如何做好企业档案资源的开发利用

文/西部钻探工程技术研究院 阿亮

随着市场经济的迅速发展，市场竞争日趋激烈，企业的发展和每个人的生活息息相关，自然也影响着档案管理人员。如何不在企业做一个默默无闻的人，如何让企业的档案发挥其自身的价值，让企业感受到档案的利用价值，需要档案管理人员积极开发利用档案信息资源并把档案信息与企业发展有机结合起来，为企业作出正确决策，做好档案服务。

目前有些企业档案的利用率偏低，一是企业档案工作不被重视，档案部门只是企业的后勤部门，致使档案管理人员了解和掌握企业发展的动向。二是各归档部门对档案认识不够，没有很好地按照部门的工作流程编制本部门归档范围，以至于很多珍贵资料无法归档到档案部门。三是档案管理人员工作态度消极，对没有及时归档的资料不再继续跟踪，导致档案资料归档不齐全；这些都和管理手段落后、服务形式单一有着密切的联系。

一、解放思想，做好档案收集

目前有些档案部门由于受传统观念的影响而变得默默无闻，而档案管理人员也只是按部就班做收集整理而忽视对档案的开发利用，在档案利用上还是需要利用者提供准确的查档信息，才能查到利用者所需要的档案资料。同时因为缺乏对档案发展的认识，没有很好地认识到档案资源可以发挥的作用，所以也没有建立好相应检索工具，做好档案的编研工作，被动地为企业服务。档案信息资源的收集和保管，更要了解企业需要，多种渠道获得信息，全方位运用先进技术开发等措施为企业发展提供服务。档案部门要能够根据自身的特点和条件，明确具体的服务重点，为利用者提供方便。根据现代企业的营销手段及库藏档案的性质，选择能体现企业优势和展示自己的信息资源，同时利用获取到的有效信息资源为企业的发展提供服务，建立一套科学的、多功能的企业档案信息管理体系。档案管理人员在收集档案的过程中，要严格审查、把关、确保归档文件材料的质量能够充分体现其利用价值。我们收集的每一份档案资料都是企业各部门的智慧，都是企业发展的见证，所以档案管理人员对档案的收集整理时必须要有严谨的工作态度，强烈的工作责任心，这样才能很好地胜任这项工作。例如科学技术研究类档案在科研单位积累着很多科研人员的心血，档案管理人员在收集整理档案时要积极与归档部门沟通，确保归档资料内容齐全，尤其是需要签字盖章处不能有遗漏，归档前的沟通及认真细致的检查才能确保归档档案的齐全、完整、准确，才能为今后的开发利用提供有效的数据。

二、丰富档案库藏，加强档案的编研工作

丰富档案内容，提高档案质量是开发利用信息资源的基础建设。随着档案工作环境和条件的不断改善，档案室库存档案已经不能满足利用者的实际需要，因此需要档案管理人员采取积极主动的形式，多层次、多渠道征集和收集档案，挖掘和了解企业发展最新动态，收集企业以历史、经济建设、科研等为基础的各类档案，丰富档案内容为利用者提供良好的物质保障。一些成立较早的企业单位，前期对档案的要求不规范导致部分资料散落在个人手里，没有及时归还档案部门，这就需要档案管理人员细致耐心，多看多问多找，将散落的各类资料收集归档。

档案管理人员要熟悉库藏档案的各类档案的内容、档案的数量、摆放位置、利用价值及全宗卷内档案都要了如指掌，了解不同时间、不同方面对档案的不同需要、有的放矢地开展利用工作。

加强档案编研工作不仅是档案开发利用的一个重要环节，也是对档案编研人员的政治思想、业务能力和思维的考验。档案人员作为国家财富的保存者、守护者，应本着对历史负责的态度，认真钻研业务，开展深层次的研究工作，发挥档案的价值。在进行编研工作时档案管理人员要根据企业的工作性质来确定选择材料并加工汇编，在汇编时根据内容的不同查找资料、研究问题、依据主题的具体要求把握材料，决定取舍。如根据收集归档的科学技术研究类档案资料编写《科研成果简介》，对科研成果的完成时间、获奖时间及奖励情况、获奖人员及科研成果内容的介绍，对新的科研项目的开发详细记录。同时根据档案的特点编研档案，为利用者提供档案利用服务，如《全宗指南》《大事记》《组织沿革》《科研成果简介》等；通过对企业档案归档制度的讲解及档案利用手续的办理，来界定哪些档案可以提供网络线上利用，哪些档案是涉密档案不能提供线上利用以及办理相关利用手续等，便于档案利用者选择和使用检索工具，能够及时准确地查找到所需档案。

