信息时代行政事业办公档案管理工作创新研究

文/公主岭市财政局 黄梅

众所周知，只有对目前的档案管理模式展开有效的改革创新，才能够使得档案管理工作满足社会发展与新技术的要求，并且与新时代档案管理与服务的基本需求相吻合。要想使得工作效率和工作质量得到有效提高，促进办公室档案管理资料不断改革创新，相关单位既需要把档案资源进行电子化与数字化处理，还需要对档案管理实行信息化模式，提供更加方便的档案服务模式。

一、信息时代办公室档案管理工作的特点

信息化时代的不断进步，加快了办公室档案管理工作的改革创新，使得办公室档案管理对象、管理方式、服务方式都发生了巨大的改变。

（一）管理对象从传统载体转向数字化。在新时代的大背景之下，档案的管理对象由原来的纸质文件转变成目前的电子文件。原来的档案学理论探究的内容与档案工作管理对象都是把传统的载体作为主要的研究主体。然而在信息化时代，之前的文件与档案逐渐被淘汰，大多数转变成了电子文件与数据，与此同时，我国各级档案部门也开始逐渐的实行数字化管理，从而提高了电子化的相关要求。

（二）管理过程向信息化转变。现阶段，构建信息化社会的进程不断加快，信息化给我们的日常生活带来了巨大的影响，传统的档案管理根本无法满足现代社会发展的需要。为了能够适应社会发展要求，应用先进设备的途径来提高档案管理工作已变得迫在眉睫。现在，已经有很多的企业构建了档案管理网络系统，并且把档案管理工作朝着信息化方向转变。

（三）信息时代档案管理的快速发展。就档案管理而言，传统的档案管理方式过于简单，并且制度不健全，传统的纸质记载的方式早已不能够满足现在社会发展的基本需要，因此实行电子档案管理成了必然趋势。科学技术的迅速发展，促使网络信息技术不断进步，同时也使得档案管理得到了不断发展，所以，电子档案应运而生。通过把电子档案与纸质版相比较，我们不难发现，电子档案可以使得管理信息更加精准，与此同时，也提高了异地之间有效沟通的效率。

（四）提供多样化的服务模式。在展开档案管理工作时，基本上都使用信息化的档案管理方式，这种管理的方式与传统的管理方式相比较，既可以促进档案管理工作的多样化，也可以使得管理工作的效率得到大幅度提升。除此之外，还能够激发相关工作人员的工作热情与积极性。

二、信息时代办公室档案管理工作存在的弊端

随着信息化时代的到来，办公室档案管理的对象、模式、程序、服务等等都发生了巨大的转变，所以，我们必须要对这些变化中存在的不足，进行详细的分析，从而有针对性地提出一些新的发展策略。

（一）规划与设计存在一定的滞后。就办公室档案信息管理工作而言，其存在的最大问题就是规划与设计相对滞后。要想形成有效的档案信息资源，不仅要借助于空间地域性，还要全面考虑资金方面的干扰。所以，在设计科学合理的规划方案过程中，该工作难度系数是非常大的。

（二）工作理念存在的不足。众所周知，传统的档案管理所具备的功能以及价值其实是根本得不到充分发挥的。但是信息化的发展，不但加强了对信息资源的有效调整，并且也实现了对信息资源的统一管理。除此之外，传统的工作人员缺乏服务意识，在具体的工作过程中，根本不能有效地发挥出档案管理工作的作用。

（三）管理方式不够科学合理。在办公室档案信息管理工作的过程中，传统的管理方式只是工作人员根据手里的工作展开操作，这样的操作使得整个工作中容易出现问题：1.很多档案材料得不到及时有效的更新。2.档案管理资料提取困难，自身的价值得不到体现。3.相关工作人员缺乏专业素质，专业技术能力比较薄弱，因此导致整个的信息化档案管理工作根本无法正常开展。除此之外，还有很多单位，制定的档案管理的规定不够合理，相关的规定不够明确。

（四）材料的收集力度不足。目前，在进行办公室档案收集与归档工作的过程中，在材料收集方面有着很大的漏洞，收集的材料质量大打折扣，而且档案管理的相关流程也特别不规范。除此之外，还有很多的档案管理人员把资料随便放置。所以，大幅度提升档案收集与归档的质量，就必须要加大对档案管理过程的监督力度，严格要求与控制管理人员的归档方式。

