项目管理在重大项目建设设计档案整理中的运用研究

郭桂芳

中核四0四有限公司 甘肃嘉峪关 735112

设计档案是指在建设项目处于设计阶段所产生的，具有保存价值的工程设计图纸、文字、表格等文件材料，它可以真实地反映出建设项目所采取的建设工艺，体现行业所达到的科技水平，而且对项目竣工后的运营维护具有重要的指导意义，因此做好设计档案整理工作对整个项目建设而言都是至关重要的工作。在进行项目管理过程中，采取多种措施对设计档案整理进度、文件质量、收集成本等工作的有效把控实现重大项目设计档案资料高标准验收。

1 对设计档案整理进度的管理

方案设计是建设项目的开始，设计方案的质量决定了项目施工的质量安全能否得到保证[1]。一般重大项目涉及建设工艺繁多，在前期设计工作上需要投入大量的精力，因此如何做好设计档案整理工作是急需解决的问题。

1.1 制定整理计划

合理的进度计划对项目建设有着关键性的作用，而产生的设计图纸、相关文字材料也随之多了起来，文档人员要在兼顾日常工作的前提下开展整理工作，整个项目的持续时间势必较长，因此制定整理计划尤为重要[2]。第一，根据设计单位划分总体计划。一般重大项目建设难度较大，工程量巨大，所涉及的设计单位较多，而各设计单位文件数量以及文件规格都不尽相同，在制定整理计划时，要根据各单位实际情况划分总体的整理进度，并将文件数量较多的单位安排在整理工作的前期阶段。第二，需要根据工作人员划分具体计划，各设计单位的整理计划以月为周期进行整理，每月的整理计划再进行细化分解，形成工作组，每个工作组承接一定量的整理任务，压实责任，这样便于再出现错误时追溯具体责任。

1.2 控制项目关键节点

通过抓取项目完成节点，来有效控制档案整理的工作节点，建设项目每一阶段工程节点的完成都是档案整理的关键时期。利用分段式计划来达到档案整理整体进度的可控性，在工程设计节点到来之前，若整理进度与计划进度存在较大偏差，则能够采取必要措施，及时调整。

1.3 实施动态控制

项目实施过程中，由于受多种因素干扰，造成实际进度与计划进度有偏差，因此，要动态控制，及时调整计划，使计划具备执行性。

2 对设计档案质量的管理

档案资料的质量管理贯穿于整理工作的准备阶段、整理过程和整理结束后三个阶段，而准备阶段与对档案进行整理这两个阶段是档案质量管理的重要阶段。

2.1 准备阶段的质量管理

准备阶段的质量管理包括对整理质量的管理和文件质量的管理。整理质量主要依靠工作人员的工作水平，而文件质量主要依靠前端管理。工作人员的工作水平对整理质量有着最为直接的影响，而这可以通过专业培训来进行改善，对档案整理工作人员实施整理组卷培训，明确档案整理要点，熟悉组卷流程和方法，为后续档案整理工作做好铺垫，提升整理质量。文件前段控制，作为重大建设项目，在签订设计合同时，业主应明确向中标单位提出项目档案的名称、内容、套数、时间、费用、质量要求以及违约责任。若设计文件不符合要求则需在项目结算时扣除一定比例的款项。另外，要加强业主检查，在检查中如发现文件存在缺失，格式不符合规定要及时退回设计单位进行整改。最后，做好问题记录，当文件再次提交时，有针对性的进行复查。

2.2 档案整理过程中的质量管理

在进行设计档案整理工作时，要形成跟踪检查的工作习惯，通过整理人员自检，组长汇总检查和项目协调人抽样检查的方式保证归档文件的质量。整理人员在自检时主要侧重于档案文件属性是否正确，纸质文件与电子档案内容是否一致、签章是否完备。组长汇总检查主要侧重于电子档案是否完整。项目协调人主要侧重于抽样档案的属性，包括档案案卷的完整性、规范性、准确性等方面。在档号编制时是要保证其具备连续性与唯一性，重大建设项目一般建设周期较长，产生的资料要较一般项目多出许多，为了便于档案管理，需要对已使用的档号及时记录，并建立台账目录，避免一组编号重复使用的情况出现。正式移交的档案资料如有编号修改也应及时更新记录。

2.3 整理工作后的质量管理

首先是做好档案接受检查工作，在档案整理完毕后，分批次移交检查，一旦发现问题立即退回整理人员进行整改。直至确认无误后在进行接收。在这对共性问题编写经验反馈，并组织整理人员进行学习，避免在以后工作中再次出现。

3 对设计档案整理工作成本的管理

成本管理就是对设计档案的全过程管理中所使用的各种资源的调节和控制，保证项目的经济性。

3.1 人力成本管理

在项目开始前，需要对国内主要市场的档案整理计价情况进行调研，掌握市场行情，而国内市场自主整理费用要远低于项目外包整理，因此，从建设单位自身利益出发，自主整理档案资料可以节省资金成本也可以对项目档案的安全性与保密性起到一定的积极作用。

3.2 物质成本管理

所谓物质成本就是在整理档案工程中所使用的办公用品的物料，在整理过程中，尽可能要求使用文件原件进行归档，减少打印件，这样不仅可以节省物料的使用避免浪费，也符合了档案原始性的要求。

3.3 时间成本管理

时间成本管理在于对档案资料的严格审查，提高移交工作效率，避免因返工造成的时间上的浪费。严格遵从整理员自查，组长汇总检查和项目协调人抽样检查的检查方式，将问题处理在前期阶段，避免移交后出现错误导致返工。

4 结语

设计文件整理归档是文档项目管理工作的一个环节。在文件整理过程中，运用项目控制的基本理论，把握控制的依据，按照控制的步骤，对项目进度、质量、成本和安全进行控制，有利于项目有序进展，也保障了归档文件的质量，最终推动整理工作顺利完成。