大数据视域下事业单位人事档案管理的研究

郑伟

四平市铁东区城市建设管理所 吉林四平 136001

1 大数据时代背景下事业单位人事档案管理的重要性

随着国家、社会经济的快速发展，信息技术也不断在加强提升，给人们的生活和工作带来了很大地影响。在事业单位人事档案管理工作中融入信息化技术，不但能有效提升工作效率，也大大改善了工作质量，例如利用加密锁定等先进的信息技术方式，不仅将人事档案的数据信息安全妥善地管理起来，也能够大大防止对人事档案信息的作假，很好地保证了档案信息的真实性和完整性，还有助于相关人员在验证数据信息真伪时有了可靠的具有公信力的查询依据。此外，在人事档案管理工作中应用大数据技术时，可以完整地录入各种动态的数据信息，并在进行保存和归类时能够实现一目了然，有助于档案信息使用者在分析整理数据时提供了便利。

2 大数据背景下人事档案管理工作面临的困境

2.1 档案信息存在较大安全风险

传统的档案都是纸质版档案，虽然存在存储、整理、使用方面的低效问题，但是却比电子档案具有较高的安全性。在大数据时代，电子档案信息数量庞大、种类繁多，档案信息的安全有待提高，主要表现在以下两个方面：首先是电子档案一般进行电子化存储，由于电子设备可能存在的质量问题和使用寿命的限制，电子档案很容易丢失，从而导致档案数据的损失；其次，电子化存储方法本身就存在安全隐患，很容易遭到网络攻击，从而难以保障档案的安全[1]。

2.2 人事档案管理信息化建设程度不够

在当前的大数据时代，各个人事档案管理部门都在积极地构建信息化管理系统，因此在实际的人事档案管理工作中，没有切实可行的操作指南，人事档案管理的信息化水平比较低，在信息的获取、整理、保存与分享的过程中需要更多的人工操作，从而导致人事档案管理工作的效率低下。尽管当前的信息化硬件与软件系统发展都比较全面，但是专业的人事档案管理系统却还没有形成。对于人事档案管理而言，档案信息化建设是大数据时代的大势所趋。

3 大数据时代下对事业单位人事档案管理工作的创新策略

3.1 改革创新人事档案的管理模式

基于大数据时代背景之下，从事人事档案管理的工作人员需善于结合实际的工作情况来制定科学合理的管理方案，采用信息化的技术来创新改革档案资源的管理模式。在制定管理方案时，不能偏离事业单位的管理现状，要基于工作的开展情况来科学地创建管理方式，还要制定短期和远期的管理目标，促使人事档案管理的工作人员能够有目标有顺序地进行档案数据信息的管理工作。另外，人事档案管理工作人员在处理和管理档案资料时，要高效采用数字化的技术手段来提高效率，运用数据和文字还有视频以及图片结合的方法来替换掉纸质档案，以此来确保在转存资料时能够安全和完整，使任何历史档案资料都不被遗失[2]。此外，信息化系统的高效开发和利用，也有利于事业单位资源与社会资源的共享。

3.2 推行管理工作的信息化数据库

应该大力推行信息化建设，努力将人事档案管理工作实现信息化，在配备计算机等信息化设备的前提下，加大对操作人员计算机技能的培训，尽量防止使用手工操作的手段进行管理，让管理者可以及时掌握最新设备的使用技能，从而提高认识档案管控的水平和工作效率。信息数据必须规范，若没有统一的格式及标准，便不能实现地区、专业系统及国家的人力资源信息共享的目的，在数据信息设置中可以增设一条有关单位、部门特征的项目。信息分类数据库设立的内容通常有身份证号、姓名、性别、工作单位、现住址、联系电话、毕业学校、时间、专业、学历等信息。

3.3 增强管理人员素养，提升业务技能水平

事业单位中的人事档案管理员应重视大数据的重要性，不断提升自身的综合业务能力。首先，人事档案管理员应丰富自身的学习渠道，在保障质量的基础上，不断学习新知识。人事档案管理员在最初接触大数据时，应先熟悉大数据的基本概念，再熟练应用大数据技术，并最终实现精通大数据技术。其次，人事档案管理具有极强的操作性，人事档案管理员应在深刻理解大数据理论常识的基础上，将理论常识付诸实践，促使在人事档案管理工作中，充分发挥大数据技术的本质功能。最后，人事档案管理员在应用大数据技术后，需细致观察大数据为工作带来的便利条件，并深度挖掘尚存的弊端之处，积极寻求改进措施[3]。如此不仅能丰富人事档案管理员的大数据视野，更能强化工作质量与效率。

3.4 加强档案信息的安全保护

确保档案信息的安全是档案工作人员的首要职责。进入大数据时代之后，纸质档案已经不再流行，电子档案成为主流，这也对人事档案管理安全提出了新的要求。首先就要加强对档案的物理安全保障。这主要包括，对档案保存的场地进行保护，防止档案及相关电子设备的损坏。还要保障电子档案存储设备的安全，增加资金投入确保存储设备的质量，进行多次备份以防意外情况的发生。其次，还要重视网络安全，确保在存储和使用的过程中档案的真实性和准确性。

4 结语

大数据时代，随着人事档案管理的不断改革和创新，人事档案管理模式的不断变化，我国的档案事业正以一种稳健的势态向前发展，但在人事档案管理工作的探索阶段，我们依然应该明确目标，正视人事档案管理的优势与不足，不断探索和改进，勇于实践和创新，为提高人事档案管理的工作效率和服务水平而不懈奋斗。