新时期下提升烟草档案管理的思考与对策

2021-11-24 18:16张皖盈
商品与质量 2021年17期
关键词:烟草行业烟草档案管理

张皖盈

江西省烟草公司吉安市公司 江西吉安 343000

档案管理是使用科学有效的方法来管理记录,烟草行业在国民经济发展中发挥了重要作用。在大数据和IT发展的新时代,随着人们现在越来越关注可追溯性、标准化和科学管理,如何保持最新状态以及如何将概念应用于文件管理,烟草公司要提高档案工作的价值和信息服务功能,这不仅仅是烟草行业档案工作者值得考虑的重要问题,而且是提高烟草行业水平的唯一途径。

1 档案管理对烟草公司的作用

烟草公司的档案管理记录了该公司的发展历史。过去烟草公司档案的内容已从一个纸质文件档案演变为以科学技术为工具,以电子信息硬件和软件为支撑的多个档案,更改了文件保存方式。时间的发展从原始和传统的注册材料阶段到信息技术注册材料阶段,一直在见证着烟草公司发展的过程,从而不断促进烟草公司信息记录方式的创新。它在很大程度上反映了烟草行业档案管理效率的提高。如今,随着烟草行业的不断发展壮大,标准化管理的不断发展,许多烟草公司已经实现了档案管理员年轻化、高学历化的发展。在大多数烟草公司中,这是一个显著的增长,档案意识和档案人才团队基础的绩效得到增强。档案馆是烟草公司基本管理的重要方面,为公司的生产经营提供了重要的支持和保证,并通过保护公司的权益促进了烟草行业的发展。它包含从建立到发展的许多数据,例如烟草公司财务报表和科学技术成就。在市场经济时代,企业领导者可以基于这些综合信息做出正确的决策,这鼓励公司抓住快速发展的市场中的机会并鼓励其发展。在经济运作过程中,公司不可避免地会发生各种纠纷,包括今天的基础设施计划和财务报表等[1]。它必须保持相对完整和正确凭证。当发生责任纠纷时,可以查看原始单据和票证。在日常运营和管理中维护的更详细,更全面的公司档案是公司保护自己并减少业务运营中的痛苦和损失的强大武器。档案管理也用于企业发展的文化信念,可以真实地记录企业文化,例如公司成立初期的困难,高峰期的辉煌以及困难时期的连续性。可以对企业文化进行深入而详细的研究,以更好地提升烟草公司的领导者和员工的团队凝聚力。公司的文化结构有助于激活公司内部员工潜在的工作效率。

2 新时期下提升烟草档案管理的对策

2.1 加强业务管理功能

烟草公司必须适用与机构档案有关的法律法规的标准和规范,加强各种机构档案的收集、分类、储存和供应。监督和指导控股公司的档案工作,并根据各自项目的具体特征,与特定项目档案进行协作。为加强档案管理,可以同时进行项目文件管理和项目管理,并提高企业创新能力和市场竞争力。

2.2 完善档案管理系统的结构

烟草档案管理的标准化必须受到系统的指导和限制,因为只有科学合理的运营系统,才可以更有效地实施管理工作。烟草公司应明确档案管理的内容,对每个业务详细制定档案管理规定,如收集、分类、存储和使用。结合实际工作情况,对文件的保留时间、机密性和销毁也需要相关的工作标准和要求,以为文件管理实践提供指导。一旦确定了所有文件管理操作系统,就必须严格执行。当确实发生违规时,必须认真解决并纠正它们,以有效提高记录管理的标准化水平。并建立明确的责任系统,完善各项工作档案管理,制定标准和有关考核指标,保证烟草档案管理规范化。

2.3 专注于专业知识和业务技能培训

档案管理是一个高度专业且复杂的过程。对每个文件的收集、分类和管理都有严格的要求。这就要求档案管理员不仅要熟悉归档过程,还要对文件管理和保护技术有所了解。随着烟草行业中办公室自动化系和文件管理系统之间的工作有效衔接,出现了具有不同存储介质的文件,这就要求烟草行业的档案管理员掌握保存和管理档案的方法。培训是提高烟草档案员工作技能的最有效方法。首先是要做好专业知识和培训,专业知识是评估档案的内在价值的基础,也是提供优质服务的前提。烟草档案工作人员应当积极参加档案部门和烟草行业举办的专业知识培训,全面适应新形势的要求,发展专业知识和业务技能[2]。学术教育是提高专业素质的基础,烟草行业的每个部门应尽可能组织档案工作人员,以学习档案信息以及高等学校开设的其他相关学科的工作,以扩大档案工作人员的知识,促进烟草档案的发展。工作人员能力的高低直接影响工作效率,必须重视烟草行业档案人员实践能力的培养。严禁雇用外部人员来组织烟草行业的档案材料,并确保档案工作者在实践中不断提高思考,提出分析和解决问题的能力。

2.4 采用现代管理技术

在新时期下烟草档案管理工作中,应使用现代软件管理系统。在档案室里设置一台计算机,并引入一个档案信息查询平台,以方便存储和查询文件资料。此外还要优化了人力资源分配,并为文件管理分配专门人员。对文件进行归档并按目录组织分类存放。同时,为了保证档案的安全性和完整性,需配备必要的设施,如防盗、阻燃和有害生物,配备专门的仓库和足够的设备来安全地存放档案。创建电子文件并存放纸质文件,以便电子文件和纸质文件可以共存。提高文件信息级别并提高使用效率。所有文件都输入到系统中,并通过平台进行有效管理。同时采取收集和录入的形式进行数字管理,重点是提取的重要性。通过搜索关键字可以找到必要的文件,并有效改善文件管理的服务功能。

3 结语

综上所述,烟草档案管理是烟草运营和管理的重要证据,也是维护烟草公司真实愿景的重要任务。在倾向于市场化、多元化和信息化的档案管理新时代,烟草公司必须抓住机遇,进行创新和推进改革,并依靠先进的信息和技术来管理组织档案,为业务发展提供高质量的基本信息服务。

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