三、加快档案信息资源及网络建设

做好档案信息资源的开发和利用工作，首先是要解放思想，强化主动服务的意识，牢固树立以经济建设为中心的思想，积极投身到档案信息资源开发工作中来。收集档案就是能够很好地为企业提供服务，现在档案已经进入数字化的年代，可以通过不同的网络路径为利用者提供便利的档案服务。

现代信息技术正改变着档案行业在内的传统产业。传统档案的生成与管理模式发生了变化，档案载体形态开始向数字形态过渡，档案的管理和利用也逐渐向电子环境转移，实现信息资源共享，满足信息时代档案利用的需求。企业在不断丰富档案内容的同时，需将库藏纸质档案进行数字化模式管理，数字化后的档案资源，可以直接将传统载体档案转变为计算机查询，计算机强大的搜索能力使得档案信息检索变得高效、快捷。同时可以避免手动查询中出现的不准确、不完整等诸多问题。档案数字化后档案的利用方式从利用纸质档案变成利用电子档案，避免了纸质档案在利用中造成的损伤，还大大节省了利用者的时间，使得利用服务更加灵活和高效。通过网络技术等信息技术实现数字化档案信息的网上检索和利用，为利用者提供了更加便利的档案信息服务途径，打破了时间、地域等的限制，实现了档案信息快捷传输，最终实现了档案信息资源的及时利用和共享。档案数字化让档案发挥更大的社会价值，从而创造更多的经济利益。

档案信息数字化可以全面提升档案现代化管理水平。传统档案存在类别多样，载体各异，规格不一，管用不便的现实情况，通过档案信息数字化建设，可以解决档案的零乱、分散、量大、质杂等问题，提升服务能力。深化应用档案管理系统，推进全文数据库建设，可以使系统和数据库的建设者发挥优势，熟练掌握新技术，形成新的管理理念。档案信息数字化的推进，可以科学整合档案资源，减少重复归档和重复利用，推动档案资源科学配置和共享。构建档案信息数字化平台，还可以极大地方便开发利用，档案编研成果等可以在档案信息资源的共享平台上充分展示。

档案信息数字化建设，信息资源共享平台开放，可提供丰富的数字档案，满足越来越多的档案资源要求，实现档案管理活动服务于企业、服务于社会的最终目的，达成“档案资源数字化、档案信息网络化、档案管理智能化、档案利用社会化”的新常态。

四、夯实档案基础工作，提高服务水平

档案管理人员是档案可持续发展的决定因素，档案能否具有持续发展的能力和提供持续发展的条件，归根到底取决于档案工作人员的整体素质。通过参观学习、加强培训来不断地强化档案管理人员的业务水平和服务意识，只有让其打开眼界，拓宽思路才能更好地挖掘档案中的资源，才能更好更有效地为企业做好档案服务。档案管理人员不仅要向优秀档案管理部门主动请教学习，还要积极研究与企业的发展动向，不断利用档案为企业领导出谋划策或者利用档案来向社会、企业员工展示本企业的文化建设，将深藏的档案资源发挥到极致。

提高档案管理人员的业务水平，做好档案业务基础工作是搞好档案开发利用的保证。档案的发展步伐很快，还有部分档案管理人员不能跟上档案发展的步伐，因此还是会凭着自己的感觉或者经验来做判断，从而导致一些不必要的错误反而增加了工作量。为此，企业档案工作需要严格执行档案管理规范，制定本企业的档案管理规章制度，制定档案管理人员的岗位职责，强化档案规范化管理，科学化管理，做到事事有依据可以遵循。有据可依既保护了我们档案管理人员不会凭着感觉出差错，又可以规范地为利用者提供更便捷的服务。

当今档案资源的开发利用工作充分体现了档案事业所面临的新形式、新任务和新要求。只有深入挖掘档案资源的潜在价值，不断创新档案资源的利用方式，持续提高档案资源利用的公众参与度，才能有效地做好档案资源的开发利用工作，推进档案事业科学发展，满足全民共享档案文化的需求。