基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析

李占梅

平度市档案馆 山东平度 266700

1 事业单位文书档案管理信息化存在的问题

1.1 文书档案管理的保密性有待提高

于事业单位而言，保护客户隐私非常重要，其各种档案必须严格把关，加强信息化防护措施，避免信息泄露，但现在的文书档案信息化管理中可以发现，许多事业单位的防火墙并不完善，领导还未引起重视，有的是可有可无的规则，使制度得不到有效实施，而这些空缺如遇到不法分子攻击，相关的文书档案还是会遭到破坏，给事业单位带来一定的危机。

1.2 信息安全防护体系不够全面

纸质的文书档案只要做好载体保护并完善保密制度，基本上就完成了对纸质文书档案内容信息的保护，而信息化条件下的文书档案由于信息记录方式与传统的文书档案完全不同，除了要对载体进行保护，还要对信息内容实施保护。实际工作中，目前还缺乏合理、科学的信息安全防护体系，文书档案制作人员的责任划分不明确，操作流程、操作平台、外在环境、技术设备的各种安全隐患没有采取有效的防护和应对措施，信息化的文书档案没有采取备份管理，这些都会对文书档案的信息内容安全造成威胁，可能会出现档案文件被破坏、泄密或篡改等重大安全问题。

1.3 缺少规范的管理制度

面向纸质文件管理的文书档案管理制度已经不符合时代发展的需要，文书档案管理制度缺失的情况较为严重，文书档案管理未能得到规范制度的有效支持，导致基层文书档案管理人员在处理文书档案时的随意性较大。而且很多制度要求没能考虑公文运转的现实需要，影响了文书档案管理的正常开展，产生了一些持续性风险，给档案管理带来严重的损失[1]。

2 信息化背景下事业单位文书档案管理方案

2.1 健全文书档案管理信息化技术手段

文书档案管理信息化的提高，需要有一个完善的信息化技术手段，基于此，事业单位首先需要建立完整的文书档案管理信息化的数据库，使事业单位的各个部门能有效连接，确保档案资料数据库的完全控制和管理。在查询档案时能及时快捷地找出自己所需的信息。其次是确保纸质文书档案信息的准确录入，并做好数据的保密性。此外，事业单位必须加强网络防护，做好内外网的监控，及时更新各项软件，并且要对档案数据进行权限设置，进一步提升文书档案数据的安全性。

2.2 丰富文书档案编研内容，实施立体化编研与开发利用模式

对于文书档案资料编研，资源是基础，只有保证资料内容的充实性，才能为科学编研提供保障。如果资料不完整，出现欠缺，内容不丰富，很难保证编研的优质性。因此，要重视文书档案资料的收集，保证丰富性与多样性，为档案管理提供完整与精确的信息。为了将事业单位文书档案编研与开发利用工作落到实处，需要实施立体化编研工作，保证其有计划与有规划地进行。具体讲，对于价值性文书档案资料，内容较多，其编研工作深受人力、物力等因素的制约，因此，在编研过程中，要分清主次，有计划地实施立体档案编研工作。结合事业单位实际，对于具有指导性的文书文件，可以按照年进行编研。针对资料类型较多、涉及面较广的资料，可以选派专人进行编研。对于材料的选择，编研要遵循准确、完整全面、有序的基本原则，目的是为开发利用者提供便利，维护编研工作有序进行[2]。

2.3 健全电子化管理制度，保障管理工作的运行

由于文书档案工作内容较为繁杂，需要科学合理的档案管理制度规范各项工作落实。管理制度的设立需要按照国家相关法律执行，并结合事业单位自身管理工作的现状进行创新性实践。相关部门应设立合理的人员责任制度、档案室管理制度等，以推动管理工作朝着专业化、规范化方向发展。在工作开展过程中，应将工作具体落实到个人头上，实施严格的追责制度，规范工作人员行为，减少档案管理失误事件的发生。同时，还应实施科学的激励制度，通过奖惩的实施提高工作人员的积极性。

2.4 做好库存档案管理工作，分批分步骤进行

文书档案的信息化建设不是一蹴而就的，需要按部就班地执行和落实。对于历史遗留的纸质文书资料，需要一段较长时间的录入工作才能实现。因此，工作人员应通过对其进行任务规划，制定合理的任务表，实施重要文书资料先行、分批次录入、寻求外包公司帮助等手段，实现库存文书档案的电子化[3]。

2.5 增强网络信息安全意识，防止档案信息的泄露

大数据时代的到来，虽然为我们处理海量信息提供了便利，但在鱼龙混杂的网络空间内信息安全性受到来自多方面的威胁。文书档案管理作为事业单位较为重要的信息，其安全性应得到充分保障。因此，档案管理部门应不断提高信息安全意识：一方面，加强对工作人员的操作规范，防止出现个人失误造成信息泄露的事件发生；另一方面，大力开发档案数据库软件的安全管理功能，加强网络屏障保护，防止黑客、外网的袭击和威胁。

3 结语

从上文的分析中能够充分看出，在当前的时代背景下着重做好事业单位的文书档案管理工作至关重要，因此，在具体的操作过程中要构建更系统完善的管理体系和服务机制，从根本上提升文书档案服务的质量和水平，进一步切实构建一个系统化、科学化、专业化的文书档案管理工作机制。