三、信息时代办公室档案管理工作的改革与创新策略

信息化时代的到来，促进了办公室档案管理工作的不断改革创新，只有及时有效地发现其中存在的问题，并且给出相应的解决方案，才可以使得办公室档案管理工作健康稳定地进行，从而满足国家与社会对档案行业发展的需要。

（一）创新管理理念。在信息时代大背景之下，为了促进档案管理工作顺利发展，第一步需要做的就是不断改革创新档案管理的理念，并且配备大量的管理人员，促使其不断地创新与发展，如此一来，档案管理工作才能够得到有效发展。第二步需要做的就是加强对档案管理工作人员的监管，既要求他们发自内心地意识到管理工作的重要性，也要准确把握信息化的档案管理工作。第三步需要做的就是加大对招聘环节的控制。在招聘人才的时候，优先录取那些对信息网络比较熟悉而且能够对新型的信息化管理理念的重要性有正确认识的人才。总而言之，只有不断地改革创新管理理念，档案管理工作的水平才能够得到有效提高。

（二）健全档案管理信息化工作体制。在信息化时代大背景之下，相关单位出现了大量需要及时处理的档案信息，数据的不断增多使得建设更多的单位变成了可能，然而同时增大了档案管理工作的难度系数。那么怎样才能够更好地应用这些档案信息呢？要知道，传统的档案管理模式根本不能对现在的档案信息进行有效处理。因此，要想使得档案管理工作的系统性与规范性得到大幅度提高，就必须根据自身工作的具体状况，并结合信息化系统技术的特点，构建出一个比较健全的管理系统。如此一来，每一个部门和相关人员就可以清楚地认识到自身的职责所在，并且制定出一套全面的管理标准。除此之外，还需要构建监督管理制度与相应的绩效考核制度。另外，在实际的档案管理的过程中，还需要加大对数字档案的关注力度，因为数字档案既可以给我们的日常生活带来方便，也可使得档案储存更加安全。

（三）加强“云计算”在办公室档案管理中的应用。就目前而言，云计算技术被广泛应用于各行各业，对于我们生活的方方面面都带来了巨大影响。云计算技术是由很多运算技术相互结合而形成的，也是我们现在使用最多的一种计算方法。把运算技术应用于办公室档案管理的过程中，可以使得档案数据得到有效的分析、整理，也可以有效地缩短计算时间，大大降低工作人员的工作压力，从而提高了档案管理的真实性与可靠性。借助于云计算技术，可以对大量数据的合理进行科学的整理与分析。近年来，档案管理的资料变得更加的错综复杂，不仅要处理视频与音频，还要处理大量的图片，这使得整个的档案管理工作变得非常困难，但是如果把云计算应用到其中，那么所有的问题都可以迎刃而解，这对于档案管理工作效率的提高是非常有帮助的。

（四）规范工作流程。在构建计档案管理体系的过程中，必须不断地修改完善目前工作流程，这样就可以使得体系中的工作流程实现自动化管理。只有不断优化工作流程管理，才能够为系统自动化的处理打下良好基础。

（五）更新管理模式。就传统的档案管理而言，文件丢失、查找困难等问题频繁出现，这不仅给整个的档案管理工作带来很大的困扰，而且也使得相关单位面临巨大的经济损失。除此之外，为了能够找到重要的资源，单位不得不调动大量的人力、物力、财力，如此一来，不仅单位的成本变得越来越多，而且工作人员的工作量也变得越来越多。要想有效解决这一问题，就必须要构建科学合理的管理模式，把已经记录的文件根据文档的内容和用途，展开科学合理的分类归档，同时按照时间对这些文件编码标注，除此之外，借助于计算机等先进设备展开有效的记录存档，从而形成电子化档案。

四、结语

综上所述，对信息时代办公室档案管理工作创新展开有效的研究与分析是至关重要的。近年来，信息时代的进程不断加快，促进了科学技术的不断发展，并被广泛应用于人们的日常生活之中，这不仅给人们的日常生活提供了很大的便利，也使信息变得更加准确。就目前而言，把电子媒介应用与档案管理工作的过程中，既可以使得档案管理工作变得更加便捷，也可以使得管理工作的效率得到很大改善。与此同时，还能够有效地提高档案管理工作的高效性。总而言之，加大对单位办公室档案管理工作理念的科学优化力度，办公室档案管理工作才能够健康可持续发展。