指导，坚持把档案工作放到国有企业工作大局中来谋划推进，加强领导对档案工作的重视程度，明确档案工作责任制，在“为谁服务、怎样服务”等问题上想清楚、弄明白、做到位，主动着眼大局、融入大局、服务大局，充分认识档案工作在国有企业中的重要地位，切实把档案工作各方面落实到位，增强做好档案工作的责任感、紧迫感。

一是建立健全统一领导，逐级负责，条块结合的档案管理体制，形成以档案主管部门为中心，各部门共同参与的管理架构。根据国有企业实际，有针对性地进行档案工作培训，包括对企业新进员工的岗前培训和定期的企业档案管理知识宣讲等，使广大干部职工提高对档案工作的认识、更好的掌握企业档案管理的要求，配合档案主管部门开展日常的档案管理工作。

二是时刻紧绷档案安全这根弦，提高安全意识，加强隐患排查，将人防、物防、技防措施落实到位。通过宣传引导、警示教育等途径提高档案管理人员的安全思想意识，通过配备必要的设施设备做好安全预警和应急保障措施，通过合理运用现代化的科学技术手段保证档案信息和数据的安全。

三是大力推进国有企业档案工作队伍建设。可以通过引进一些具有较高管理经验和专业能力的优秀档案管理人才，为企业量身定制档案管理方案，切实提高企业的档案管理水平；也可以内部挑选一批适合且有意愿从事档案工作的人员，进行重点培养，建设一支政治坚定、作风过硬、业务精湛、责任心强、堪当重任的档案干部人才队伍。

四是重视国家档案局10 号令，即《企业文件材料归档范围和保管期限规定》。掌握正确的归档范围和保管期限表编制方法和技巧是至关重要的，国有企业文件材料来源于国有企业的生产经营活动过程，由于国有企业涉及的领域千差万别，产生的文件材料也是多样性的，通过对国有企业文件材料类别的认真梳理，对文件材料的归档范围和保管期限进行严格界定，编制高质量的《企业文件材料归档范围和保管期限表》作为标准和规范，用于指导国有企业文件材料归档具有很强的实操性，对国有企业大力开发档案资源、切实提高档案利用效率也起到了关键性作用。

（二）坚持构建科学的档案管理机制

一是国有企业必须认真普及《中华人民共和国档案法》等与档案相关法律、法规，让国有企业管理者和广大干部职工对国家档案工作有一定的了解，真正把组织领导和机构设置问题处理好。工作机制上，要形成各部门共同参与档案工作的格局，档案主管部门要发挥监督与指导作用，密切与业务、信息、监察等部门合作，把收集、整理、技术支持等纳入有关部门职责，形成以我为主、齐抓共管的良好工作格。

二是档案管理者要充分了解国有企业的发展战略和管理需求，建立与之相匹配的档案管理制度。全面的推行岗位责任制，将档案工作各个环节进行细化，并根据管理要求将工作责任落实到个人，安排专人对工作情况进行监督。国有企业还可以对现有的薪酬管理制度进行优化调整，将档案工作纳入绩效考评管理，档案主管部门对各部门的档案收集移交情况进行评价考核，建立与之相关的奖惩制度，根据情节对违规的部门或人员进行处罚或追究其责任，为对档案工作作出突出贡献的部门和个人给予奖励。

三是加强监督检查和业务指导。充分发挥国有企业档案主管部门的监督、指导作用，定期对下属企业档案工作进行指导、监督和检查，尽量做到全覆盖。检查中，要书面提出整改意见，并由被检查单位书面反馈整改方案，以促进档案管理水平和工作质量的提高。

四是不折不扣、坚持不懈地做好日常档案管理工作。在传统载体档案向电子档案管理过渡的时期，要以稳妥的态度抓好传统载体档案的收集、整理、鉴定、保管等各项基础工作，做到收集齐全完整、整理规范有序、鉴定科学准确、保管安全可靠，避免出现传统载体档案与电子档案管理首尾不接、顾此失彼的情况。

五是持续提高服务能力，档案主管部门要具备大局意识、服务意识和创新意识。掌握国有企业发展战略和中心工作，中心工作在哪里，就把档案服务工作开展到哪里。服务意识就是变被动查阅为主动提供，主动为大局服务、为各职能部门服务。先行规划，围绕未来一段时期的主要工作早做准备、提前谋划，提高档案服务的时效性和主动性。

（三）坚持档案信息化管理模式建设

以不断强化档案资源的开发利用为根本，找准档案服务大局的切入点、结合点，拓展服务领域，延伸服务触角，努力在系统、深度、精准的开发利用上下功夫，着力在服务实施“创新引领、开放崛起”战略、服务国有企业高质量发展等方面发挥基础性、支撑性作用。积极推动档案信息化数字化建设，国有企业档案工作要主动跟进国家档案工作“十四五”规划，主动融入国有企业信息化发展战略，积极推进企业数字档案馆（室）建设。加快实施以信息化建设为核心的档案管理现代化，逐步实现档案信息系统整合和资源共享。

一是档案管理人员可根据纸质档案的性质来对原有的管理流程进行有效的优化，构建实体档案管理系统，利用监控设备或计算机系统来对实体档案管理过程当中的统计、保管、鉴定、整理、收集等环节的工作进行监督，根据管理需求和标准来设计相关的参数，当管理环节出现问题时，计算机系统就能够第一时间的采集相关的信息，并将其推送给管理人员，使管理人员能够快速的定位管理存在的问题，并采取科学的方式来进行解决。

二是构建信息化档案管理系统，对现有的开放型档案资料进行有效的筛选和收集，利用电子设备和仪器对国有企业有价值的信息、数据录入到信息数据库当中，根据档案管理需求来进行参考资料编写、文献汇编、目录编制等的操作，全面提升档案信息的科学性和实用性。在信息数据库当中引进先进的安全管理系统，通过密码登录和身份验证的方式来验证相关管理人员，根据不同层级工作人员或管理人员的权限，为其提供外借、咨询、复制、阅览等的服务，最大限度的提升国企档案的整体利用效率和价值性。

三、结束语

通过以上分析，新时期背景下如何加强国有企业的档案工作已经有了初步的新认识，从中可根据国有企业的实际情况获取或调整国有企业档案管理现状的具体解决方案。希望能够对国有企业的档案工作的开展和优化产生较为积极的作用，希望档案工作能够获得国有企业领导者更多的重视与关注，从而为提高国有企业的档案工作奠定良好的基础，进而为促进国有企业的改革发展作出贡献。