新时代企业档案管理工作拓新重点分析

刘妮妮

摘要：企业档案是对企业经营发展过程中所产生的知识资产以及各类信息资源的归总和储存，能够真实地反映企业过去的实际经营情况，对于企业而言具有重要的价值和意义。新时代背景下，企业相继面临着改革创新，为全面适应企业的经营发展需要，企业档案管理工作的革新成为当前的重要板块。因此，本文着重对新时代企业档案管理工作的拓新展开全面的分析研究，并提出笔者的观点和建议。

关键词：新时代;档案管理;企业档案;拓新

企业档案管理应企业深化改革的要求而进行全面拓新，包括对档案管理观念、体制、工作模式等均进行拓新，将企业档案管理与其他业务部门有机结合，进一步促进企业档案资料的利用率，提高企业档案管理服务水平，为企业不断积累更多的信息财富，从而在一定程度上提高企业的竞争力。

一、新时代背景下企业档案管理工作发展现状

首先，缺乏对企业档案管理的重视。多数人对档案管理印象较为片面化，提到档案管理则会联想到政府部门以及社会相关机构，对于企业档案更是了解甚少，而部分企业对内部档案管理工作也缺乏足够的重视，没有真正了解企业档案管理的工作内容和职责作用，在企业内部也没有设立专门的档案室或部门，或者对档案部门的工作不够重视，将企业档案管理工作独立开来，直接影响到档案管理工作的稳定发展。

其次，新时代背景下，各类信息技术和自动化技术已经发展成熟，而企业对于档案管理的投入力度不够，包括资金经费、办公设备以及专业人才方面的配备不够齐全，从而导致企业档案管理工作流于形式，无法发挥其自身的价值和作用，甚至有因为没有做好档案储存工作而导致档案资料受损的情况。在专业人员配备方面，大部分档案管理人员都非本专业出身，也没有进行专业的培训和提升，因而直接影响到档案管理工作质量和效率，同时由于企业的不同建设规模，企业管理者往往让业务或其他人员兼职担任档案管理工作，严重阻碍了企业档案管理工作的开展和长远发展[1]。

再次，各项管理机制缺乏完善，且档案管理工作缺乏创新。部分企业制定的档案管理制度不够完善，缺乏合理性，缺乏一定的约束力，无法发挥出档案管理机制的作用，导致档案管理工作的开展缺乏完善性、规范性和有效性。同时，在这个信息横行的时代，档案管理工作缺乏创新，仍然沿用传统档案管理模式，导致整体工作质量和效率低下，无法充分适应企业现代化可持续发展的核心需求。

二、新时代企业档案管理工作拓新途径

（一）提高对企业档案管理的重视，更新管理理念

首先要求企业高层管理者提高对档案管理的重视，充分认识到企业档案管理工作内容和对企业发展起到的积极推动作用，明确档案管理的重要性。通过将档案管理工作归入到企业战略决策当中，加强与其他业务部门的联系，充分发挥档案管理的作用和价值，提高领导带头的导向作用。其次，增强企业员工档案管理意识，在企业内部加大对档案管理工作的宣传力度，促使员工对档案管理工作有一个基本的认知。同时，企业管理者可通过逐级培训的方式来实现档案管理知识在企业内部的广泛宣传和普及。最后，创新是现代企业档案管理工作改革的重要方向，企業管理者和档案管理人员需要以最新、先进的档案管理理念来开展工作，保证档案管理工作符合企业现代化发展需求[2]。

（二）实行档案管理与信息技术一体化发展

充分利用现代化信息技术、数字化技术来加速企业档案管理工作的转型和创新，实行档案管理与信息技术一体化发展，促进纸质档案向电子档案的过渡，全面加强档案管理信息化建设发展。利用信息化技术将企业与档案管理工作联系起来，对档案资料的管理模式、整理储存方式以及分类方法等进行统一调整和革新，借助档案信息一体化管理系统平台将大量的、分散的档案信息资料按照一定的分类标准进行合理分类，最后进行统一管理，同时利用档案信息系统管理平台实现档案资料信息实时共享，使得企业内部各个职能部门都可以掌握所需档案信息资料。除此之外，利用数字化技术搭建云端数据库，将海量的档案资料全部存储，进一步提高档案资料存储的安全性、全面性，实现档案信息的永久保存，数字化档案改变了传统档案存储载体，具有信息化、网络化、跨时间空间等多方面特征，通过这样一个交互式的信息平台，无论是档案资料的存储还是借阅检索都很方便，不仅提高了档案资料的利用率，也能够减少档案管理人员的工作量，保证档案管理工作质量和效率。

（三）建立健全的档案管理机制

健全的档案管理机制是确保档案管理工作规范开展的基础条件，企业应当建立完善合理的档案管理机制，利用完善和管理制度来加强对档案工作的约束，全面落实档案管理制度，促使档案管理人员能够自觉遵守相关制度，有序开展工作。同时需要加强对档案管理现代基础设施的配备，投入足够的资金，对一些老旧的办公设备以及办公场地进行更换，配备更加现代化的数字设备，同时注重对档案管理人员关于信息知识、设备的培训，提高办公设备的使用率，进一步提高档案管理质量和工作效率[3]。

（四）实现档案管理人员的优化配置

首先，在档案管理人员招募阶段，制定合理的选聘标准，尽量选择本专业相关的人才，对于档案管理工作经验、职业素养作出要求，从根源上保证档案管理工作的基本水平。其次，定期对档案管理人员进行系统性的培训，包括专业知识技术、业务能力以及职业素养等方面的综合培训，不断提高工作人员的业务水平。同时需要对员工进行现代化信息技术和信息系统设备相关知识的培训，促使工作人员能够灵活运用现代化技术和设备开展工作，提高档案管理工作的质量和效率。再次，对于档案管理部门的工作人员进行优化配置，通过以岗定人或者以人定岗的方式实现人岗匹配的效果，保证档案管理工作每个环节的规范性操作。最后，注重优秀人才队伍的建设培养，一方面可以通过在部门内部筛选出表现优秀的员工进行重点培养，不断组建人才队伍，提高业务水平;另一方面可以通过外来优秀人才的引进来为企业档案管理部门增添新的血液和活力，为档案管理工作的开展创造良好的竞争环境，从而推动企业档案管理的长久发展。

结语

企业档案管理是企业经营发展过程中的无形财富，能够将企业战略决策的制定以及各个职能部门的业务工作有机结合，因而在新时代背景下，企业档案管理工作的革新显得至关重要。全面加强企业档案管理信息化建设，促进企业档案管理的现代化发展，充分适应企业现代化发展的需要。

参考文献：

[1]王辉凯.新时期企业档案工作亮点管理方向探析[J].机电兵船档案，2018

[2]肖楠.新时期企业档案工作亮点管理方向探析[J].现代国企研究，2018：19.

[3]肖运玲.新时期企业档案管理分析[J].人力资源，2019：66-67.