浅谈事业单位档案管理信息化建设的思考

朱晓波

中国电子科技集团公司第三十二研究所 上海 201808

1 事业单位档案管理信息化建设的重要作用

对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的发展全面性[1]。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本反复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1 对档案管理信息化建设重要性认识不够深刻

在事业单位众多工作中，档案管理工作属于一种比较“低调”的工作，看似微不足道，实则非常重要，但也很难有明显的成绩。上述这些特征致使事业单位一些管理者缺乏对档案管理工作的重视，没有认识到档案管理工作的隐藏价值，只是简单地将档案管理工作视为一种简单的事务性工作，难以为事业单位带来直接的经营效益。而档案管理信息化建设本身却需要投入大量的人力物力财力资源，这对档案管理信息化建设发展带来了非常严重的阻碍影响[2]。

2.2 事业单位档案管理信息化建设工作人员配备缺乏连续性

在以往的档案管理过程中，事业单位虽然也引入了一些信息化技术，但多是停留在浅层次的“更新计算机设备、软件层面”。如今随着社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，事业单位档案资料也变得日趋复杂，对档案管理要求逐渐提高。一些事业单位为了满足档案管理需求，引入应用了很多先进的信息化技术，比如大数据技术、云计算技术等，却忽略了与之匹配的专业化信息人才的配备，很多事业单位档案管理人员信息化素养停滞不前，这对于事业单位档案管理信息化建设作用价值发挥带来了严重的限制影响[3]。

2.3 档案管理信息化建设安全性难以得到全面保证

事业单位在档案管理过程中加强信息化建设，虽然有着很高的作用价值，但档案管理信息化建设背后带来的信息安全问题同样不容忽视，在网络虚拟空间中充斥着各种病毒，还有很多黑客会用木马病毒盗用珍贵信息资料进行敲诈勒索，甚至事业单位的一些机密文件信息也会因此而泄漏，因此在事业单位开展档案管理信息化建设的过程中，如何从多方面入手，保证档案信息的安全，也是当下亟待解决的一项问题。

3 档案管理信息化建设的方法策略

3.1 进一步加强档案管理人员的实操技能，积极推动信息化建设

加强档案管理人员对于信息化的认知水平，使他们认识到信息化是未来发展的重要方向，端正自身的思想和态度。与此同时，由于当前工作人员的专业技能素质并不高，也可以有计划地组织档案信息化管理培训，可以聘请一些专家学者到单位内部进行现场教学，切实提高广大管理人员的业务水平。由于大部分档案管理人员在信息知识储备方面依旧非常匮乏，无法熟练操作各种软件系统，对于新技术的接受能力非常差，因此需要进一步加强档案管理人员知识普及力度，使他们可以积极主动去学习各种全新的技术，以便推动档案管理工作的开展。

3.2 促进档案管理信息化建设的统一、规范化转变

需要进一步加强信息化的建设，设置档案信息化各项内容的格式流程，以统一规范化的方法来做好信息化的建设，这样才能更好地促进整个档案管理事业的发展，由此达成高度信息共享效果。并且整个信息化建设过程中，要贯彻落实标准化、规范化原则，将工作的重点内容由解决局部问题，转移至标准化、规范化制定、实施上去，以此来切实提升档案管理信息化建设的统一、规范化转变。

3.3 建立完善的管理机制，实现信息安全保护

事业单位的档案管理需要加强自我建设，推动档案信息化水平，加强人员管理职责，完善管理技术，通过完善档案管理机制来更好地确保档案管理的各项工作有序推进。例如可充分采用数字水印技术来保障档案信息的真实性，还可借助PDF及多页图像技术来完整保存档案资料。并且，还需在此基础上做好档案信息的备份工作，针对信息数据的载体做好定期维护保养，并及时进行数据核查。再就是意识层面，由于当前各种信息化技术不断更新，档案管理工作应加强信息化意识，探索和优化档案管理的各个细节。为此，档案管理人员需要进一步加强档案信息安全保护意识，以自身实际工作作为基础，夯实工作人员的现代化能力，打破传统认知，在思想上彻底扭转传统的管理理念，树立起全新的管理认知。

3.4 提高重视程度

事业单位的管理人员需要重视档案管理信息化建设，首先领导干部需要加强认识，认识到事业单位档案信息化建设对于档案管理的重要作用，只有领导重视才能够推动事业单位档案管理信息化进程。除了领导之外，广大员工也需要加强认识，需要认识到事业单位档案管理信息化的重要意义，在工作中积极配合信息化建设，以便提高整个事业单位档案管理信息化的水平。

4 结语

信息化时代下，通过推动事业单位档案管理信息化建设，不仅能够为事业单位档案管理提供便利和新思路，还能够加强档案管理效率，充分发挥档案作用价值。因此需要事业单位提高对档案管理信息化建设的重视程度，解决其中存在的问题，并采取针对性对策，提高档案管理信息化水平。